Branche
Bei Dienstleistern geht die meiste Zeit verloren, bevor sie abgerechnet ist.
Eine Ingenieur- und Beratungsgesellschaft mit 300 Mitarbeitern: Microsoft 365, eine Zeiterfassung, HubSpot im Vertrieb, ein Ticketsystem für Kundenanfragen, die Buchhaltung über DATEV. Abgerechnet wird nach Aufwand. Am Freitagnachmittag rekonstruieren Berater ihre Woche aus Kalender und Postfach, am Monatsende sortiert die Verwaltung Zeiten nach Projekten und fragt nach, was "Abstimmung" auf der Rechnung heißen soll. Ein Teil der geleisteten Arbeit taucht nie auf einer Rechnung auf. KI für Dienstleister beginnt deshalb bei der Zeiterfassung: Zeiten entstehen, während gearbeitet wird, nicht freitags aus dem Gedächtnis.
Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Dienstleistern lohnen
Das Produkt eines Dienstleisters ist die Zeit seiner Leute. Jede Stunde, die in Verwaltung statt beim Kunden landet, fehlt doppelt. Welche Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Zeiten erfassen ohne Stundenzettel
Kalender, Mail, Tickets, Teams, Zeiterfassung
Wer nach Aufwand abrechnet, schreibt typisch jede Woche dutzende Einträge aus dem Gedächtnis nach. Der Ablauf liest Termine, Mails, Tickets und Arbeitssitzungen und schlägt daraus Zeiteinträge vor, schon dem richtigen Projekt zugeordnet. Die Mitarbeiterin bestätigt oder korrigiert, statt zu rekonstruieren. Gebucht wird nur, was sie freigibt.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Abrechnung vorbereiten
Zeiterfassung, Projektbudgets, Rechnungsprogramm, DATEV-Schnittstelle
Am Monatsende liegen in einem Haus mit einigen hundert Mitarbeitern tausende Einträge, die zu Rechnungen werden müssen. Der Ablauf gruppiert sie nach Projekt und Leistung, formuliert Positionen in der Sprache des Kunden statt im internen Kürzel und prüft gegen Budget und Vertrag. Überschreitungen und Einträge ohne Projekt markiert er vor dem Versand. Die fertigen Belege gehen über die Schnittstelle an DATEV.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Postfach und Anfragen sortieren
Exchange, Sammelpostfächer, Ticketsystem, CRM
Projektleiter bekommen oft hundert und mehr Mails am Tag, ein Teil davon sind Aufgaben, die in keinem System stehen. Der Ablauf liest eingehende Mails, ordnet sie Kunde und Projekt zu, legt Aufgaben im Ticketsystem an und bereitet Antworten auf Routinefragen als Entwurf vor. Neue Anfragen landen mit allen Angaben im CRM beim richtigen Ansprechpartner. Gesendet wird erst, wenn ein Mensch den Entwurf freigibt.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Angebote und Ausschreibungen zusammenstellen
SharePoint, frühere Angebote, Projektreferenzen, Profile
Für eine öffentliche Ausschreibung braucht ein Beratungshaus Referenzprojekte, Mitarbeiterprofile, Methodik und Preisblatt, verteilt über Jahre von Angeboten auf SharePoint. Der Ablauf liest die Ausschreibung, zieht die Anforderungen heraus und stellt passende Referenzen und Textbausteine aus früheren Angeboten zusammen. Fehlende Nachweise listet er auf. Das Team schreibt am Inhalt, nicht am Zusammensuchen.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Kunden- und Projektdaten abgleichen
CRM, Zeiterfassung, Rechnungsprogramm, DATEV
Derselbe Kunde heißt im CRM anders als in der Zeiterfassung und im Rechnungsprogramm, Projekte laufen weiter, obwohl sie abgeschlossen sind. Der Ablauf gleicht die Stammdaten über alle Systeme ab, führt Dubletten nach Ihren Regeln zusammen und markiert Projekte ohne Buchung seit Wochen. Danach stimmen Auswertungen je Kunde zum ersten Mal über alle Systeme. Jede Änderung ist protokolliert.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Dienstleistern
Wenige Fachsysteme, viel Microsoft 365 und eine Zeiterfassung, die niemand gern bedient. Dazwischen entsteht die Handarbeit.
- KollaborationMicrosoft 365, Exchange, Teams, SharePoint, Google Workspace
- Zeiten und ProjekteZeiterfassungen und Projektsoftware mit Schnittstelle, Excel-Stundenzettel
- CRM und VertriebHubSpot, Pipedrive, Salesforce, Microsoft Dynamics 365 Sales
- Service und TicketsJira Service Management, Freshdesk, Zendesk, Sammelpostfächer
- BuchhaltungDATEV-Schnittstelle, Rechnungsprogramme, Belegablage
- HRPersonio, Mitarbeiterprofile, Qualifikationsdatenbanken
Einwände
Was bei Dienstleistern besonders zählt
Die Einwände, die in Beratungs- und Dienstleistungshäusern zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Mandantengeheimnis und Kundenvertraulichkeit. Kundendaten bleiben in Ihren Systemen, der Datenfluss ist je Ablauf offengelegt, und für Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB verpflichten wir uns schriftlich zur Verschwiegenheit und wählen die Betriebsart entsprechend.
- Abrechnung nach Aufwand. Jeder vorgeschlagene Zeiteintrag hat einen Beleg, etwa einen Termin, eine Mail oder ein Ticket, und wird erst gebucht, wenn die Person ihn freigibt; so wird die Abrechnung nachvollziehbarer, nicht undurchsichtiger.
- Wissen in Köpfen. Die Analyse beginnt mit den Menschen, die die Arbeit machen, und was sie wissen, wird zu Regeln im Ablauf, die auch dann gelten, wenn jemand im Urlaub ist oder das Haus verlässt.
- Zeiterfassung und Betriebsrat. Eine automatische Erfassung ist nach § 87 Absatz 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig; sie dient bei uns der Abrechnung, nicht der Bewertung von Mitarbeitern, und die Unterlagen für eine Betriebsvereinbarung liefern wir mit.
- Kein eigenes IT-Team. Sie brauchen jemanden, der Zugänge freigibt und Entscheidungen trifft; Bau, Betrieb und Überwachung übernehmen wir.
Nachweis
Ein Fall aus der Branche: wir selbst
Dieser Fall ist unser eigener Betrieb. Als Dienstleister mit Dutzenden Kundensystemen kennen wir Aufgaben aus Mail, Telefon und Arbeitssitzungen, Abrechnung nach Aufwand und Rückfragen zur Rechnung aus eigener Erfahrung. Heute werden unsere Arbeitssitzungen automatisch als Aufgaben erfasst, benannt, geschätzt und für die Abrechnung vorbereitet. Mails werden gelesen, zugeordnet und mit Antwortentwurf vorgelegt, Anrufe in Vorgänge überführt, Kundensysteme nachts geprüft.
Einen Stundenzettel gibt es nicht mehr, die Abrechnung ist am Monatsende fertig sortiert. Und auch hier ging etwas schief: Die automatische Benennung war anfangs zu technisch für die Rechnung und bekam eine eigene Regel, Rechnungstitel in der Sprache des Kunden.
Preise
Preise
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie die Zeiterfassung ohne Stundenzettel oder die Vorbereitung der Abrechnung kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise.
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.