Leistung
Vertrieb und Kommunikation.
Die gute Anfrage liegt am Montagmorgen unter 200 anderen Mails. Der Kunde aus Italien fragt nachts um elf. Der Vertrieb sieht die Chance erst, wenn der Wettbewerber schon geantwortet hat. Die zweite Schicht liest, sortiert und bereitet vor, damit Menschen verkaufen. Das ist Lead-Qualifizierung mit künstlicher Intelligenz (KI), eingebaut in Ihr Kundenmanagement (CRM).
Bau
Was wir bauen
Drei Abläufe zwischen Posteingang, Website und CRM.
Anfragen lesen und qualifizieren
Jede eingehende Anfrage, ob Formular, Mail oder Telefonnotiz, wird gelesen, eingeordnet und bewertet: Vertriebschance, Bestandskunde, Bewerbung, Lieferant, Spam. Vertriebschancen bekommen die Merkmale, die Ihr Vertrieb braucht: Land, Branche, Produkt, Dringlichkeit. Regelbasiert geht die Anfrage an das richtige Team, mit fertigem Vorgang im CRM und einem Antwortentwurf. Was nicht eindeutig ist, landet in einem Postfach für Menschen, nicht im Nirgendwo.
Antworten vorbereiten
Für wiederkehrende Fragen entsteht die Antwort aus Ihren Quellen: Preisliste, Datenblatt, Lieferzeit, Ansprechpartner. Der Mensch prüft und schickt ab, oder der Ablauf antwortet selbst, wo Sie das erlauben. Jede Antwort ist nachvollziehbar auf ihre Quelle.
Wissensdatenbank mit Beratung
Ihre Dokumentation, Datenblätter, Kataloge und Hilfeartikel werden zu einer Wissensdatenbank, die Fragen beantwortet, mit Quellenangabe, in der Sprache des Fragenden, auf der Website oder intern für den Vertrieb. Wenn es ernst wird, übergibt sie an einen Menschen, mit dem ganzen Gesprächsverlauf.
Fehlt Ihrem Vertrieb oder Service ein Werkzeug, in dem er Anfragen, Angebote und Freigaben in seinen eigenen Begriffen bearbeitet, bauen wir es, ohne Lizenz je Agent: Werkzeuge, die zu Ihnen passen.
Nachweis
So läuft es bei einem Technologie-Distributor
Technischer Distributor mit acht Spezialmärkten und zwölf europäischen Standorten.
Dort beantwortet ein Beratungs-Chatbot Produktfragen auf Englisch, Deutsch, Französisch, Niederländisch und Italienisch. Seine Antworten stammen aus einer eigenen Wissensdatenbank aus Produktdokumentation, Whitepapern und Katalogen, jeweils mit Quellenbezug. Wird es konkret, übergibt er an menschliche Experten, und die Anfrage geht regelbasiert an das zuständige Vertriebsteam in NetSuite. Seit dem Relaunch kommen 400 Prozent mehr Anfragen aus der Website.
Ablauf
Wie ein Ablauf entsteht
- Regeln
Was ist eine gute Anfrage
Ihr Vertrieb sagt, was er sehen will und was nicht. Daraus entstehen Kriterien, Zuständigkeiten und die Grenze zwischen automatischer Antwort und menschlicher Entscheidung.
- Anbindung
Posteingang, Formular, CRM
Der Ablauf liest aus Ihren Kanälen und schreibt in Ihr CRM. Salesforce, HubSpot, NetSuite, Dynamics, Pipedrive. Kein neues Werkzeug für den Vertrieb.
- Parallel
Zwei Wochen im Schatten
Der Ablauf bewertet jede Anfrage, aber der Vertrieb arbeitet wie bisher. Wir vergleichen. Erst wenn die Einschätzungen übereinstimmen, übernimmt der Ablauf die Verteilung. Bei großen Mengen oder vielen Märkten dauert diese Phase länger.
- Betrieb
Rund um die Uhr, mit Bericht
Anfragen werden nachts und am Wochenende bearbeitet. Morgens steht der Bericht: was kam, was ging wohin, was braucht eine Entscheidung.
Preis
Preis und Umfang
Ab 12.000 Euro netto als Festpreis je Ablauf, nach der Analyse verbindlich. Was den Preis bestimmt:
- Zahl der Kanäle und Systeme
- Zahl der Sprachen
- Umfang der Wissensquellen
- ob der Ablauf selbst antworten darf oder nur vorbereitet
Datenfluss: Anfragen enthalten Personendaten. Sie laufen über europäische Rechenzentren oder Cloud-Modelle unter Auftragsverarbeitungsvertrag ohne Datenverwendung, nach Ihrer Entscheidung. Ihre Wissensdatenbank liegt auf Ihrem Server oder in einem europäischen Rechenzentrum, nie beim Modellanbieter. Datenfluss je Leistung.
Branchen
Passende Branchen
- Elektronik und technische Distribution: Stücklisten-Anfragen beantworten und jede Anfrage nach Markt und Land an das richtige Team geben.
- Maschinen- und Anlagenbau: Lastenhefte vorprüfen und Ersatzteilanfragen im Service beantworten, bevor sie liegen bleiben.
- Energietechnik und Cleantech: Tickets von Installateuren vorsortieren und mit den passenden Unterlagen vorlegen.
- Dienstleister und Beratungsunternehmen: Postfach und Anfragen sortieren, Angebote und Ausschreibungen zusammenstellen.
Rückfragen
Fragen zur Lead-Qualifizierung
Was Vertriebsleitung und Kundenservice fragen, bevor ein Ablauf ihre Anfragen liest. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Antwortet der Ablauf Kunden selbst, ohne dass jemand darüber schaut?
Nur dort, wo Sie es ausdrücklich erlauben. Üblich ist, dass der Ablauf einen Antwortentwurf aus Ihren Quellen vorbereitet und ein Mensch ihn prüft und abschickt. Für eng umrissene Fälle, etwa eine Eingangsbestätigung mit Lieferzeit, kann er selbst antworten. Die Grenze steht im Regelwerk, und Sie können sie jederzeit verschieben.
Was passiert mit Anfragen, die der Ablauf nicht einordnen kann?
Sie landen in einem Postfach für Menschen, mit dem Grund, warum der Ablauf unsicher war. Nichts verschwindet im Nirgendwo. Morgens zeigt der Bericht, wie viele solcher Fälle es gab. Wiederholt sich ein Muster, wird daraus eine neue Regel.
Müssen wir dafür unser CRM wechseln?
Nein. Der Ablauf liest aus Ihren Kanälen und schreibt in das CRM, das Sie schon haben, etwa Salesforce, HubSpot, NetSuite, Dynamics oder Pipedrive. Ihr Vertrieb arbeitet in seiner gewohnten Oberfläche weiter. Welche Systeme wir sonst anbinden, steht unter Systeme.
Woher weiß die Wissensdatenbank, was sie Kunden sagen darf?
Sie antwortet nur aus Quellen, die Sie freigegeben haben, und nennt die Quelle zu jeder Antwort. Findet sie keine passende Stelle, sagt sie das und übergibt an einen Menschen, statt zu raten. Die Wissensdatenbank liegt auf Ihrem Server oder in einem europäischen Rechenzentrum, nie beim Modellanbieter.
Wann übernimmt der Ablauf die Verteilung?
Nach dem Parallelbetrieb, der meist zwei Wochen dauert, bei großen Mengen oder vielen Märkten länger. In dieser Zeit bewertet der Ablauf jede Anfrage, während Ihr Vertrieb wie bisher arbeitet. Erst wenn die Einschätzungen übereinstimmen, übernimmt er. Welche Kriterien sich für das Verteilen bewährt haben, beschreibt der Artikel Lead-Qualifizierung mit KI im B2B-Vertrieb.
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.