Was ein KI-Projekt im Mittelstand kostet: Analyse, Umbau, Betrieb, Modellkosten

Fünf Kostenblöcke, die in jedes KI-Projekt gehören

Ein KI-Projekt, das einen Ablauf im Betrieb übernimmt, besteht immer aus denselben Bausteinen, egal wer es baut. Wer Angebote vergleicht, sollte prüfen, ob alle fünf darin auftauchen oder ob einer stillschweigend bei Ihnen landet:

1. Analyse: Welche Abläufe lohnen sich, was kostet der Umbau, welche Daten fließen wohin.
2. Umbau: Regeln festlegen, in Ihren Systemen bauen, Probelauf, Parallelbetrieb, Übergabe.
3. Betrieb: Überwachung, Anpassung an neue Modelle, Systemupdates und geänderte Regeln.
4. Modellkosten: Die Gebühren des Modellanbieters je verarbeiteter Textmenge, oder die Rechenleistung für ein Modell im eigenen Haus.
5. Interner Aufwand: Die Zeit Ihrer Mitarbeiter für Gespräche, Regeln, Prüfung und Freigaben.

Die ersten drei sind Dienstleistung, die vierte ist Verbrauch, die fünfte ist Ihre eigene Arbeitszeit. Gerade die letzten beiden fehlen in vielen Angeboten, und sie entscheiden oft darüber, ob ein Projekt im Budget bleibt.

Was wir für Analyse, Umbau und Begleitung berechnen

Wir nennen unsere Preise öffentlich, weil Sie vor dem ersten Gespräch wissen sollen, worauf Sie sich einlassen. Alle Beträge netto zuzüglich Umsatzsteuer:

Warum die Spanne beim Umbau so breit ist: Ein Ablauf zwischen einem Postfach und einem CRM ist einfacher als einer, der ERP, PIM und Shop verbindet. Rechtstexte nach einer Richtlinie brauchen mehr Prüfschritte als Kategorietexte. Ergebnisse als Datei zu liefern ist günstiger, als sie in ein System zurückzuschreiben, das dabei nicht kippen darf. Die Menge selbst treibt den Bau dagegen kaum: Ob 1.000 oder 100.000 Datensätze, der Ablauf ist derselbe. Was mit der Menge steigt, sind Prüfung, Laufzeit und Modellkosten. Alle Preisfaktoren im Einzelnen stehen auf der Seite Vorgehen und Preise.

Ein typisches erstes Jahr mit Analyse, zwei umgebauten Abläufen und Begleitung liegt bei uns zwischen 60.000 und 100.000 Euro netto. Code, Regeln, Prompts und Dokumentation gehören Ihnen nach Zahlung. Es gibt keine Lizenz und keine Plattformgebühr, die danach weiterläuft.

Modellkosten: was ein Sprachmodell je Lauf kostet

Sprachmodelle von Anbietern wie Anthropic, OpenAI, Google oder Mistral werden nach Token abgerechnet, getrennt nach Eingabe und Ausgabe, mit einem Preis je Million Token. Ein Token ist ein Wortbestandteil; für deutschen Text können Sie grob mit anderthalb bis zwei Token je Wort rechnen. Zur Eingabe zählt alles, was das Modell lesen muss: das Dokument, die Regeln, das Glossar, Beispiele. Zur Ausgabe zählt, was es schreibt. Ausgabe-Token sind deutlich teurer als Eingabe-Token.

Die Preise ändern sich häufig, meist nach unten, und unterscheiden sich je Modellklasse stark. Als Größenordnung, ausdrücklich als unsere Schätzung, Stand Oktober 2026: Große Modelle liegen bei grob 1 bis 5 Euro je Million Eingabe-Token und 5 bis 25 Euro je Million Ausgabe-Token. Kleine Modelle kosten ein Zehntel davon und weniger. Viele Anbieter geben für Aufträge, die nicht sofort fertig sein müssen, einen deutlichen Nachlass. Prüfen Sie vor jeder Entscheidung die aktuelle Preisliste des Anbieters.

Beispielrechnung: 5.000 Produkttexte aus Datenblättern

Angenommen, ein Ablauf erzeugt 5.000 Produkttexte aus Herstellerdatenblättern und prüft jeden Text in einem zweiten Schritt gegen Regeln. Die Rechnung ist eine Schätzung mit Annahmen, Stand Oktober 2026, kein Angebot:

Zusammen sind das rund 37 Millionen Eingabe-Token und rund 4,9 Millionen Ausgabe-Token. Wir nehmen ein großes Modell zu 3 Euro je Million Eingabe und 15 Euro je Million Ausgabe an. Das ergibt etwa 112 Euro plus 73 Euro, zusammen rund 190 Euro für den gesamten Lauf, also unter 4 Cent je Text. Läuft der Prüfschritt über ein kleineres Modell, sinkt der Betrag weiter. Abläufe mit Recherche im Netz oder sehr langen Dokumenten verbrauchen ein Vielfaches. Für Texte in Menge liegen die Modellkosten je Lauf nach unserer Erfahrung meist im zwei- bis dreistelligen Eurobereich.

Ein zweites Beispiel für einen laufenden Ablauf: 60 eingehende Anfragen am Tag lesen, einordnen und dem richtigen Team zuweisen. Bei rund 1.300 Anfragen im Monat, 3.000 Token Eingabe und 200 Token Ausgabe je Anfrage kommen mit denselben Annahmen etwa 16 Euro im Monat zusammen, ebenfalls eine Schätzung.

Die Modellkosten sind damit fast immer der kleinste Posten. Wir berechnen sie nicht mit Aufschlag weiter: Sie laufen über Ihr eigenes Konto beim Anbieter oder werden transparent nach Verbrauch abgerechnet. Läuft ein offenes Modell im eigenen Haus, entfallen die Gebühren je Token; dafür kommen Einrichtung und Rechenleistung hinzu. Das lohnt sich vor allem, wenn die Daten das Haus nicht verlassen dürfen, seltener aus Kostengründen.

Der interne Aufwand, der in keinem Angebot steht

Ihre Mitarbeiter sind an jedem Projekt beteiligt, und das ist gut so: Sie kennen die Regeln, die der Ablauf einhalten muss. Planen Sie diese Zeit ein:

• Analyse: Die Menschen, die die Arbeit machen, jeweils ein bis zwei Stunden für Gespräch und Zuschauen. Die IT einen halben Tag für den Blick in die Systeme.
• Regelwerk und Zugänge: Ein Ansprechpartner aus der Fachabteilung legt mit uns fest, was der Ablauf darf und was er vorlegt. Die IT gibt Zugänge frei.
• Probelauf: Die Fachabteilung prüft eine Stichprobe Stelle für Stelle. Das ist der aufwendigste Teil für Sie und der wichtigste, denn aus jeder Abweichung wird eine Regel.
• Parallelbetrieb und Übergabe: Vergleich der Ergebnisse, Einweisung in Dokumentation und Regeln.

Eine Projektgruppe brauchen Sie nicht, einen Ansprechpartner mit Entscheidungsbefugnis schon. Rechnen Sie für ihn während des Umbaus mit einigen Stunden pro Woche.

Zwei weitere Kosten tauchen manchmal erst im Projekt auf. Manche Systeme geben Schnittstellen nur in höheren Lizenzstufen frei oder begrenzen die Zahl der Abfragen. Bei einem Ersatzteilhändler etwa begrenzt Salesforce die Abfragen pro Monat; der Umbau der Zwischenspeicher hat sie um 71 Prozent gesenkt, damit das Kontingent hält. Solche Grenzen klären wir in der Analyse, damit sie nicht später zur Nachforderung werden.

Rechnet sich das? Ein Rechenbeispiel

Die Frage, ob sich ein Projekt rechnet, beantwortet die Analyse mit Zahlen aus Ihrem Betrieb. Wie die Rechnung aufgebaut ist, zeigt dieses Beispiel mit angenommenen Zahlen. Es ist keine Zusage, sondern ein Rechenweg:

• Ablauf A, Anfragen einordnen: 60 Anfragen am Tag zu je 5 Minuten, an 230 Arbeitstagen, sind rund 1.150 Stunden im Jahr.
• Ablauf B, Produktdaten pflegen: 200 Datensätze pro Woche zu je 6 Minuten, an 46 Wochen, sind rund 920 Stunden im Jahr.
• Restaufwand: Ein Viertel der Arbeit bleibt bei Menschen, für Prüfung und unklare Fälle. Es bleiben rund 1.550 eingesparte Stunden.
• Bewertung: Bei 45 Euro Vollkosten je Stunde sind das rund 70.000 Euro im Jahr.
• Einmalige Kosten: Analyse 4.900 Euro, zwei Umbauten zu angenommenen 22.000 und 30.000 Euro, zusammen 56.900 Euro.
• Laufende Kosten: Begleitung zu angenommenen 2.900 Euro im Monat, rund 34.800 Euro im Jahr, plus Modellkosten von einigen hundert Euro.

Im laufenden Betrieb bleiben in diesem Beispiel rund 35.000 Euro im Jahr übrig, die einmaligen Kosten sind nach etwa 20 Monaten eingespielt. Die Begleitung ist dabei voll eingerechnet; wer den Ablauf nach der Übergabe mit der eigenen IT betreibt, spart sie. Nicht eingerechnet ist, was die frei werdende Zeit wert ist, wenn die Fachkräfte Arbeit erledigen, die heute liegen bleibt, oder wenn Anfragen am selben Tag statt am Montag beantwortet werden.

Bei manchen Abläufen ist die Rechnung noch klarer, weil die Alternative eine einmalige Großaufgabe ist. Bei einem Energietechnik-Hersteller mit rund 400 Mitarbeitern hätte die Prüfung mehrerer tausend Seiten und Datenblätter auf Umweltaussagen von Hand drei bis vier Personenmonate gekostet. Wie der Ablauf das gelöst hat, steht in der Fallstudie zum Energietechnik-Hersteller. Und welche Abläufe überhaupt für eine solche Rechnung in Frage kommen, beschreibt der Artikel Welche Abläufe sich für KI lohnen, und welche nicht.

Acht Fragen an jedes Angebot

Mit diesen Fragen machen Sie unterschiedliche Angebote vergleichbar, unabhängig davon, von wem sie kommen:

1. Ist der Preis für den Umbau ein Festpreis oder eine Schätzung nach Aufwand? Was passiert, wenn es länger dauert?
2. Was kostet der Betrieb nach dem Projekt, und ab wann ist er kündbar?
3. Werden Modellkosten mit Aufschlag weiterberechnet, und laufen sie über Ihr eigenes Konto?
4. Fallen Gebühren pro Nutzer, pro Vorgang oder für eine Plattform an, die nach dem Projekt weiterlaufen?
5. Wem gehören Code, Regeln, Prompts und Dokumentation nach Zahlung?
6. Was kostet ein Wechsel des Sprachmodells, wenn ein besseres oder günstigeres erscheint?
7. Sind Probelauf und Parallelbetrieb im Preis enthalten, oder beginnt die Abrechnung danach neu?
8. Wie viel interne Zeit wird von Ihren Mitarbeitern erwartet, und in welchen Wochen?

Ein Angebot, das auf alle acht Fragen eine klare Antwort hat, ist vergleichbar. Eines, das bei drei davon ausweicht, wird im Projekt teurer als gedacht.

Was das für Sie heißt

Ein KI-Projekt im Mittelstand muss kein offenes Budget sein. Die Dienstleistung lässt sich zum Festpreis fassen, die Modellkosten sind bei Texten in Menge meist ein zwei- bis dreistelliger Betrag je Lauf, und der größte unbekannte Posten ist Ihre eigene Zeit, die sich planen lässt. Ob sich ein Ablauf rechnet, entscheidet die Gegenrechnung mit Menge mal Zeit aus Ihrem Betrieb. Wenn Sie heute für einen Ablauf Standardsoftware pro Kopf bezahlen und trotzdem daneben in Excel arbeiten, gehört diese Nebenarbeit in die Rechnung.

Ihr nächster Schritt: Stellen Sie im Kostenrechner Ihre Lizenzkosten und die Nebenarbeit in Excel einem Werkzeug nach Maß gegenüber, über fünf Jahre, mit Ihren eigenen Zahlen.

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• Welche Abläufe sich für KI lohnen, und welche nicht
• Werkzeuge, die zu Ihnen passen: wann Maßarbeit günstiger ist als die Lizenz
• Fallstudie: Regeltexte über zehn Domains
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