Zielgruppe
Im Controlling geht der fünfte Arbeitstag nicht in die Analyse, sondern in das Einsammeln.
Ein Maschinenbauer mit 600 Mitarbeitern, vier Controller, SAP mit CO-Modul, LucaNet für die Konsolidierung, Power BI für die Berichte und 30 Excel-Vorlagen, die jeden Monat an die Bereiche gehen und zurückkommen. Am fünften Arbeitstag nach Monatsende fehlen zwei Rückläufe, in dreien sind Zeilen verschoben, und die Geschäftsführung will bis Mittag wissen, warum der Deckungsbeitrag in der Region Süd gefallen ist. Die Controller tippen Kommentare zu 120 Kostenstellen, beantworten dieselbe Frage zur Umlage dreimal und bauen am Abend eine Sonderauswertung, weil der Vertriebsleiter die Zahl je Kunde braucht. KI im Controlling beginnt deshalb nicht beim Dashboard, sondern beim Einsammeln und Prüfen: Rückläufe lesen, Abweichungen finden, Erklärungen vorbereiten, und dem Controller vorlegen, was er freigibt.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Controllern und Finanzleitungen am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Controllern und Finanzleitungen lohnen
Das Produkt des Controllings ist die Erklärung, nicht die Tabelle. Alles davor ist Einsammeln, Abgleichen und Nachfragen. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Rückläufe der Bereiche einsammeln, prüfen und konsolidieren
Excel, SharePoint, LucaNet, Jedox, Outlook
30 Excel-Vorlagen gehen monatlich an die Bereiche, 30 kommen in 30 Zuständen zurück: Formeln überschrieben, Kostenstellen umbenannt, eine Spalte eingefügt. Der Ablauf liest jeden Rücklauf, prüft Struktur, Summen und Kostenstellen gegen den Stamm, meldet dem Absender konkret, was nicht passt, und erinnert die Säumigen nach festen Regeln. Was stimmt, stellt er für die Konsolidierung bereit; was abweicht, markiert er mit Zelle und Grund. Der Controller gibt den konsolidierten Stand frei, statt 30 Dateien zu öffnen.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Abweichungen zu Plan und Vorjahr kommentieren
SAP CO, LucaNet, Power BI, Word
120 Kostenstellen, jeden Monat Abweichungen zu Plan und Vorjahr, zu jeder ein Satz, der erklärt statt beschreibt. Der Ablauf berechnet die Abweichungen, zieht die Buchungen heran, die sie verursachen, erkennt bekannte Muster wie Periodenverschiebungen oder Einmaleffekte und schreibt den Kommentarentwurf mit Verweis auf die Belege. Was er nicht herleiten kann, markiert er als offene Frage an den Bereich. Der Controller korrigiert, ergänzt das, was nur er weiß, und gibt den Bericht frei.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Kostenstellenberichte verteilen und Rückfragen beantworten
Outlook, Power BI, SAP CO, Teams
80 Bereichsleiter bekommen monatlich ihren Bericht und stellen zusammen 200 Rückfragen: Warum steht die Schulung auf meiner Kostenstelle, was ist diese Umlage, wer hat das gebucht. Der Ablauf liest die Frage, findet die Buchung mit Beleg und Buchungstext, entwirft die Antwort und, wenn eine Umbuchung nötig ist, den Umbuchungsantrag mit Begründung. Gesendet wird nach Freigabe durch den Controller; Fragen, die sich häufen, landen als Hinweis für die nächste Berichtsfassung.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Ad-hoc-Anfragen der Geschäftsführung aus Rohdaten beantworten
SAP S/4HANA, SQL Server, Power BI, Excel
Deckungsbeitrag je Kunde, Marge je Produktgruppe in einer Region, Personalkosten je Auftrag: zehn solcher Fragen im Monat, jede eine Stunde Abfragen bauen. Der Ablauf übersetzt die Frage in eine Abfrage auf Ihre Datenquellen, zeigt den Rechenweg mit Filtern, Zuordnungen und ausgeschlossenen Buchungen offen an, liefert das Ergebnis als Tabelle und markiert, wo Zuordnungen unsicher sind, etwa Kunden mit mehreren Debitorennummern. Der Controller prüft den Rechenweg und gibt die Zahl frei, bevor sie die Geschäftsführung sieht.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Kennzahlen für das Cockpit pflegen und Datenfehler finden
CRM, Betriebsdatenerfassung, Lohnabrechnung, Power BI, Excel
60 Kennzahlen aus sieben Quellen füllen das Management-Cockpit, und jeden Monat ist eine falsch, weil in der Betriebsdatenerfassung eine Maschine fehlt oder im CRM ein Auftrag doppelt steht. Der Ablauf prüft nach jeder Aktualisierung Vollständigkeit, Summen gegen die Vorsysteme, Ausreißer gegen die eigene Historie und bekannte Fehlerbilder. Er meldet nur Änderungen und Abweichungen, nicht Zustände, mit Quelle und Vorschlag zur Korrektur. Korrigiert wird nach Freigabe, jede Korrektur ist protokolliert.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Controllern und Finanzleitungen
Das ERP liefert die Buchungen, Planungs- und Berichtswerkzeuge liegen darauf, und dazwischen hält Excel alles zusammen. In diesem Dazwischen steckt die Handarbeit.
- ERP und RechnungswesenSAP S/4HANA Finance, SAP CO, Microsoft Dynamics 365 Finance, DATEV, proALPHA
- Planung und KonsolidierungLucaNet, Jedox, Board, Corporate Planner, Planungsvorlagen in Excel
- BerichtePower BI, Qlik Sense, Tableau, SAP Analytics Cloud
- Datenquellen der BereicheCRM, Betriebsdatenerfassung, Zeiterfassung, Lohnabrechnung, Warenwirtschaft
- DatenhaltungSQL Server, Snowflake, Azure Synapse, Data Warehouse im Haus
- ZusammenarbeitExcel, SharePoint, Outlook, Teams
Einwände
Was bei Controllern und Finanzleitungen besonders zählt
Die Einwände, die im Controlling zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Zahlen für Abschluss und Bericht müssen nachvollziehbar und prüfbar sein. Jede Zahl, die der Ablauf liefert, trägt ihren Rechenweg: Quelle, Filter, Zuordnung, ausgeschlossene Buchungen. Das ist für den Wirtschaftsprüfer leichter nachzuvollziehen als eine Excel-Datei mit fünfzehn Reitern. Herleitung und Freigabe werden protokolliert, so wie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung es für die Nachprüfbarkeit verlangen.
- Das interne Kontrollsystem und das Vier-Augen-Prinzip dürfen nicht leiden. Sie werden stärker. Der Ablauf ist das erste Augenpaar, das nie müde wird, der Controller das zweite, und die Trennung ist im System erzwungen: Der Ablauf kann vorschlagen und markieren, aber nichts buchen, nichts versenden und nichts im Cockpit ändern, was nicht freigegeben ist.
- Finanzdaten sind hochvertraulich, bei uns gelten Insiderregeln. Für Abschlusszahlen und Planung läuft das Modell im Haus oder auf einem EU-Server unter Ihrer Kontrolle; welche Daten wohin fließen, ist je Ablauf dokumentiert. Keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell, und wer welche Auswertung angestoßen hat, steht im Protokoll, auch für die Insiderliste.
- Controller akzeptieren keine Ergebnisse, deren Rechenweg sie nicht prüfen können. Deshalb liefert der Ablauf keinen Wert ohne Weg. Jede Auswertung zeigt die Abfrage in lesbarer Form, jede Kommentierung den Beleg, jede Konsolidierung die Herkunft je Zelle. Wer nachrechnen will, kann es; wer nicht, sieht, dass es jemand könnte.
- Excel ist unser Werkzeug, das geben wir nicht her. Müssen Sie nicht. Der Ablauf liest Ihre Vorlagen, schreibt in Ihre Vorlagen und meldet, wenn jemand sie verbogen hat. Was Excel heute mühsam macht, das Einsammeln und Prüfen, übernimmt er; was Excel gut kann, das Rechnen vor Ihren Augen, bleibt.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Die Arbeit mit großen, fehleranfälligen Datenbeständen kennen wir aus einem anderen Betrieb. Für einen unabhängigen Händler von Industrie-Ersatzteilen mit rund 50 Mitarbeitern haben wir einen Bestand aus Millionen Teilen von 2.226 Herstellern in Salesforce bearbeitet: elf Qualitätsprüfungen vor jeder Änderung, bitgleiches Rollback, ein Wochenbericht, der nur Abweichungen zeigt, und ein Stoppschalter. Das ist derselbe Werkzeugkasten, den eine Konsolidierung aus 30 Rückläufen und ein Cockpit aus sieben Quellen brauchen: prüfen, bevor etwas geschrieben wird, und jede Änderung rückholbar halten.
Was dort schiefging: In der ersten Woche fehlte eine Prüfung auf Umlaute, und einige Texte kamen beschädigt an, bevor der Wochenbericht es zeigte. Im Controlling heißt die Lehre: Jede Datenquelle bekommt vor dem Zusammenführen ihre eigene Vollständigkeitsprüfung, nicht erst die Summe am Ende.
Preise
Preise für Controller und Finanzleitung
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Rückläufe der Bereiche einsammeln, prüfen und konsolidieren" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Controllern und Finanzleitungen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Abschluss- und Planzahlen überhaupt durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Für Abschluss, Planung und alles, was unter Insiderregeln fällt, bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; keine Ihrer Zahlen trainiert ein fremdes Modell. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, steht unter Datensouveränität.
Ersetzt das LucaNet, Jedox oder Power BI?
Nein, es füttert sie. Konsolidierung und Berichte bleiben in Ihren Werkzeugen; unsere Abläufe kümmern sich um das, was davor liegt: unordentliche Rückläufe, fehlende Daten, Kommentare, Rückfragen der Bereiche und Auswertungen, für die es noch keinen Bericht gibt. Wo eine Funktion Ihres Planungswerkzeugs reicht, sagen wir das in der Analyse.
Wie prüfe ich als Controller, dass der Rechenweg stimmt?
Jede Auswertung liefert die Abfrage in lesbarer Form mit Quelle, Filtern und Zuordnungen, jede Kommentierung den Beleg, auf den sie sich stützt. In den ersten Wochen rechnen Sie jede Zahl parallel nach, danach nur die Fälle, die der Ablauf selbst als unsicher markiert. Der Betrieb und die Überwachung sind so gebaut, dass Abweichungen gemeldet werden, nicht Zustände.
Wir haben einen Controller für 90 Mitarbeiter. Lohnt sich das?
Ab etwa 50 Mitarbeitern und mit monatlichem Reporting an mehrere Bereiche meist ja, weil ein einzelner Controller am stärksten vom Einsammeln entlastet wird. Darunter, oder wenn das Reporting aus einer einzigen Quelle kommt, rechnet sich ein Umbau zum Festpreis selten, das sagen wir offen. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI im Controlling
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.