Zielgruppe
In der Buchhaltung wandert die Rechnung ohne Bestellnummer drei Wochen, bis das Skonto weg ist.
Ein Großhändler mit 350 Mitarbeitern und einer Buchhaltung von sieben Personen: Microsoft Dynamics 365 Business Central als ERP, DATEV Unternehmen online für den Steuerberater, Candis für die Rechnungsfreigabe, ein Postfach rechnung@, dazu Rechnungen, die noch per Post und an Fachabteilungen direkt kommen. Im Monat 2.800 Eingangsrechnungen, seit 2025 ein wachsender Teil als XRechnung oder ZUGFeRD, der Rest als PDF oder Papier. Eine Rechnung ohne Bestellnummer landet beim Einkauf, der sie an den Fachbereich schickt, der nach zwei Wochen fragt, worum es geht; wenn sie zurück in der Buchhaltung ist, ist die Skontofrist vorbei und der Lieferant hat gemahnt. Parallel liegen auf dem Bankkonto 400 Zahlungseingänge, von denen 60 zu keiner offenen Rechnung passen, weil Kunden Abzüge machen oder drei Rechnungen in einem Betrag zahlen. KI in der Buchhaltung fängt deshalb beim Beleg an: lesen, prüfen, zuordnen, und erst dann legt der Ablauf der Buchhalterin vor, was sie freigeben soll.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Buchhaltungen und Finanzabteilungen am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Buchhaltungen und Finanzabteilungen lohnen
Das Produkt der Buchhaltung ist ein richtiger Abschluss zum Termin. Das Lesen, Zuordnen und Nachfragen davor füllt den Monat. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Eingangsrechnungen lesen, prüfen und zur Freigabe zuordnen
Postfach, Scanstrecke, Candis, Microsoft Dynamics 365 Business Central, DATEV Unternehmen online
2.800 Eingangsrechnungen im Monat, als XRechnung, ZUGFeRD, PDF und Papier. Der Ablauf liest jede Rechnung, prüft die Pflichtangaben nach § 14 UStG, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuersatz, sucht die passende Bestellung und den Wareneingang im ERP, auch wenn keine Bestellnummer auf der Rechnung steht, über Lieferant, Betrag, Artikel und Zeitraum, schlägt Konto, Kostenstelle und Freigeber vor und leitet die Rechnung in den Freigabeworkflow. Abweichungen zwischen Rechnung und Bestellung, fehlende Pflichtangaben und Skontofristen, die in den nächsten fünf Tagen ablaufen, markiert er. Gebucht wird, was die Buchhalterin freigibt.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Zahlungseingänge mit offenen Posten abgleichen
Bankkonten, Kontoauszugsimport, Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP FI, Offene-Posten-Liste
400 Zahlungseingänge im Monat, davon 60 ohne eindeutigen Verwendungszweck: Kunden zahlen drei Rechnungen in einem Betrag, ziehen Skonto nach Frist, kürzen wegen einer Reklamation oder schreiben nur ihren Firmennamen. Der Ablauf liest jeden Eingang, findet die offenen Posten über Betrag, Kundennummer, Rechnungsnummern im Text und Zahlungsverhalten, schlägt die Zuordnung vor und erklärt Differenzen: Skontoabzug, Teilzahlung, Doppelzahlung, Bankgebühr. Was nicht aufgeht, bekommt einen Klärungsvorschlag mit Entwurf der Rückfrage an den Kunden. Die Buchhalterin bestätigt die Zuordnungen stapelweise; ausgebucht wird nichts ohne sie.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Mahnläufe vorbereiten und Rechnungsrückfragen beantworten
Offene-Posten-Liste, Outlook, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Kundenportal, Vorlagen
Vor jedem Mahnlauf 250 überfällige Posten, und auf jede Mahnung kommen Rückfragen: Rechnung nie erhalten, Gutschrift fehlt, Lieferung war unvollständig. Der Ablauf prüft vor dem Lauf, ob zu einem Posten eine offene Reklamation, eine Gutschrift in Bearbeitung oder eine Zahlungsvereinbarung vorliegt, nimmt solche Posten heraus und legt die Mahnliste zur Freigabe vor. Eingehende Rückfragen liest er, ordnet sie Kunde und Rechnung zu und bereitet die Antwort mit Rechnungskopie, Lieferschein oder Stand der Gutschrift als Entwurf vor. Gemahnt und geantwortet wird nach Freigabe der Debitorenbuchhalterin.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Lieferantenstammdaten anlegen und Bankverbindungen verifizieren
Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP FI, Lieferantenportal, Handelsregister, Umsatzsteuer-ID-Prüfung
Im Monat 40 neue Lieferanten und 25 Änderungsmitteilungen, darunter jede zweite Woche eine Mail, die eine neue Bankverbindung nennt. Der Ablauf liest die Unterlagen, prüft die Umsatzsteuer-ID über die amtliche Abfrage, gleicht Firmierung und Adresse mit dem Handelsregister ab, vergleicht eine gemeldete Bankverbindung mit der bisherigen und mit dem Land des Lieferanten und markiert jede Änderung der Bankdaten als Fall für den Rückruf über eine bekannte Telefonnummer. Die Anlage im Stamm schlägt er vollständig vor, mit Zahlungsbedingung aus dem Vertrag. Freigegeben wird im Vier-Augen-Prinzip, und jede Änderung ist protokolliert.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Rückfragen des Steuerberaters und Wirtschaftsprüfers mit Belegen beantworten
DATEV Unternehmen online, DMS, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Outlook, Prüferportal
Zum Abschluss kommen vom Steuerberater und vom Wirtschaftsprüfer Listen mit 150 Fragen zu einzelnen Buchungen: Beleg zu Buchung 4711, Vertrag zur Rückstellung, Begründung für die Abgrenzung. Der Ablauf liest jede Frage, findet Buchung, Beleg, Bestellung und Vertrag im ERP und im DMS, stellt sie zu einem Antwortpaket zusammen und formuliert die Erläuterung aus Buchungstext und Vorgang als Entwurf. Fragen, zu denen kein Beleg auffindbar ist, meldet er sofort, nicht am Ende der Frist. Die Buchhalterin prüft Paket und Erläuterung, bevor etwas das Haus verlässt. Der Abschluss beginnt mit vollständigen Antworten statt mit einer Suchliste.
Texte und Inhalte in MengeLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Buchhaltungen und Finanzabteilungen
Das ERP oder DATEV ist das Hauptbuch, daneben laufen Freigabewerkzeuge, Bankportale, Postfächer und das DMS, und zwischen ihnen wandert die Rechnung von Hand.
- Finanzbuchhaltung und ERPDATEV Kanzlei-Rechnungswesen, SAP FI, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Sage 100, Diamant
- Belegeingang und FreigabeDATEV Unternehmen online, Candis, GetMyInvoices, Flowwer, Scanstrecken
- Kleinere Betriebelexoffice, sevdesk, Excel
- Bank und ZahlungsverkehrKontoauszugsimport, Bankportale, SEPA-Zahlungsverkehr, Kreditkartenabrechnungen
- Dokumente und KommunikationDMS, Outlook, Sammelpostfächer, Lieferantenportale, Prüferportale
- Amtliche StellenELSTER, Umsatzsteuer-ID-Abfrage, Handelsregister, Steuerberater
Einwände
Was bei Buchhaltungen und Finanzabteilungen besonders zählt
Die Einwände, die in Buchhaltungen zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- GoBD: Belege müssen unveränderbar, nachvollziehbar und mit Verfahrensdokumentation verarbeitet werden. Der Ablauf verändert keinen Beleg; er liest ihn und legt Vorschläge daneben. Was er tut, steht in einer Beschreibung, die wir für Ihre Verfahrensdokumentation mitliefern: Eingang, Prüfschritte, Zuordnungsregeln, Freigaben, Protokoll. Jede Buchung trägt den Beleg, den Vorschlag des Ablaufs und den Namen des Menschen, der freigegeben hat.
- Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO und § 257 HGB. Belege bleiben in Ihrem DMS oder in DATEV Unternehmen online, mit den Fristen, die dort gelten; der Ablauf speichert keine zweite Kopie außerhalb. Sein Protokoll kommt dazu, nicht an die Stelle: Es dokumentiert, welche Prüfungen ein Beleg durchlaufen hat, und wird mit derselben Frist aufbewahrt wie die Buchung, zu der es gehört.
- E-Rechnungspflicht: XRechnung und ZUGFeRD verlangen strukturierte Verarbeitung. Strukturierte Rechnungen sind für den Ablauf der einfache Fall, er liest die Felder direkt und prüft sie gegen Bestellung und Wareneingang. Der Aufwand liegt bei den Rechnungen, die weiterhin als PDF oder Papier kommen, und bei hybriden Formaten, bei denen Bild und Daten voneinander abweichen. Genau diese Abweichung prüft er und meldet sie.
- Betrugsrisiko bei Bankdatenänderungen und gefälschten Rechnungen. Deshalb ist eine geänderte Bankverbindung im Ablauf nie eine Stammdatenänderung, sondern ein Fall: Rückruf über eine bekannte Nummer, Vier-Augen-Freigabe, Protokoll. Rechnungen von unbekannten Absendern, mit abweichender Firmierung oder mit Zahlungsdruck im Text werden markiert und nicht in den Freigabeworkflow gegeben. Der Ablauf macht die Prüfung zur Regel, die heute von der Aufmerksamkeit einer Person abhängt.
- Haftung für den Vorsteuerabzug bei fehlerhaften Rechnungen, § 15 UStG. Die Prüfung der Pflichtangaben nach § 14 UStG ist der erste Schritt jedes Rechnungslaufs: Fehlt eine Angabe oder stimmt die Umsatzsteuer-ID nicht, geht die Rechnung mit Hinweis zurück an den Lieferanten, als Entwurf, den die Buchhalterin absendet. Abgezogen wird Vorsteuer nur aus Rechnungen, die die Prüfung bestanden haben und freigegeben sind.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Dieser Fall sind wir selbst: In unserem eigenen Betrieb werden Arbeitssitzungen automatisch als Aufgaben erfasst, benannt, geschätzt und für die Abrechnung vorbereitet, Mails gelesen, zugeordnet und mit Antwortentwurf vorgelegt, und nächtliche Prüfungen melden nur Abweichungen. Das ist die Vorbereitung der Ausgangsrechnung, Tag für Tag, mit Freigabe am Ende. Und bei einem unabhängigen Händler für Industrie-Ersatzteile mit rund 50 Mitarbeitern haben wir Millionen Datensätze in Salesforce mit elf Qualitätsprüfungen und bitgleichem Rollback bearbeitet, derselbe Werkzeugkasten, den ein Lieferantenstamm mit zwanzig Jahren Geschichte braucht.
Was bei uns schiefging: Die automatische Benennung der Aufgaben war anfangs zu technisch für die Rechnung und bekam die Regel, in der Sprache des Kunden zu schreiben; und eine nächtliche Prüfung meldete jede Nacht denselben Fehler, bis wir sie auf Änderungen statt Zustände umstellten. Für eine Buchhaltung heißt das: Buchungstexte in der Sprache, die der Prüfer versteht, und Meldungen nur über das, was sich seit gestern geändert hat, nicht über 250 überfällige Posten jeden Morgen.
Preise
Preise für Buchhaltung und Rechnungswesen
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Eingangsrechnungen lesen, prüfen und zur Freigabe zuordnen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Buchhaltungen und Finanzabteilungen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Rechnungen, Bankdaten und Lieferantendaten durch einen solchen Ablauf laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und das in der Verfahrensdokumentation steht. Für Rechnungen und Bankdaten bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell, und der Ablauf speichert keine Belege außerhalb Ihrer Systeme. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität, die Beschreibung für die GoBD-Dokumentation liefern wir mit.
Ersetzt das Candis, DATEV Unternehmen online oder den Rechnungsworkflow im ERP?
Nein, es füttert sie. Freigabewerkzeuge und ERP arbeiten mit den Daten, die sie bekommen; der Ablauf sorgt dafür, dass eine Rechnung ohne Bestellnummer trotzdem mit Bestellung, Wareneingang, Konto und Freigeber dort ankommt, und dass ein Zahlungseingang ohne Verwendungszweck mit einem Zuordnungsvorschlag in der Offene-Posten-Liste steht. Wo eine vorhandene Funktion ausreicht, sagen wir das in der Analyse.
Wir haben zwei Buchhalterinnen und 400 Rechnungen im Monat. Lohnt sich das?
Ab etwa 50 Mitarbeitern im Unternehmen und einigen hundert Rechnungen im Monat kann sich der erste Ablauf rechnen, meist der Rechnungseingang, weil Skonto und Mahngebühren messbar sind. Unter dieser Größe sagen wir offen, dass ein Festpreisprojekt selten lohnt und die Werkzeuge des Steuerberaters der bessere Weg sind. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung, der Kostenrechner eine Größenordnung.
Wie läuft die Einführung, ohne dass der Abschluss gefährdet ist?
Nicht im Dezember, und im Parallelbetrieb. Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die die Belege bearbeiten, meist Kreditoren, Debitoren und die Leitung. Dann prüft die Buchhalterin zwei Wochen lang jeden Vorschlag des Ablaufs gegen ihre eigene Arbeit, danach nur noch die markierten Fälle. Der Steuerberater bekommt die Verfahrensbeschreibung vorher, damit er beim Abschluss nichts Neues findet.
Verweis
Weiterlesen zu KI in der Buchhaltung
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.