KI einführen mit dem Betriebsrat: Leitfaden

Warum fast jeder KI-Ablauf mitbestimmungspflichtig ist

Der zentrale Paragraf ist § 87 Absatz 1 Nr. 6 des Betriebsverfassungsgesetzes. Danach bestimmt der Betriebsrat mit bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Das Wort "bestimmt" führt in die Irre: Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts genügt es, dass eine Einrichtung objektiv dazu geeignet ist. Ob der Arbeitgeber die Daten tatsächlich auswerten will, spielt keine Rolle.

Ein KI-Ablauf, der in Ihren Systemen arbeitet, protokolliert fast immer, wer einen Vorgang bearbeitet, freigegeben oder korrigiert hat. Damit ist er geeignet, und damit ist er mitbestimmungspflichtig. Die Frage ist im Normalfall also nicht, ob der Betriebsrat mitbestimmt, sondern worüber und wie früh.

Es gibt Grenzfälle. Das Arbeitsgericht Hamburg hat am 16. Januar 2024 (Aktenzeichen 24 BVGa 1/24) entschieden, dass die Erlaubnis, ein Chat-Werkzeug über private Konten im Browser zu nutzen, nicht nach § 87 Absatz 1 Nr. 6 mitbestimmungspflichtig war, weil der Arbeitgeber keine Nutzungsdaten erhielt. Das ist eine erstinstanzliche Entscheidung zu einem Sonderfall. Für einen Ablauf, der in CRM, ERP oder Postfach eingebaut ist und protokolliert, taugt sie nicht als Argument.

Die Rechte des Betriebsrats im Überblick

Neben § 87 Absatz 1 Nr. 6 greifen bei einer KI-Einführung regelmäßig weitere Vorschriften. Seit dem Betriebsrätemodernisierungsgesetz von 2021 nennt das Gesetz Künstliche Intelligenz an mehreren Stellen ausdrücklich.

Die Rechte des Betriebsrats im Überblick
Vorschrift	Worum es geht	Was das praktisch heißt
§ 90 Absatz 1 Nr. 3 BetrVG	Unterrichtung und Beratung über die Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen, ausdrücklich einschließlich des Einsatzes von KI	Rechtzeitig, mit Unterlagen, solange noch etwas geändert werden kann. Nicht erst, wenn der Ablauf läuft.
§ 87 Absatz 1 Nr. 6 BetrVG	Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen können	Ohne Zustimmung keine Einführung. Kommt keine Einigung zustande, entscheidet die Einigungsstelle (§ 87 Absatz 2, § 76).
§ 87 Absatz 1 Nr. 1 BetrVG	Ordnung des Betriebs und Verhalten der Arbeitnehmer	Verbindliche Regeln, wie Beschäftigte mit KI-Werkzeugen umgehen sollen, können darunter fallen.
§ 95 Absatz 2a BetrVG	Auswahlrichtlinien für Einstellung, Versetzung, Kündigung	Die Mitbestimmung gilt auch, wenn die Richtlinie mit Hilfe von KI aufgestellt oder angewendet wird. Relevant bei jeder Vorauswahl von Bewerbern.
§ 80 Absatz 3 Satz 2 BetrVG	Hinzuziehung eines Sachverständigen	Muss der Betriebsrat eine KI-Einführung beurteilen, gilt ein Sachverständiger als erforderlich. Planen Sie das ein, statt es abzuwehren.
§ 111 Satz 3 Nr. 5 BetrVG	Betriebsänderung durch grundlegend neue Arbeitsmethoden	Bei großen Umstellungen in Unternehmen mit mehr als 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern zu prüfen. Ein einzelner Ablauf erreicht diese Schwelle selten.
Artikel 26 Absatz 7 KI-Verordnung	Information vor Inbetriebnahme eines Hochrisiko-Systems am Arbeitsplatz	Gilt zusätzlich, wenn ein Ablauf unter Anhang III fällt, etwa bei Bewerbungen oder Leistungsbewertung.

Datenschutzrechtlich kann eine Betriebsvereinbarung nach Artikel 88 DSGVO selbst Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten sein. Sie muss dann angemessene und besondere Maßnahmen zum Schutz der Beschäftigten enthalten. Die Anforderungen der DSGVO, etwa an Transparenz und Zweckbindung, gelten auch innerhalb der Vereinbarung.

Rahmenvereinbarung statt Einzelverhandlung

Wer jeden Ablauf einzeln verhandelt, verhandelt viel. Bewährt hat sich eine Rahmenbetriebsvereinbarung KI, die die Grundsätze einmal festlegt: Zweck, Ausschluss der Leistungskontrolle, Protokollregeln, Löschfristen, Beteiligung bei Änderungen. Jeder neue Ablauf bekommt dann eine Anlage, einen Steckbrief von zwei Seiten: was der Ablauf tut, welche Daten er verarbeitet, was er protokolliert, wer Zugriff hat, wo das Modell läuft. Der Betriebsrat prüft die Anlage gegen die Grundsätze, statt jedes Mal bei null anzufangen.

Das spart beiden Seiten Zeit und hat einen zweiten Vorteil: Der Steckbrief ist zugleich die Beschreibung, die Datenschutzbeauftragte, IT und Fachabteilung brauchen. Ein Dokument für vier Leser.

Was ein Ablauf protokollieren darf, und was er nicht braucht

Hier entscheidet sich, ob ein Ablauf als Werkzeug oder als Überwachung wahrgenommen wird. Der Grundsatz lautet: Ein Ablauf protokolliert Vorgänge, nicht Menschen. Für den Betrieb, die Fehlersuche und die Nachvollziehbarkeit braucht man fast nie Auswertungen über einzelne Beschäftigte. Die folgende Einteilung können Sie direkt in eine Anlage übernehmen.

Was ein Ablauf protokollieren darf, und was er nicht braucht
Protokollinhalt	Wofür er gebraucht wird	Empfehlung
Vorgangskennung, Zeitpunkt, angewendete Regel, Ergebnis des Prüfschritts	Betrieb, Fehlersuche, Nachweis, warum ein Text so lautet	Erfassen. Kein Bezug zu Beschäftigten.
Technische Fehler, Laufzeiten, Mengen, Modellversion	Überwachung des Ablaufs	Erfassen. Kein Bezug zu Beschäftigten.
Wer einen Vorgang freigegeben hat	Nachvollziehbarkeit bei rechtlich relevanten Ausgaben, etwa Regeltexten oder Kundenantworten	Erfassen, aber zweckgebunden: Einsicht nur im Einzelfall durch benannte Rollen, keine Auswertung über Personen, feste Löschfrist.
Bearbeitungszeit oder Korrekturquote je Mitarbeiter	Wird für den Ablauf nicht gebraucht	Nicht erheben. Wo eine Kennzahl zur Steuerung nötig ist, nur für Teams ab einer festen Mindestgröße.
Inhalte der verarbeiteten Texte und Mails	Fehlersuche im Einzelfall	Nicht ins Protokoll. Das Protokoll enthält Kennungen; der Inhalt bleibt im Quellsystem.
Eingaben von Beschäftigten in ein Chat-Werkzeug	Qualitätsverbesserung	Nur anonymisiert oder gar nicht. Sonst wird aus einem Hilfsmittel ein Tagebuch.

Wichtig ist, dass diese Regeln nicht nur auf dem Papier stehen. Ein Ablauf sollte so gebaut sein, dass er die nicht vorgesehenen Daten gar nicht erst erzeugt. Was nicht protokolliert wird, kann auch niemand auswerten, und das ist für den Betriebsrat das überzeugendste Argument.

Prüfliste für eine Betriebsvereinbarung KI

Diese Punkte gehören in eine Rahmenvereinbarung oder in die Vereinbarung zu einem einzelnen Ablauf. Sie ist als Arbeitsliste gedacht, nicht als Mustertext.

Gegenstand und Geltungsbereich: welche Abläufe und Systeme, welche Betriebe und Beschäftigtengruppen.
Zweck: wofür der Ablauf eingesetzt wird, abschließend beschrieben.
Ausschluss der Leistungs- und Verhaltenskontrolle: ausdrücklich, mit der Liste der Auswertungen, die erlaubt sind (Mengen, Fehler, Laufzeiten des Ablaufs).
Protokollinhalte als Positivliste: was erfasst wird, alles andere nicht.
Zugriffsrechte: welche Rollen was sehen, Einsicht in Einzelprotokolle nur mit Anlass und dokumentiert.
Speicher- und Löschfristen je Datenart, mit Nachweis der Löschung.
Betriebsart und Datenort: im Haus, europäisches Rechenzentrum oder Cloud unter Auftragsverarbeitungsvertrag, mit den eingesetzten Modellanbietern.
Menschliche Entscheidung: Kein Ablauf trifft Entscheidungen über Personalmaßnahmen; entspricht auch Artikel 22 DSGVO.
Verwendung gegen Beschäftigte: Daten aus dem Ablauf werden nicht für arbeitsrechtliche Maßnahmen genutzt. Ob ein solches Verwertungsverbot vor Gericht trägt, ist umstritten; als Zweckbindung im Betrieb wirkt es trotzdem.
Änderungen: Was erneut vorgelegt wird (neuer Zweck, neue Datenarten, neue Protokollinhalte, Wechsel der Betriebsart) und was nicht (Wechsel der Modellversion bei gleicher Funktion, Anpassung von Textregeln). Dieser Punkt erspart später die meisten Verhandlungen.
Qualifizierung: Schulung der Beteiligten, auch als Nachweis der KI-Kompetenz nach Artikel 4 KI-Verordnung; bei veränderten Tätigkeiten die Beteiligung nach § 97 Absatz 2 BetrVG.
Kontrollrechte: Einsicht des Betriebsrats in die Protokollkonfiguration, Hinzuziehung eines Sachverständigen.
Beschwerdeweg für Beschäftigte, die eine Ausgabe des Ablaufs für falsch halten.
Überprüfung nach einer festen Frist, etwa sechs Monaten Betrieb, und Regelungen zu Kündigung und Nachwirkung.

Die Beschäftigten gehören an den Tisch, nicht nur der Betriebsrat

Die Sorge, die hinter vielen Einwänden steht, ist selten der Datenschutz. Es ist die Frage, was aus der eigenen Arbeit wird. Darauf gibt es eine ehrliche Antwort, wenn der Ablauf richtig geschnitten ist: Er übernimmt das Kopieren, Prüfen und Übertragen, die Arbeit, die niemand gern macht. Die Entscheidungen bleiben bei den Menschen, und sie bekommen mehr Zeit dafür.

Diese Antwort überzeugt nur, wenn die Betroffenen sie selbst erleben. Deshalb beginnen wir jede Ablaufanalyse mit Gesprächen mit den Menschen, die die Arbeit heute machen, und lassen sie im Probelauf die Ausgaben prüfen. Wer die Regeln mitgeschrieben hat, nach denen der Ablauf arbeitet, fürchtet ihn nicht. Ein Beispiel: Bei einem technischen Distributor mit rund 2.000 Mitarbeitern mussten die Regeln zur Verteilung von Anfragen für Grenzfälle, etwa Kunde in einem Land und Lieferung in ein anderes, zweimal nachgezogen werden. Solche Fälle kennen die Menschen aus dem Vertrieb, nicht die Analyse; mehr dazu in der Fallstudie zur Anfragenverteilung in fünf Sprachen.

Was wir für die Verhandlung mitliefern

Für jeden Ablauf, den wir bauen, liegen die Unterlagen vor, die ein Betriebsrat für seine Prüfung braucht. Dazu gehören die Beschreibung des Ablaufs, die Datenfluss-Skizze aus der Analyse, die Liste der Protokollinhalte, das Rollen- und Rechtekonzept und die Angabe, wo welches Modell läuft. Das ist kein Zusatzaufwand, sondern dieselbe Dokumentation, die Ihre IT bei der Übergabe bekommt. Wie wir mit Daten umgehen, beschreibt unsere Seite zur Datensouveränität. Werkzeuge für den Personalbereich, wo die Mitbestimmung am dichtesten ist, bauen wir unter Werkzeuge, die zu Ihnen passen.

Hat Ihr Unternehmen keinen Betriebsrat, entfallen die Rechte aus dem Betriebsverfassungsgesetz. Datenschutz, KI-Verordnung und die Pflicht, Beschäftigte über die Verarbeitung ihrer Daten zu informieren, bleiben. Dieser Artikel gibt den Stand Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung; für die Vereinbarung selbst ziehen Sie Ihre Rechtsberatung hinzu.

Was das für Sie heißt

Behandeln Sie den Betriebsrat als Beteiligten von Woche eins an, nicht als Hürde vor dem Start. Unterrichten Sie nach § 90, sobald ein Ablauf konkret wird, legen Sie den Steckbrief mit der Protokoll-Positivliste vor und klären Sie in einer Rahmenvereinbarung, welche Änderungen erneut vorgelegt werden. Dann wird aus der Frage "Kann man damit sehen, wer wie schnell antwortet?" ein Satz in der Anlage: Nein, das erfasst der Ablauf nicht. Welche weiteren Punkte vor dem Start geklärt sein sollten, von der Rechtsgrundlage bis zum Vertrag mit dem Dienstleister, zeigt unsere Checkliste KI rechtssicher einführen.

KI einführen mit dem Betriebsrat: Mitbestimmung, Betriebsvereinbarung und was ein Ablauf protokollieren darf