Zielgruppe
Im Vorzimmer wartet das Protokoll, weil zwischen Dienstag und Donnerstag vier dringendere Dinge kamen.
Ein Maschinenbauer mit 300 Mitarbeitern: zwei Assistenzen für drei Geschäftsführer und vier Bereichsleiter, dazu Empfang und Office-Management. Outlook mit sieben Kalendern, Teams, SharePoint, ein Sammelpostfach für info@, HRworks für Reisen, DocuSign für Verträge, Circula für Spesen. Am Dienstag tagt die Geschäftsleitung, die Assistenz schreibt mit. Am Donnerstag ist das Protokoll noch nicht verschickt, weil dazwischen ein Kunde aus Korea einen Termin wollte, der in drei Kalender passen muss, ein Geschäftsführer Belege von einer Reise mit zwei Hotels nachreichte, 60 Mails im Sammelpostfach lagen und die Unterschriftenmappe für den Mietvertrag fertig sein musste. Die Beschlüsse von Dienstag kennt bis dahin nur, wer im Raum war. KI für Assistenz und Sekretariat fängt deshalb nicht beim Chatfenster an, sondern bei Posteingang und Protokoll: lesen, sortieren, Entwürfe vorlegen, und die Assistenz entscheidet, was rausgeht.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Assistenzen und Office-Teams am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Assistenzen und Office-Teams lohnen
Die Assistenz hält den Laden zusammen, indem sie entscheidet, was wichtig ist. Das Abtippen, Suchen und Nachfassen davor kann ein Ablauf übernehmen. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Posteingang sichten, sortieren und Antworten vorbereiten
Outlook, Sammelpostfächer, Teams, SharePoint, Aufgabenliste
Drei Geschäftsführer-Postfächer und das Sammelpostfach der Firma, zusammen 200 Mails am Tag: Kundenanfragen, Einladungen, Rechnungen, Bewerbungen, Newsletter, Rückfragen von Mitarbeitern. Der Ablauf liest jede Mail, ordnet sie einer Kategorie und einem Zuständigen zu, stuft die Dringlichkeit nach Ihren Regeln ein, leitet Rechnungen an die Buchhaltung und Bewerbungen an die Personalabteilung weiter und bereitet für Routinefragen Antwortentwürfe vor: Terminbestätigung, Eingangsbestätigung, Bitte um Unterlagen. Mails an die Geschäftsführung, die eine Entscheidung brauchen, kommen als kurze Zusammenfassung mit Vorschlag. Gesendet wird nur, was die Assistenz freigibt.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Besprechungsprotokolle erstellen und Aufgaben verteilen
Teams, Aufzeichnung oder Notizen, Word, Planner, Outlook
Die Geschäftsleitung tagt wöchentlich zwei Stunden, dazu kommen Bereichsrunden und Projektsitzungen, zusammen zehn Protokolle in der Woche. Der Ablauf liest Notizen oder, mit Einwilligung aller Teilnehmer, die Aufzeichnung, erstellt das Protokoll in Ihrer Vorlage mit Tagesordnung, Diskussion in Kurzform, Beschlüssen und Aufgaben mit Verantwortlichem und Termin und legt die Aufgaben im Planner oder in Outlook an. Beschlüsse, die früheren Beschlüssen widersprechen, markiert er. Die Assistenz liest den Entwurf, korrigiert, und verschickt am selben Tag. Was nicht freigegeben ist, bleibt Entwurf.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Reisekosten zusammenstellen und gegen die Richtlinie prüfen
Circula, HRworks, Outlook, Kreditkartenabrechnung, DATEV-Export
Sieben Führungskräfte reisen zusammen 150 Tage im Jahr, die Belege kommen als Foto in Teams, als PDF im Postfach und auf Papier in der Mappe. Der Ablauf liest Belege und Kalender, ordnet jeden Beleg einer Reise zu, prüft Datum, Betrag, Mehrwertsteuer und Zweck gegen die Reisekostenrichtlinie, berechnet Pauschalen aus Reisezeiten und meldet, was fehlt oder abweicht: ein Hotel über der Grenze, ein Beleg ohne Rechnungsempfänger, eine Reise ohne Anlass im Kalender. Die Abrechnung liegt vollständig in Circula oder HRworks, bevor die Assistenz sie zur Unterschrift vorlegt.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Terminanfragen mit mehreren Kalendern abgleichen und beantworten
Outlook, Exchange, Teams, Buchungsseiten, Reiseplanung
Ein Kunde bittet um einen Termin mit zwei Geschäftsführern und dem Vertriebsleiter, nächste Woche, vor Ort oder online. Der Ablauf liest die Anfrage, legt die Kalender übereinander, berücksichtigt Reisezeiten, Sperrzeiten und Ihre Regeln, etwa kein Kundentermin am Montagvormittag, und formuliert einen Antwortentwurf mit zwei bis drei Vorschlägen. Bei Zusage legt er den Termin mit Teilnehmern, Raum oder Teams-Link und Vorbereitungsunterlagen an und erinnert zwei Tage vorher an offene Punkte. Bei 40 solcher Anfragen in der Woche spart das die Rechenarbeit, nicht die Entscheidung: Die trifft weiter die Assistenz.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Unterschriftenmappe und Verträge vorsortieren und Fristen nachhalten
DocuSign, SharePoint, Outlook, Vertragsablage, Eingangsrechnungen
Im Monat 80 Dokumente zur Unterschrift: Verträge, Angebote, Vollmachten, Freigaben für Rechnungen über der Grenze des Bereichsleiters. Der Ablauf liest jedes Dokument, erkennt Art, Gegenpartei, Betrag und Laufzeit, prüft, ob die nötigen Vorprüfungen vorliegen, etwa Freigabe des Fachbereichs oder Prüfvermerk des Einkaufs, sortiert die Mappe nach Dringlichkeit und legt zu jedem Vertrag die Kündigungs- und Verlängerungsfristen in der Vertragsablage an. Was ohne Vorprüfung in der Mappe liegt, markiert er. Unterschrieben wird von Menschen, in DocuSign oder auf Papier, und die Assistenz entscheidet, in welcher Reihenfolge.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Assistenzen und Office-Teams
Outlook und Teams tragen den Tag, daneben liegen Spezialwerkzeuge für Reisen, Verträge und Spesen, und nichts davon spricht miteinander, außer über die Assistenz.
- Post, Kalender, BesprechungenOutlook, Exchange, Teams, Zoom, Google Workspace
- Dokumente und AblageSharePoint, OneDrive, Word, PowerPoint, Nextcloud
- Reisen und SpesenCircula, HRworks, Kreditkartenportale, Bahn- und Flugportale
- Verträge und UnterschriftenDocuSign, Adobe Sign, Vertragsablagen, Unterschriftenmappe
- Aufgaben und BuchhaltungPlanner, To Do, DATEV Unternehmen online, Rechnungsfreigabe
Einwände
Was bei Assistenzen und Office-Teams besonders zählt
Die Einwände, die in Vorzimmern zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Die Korrespondenz der Geschäftsführung ist vertraulich, Personalangelegenheiten und Verträge erst recht. Mails und Verträge der Geschäftsführung laufen durch Modelle, die Sie wählen: im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag. Nichts trainiert ein fremdes Modell, und Personalangelegenheiten lassen sich per Regel vom Ablauf ausschließen, so dass sie ungelesen bei der Assistenz landen. Wer was gelesen hat, steht im Protokoll.
- Besprechungen aufzeichnen braucht die Einwilligung aller Teilnehmer. Richtig, deshalb ist die Aufzeichnung eine Option, keine Voraussetzung. Der Ablauf arbeitet ebenso gut aus den Notizen der Assistenz oder aus Stichworten der Teilnehmer. Wo aufgezeichnet wird, holt der Termin die Einwilligung vorher ein, die Aufnahme wird nach Erstellung des Protokolls gelöscht, und Gäste von außen werden nicht aufgezeichnet.
- Das stellt meine Stelle in Frage. Es stellt das Abtippen in Frage. Was bleibt, ist das, was eine gute Assistenz ausmacht: wissen, was wichtig ist, wen man anruft, was der Chef meint, wenn er etwas sagt. Die Abläufe hier legen vor und fragen, sie entscheiden nicht. Wir bauen sie mit der Assistenz, nicht an ihr vorbei.
- Jeder Vorgesetzte will es anders. Das ist eine Regel je Vorgesetztem, keine Hürde: Wer welche Mails sofort sehen will, wer Protokolle in Stichpunkten und wer in Sätzen will, wer am Freitag keine Termine nimmt. Diese Regeln stehen heute im Kopf der Assistenz; im Ablauf stehen sie geschrieben, und die Vertretung im Urlaub kann sie lesen.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Dieser Fall sind wir selbst: In unserem eigenen Betrieb werden Mails gelesen, zugeordnet und mit Antwortentwurf vorgelegt, Anrufe in Vorgänge überführt, Arbeitssitzungen automatisch als Aufgaben erfasst, benannt, geschätzt und für die Abrechnung vorbereitet, und nächtliche Prüfungen der Kundensysteme melden nur, was abweicht. Das ist die Arbeit eines Vorzimmers, nur dass es keines gibt. Dieselben Mechanismen, lesen, zuordnen, vorlegen, freigeben, stehen hinter den fünf Abläufen oben.
Was bei uns schiefging: Die automatische Benennung von Aufgaben war anfangs zu technisch für die Rechnung und bekam die Regel, in der Sprache des Kunden zu schreiben. Und eine nächtliche Prüfung meldete jede Nacht denselben Fehler, bis wir sie auf Änderungen statt Zustände umstellten. Für ein Vorzimmer heißt das: Protokolle in der Sprache der Teilnehmer, nicht des Werkzeugs, und Erinnerungen nur, wenn sich etwas geändert hat, nicht jeden Morgen dieselbe Liste.
Preise
Preise für Assistenz und Office-Management
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Posteingang sichten, sortieren und Antworten vorbereiten" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Assistenzen und Office-Teams
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Mails der Geschäftsführung durch einen solchen Ablauf laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und festlegen, was ausgenommen ist. Für Geschäftsführungspost bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Personalangelegenheiten, Aufsichtsratspost oder einzelne Absender lassen sich per Regel ausschließen. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, steht unter Datensouveränität.
Ersetzt das Microsoft Copilot in Outlook und Teams?
Nein, es arbeitet anders. Ein Assistent im Chatfenster hilft der Person, die gerade tippt. Ein Ablauf arbeitet ohne Aufforderung nach festen Regeln über alle Postfächer und Kalender hinweg, legt Ergebnisse dort ab, wo sie hingehören, und protokolliert, was er getan hat. Beides kann nebeneinander laufen; der Unterschied steht in unserem Artikel Chatfenster oder Ablauf.
Wir haben eine Assistenz für zwei Geschäftsführer. Lohnt sich das?
Es kommt auf das Unternehmen an, nicht auf die Zahl der Assistenzen. Ab etwa 50 Mitarbeitern mit Sammelpostfach, regelmäßigen Sitzungen und Reisetätigkeit rechnet sich ein Umbau meist; darunter selten, das sagen wir offen. Oft ist der Posteingang der erste Ablauf, weil er am meisten Zeit zurückgibt, und die Protokolle der zweite. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Wie viel Zeit kostet die Einführung die Assistenz selbst?
Die Analyse braucht drei Tage, davon etwa einen mit der Assistenz, um die ungeschriebenen Regeln aufzuschreiben: wer was wann sehen will. Der Umbau läuft im Parallelbetrieb: Zwei Wochen prüft die Assistenz jeden Vorschlag des Ablaufs, danach nur noch die markierten Fälle. Danach pflegt sie Regeln, keine Technik, und für alles andere sind wir da.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Assistenz und Sekretariat
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.