KI-Begriffe für den Betrieb, ohne Fachchinesisch.

Neununddreißig Begriffe, wie wir sie im Gespräch benutzen, in je drei Sätzen: was es ist, warum es für Ihr Unternehmen zählt und wie wir damit umgehen.

Skizze eines dicken Nachschlagewerks auf einem Pult, mit Daumenregister, Lesebändchen und einer Lupe daneben.

Ablauf: Eine wiederkehrende Arbeit mit festem Anfang, festen Regeln und einem prüfbaren Ergebnis, etwa: Anfrage lesen, einordnen, im CRM anlegen. Für Sie ist der Ablauf die Einheit, in der sich Aufwand und Ersparnis messen lassen, nicht das Projekt und nicht das Werkzeug. Wir analysieren, bepreisen, bauen und betreiben je Ablauf, statt Anwendungsfälle aus einem Katalog zu verkaufen. Mehr dazu: Leistungen.
Ablaufanalyse: Drei Tage, in denen wir bei Ihnen zusehen, wo Arbeit entsteht, wer sie macht und welche Systeme beteiligt sind. Nach ihr wissen Sie, welche Abläufe sich lohnen, welche nicht und was jeder Umbau kostet. Wir liefern sie zum Festpreis als Liste mit Aufwand, Ersparnis, Datenfluss-Skizze und einer Spalte "lohnt sich nicht". Mehr dazu: Welche Abläufe sich für KI lohnen.
Agent: Ein KI-Programm, das nicht nur antwortet, sondern selbst Schritte ausführt: etwas nachschlagen, ein Feld füllen, eine Mail entwerfen und danach entscheiden, was als Nächstes kommt. Ein Agent kann mehr als ein Chatfenster, aber auch mehr falsch machen, weil er handelt, statt nur vorzuschlagen. Wir setzen Agenten nur innerhalb eines Ablaufs mit festem Regelwerk ein: Was er darf, ist vorher festgelegt, was er tut, steht im Protokoll, und alles Unklare geht an einen Menschen.
Auftragsverarbeitung (AVV): Der Vertrag nach Artikel 28 DSGVO, mit dem ein Dienstleister personenbezogene Daten nur nach Ihrer Weisung verarbeiten darf. Er ist Pflicht, sobald ein Dienstleister oder Modellanbieter Personendaten aus Ihrem Haus zu sehen bekommt, und Ihr Datenschutzbeauftragter wird ihn als Erstes sehen wollen. Wir schließen ihn vor dem ersten Datenzugriff und führen je Ablauf die Unterauftragsverarbeiter mit Rechenzentrum auf. Mehr dazu: Datensouveränität.
Betriebsart: Die Antwort auf die Frage, wo das KI-Modell eines Ablaufs rechnet: im Haus, in einem europäischen Rechenzentrum oder in der Cloud unter Vertrag. Sie bestimmt, welche Daten das Haus verlassen, was der Ablauf kostet und wie stark das Modell ist. Wir empfehlen die Betriebsart in der Analyse je Ablauf mit Begründung, die Entscheidung treffen Sie schriftlich. Mehr dazu: Im Haus, in Europa oder in der Cloud.
Chatfenster: Die Oberfläche, in der ein Mensch einer KI eine Frage stellt und eine Antwort bekommt, wie bei ChatGPT oder Copilot. Für Einzelarbeit am Schreibtisch ist das nützlich, für Arbeit in Menge nicht, denn jemand muss jede Antwort kopieren, prüfen und ins System tragen. Wir bauen keine Chatfenster als Selbstzweck, sondern Abläufe, die ohne Fenster in Ihren Systemen arbeiten; wo Kunden Fragen stellen, steht eine Wissensdatenbank dahinter. Mehr dazu: Warum ChatGPT im Betrieb nichts geändert hat.
Cloud unter Vertrag: Die Betriebsart, bei der Modelle von Anbietern wie Anthropic, OpenAI oder Google direkt über die Schnittstelle genutzt werden, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und der Zusage, dass Eingaben nicht zum Training dienen. Sie liefert heute das stärkste Ergebnis für Sprache und ist am schnellsten aufgesetzt. Wir setzen sie für Produkttexte, Übersetzungen und Bestände ohne Personenbezug ein, für Personendaten nur nach Ihrer schriftlichen Abwägung. Mehr dazu: Datensouveränität.
CRM (Kundenmanagement): Customer Relationship Management, das System, in dem Ihr Vertrieb Kunden, Kontakte, Anfragen und Verkaufschancen führt, etwa Salesforce, HubSpot oder Microsoft Dynamics. Für KI-Abläufe ist es meist Quelle und Ziel zugleich: Anfragen werden dort angelegt, Daten daraus gelesen, und seine Datenqualität entscheidet über das Ergebnis. Wir bauen in Ihr vorhandenes CRM ein, halten seine Abfragelimits ein und bringen den Bestand vorher in Ordnung, wo es nötig ist. Mehr dazu: Daten in Ordnung bringen.
Datenfluss: Der Weg, den Daten in einem Ablauf nehmen: aus welchem System, über welches Modell, zurück in welches System, und was dabei nie das Haus verlässt. Er ist die Grundlage für Ihr Verarbeitungsverzeichnis und für die Frage, ob Datenschutz und Betriebsrat zustimmen können. Wir skizzieren ihn je Ablauf in der Analyse und legen ihn offen, bevor Sie unterschreiben. Mehr dazu: Datenfluss je Leistung.
Datensouveränität: Die Fähigkeit, selbst zu bestimmen, welche Ihrer Daten wohin fließen, wer sie sieht und wofür sie verwendet werden. Für ein mittelständisches Unternehmen mit Kundenlisten, Konditionen und Konstruktionswissen ist das keine Formalie, sondern Geschäftsgrundlage. Bei uns steht sie im Vertrag: Keine Kundendaten verlassen Ihre Systeme ohne Ihre schriftliche Entscheidung, und keine Ihrer Daten trainiert je ein fremdes Modell. Mehr dazu: Datensouveränität.
Dublette: Ein Datensatz, der dasselbe Unternehmen, dieselbe Person oder dasselbe Produkt ein zweites Mal beschreibt, oft mit kleinen Abweichungen in Schreibweise oder Adresse. Dubletten verfälschen Auswertungen, verdoppeln Mailings und lassen jede KI, die auf dem Bestand arbeitet, mit widersprüchlichen Angaben rechnen. Wir führen sie nach Regeln zusammen, die Sie mitbestimmen, und legen Grenzfälle einem Menschen vor, statt sie zu raten. Mehr dazu: Bevor die KI ins CRM darf.
Embedding: Eine Zahlenfolge, die die Bedeutung eines Textabschnitts so abbildet, dass ähnliche Inhalte nahe beieinanderliegen. Damit findet ein System passende Stellen auch dann, wenn andere Wörter benutzt werden, etwa "Lieferzeit" und "wann kommt die Ware". Wir nutzen Embeddings für Wissensdatenbanken und den Abgleich von Produktdaten und berechnen sie bei sensiblen Beständen im Haus. Mehr dazu: Vektordatenbank.
ERP (Warenwirtschaft): Enterprise Resource Planning, das System für Artikel, Bestände, Aufträge, Einkauf und Rechnungen, etwa SAP, NetSuite, Microsoft Dynamics 365 oder proALPHA. In ihm stecken die Stammdaten, auf die Produkttexte, Angebote und Anfragen zugreifen, und oft auch der Wildwuchs aus vielen Jahren. Wir lesen und schreiben über die dokumentierte Schnittstelle des ERP, nie über die Oberfläche, und protokollieren jede Übertragung. Mehr dazu: Systeme.
EU AI Act: Die europäische KI-Verordnung (EU) 2024/1689, in Kraft seit August 2024, die KI-Systeme nach ihrem Risiko einordnet und daran Pflichten knüpft. Für mittelständische Unternehmen zählen vor allem die Transparenzpflichten nach Artikel 50, die KI-Kompetenz nach Artikel 4 und die Frage, ob ein Ablauf ein Hochrisiko-System ist. Wir ordnen jeden Ablauf in der Analyse ein und erfüllen die Pflichten über Regeln, Protokoll und Freigabe, was eine Rechtsberatung nicht ersetzt. Mehr dazu: EU AI Act für den Mittelstand.
Faktenanker: Eine geprüfte Quelle, an die ein Modell beim Schreiben gebunden wird, etwa das echte Sortiment aus dem CRM oder das Datenblatt des Herstellers. Ohne Anker erfindet ein Modell plausible Details, mit Anker darf es nur sagen, was die Quelle hergibt. Wir setzen Faktenanker bei allen Texten ein, die Produkte, Zahlen oder Zusagen enthalten, und prüfen im Prüfschritt, ob der Text sich daran hält. Mehr dazu: Tausende Produkttexte mit KI.
Festpreis: Ein Preis, der vor Beginn feststeht und sich nicht nach geleisteten Stunden richtet. Für Sie heißt das: Das Risiko einer Fehleinschätzung liegt bei uns und nicht in Ihrem Budget. Analyse und Umbau rechnen wir zum Festpreis ab, und den Preis für den Umbau nennen wir verbindlich in der Analyse, nachdem wir den Ablauf gesehen haben. Mehr dazu: Vorgehen und Preise.
Freigabe: Die Entscheidung eines Menschen, dass eine Ausgabe des Ablaufs verwendet werden darf: ein Text veröffentlicht, ein Datensatz überschrieben, eine Antwort verschickt. Sie ist die Stelle, an der die Verantwortung im Haus bleibt, und sie entspricht dem, was der EU AI Act unter menschlicher Aufsicht versteht. Wir legen mit Ihnen fest, was freigegeben werden muss und was der Ablauf allein entscheiden darf.
Glossar (Fachglossar): Eine Liste Ihrer Fachbegriffe mit der verbindlichen Übersetzung je Sprache, also wie ein Produktmerkmal auf Französisch heißt und wie nicht. Ohne Glossar übersetzt ein Modell denselben Begriff mal so und mal anders, und Ihre Kunden lesen drei Namen für ein Bauteil. Wir bauen das Glossar zu Beginn eines Übersetzungsablaufs mit Ihrer Fachabteilung auf und prüfen jede Übersetzung dagegen. Mehr dazu: Texte und Inhalte in Menge.
Halluzination: Eine Aussage eines Sprachmodells, die überzeugend klingt, aber falsch ist, etwa eine erfundene Norm, ein falsches Maß oder ein Produkt, das es nicht gibt. Im Chatfenster fällt das dem Leser vielleicht auf, in einem Ablauf mit tausend Texten nicht, deshalb ist sie das größte Risiko beim Einsatz in Menge. Wir begegnen ihr mit Faktenankern, Regeln und Prüfschritten, die jede Ausgabe gegen die Quelle prüfen, und mit einem Protokoll, das jede Stelle nachvollziehbar macht. Mehr dazu: Wie Prüfschritte verhindern, dass Unsinn online geht.
Hochrisiko-System: Ein KI-System, das der EU AI Act wegen seines Einsatzzwecks als besonders riskant einstuft, etwa nach Anhang III beim Filtern und Bewerten von Bewerbungen oder bei Entscheidungen über Beförderung und Kündigung. Für solche Systeme gelten ab Dezember 2027 (nach der Verschiebung durch den Digital Omnibus 2026) strenge Pflichten zu Risikomanagement, Dokumentation, Protokollierung und menschlicher Aufsicht. Wir bauen Abläufe im Personalbereich so, dass sie Bewerbungen strukturiert erfassen, aber nicht filtern oder bewerten, und klären die Einstufung vor dem Bau mit Ihnen, ohne dass das eine Rechtsberatung ersetzt. Mehr dazu: EU AI Act für den Mittelstand.
Im Haus (On-Premise): Die Betriebsart, bei der ein offenes Modell auf Ihrer Hardware oder auf einem dedizierten Server in Deutschland läuft, den nur Sie und wir erreichen. Keine Daten verlassen dabei Ihr Netz, dafür fallen Einrichtung und Rechenleistung an, und bei schwierigen Einzelfällen sind die Modelle schwächer als die großen Cloud-Modelle. Wir empfehlen diese Betriebsart für Personendaten, Verträge und alles mit Geheimhaltung. Mehr dazu: Im Haus, in Europa oder in der Cloud.
KI (künstliche Intelligenz): Der Sammelbegriff für Software, die Aufgaben löst, für die bisher menschliches Urteil nötig war; im Betrieb meinen wir damit fast immer Sprachmodelle, die Texte lesen, einordnen und schreiben. Für Ihr Unternehmen zählt nicht, wie klug ein Modell ist, sondern ob die Arbeit danach erledigt ist, geprüft und in Ihrem System. Deshalb setzen wir KI nur als Teil eines Ablaufs mit Regeln, Prüfschritt und Protokoll ein, nie als Chatfenster allein. Mehr dazu: Chatfenster oder Ablauf.
KI-Kompetenz: Die Pflicht nach Artikel 4 des EU AI Act, seit Februar 2025 in Kraft, dass Mitarbeiter, die KI-Systeme einsetzen, ausreichend wissen, wie diese arbeiten und wo ihre Grenzen liegen. Sie gilt für jedes Unternehmen, das KI nutzt, also auch für Copilot am Schreibtisch und nicht nur für Hochrisiko-Systeme. Für unsere Abläufe tragen wir mit der Übergabe dazu bei: Ihr Team lernt, was der Ablauf tut, was er vorlegt und wann ein Mensch eingreifen muss. Mehr dazu: Checkliste zur KI-Einführung.
Kontingent: Ein fester Umfang an Stunden im Monat, der in der laufenden Begleitung enthalten ist. Damit lassen sich kleine Erweiterungen, neue Regeln oder Fragen Ihres Teams erledigen, ohne jedes Mal ein Angebot einzuholen. Wir nennen den Umfang im Angebot zur Begleitung, und wer mehr Übergabe oder Schulung will, nutzt dafür Stunden aus dem Kontingent. Mehr dazu: Laufende Begleitung.
Modell (Sprachmodell): Das KI-System, das Text liest und schreibt, etwa Claude von Anthropic, GPT von OpenAI, Gemini von Google oder offene Modelle wie Llama und Mistral. Modelle unterscheiden sich in Stärke, Preis, Geschwindigkeit und darin, wo sie laufen dürfen, und sie werden laufend durch neue ersetzt. Wir wählen das Modell je Aufgabe und Sensibilität, binden uns an keinen Anbieter und bauen Abläufe so, dass das Modell ein austauschbarer Baustein bleibt. Mehr dazu: Was passiert, wenn das Modell sich ändert.
Offenes Modell: Ein Sprachmodell, dessen Gewichte frei verfügbar sind, sodass es auf eigener Hardware betrieben werden kann, etwa Llama oder Mistral. Es ist der Weg, KI zu nutzen, ohne dass Daten das Haus verlassen, und es fallen keine Gebühren je Anfrage an. Wir setzen offene Modelle für sensible Bestände und Sprache in Menge ein und sagen offen, wo ein großes Cloud-Modell das bessere Ergebnis liefert. Mehr dazu: Drei Betriebsarten.
Parallelbetrieb: Die Phase, in der ein neuer Ablauf neben der bisherigen Arbeit läuft und seine Ergebnisse mit denen der Menschen verglichen werden. Sie zeigt mit Zahlen aus Ihrem Betrieb, ob der Ablauf hält, was die Analyse erwartet hat, bevor sich jemand auf ihn verlässt. Im ersten Umbau dauert sie bei uns meist zwei Wochen, und der Ablauf übernimmt erst allein, wenn die Zahlen stimmen. Mehr dazu: Der Zeitplan für den ersten Ablauf.
PIM: Ein System für Produktinformationen wie Akeneo oder Pimcore, in dem Produktdaten, Merkmale und Texte zentral gepflegt und an Website, Shop und Kataloge verteilt werden. Für Hersteller und Händler mit Tausenden Artikeln ist es die Stelle, an der sich Mehrsprachigkeit und Datenqualität entscheiden. Wir füllen PIM-Systeme mit Daten aus Herstellerdokumenten, mit Faktenanker und Fachglossar, und schreiben nur geprüfte Werte zurück. Mehr dazu: Systeme.
Prompt: Die Anweisung, die ein Mensch oder ein Programm einem Sprachmodell gibt. Ein guter Prompt verbessert eine Antwort, er macht aus einem Modell aber keinen verlässlichen Ablauf, denn er kennt weder Ihre Systeme noch Ihre Regeln noch die Menge. Prompts sind bei uns ein Baustein neben Regeln, Prüfschritten und Protokoll, und sie gehören nach Zahlung Ihnen wie der Code. Mehr dazu: Chatfenster oder Ablauf.
Protokoll: Die Aufzeichnung dessen, was ein Ablauf getan hat: welcher Datensatz, welche Regel, welches Ergebnis, wer freigegeben hat. Es macht jede Stelle nachvollziehbar, für Ihre Fachabteilung, für den Datenschutz und für die Dokumentation, die der EU AI Act verlangen kann. Was protokolliert wird, legen wir vorher fest, auf Wunsch mit dem Betriebsrat, und die Leistung einzelner Mitarbeiter gehört nicht dazu. Mehr dazu: KI einführen mit dem Betriebsrat.
Prüfschritt: Eine automatische Kontrolle jeder Ausgabe, bevor sie weitergeht, etwa ob alle Pflichtfelder gefüllt sind, ob Zahlen zur Quelle passen oder ob ein Text eine unzulässige Aussage enthält. Prüfschritte sind der Grund, warum ein Ablauf tausend Texte schreiben kann, ohne dass jemand jeden einzelnen lesen muss. Wir bauen in jeden Ablauf mehrere davon ein, und was sie nicht eindeutig besteht, geht an einen Menschen. Mehr dazu: Tausende Produkttexte mit KI.
RAG: Kurz für Retrieval Augmented Generation: Das Modell sucht vor jeder Antwort die passenden Stellen aus Ihren Dokumenten heraus und antwortet nur auf deren Grundlage. So beantwortet eine KI Fragen zu Ihren Produkten, Verträgen oder Handbüchern, ohne dass diese ins Modell trainiert werden, und kann die Quelle nennen. Wir bauen Wissensdatenbanken nach diesem Prinzip, mit kurzen Antworten, Quellenangabe und Übergabe an einen Menschen, wenn die Dokumente keine Antwort hergeben. Mehr dazu: Vertrieb und Kommunikation.
Regelwerk: Die schriftlich festgelegten Regeln eines Ablaufs: was er darf, was er nie tut, welche Fälle er einem Menschen vorlegt und woran eine gute Ausgabe zu erkennen ist. Es übersetzt das Wissen Ihrer Fachabteilung in etwas, das ein Ablauf zuverlässig befolgt, und es bleibt auch dann bestehen, wenn das Modell wechselt. Wir legen das Regelwerk in Woche 2 des Umbaus mit Ihnen fest und schärfen es mit jeder Korrektur aus dem Probelauf nach. Mehr dazu: Der Zeitplan für den ersten Ablauf.
Rollback: Das Zurücknehmen eines Laufs, sodass der Stand vorher vollständig wiederhergestellt ist. Wer KI in ein CRM, ein PIM oder einen Shop schreiben lässt, braucht diese Rückfahrkarte, damit ein Fehler nicht zum Dauerschaden wird. Wir bauen für jeden Ablauf, der in Ihre Systeme zurückschreibt, eine solche Rücknahme ein und testen sie vor dem ersten echten Lauf. Mehr dazu: Fallstudie Ersatzteilhändler.
Schnittstelle (API): Der technische Zugang, über den Programme Daten austauschen, etwa ein Ablauf mit Salesforce, NetSuite oder Personio. Sie entscheidet, ob KI in einem System arbeiten kann oder nur daneben, und ihre Limits bestimmen, wie viel ein Ablauf am Tag schafft. Wir arbeiten uns in jedes System ein, das eine Schnittstelle hat, und bauen Zwischenspeicher und Drosselung ein, wo Abfragen begrenzt sind. Mehr dazu: Systeme.
Token: Die Einheit, in der Sprachmodelle Text zerlegen und abrechnen, grob ein Wort oder Wortteil; ein deutscher Satz hat meist einige Dutzend davon. Modellkosten und die Textmenge, die ein Modell auf einmal lesen kann, werden in Token gemessen, deshalb hängt der Preis eines Laufs an Menge und Sprache. Wir schätzen den Verbrauch je Ablauf in der Analyse und geben die Modellkosten ohne Aufschlag weiter. Mehr dazu: Was den Preis bestimmt.
Vektordatenbank: Eine Datenbank, die Embeddings speichert und in Sekundenbruchteilen die Abschnitte findet, die einer Frage inhaltlich am nächsten sind. Sie ist das Gedächtnis einer Wissensdatenbank und entscheidet mit darüber, ob die KI die richtige Stelle in Ihren Dokumenten findet. Wir betreiben sie auf Ihrem Server oder einem Server in Deutschland nach Ihrer Wahl, damit Ihre Dokumente nicht bei einem fremden Anbieter liegen. Mehr dazu: RAG.
Wissensdatenbank: Eine Sammlung Ihrer Dokumente, Handbücher und Antworten, aus der eine KI Fragen von Kunden oder Mitarbeitern beantwortet. Sie macht Fachwissen rund um die Uhr und in mehreren Sprachen verfügbar, ohne dass jede Frage im Vertrieb landet. Wir bauen sie mit Quellenangabe und mit Übergabe an Menschen, wenn es ernst wird, wie bei einem Technologie-Distributor mit Beratung in fünf Sprachen. Mehr dazu: Fallstudie Anfragen in fünf Sprachen.
Zweite Schicht: Unser Name, in zwei Lesarten: die Schicht, die arbeitet, wenn Ihr Büro leer ist, und die Ebene, die über Ihren bestehenden Systemen liegt und sie verbindet. Beides beschreibt, was KI im Betrieb leisten soll: Arbeit erledigen, nicht Fragen beantworten, und zwar zwischen den Systemen, die Sie schon haben. Deshalb bauen wir Abläufe, die nachts und tagsüber laufen, in Ihren Systemen, mit einem Bericht an die Frühschicht. Mehr dazu: Über uns.

Übergabe

Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.

Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.

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