Zielgruppe
Die Stabsstelle Digitalisierung hat sechzig Ideen und keine Kapazität, die erste umzusetzen.
Ein Familienunternehmen mit 1.200 Mitarbeitern, eine Stabsstelle Digitalisierung mit zwei Personen direkt unter der Geschäftsführung: eine Confluence-Seite mit 60 Ideen aus den Fachbereichen, von der Rechnungsprüfung bis zur Schichtplanung, ein Jira-Board mit vier Piloten, acht Power-Automate-Flows, die niemand mehr pflegt, und eine IT mit acht Leuten, die SAP und Microsoft 365 am Laufen hält. Seit einem Jahr wurde keine der 60 Ideen umgesetzt, weil jede eine Entwicklerkapazität braucht, die es nicht gibt, oder ein Werkzeug, das nicht in die Landschaft passt. Die Stabsstelle schreibt stattdessen Fördermittelanträge, Anbietervergleiche und Präsentationen. Eine KI-Strategie für den Mittelstand beginnt deshalb nicht mit dem Strategiepapier, sondern mit der Liste: bewerten, sortieren, den ersten Ablauf in Betrieb bringen, und aus dem Betrieb lernen, was die zweite Idee wert ist.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Digitalisierungsbeauftragten und CDOs am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Digitalisierungsbeauftragten und CDOs lohnen
Die Stabsstelle entscheidet, was gebaut wird. Alles davor, das Einsammeln, Bewerten und Dokumentieren, ist Arbeit, die heute die Umsetzung verdrängt. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Ideen der Fachbereiche bewerten und in eine Reihenfolge bringen
Confluence, Jira, Ideenformular, Excel
60 Ideen in Confluence, jede zwei Sätze lang, keine mit Menge, Systemen oder Beteiligten. Der Ablauf liest jede Idee, stellt dem Einreicher nach festem Raster Rückfragen, wie oft, wie viele Vorgänge, welche Systeme, wer macht es heute, liest die Antworten ein und schätzt Aufwand und Nutzen nach Ihren Kriterien. Er erkennt Dubletten und Ideen, die denselben Ablauf betreffen, und schlägt eine Reihenfolge mit Begründung vor. Die Stabsstelle und die Geschäftsführung entscheiden; die Liste wird zum Arbeitsvorrat statt zum Friedhof.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Prozesse der Fachbereiche aufnehmen und dokumentieren
Teams, Confluence, Miro, SAP
Ein Prozess, zwei Stunden Gespräch mit dem Fachbereich, danach drei Tage Schreibarbeit. Der Ablauf liest die Aufzeichnung des Gesprächs, erstellt daraus die Prozessbeschreibung nach Ihrer Vorlage, Schritte, Systeme, Beteiligte, Eingangs- und Ausgangsdokumente, und markiert Medienbrüche, manuelle Übertragungen und Wartezeiten mit Zitat aus dem Gespräch. Offene Punkte werden als Fragen an den Fachbereich formuliert. Der Fachbereich bestätigt die Beschreibung, die Stabsstelle hat für zwanzig Prozesse eine vergleichbare Grundlage statt zwanzig verschiedener Notizen.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Anbieter- und Werkzeugvergleiche aus Unterlagen erstellen
Angebote als PDF, Datenschutzunterlagen, Excel, SharePoint
Fünf Anbieter für ein Dokumentenmanagement, fünf Angebote in fünf Strukturen, dazu Auftragsverarbeitungsverträge, Preisblätter und Demo-Notizen. Der Ablauf liest alle Unterlagen, bringt Leistungen, Preise, Laufzeiten, Schnittstellen, Serverstandorte und Unterauftragsverarbeiter in dieselben Spalten, markiert, wo ein Anbieter eine Frage nicht beantwortet hat, und formuliert die Rückfragen. Was in den Unterlagen fehlt, steht als Lücke, nicht als Annahme. Die Bewertung und die Entscheidung bleiben bei Stabsstelle, IT und Datenschutz.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Fördermittelanträge und Projektberichte vorbereiten
Förderportale, Word, Jira, Confluence
Drei Anträge im Jahr, jeder mit Projektbeschreibung, Arbeitspaketen, Kostenplan und Nachweisen, und dazu Zwischenberichte mit denselben Angaben in anderer Reihenfolge. Der Ablauf zieht die Projektfakten aus Jira, Confluence und den Angeboten, füllt die Struktur des Antrags oder Berichts, hält die Begriffe des Förderprogramms ein und markiert, welche Nachweise fehlen und welche Angaben er nicht belegen kann. Zahlen übernimmt er nur mit Quelle. Die Stabsstelle prüft, ergänzt die Begründung und unterschreibt.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Pilotprojekte messen und für die Geschäftsführung aufbereiten
Power Automate, Jira, Power BI, SharePoint
Vier Piloten laufen, und zur Geschäftsführungssitzung weiß niemand genau, wie viele Vorgänge der Rechnungs-Flow im letzten Quartal tatsächlich verarbeitet hat. Der Ablauf sammelt je Pilot die vereinbarten Kennzahlen aus den beteiligten Systemen, Vorgänge, Fehlerquote, Eingriffe durch Menschen, Zeit je Vorgang, vergleicht sie mit dem Ziel aus dem Pilotantrag und schreibt die Seite für die Sitzung als Entwurf: Stand, Abweichung, Empfehlung zur Entscheidung. Die Stabsstelle prüft die Zahlen und formuliert die Empfehlung selbst.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Digitalisierungsbeauftragten und CDOs
Die Stabsstelle besitzt keine Fachsysteme, sie arbeitet in den Werkzeugen der Zusammenarbeit und an den Rändern von SAP und Microsoft 365. Dort entstehen die Listen, die niemand abarbeitet.
- ZusammenarbeitMicrosoft 365, Teams, SharePoint, Confluence, Miro
- AutomatisierungPower Automate, Power Apps, Make, n8n, Zapier
- Projekte und AufgabenJira, Azure DevOps, Microsoft Planner, Asana
- ERPSAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365, proALPHA, abas ERP
- Low-CodePower Apps, Mendix, OutSystems, Dataverse
- AuswertungPower BI, Excel, Qlik Sense
Einwände
Was bei Digitalisierungsbeauftragten und CDOs besonders zählt
Die Einwände, die Stabsstellen und Geschäftsführungen zuerst nennen, und unsere Antwort darauf.
- Der EU AI Act verlangt KI-Kompetenz bei allen, die KI nutzen. Artikel 4 verlangt sie, und ein Ablauf macht sie einfacher als ein Chatfenster: Die Mitarbeiter sehen, was der Ablauf gelesen, vorgeschlagen und markiert hat, und entscheiden an klaren Stellen. Wir liefern je Ablauf eine Beschreibung in Betriebssprache, die als Schulungsunterlage taugt, und dokumentieren, wer eingewiesen wurde.
- Noch ein Werkzeug, noch eine Insel. Ein Ablauf ist kein Werkzeug, das jemand öffnen muss. Er liest aus Ihren Systemen und schreibt dorthin zurück, wo die Arbeit ohnehin stattfindet, in SAP, Outlook, SharePoint, Jira. Es entsteht keine neue Oberfläche, die gepflegt werden will, sondern ein Schritt, der zwischen den vorhandenen läuft und dokumentiert ist.
- Der Betriebsrat muss früh beteiligt werden. Ja, nach § 90 BetrVG bei der Planung technischer Anlagen, und bei Abläufen, die Leistung oder Verhalten erfassen könnten, nach § 87 Absatz 1 Nummer 6. Wir liefern dafür die Beschreibung des Datenflusses und der Protokolle je Ablauf, bevor gebaut wird, und haben einen Leitfaden für die Einführung mit dem Betriebsrat.
- Datenschutz und Informationssicherheit stoppen jeden Piloten. Weil die Fragen zu spät kommen. Wir beantworten sie vor dem Bau: Datenfluss, Speicherort, Betriebsart des Modells, Unterauftragsverarbeiter, Protokolle. Der Datenschutzbeauftragte bekommt das als Dokument, nicht als Demo, und entscheidet je Ablauf, wo das Modell läuft, im Haus, auf EU-Servern oder in der Cloud unter Vertrag.
- Wir haben schon Copilot und Power Automate. Für das, was beide nicht tun: einen Ablauf in Menge betreiben, mit Regeln, Prüfschritt, Protokoll und jemandem, der ihn überwacht, wenn der Flow am Wochenende stehen bleibt. Copilot hilft einer Person, ein Ablauf erledigt eine Aufgabe für alle. Oft ist Power Automate dabei das Werkzeug, das wir nutzen.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Den Weg vom Piloten in den Betrieb kennen wir aus einem anderen Haus. Für einen europäischen Technologie-Distributor mit rund 2.000 Mitarbeitern an zwölf Standorten haben wir Anfragen aus einem Sammelpostfach automatisch nach Markt und Land zugeordnet und in NetSuite angelegt, eine Wissensdatenbank aus der Dokumentation mit Chat in fünf Sprachen, Quellenangabe und Übergabe an Menschen aufgebaut und Produktdaten aus PDF-Datenblättern gewonnen. Die Website liefert seitdem 400 Prozent mehr Anfragen. Das war genau die Art Idee, die auf einer Liste mit 60 anderen steht, bis jemand sie in Betrieb nimmt.
Was dort schiefging: Die Routing-Regeln für Grenzfälle mussten zweimal nachgezogen werden, und die Wissensdatenbank antwortete anfangs zu ausführlich. Für die Stabsstelle heißt das: Ein Pilot ist nach dem Bau nicht fertig, er braucht sechs Wochen Betrieb mit jemandem, der die Regeln nachschärft, und genau diese Zeit gehört in den Antrag.
Preise
Preise für Digitalisierungsbeauftragte, Innovationsmanager und CDO
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Ideen der Fachbereiche bewerten und in eine Reihenfolge bringen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Digitalisierungsbeauftragten und CDOs
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Welche Daten dürfen die Fachbereiche überhaupt in eine KI geben?
Das legt die Analyse je Ablauf fest, nicht die Fachbereiche von Fall zu Fall. Für jeden Ablauf steht fest, welche Daten er liest, wo das Modell läuft, im Haus, auf EU-Servern oder in der Cloud unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und was protokolliert wird. Keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Die drei Betriebsarten erklärt die Seite Datensouveränität.
Ersetzt das unsere Power-Automate-Flows oder Copilot?
Nein. Flows, die laufen, bleiben; oft bauen wir den Ablauf mit Power Automate, wenn es zur Landschaft passt. Was wir hinzufügen, ist das, was Flows nicht haben: Regeln für Grenzfälle, einen Prüfschritt, ein Protokoll und den Betrieb mit Überwachung. Copilot bleibt das Werkzeug der einzelnen Person; ein Ablauf erledigt eine Aufgabe für alle. Wann sich welches lohnt, steht in Chatfenster oder Ablauf.
Liefert die Analyse eine KI-Strategie oder einen Ablauf?
Beides, aber in dieser Reihenfolge: Die Analyse geht drei Tage mit den Fachbereichen durch die Liste, sagt, welche Ideen sich als Ablauf rechnen, welche ein vorhandenes Werkzeug lösen und wo sich KI nicht lohnt, und endet mit einer begründeten Reihenfolge. Das ist die Strategie, die eine Stabsstelle braucht: eine Liste, bei der klar ist, was als Nächstes gebaut wird. Nach jeder Stufe entscheiden Sie neu.
Wir haben 40 Mitarbeiter und einen Digitalisierungsbeauftragten. Lohnt sich das?
Unter etwa 50 Mitarbeitern rechnet sich ein Umbau zum Festpreis selten, weil die Menge je Ablauf fehlt, das sagen wir offen. Dann lohnt sich ein Ablauf eher im Verbund, in einer Unternehmensgruppe oder über einen Verband, der ihn für mehrere Häuser betreibt. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI-Strategie für den Mittelstand
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.