Zielgruppe
In der Arbeitssicherheit veraltet die Gefährdungsbeurteilung schneller, als eine Fachkraft sie schreibt.
Ein Metallverarbeiter mit 450 Mitarbeitern an zwei Standorten: eine Fachkraft für Arbeitssicherheit mit halber Stelle, acht Sicherheitsbeauftragte in den Abteilungen, Quentic für Gefahrstoffe und Unfälle, SharePoint für alles andere. Im SharePoint liegen 80 Gefährdungsbeurteilungen in Word, und die Hälfte beschreibt die Halle vor dem Umbau: andere Maschinen, andere Laufwege, ein Gefahrstoff, der längst ersetzt ist. Die Sicherheitsdatenblätter der 300 Gefahrstoffe kommen von 40 Lieferanten per Mail, in Versionen, die niemand gegen das Verzeichnis abgleicht. Die Unterweisungsnachweise liegen als unterschriebene Listen im Ordner des Meisters. Vor der Begehung der Berufsgenossenschaft sucht die Fachkraft eine Woche lang zusammen, was sie eigentlich vorhalten muss. KI in der Arbeitssicherheit setzt deshalb beim Bestand an: lesen, was da ist, gegen den heutigen Betrieb legen, Lücken melden, und erst dann entscheidet die Fachkraft, was sie neu schreibt.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Fachkräften für Arbeitssicherheit am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Fachkräften für Arbeitssicherheit lohnen
Die Fachkraft für Arbeitssicherheit ist für das Urteil da: Was ist gefährlich, was muss geschehen. Das Suchen, Abgleichen und Nachhalten davor frisst die halbe Stelle. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Gefährdungsbeurteilungen gegen den Betrieb abgleichen und aktualisieren
SharePoint, Word, Quentic, Maschinenliste aus dem ERP, Gefahrstoffverzeichnis
80 Gefährdungsbeurteilungen für Arbeitsplätze und Tätigkeiten, die letzte Überarbeitung liegt im Schnitt vier Jahre zurück. Der Ablauf liest jede Beurteilung, vergleicht die genannten Maschinen, Gefahrstoffe, Tätigkeiten und Schutzmaßnahmen mit Maschinenliste, Gefahrstoffverzeichnis und Organigramm und markiert, was nicht mehr zusammenpasst: eine Maschine, die abgebaut ist, ein Gefahrstoff mit neuer Einstufung, eine Maßnahme ohne Verantwortlichen oder Termin. Für jede Abweichung schlägt er die Änderung im Text vor und legt die Beurteilung in Ihrer Vorlage neu an. Was gilt, entscheidet die Fachkraft; sie unterschreibt, nicht der Ablauf.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Betriebsanweisungen aus Herstellerunterlagen ableiten
Betriebsanleitungen der Hersteller, Sicherheitsdatenblätter, Word, SharePoint, Quentic
Für 120 Maschinen und 300 Gefahrstoffe braucht der Betrieb Betriebsanweisungen in verständlicher Sprache, viele davon fehlen oder zitieren eine Anleitung von vor zehn Jahren. Der Ablauf liest Betriebsanleitung oder Sicherheitsdatenblatt, zieht Gefahren, Schutzmaßnahmen, Verhalten bei Störung und Unfall und Entsorgungshinweise heraus und erzeugt den Entwurf der Betriebsanweisung in Ihrer Vorlage mit den vorgeschriebenen Abschnitten und Piktogrammen. Fehlende Angaben in der Quelle, etwa ein Sicherheitsdatenblatt ohne Abschnitt zu Erster Hilfe, markiert er. Jede Betriebsanweisung prüft und unterschreibt die Fachkraft, bevor sie an der Maschine hängt.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Sicherheitsdatenblätter sammeln und das Gefahrstoffverzeichnis pflegen
Postfach, Lieferantenportale, Quentic, SAP EHS, Excel
300 Gefahrstoffe von 40 Lieferanten, deren Sicherheitsdatenblätter per Mail, als Anhang an der Lieferung oder im Lieferantenportal kommen und sich mehrmals im Jahr ändern. Der Ablauf liest jedes eingehende Datenblatt, erkennt Produkt, Lieferant, Version und Datum, vergleicht Einstufung, Gefahrenhinweise und Grenzwerte mit dem Stand im Verzeichnis und trägt Änderungen als Vorschlag ein. Stoffe, deren Datenblatt älter als eine Frist ist, meldet er dem Einkauf mit einer Anfrage an den Lieferanten als Entwurf. Eine geänderte Einstufung löst den Hinweis aus, welche Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsanweisungen betroffen sind. Das Verzeichnis ändert nur, wer freigibt.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Unterweisungen je Mitarbeiter nachhalten und fällige melden
Personalstamm aus dem HR-System, Unterweisungslisten, Quentic, iManSys, Excel
450 Mitarbeiter, je nach Arbeitsplatz drei bis zwölf Unterweisungsthemen, jährlich zu wiederholen, dazu Erstunterweisungen für jeden Neuen und jeden Wechsel der Abteilung. Die Nachweise liegen als unterschriebene Listen beim Meister und in drei Excel-Dateien. Der Ablauf liest die eingescannten Listen, ordnet Teilnehmer und Thema dem Personalstamm zu, führt je Mitarbeiter den Stand und meldet monatlich je Abteilung, wer wann in welchem Thema fällig ist, mit Vorschlag für Termin und Unterweisungsunterlage. Mitarbeiter ohne Erstunterweisung nach zwei Wochen gehen an die Führungskraft. Die Fachkraft bestätigt die Übersicht und hält die Unterweisung.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Unfall- und Beinaheunfallmeldungen auswerten und Berichte erstellen
Microsoft Forms, Quentic, Unfallanzeige der Berufsgenossenschaft, Word, PowerPoint
Im Jahr 25 meldepflichtige Unfälle, 60 kleinere Verletzungen aus dem Verbandbuch und, wenn die Kultur es hergibt, 200 Beinaheunfall-Meldungen aus einem Formular im Intranet. Der Ablauf liest jede Meldung, ordnet sie Ort, Tätigkeit, Unfallart und Ursachenkategorie zu, prüft die Angaben für die Unfallanzeige auf Vollständigkeit und bereitet die Anzeige als Entwurf vor. Quartalsweise erzeugt er den Bericht für die ASA-Sitzung: Häufungen nach Abteilung und Ursache, offene Maßnahmen aus früheren Unfällen, Vergleich zum Vorjahr. Gesundheitsdaten bleiben dabei auf das Nötige begrenzt. Die Fachkraft prüft und unterschreibt die Anzeige, die Geschäftsführung bekommt den Bericht.
Texte und Inhalte in MengeLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Fachkräften für Arbeitssicherheit
Wo eine EHS-Software läuft, hält sie Gefahrstoffe und Unfälle. Der Rest der Arbeitssicherheit lebt in Word-Dateien, Excel-Listen und Ordnern beim Meister.
- Arbeitsschutz-SoftwareQuentic, SAP EHS, iManSys, Sphera, Arbeitsschutz-Module im ERP
- Dokumente und FormulareSharePoint, Word, Excel, Microsoft Forms, Intranet
- QuellenSicherheitsdatenblätter, Betriebsanleitungen, DGUV-Regeln, Technische Regeln für Gefahrstoffe
- Personal und UnterweisungHR-Systeme mit Schnittstelle, Lernplattformen, Unterweisungslisten, Zeiterfassung
- Instandhaltung und TechnikMaschinenlisten aus dem ERP, Instandhaltungssoftware, Prüfplaketten, Prüfbücher
- Externe StellenBerufsgenossenschaft, Betriebsarzt, Gewerbeaufsicht, externer Sicherheitsdienst
Einwände
Was bei Fachkräften für Arbeitssicherheit besonders zählt
Die Einwände, die Fachkräfte für Arbeitssicherheit zuerst nennen, und unsere Antwort darauf.
- Die Verantwortung nach § 5 und § 12 Arbeitsschutzgesetz bleibt beim Arbeitgeber und der Fachkraft. So bleibt es. Der Ablauf schreibt keine Gefährdungsbeurteilung fest und hält keine Unterweisung; er liest, vergleicht, legt Entwürfe und Listen vor. Jede Beurteilung, jede Betriebsanweisung und jede Unfallanzeige trägt den Namen der Fachkraft, die sie freigegeben hat, und das Protokoll zeigt, auf welcher Quelle der Entwurf beruhte.
- Eine falsche Betriebsanweisung gefährdet Menschen. Deshalb erzeugt der Ablauf Entwürfe nur aus den Herstellerunterlagen und Sicherheitsdatenblättern, die Sie ihm geben, nie aus allgemeinem Wissen, und jede Angabe im Entwurf verweist auf die Stelle in der Quelle. Fehlt in der Quelle ein Abschnitt, steht im Entwurf eine Lücke mit Hinweis, kein ausgedachter Satz. Freigegeben wird von der Fachkraft, Stück für Stück.
- Unfalldaten sind Gesundheitsdaten nach Artikel 9 DSGVO. Unfallmeldungen und Unfallanzeigen laufen durch Modelle im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, nie durch ein Cloud-Modell. Für die Auswertung in der ASA-Sitzung werden Meldungen ohne Namen ausgewertet, die Zuordnung zur Person bleibt dort, wo sie heute liegt. Den Datenfluss stimmen wir mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.
- Der Betriebsrat bestimmt beim Arbeitsschutz mit, § 87 Absatz 1 Nummer 7 BetrVG. Das ist der richtige Weg, und wir gehen ihn von Anfang an mit: Der Betriebsrat bekommt vor dem Umbau die Beschreibung jedes Ablaufs, welche Daten er liest, was er vorlegt und was er nicht tut, etwa keine Auswertung einzelner Mitarbeiter. Die Erfahrung zeigt, dass eine Übersicht fälliger Unterweisungen leichter zustimmungsfähig ist als drei Excel-Listen beim Meister.
- Die Fachkraft ist extern und nur zwei Tage im Monat da. Dann lohnt sich der Ablauf besonders, weil die zwei Tage nicht mehr fürs Zusammensuchen draufgehen. Die Fachkraft bekommt vor jedem Besuch die Liste: welche Beurteilungen abweichen, welche Datenblätter neu sind, wer fällig ist. Zugänge und Freigaben organisieren wir mit ihr und einem Ansprechpartner im Haus.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Das Lesen eines ganzen Dokumentenbestands gegen ein Regelwerk mit Fundort und Einstufung kennen wir von einem börsennotierten Hersteller von Brennstoffzellen mit rund 400 Mitarbeitern: Dort liest ein Ablauf den gesamten Textbestand von zehn Live-Domains in elf Sprachen, markiert Umweltaussagen nach der EU-Richtlinie 2024/825 mit Fundort und Einstufung, ein Werkzeug zeigt den Handlungsbedarf je Seite, und Umformulierungen folgen dem Redaktionsleitfaden, freigegeben je Stelle von einem Menschen. 80 Gefährdungsbeurteilungen gegen Maschinenliste und Gefahrstoffverzeichnis zu legen, ist dieselbe Arbeit mit anderem Regelwerk.
Was dort schiefging: Die erste Einstufung war zu streng und meldete zu viele Treffer, das Regelwerk wurde nachgeschärft, und die Übersetzungen brauchten zwei Runden, weil Fachbegriffe doppelt belegt waren. Für den Arbeitsschutz heißt das: Die Fachkraft kalibriert in den ersten zwei Wochen, welche Abweichungen eine Markierung wert sind, und Begriffe wie Gefahrstoffbezeichnungen und Maschinennamen werden vor dem Start in einer Liste festgelegt, damit der Ablauf dieselbe Sache nicht zweimal findet.
Preise
Preise für Arbeitssicherheit und Fachkräfte für Arbeitssicherheit
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Gefährdungsbeurteilungen gegen den Betrieb abgleichen und aktualisieren" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Fachkräften für Arbeitssicherheit
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Unfallmeldungen und Personaldaten durch einen solchen Ablauf laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und der Betriebsrat eingebunden ist. Unfall- und Unterweisungsdaten verarbeiten wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Auswertungen laufen ohne Namen, die Zuordnung zur Person bleibt im HR-System. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, steht unter Datensouveränität.
Ersetzt das Quentic oder SAP EHS?
Nein, es füllt sie. Eine EHS-Software ist so gut wie die Daten darin, und genau dort fehlt es meist: Datenblätter, die niemand einträgt, Unterweisungen auf Papier, Beurteilungen in Word. Die Abläufe lesen, was heute daneben liegt, und tragen es dort ein, wo die Software es erwartet. Wo eine Funktion der Software ausreicht, sagen wir das in der Analyse.
Wir haben 120 Mitarbeiter und eine externe Fachkraft. Lohnt sich das?
Ab etwa 50 Mitarbeitern kann sich ein Umbau rechnen, bei 120 Mitarbeitern mit Gefahrstoffen und Maschinen meist ja, weil der Bestand an Beurteilungen und Datenblättern groß genug ist. Darunter sagen wir offen, dass sich ein Festpreisprojekt selten rechnet; dann ist ein externer Sicherheitsdienst, der denselben Ablauf für mehrere Betriebe betreibt, der bessere Weg. Der Potenzial-Check gibt eine erste Einschätzung.
Wie binden wir den Betriebsrat ein?
Vor dem Umbau, nicht danach. Der Betriebsrat bekommt die Beschreibung jedes Ablaufs: welche Daten gelesen werden, was vorgelegt wird, was ausgeschlossen ist, etwa Auswertungen einzelner Personen. In der Regel wird daraus eine kurze Ergänzung zur bestehenden Vereinbarung über IT-Systeme. Was dabei zu beachten ist, steht in unserem Leitfaden zur KI-Einführung mit dem Betriebsrat.
Verweis
Weiterlesen zu KI in der Arbeitssicherheit
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.