Zielgruppe
In der Gebäudereinigung wartet der Lohnlauf jeden Monat auf 800 Stundenzettel, die niemand gelesen hat.
Eine Niederlassung mit 800 Beschäftigten in 300 Objekten, die meisten in Teilzeit, viele erst seit Wochen dabei: Landwehr L2 für Objekte und Verträge, Blink für die Zeiterfassung per Handy, DATEV für den Lohn, dazu Papierzettel aus Objekten ohne Empfang und Fotos von Stundenlisten über WhatsApp. Am Monatsende sitzen drei Mitarbeiterinnen in der Verwaltung und gleichen 800 Nachweise mit Einsatzplänen und Verträgen ab, bevor der Lohn laufen kann: Wer hat in welchem Objekt wie lange gearbeitet, welche Vertretung war genehmigt, welcher Zuschlag gilt. Parallel ruft ein Objektleiter an, weil ein Auftraggeber sich über die Sanitärreinigung beschwert hat, und im Postfach liegt eine Ausschreibung mit 40 Seiten Leistungsverzeichnis. KI für Gebäudereiniger fängt deshalb bei den Nachweisen an: lesen, abgleichen, Abweichungen auflisten, und die Lohnbuchhaltung entscheidet.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Gebäudereinigern und Reinigungsunternehmen am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Gebäudereinigern und Reinigungsunternehmen lohnen
Gebäudereinigung ist ein Geschäft mit vielen Menschen, vielen Objekten und wenig Marge. Jeder Handgriff in der Verwaltung, der sich wiederholt, kostet davon. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Stundennachweise gegen Einsatzpläne prüfen
Blink, ATOSS, GFOS, Landwehr L2, DATEV Lohn und Gehalt
Am Monatsende liegen 800 Stundennachweise vor: Buchungen aus der App, Papierlisten aus Objekten ohne Empfang, abfotografierte Zettel. Der Ablauf liest jeden Nachweis, ordnet ihn Beschäftigtem, Objekt und Einsatzplan zu und prüft gegen Vertrag und Tarif: vereinbarte Stunden, genehmigte Vertretungen, Zuschläge für Nacht und Sonntag, Mindestlohn je Objekt. Was passt, geht als Vorschlag in die Lohnvorbereitung; was abweicht, steht mit Grund auf einer Liste je Objektleiter: fehlende Buchung, doppelte Zeit, Einsatz ohne Plan. Die Lohnbuchhaltung gibt frei, bevor etwas in DATEV landet.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Ausschreibungen lesen und Kalkulation vorbereiten
Ausschreibungsportale, Landwehr L2, Excel, Microsoft Dynamics 365
Eine Niederlassung bearbeitet im Jahr 60 Ausschreibungen und Anfragen, jede mit Leistungsverzeichnis, Raumbuch und Flächenlisten in eigenem Format. Der Ablauf liest die Unterlagen, überträgt Flächen, Raumarten, Reinigungsintervalle und Sonderleistungen in Ihre Kalkulationsstruktur, prüft auf Lücken und Widersprüche zwischen Raumbuch und Leistungsbeschreibung und formuliert die Rückfragen an den Auftraggeber. Die Leistungswerte und den Preis setzt Ihr Kalkulator; er beginnt mit einer befüllten Tabelle statt mit einem leeren Blatt. Eingereicht wird nach seiner Freigabe.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Bewerbungen aus Portalen, WhatsApp und Telefon erfassen
Personio, zvoove, Jobportale, WhatsApp Business, Telefonnotizen
Bei hoher Fluktuation gehen in einer Niederlassung 150 Bewerbungen und Interessentenmeldungen im Monat ein: über Portale, als Sprachnachricht, als Anruf beim Objektleiter, als Zettel am Empfang. Der Ablauf erfasst jede Meldung in der Personalsoftware, erkennt Wohnort, Verfügbarkeit nach Wochentagen und Tageszeit, Sprache und Führerschein, gleicht gegen offene Stellen im Umkreis ab und legt dem Objektleiter einen Vorschlag mit Rückrufnotiz vor. Wer nicht passt, bekommt eine Absage als Entwurf. Eingestellt wird nur, wen der Objektleiter gesprochen hat.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Reklamationen zuordnen und Rückmeldung vorbereiten
Exchange, Sammelpostfach, Landwehr L2, Kundenportal, Objekt-App
Auftraggeber melden Mängel per Mail, Portal oder Anruf beim Objektleiter: 200 Meldungen im Monat, vom vergessenen Papierkorb bis zur Beschwerde des Facility-Managers mit Fotos. Der Ablauf liest jede Meldung, ordnet sie Objekt, Vertrag, Team und Schicht zu, erkennt, ob die Leistung überhaupt im Leistungsverzeichnis steht, und legt im System einen Vorgang mit Frist an. Für die Rückmeldung an den Auftraggeber liegt ein Entwurf bereit, für den Objektleiter die Aufgabe. Wiederholt sich ein Mangel im selben Objekt, wird das gemeldet. Geantwortet wird nach Freigabe.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Unterweisungen und Anweisungen in einfacher Sprache erstellen
Microsoft 365, SharePoint, Personio, Objekt-App
In einem Reinigungsbetrieb sprechen die Beschäftigten zwanzig Sprachen, die Sicherheitsunterweisung zu Gefahrstoffen gibt es aber nur auf Deutsch, in Juristendeutsch. Der Ablauf nimmt Ihre Vorlagen für Arbeitsverträge, Betriebsanweisungen, Unterweisungen und Objektanweisungen, schreibt sie nach festen Regeln in einfache Sprache um, übersetzt sie in die Sprachen Ihrer Belegschaft und hält Fachbegriffe wie Produktnamen und Gefahrstoffsymbole unverändert. Jede Fassung trägt Versionsstand und Quelle. Freigegeben wird je Sprache durch eine Person, die sie spricht, der Rechtstext bleibt die deutsche Fassung.
Texte und Inhalte in MengeLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Gebäudereinigern und Reinigungsunternehmen
Die Branchensoftware führt Objekte und Verträge, die Zeiterfassung läuft über Apps und Zettel, der Lohn in DATEV. Zwischen diesen drei Welten entsteht die Monatsend-Arbeit.
- BranchensoftwareLandwehr L2, zvoove, Microsoft Dynamics 365, SAP
- Zeiterfassung und EinsatzplanungBlink, ATOSS, GFOS, Zeiterfassungen per App oder Chip
- Lohn und PersonalDATEV Lohn und Gehalt, Personio, zvoove
- KommunikationMicrosoft 365, Exchange, WhatsApp Business, Objekt-Apps
- Vertrieb und VergabeAusschreibungsportale, Vergabeplattformen, Excel-Kalkulationen
Einwände
Was bei Gebäudereinigern und Reinigungsunternehmen besonders zählt
Die Einwände, die in Reinigungsbetrieben zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Tarifvertrag, Mindestlohn und Aufzeichnungspflicht. Der allgemeinverbindliche Tarifvertrag der Gebäudereinigung und die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG verlangen, dass Beginn, Ende und Dauer jeder Arbeitszeit belegt sind. Genau das prüft der Ablauf: Jeder Nachweis wird gegen Plan, Vertrag und Lohngruppe gehalten, Lücken und Widersprüche stehen auf einer Liste, und das Protokoll zeigt bei einer Prüfung durch den Zoll, was wann abgeglichen wurde.
- Zeiterfassung und Einsatzplanung sind Sache des Betriebsrats. Ja, Arbeitszeit und technische Einrichtungen zur Überwachung berühren § 87 Absatz 1 Nummer 2 und 6 BetrVG. Deshalb bauen wir keine Überwachung, sondern einen Abgleich: Der Ablauf prüft Nachweise gegen Pläne, er wertet nicht aus, wer wie schnell arbeitet. Welche Daten er liest und was er daraus macht, legen wir für die Betriebsvereinbarung offen, bevor er läuft.
- Objektwechsel ist oft ein Betriebsübergang. Wenn Sie ein Objekt übernehmen oder abgeben, kann das ein Betriebsübergang nach § 613a BGB sein, und die Beschäftigtendaten wechseln mit. Der Ablauf hält je Objekt fest, welche Personen, Verträge und Nachweise dazugehören, und erzeugt die Übergabeliste. Was weitergegeben wird, entscheidet Ihre Personalabteilung, nicht das System.
- Öffentliche Auftraggeber verlangen Nachweise. Tariftreue, Mindestlohnerklärungen, Eignungsnachweise und Referenzen: Bei öffentlichen Ausschreibungen liest der Ablauf die Nachweisliste des Auftraggebers, prüft gegen Ihre Dokumentenablage, was aktuell vorliegt, und listet, was fehlt oder abgelaufen ist. Die Nachweise selbst bleiben Ihre Dokumente; der Ablauf sorgt dafür, dass sie vollständig und rechtzeitig in der Mappe liegen.
- Schlüssel, Zutrittscodes und Beschäftigtendaten. Schlüssellisten und Zutrittsdaten Ihrer Kunden gehen in kein Cloud-Modell, Beschäftigtendaten ebenso wenig. Für Abläufe mit Personal- oder Objektdaten wählen wir die Betriebsart im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine dieser Daten trainiert ein fremdes Modell. Welcher Ablauf welche Felder liest, steht in der Dokumentation.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Zeiten erfassen, zuordnen und für die Abrechnung vorbereiten kennen wir aus dem eigenen Haus: Dieser Fall sind wir selbst. Bei uns werden Arbeitssitzungen automatisch als Aufgaben erfasst, benannt, geschätzt und für die Abrechnung vorbereitet; Mails werden gelesen, zugeordnet und mit Antwortentwurf vorgelegt; Anrufe werden in Vorgänge überführt, und nächtliche Prüfungen von Kundensystemen melden nur Abweichungen. Das ist, in kleinerem Maßstab, derselbe Weg, den 800 Stundennachweise vor dem Lohnlauf nehmen: lesen, zuordnen, abgleichen, nur das Abweichende vorlegen.
Was bei uns schiefging: Die automatische Benennung der Aufgaben war anfangs zu technisch für die Rechnung, daraus wurde die Regel, dass Rechnungstitel in der Sprache des Kunden stehen. Eine nächtliche Prüfung meldete jede Nacht denselben Fehler, bis wir sie von Zuständen auf Änderungen umstellten. Für einen Reinigungsbetrieb heißt das: Die Abweichungsliste für den Objektleiter steht in seinen Worten, nicht in Lohnarten, und ein Objekt mit dauerhaft fehlendem Empfang erscheint einmal mit Lösung, nicht jeden Monat neu.
Preise
Preise für Gebäudereinigung und Reinigungsunternehmen
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Stundennachweise gegen Einsatzpläne prüfen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Gebäudereinigern und Reinigungsunternehmen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Zeiterfassung und Personaldaten durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und der Betriebsrat weiß, was der Ablauf tut. Für Nachweise, Bewerbungen und Lohnvorbereitung bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; keine Beschäftigtendaten trainieren ein fremdes Modell. Der Ablauf gleicht ab und listet, er bewertet keine Leistung einzelner Personen. Die Betriebsarten stehen unter Datensouveränität, der Weg mit dem Betriebsrat unter KI einführen mit dem Betriebsrat.
Ersetzt das Landwehr L2 oder unsere Zeiterfassung?
Nein. Branchensoftware und Zeiterfassung bleiben führend für Objekte, Verträge und Buchungen. Unsere Abläufe arbeiten an den Rändern: dort, wo Zettel und Fotos ankommen, wo Nachweise gegen Pläne gehalten werden und wo die Lohnbuchhaltung heute von Hand sucht. Ergebnisse spielen wir über die Schnittstellen und Importformate ein, die Ihre Systeme vorsehen. Reicht eine Funktion Ihrer Software, sagen wir das in der Analyse.
Unsere Objektleiter haben keine Zeit für ein Projekt.
Das ist eingeplant. Die Analyse braucht drei Tage, davon je einen halben Tag mit zwei Objektleitern und der Lohnbuchhaltung. Im Umbau brauchen wir einen Ansprechpartner in der Verwaltung für Regeln und Freigaben. Die Einführung läuft im Parallelbetrieb: Beim ersten Lohnlauf prüft die Lohnbuchhaltung jeden Vorschlag, ab dem zweiten nur noch die Abweichungsliste. Die Objektleiter merken den Umbau daran, dass sie weniger gefragt werden.
Wir haben 120 Beschäftigte und ein Büro mit zwei Leuten.
Dann rechnet sich der Nachweis-Abgleich wahrscheinlich, die anderen Abläufe eher nicht, und das sagt die Analyse offen. Unter etwa 50 Beschäftigten lohnt ein Umbau zum Festpreis selten; dort ist der Weg über einen Verbund oder eine Kooperation, die denselben Ablauf für mehrere Betriebe nutzt. Der Potenzial-Check gibt eine erste Einschätzung in zehn Minuten.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Gebäudereiniger
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.