Zielgruppe
Abends schreibt der Objektleiter die Berichte für fünf Auftraggeber aus Fotos und Zetteln zusammen.
Ein Gebäudedienstleister mit 900 Beschäftigten, 40 Objektleitern und 300 betreuten Objekten: Planon als CAFM, SAP für Aufträge und Rechnungen, Microsoft 365 für alles andere, und eine WhatsApp-Gruppe je Objekt, in der die Haustechniker Fotos von tropfenden Ventilen und abgelaufenen Prüfplaketten posten. Der Objektleiter kommt um 17 Uhr ins Büro. Dann wartet der Monatsbericht für fünf Auftraggeber, jeder in anderer Form, dazu 60 Störmeldungen aus dem Portal eines Kunden, die noch kein Ticket sind, und ein Stapel Nachunternehmerrechnungen, die er gegen Rahmenvertrag und Leistungsnachweis prüfen soll, bevor die Buchhaltung sie freigibt. KI für Facility Management fängt bei diesem Abend an: Der Ablauf liest Fotos, Portale und Rechnungen, legt Tickets und Berichte vor, der Objektleiter entscheidet.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Gebäudedienstleistern und Facility-Managern am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Gebäudedienstleistern und Facility-Managern lohnen
Bezahlt wird für Gebäude, die funktionieren. Die Zeit der Objektleiter geht in Tickets, Rechnungen und Berichte darüber. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Störmeldungen zuordnen und als Ticket anlegen
Planon, Auftraggeberportale, Sammelpostfach, Telefonnotizen
Von 300 Objekten kommen in der Woche 800 bis 1.200 Meldungen: über das Portal des Auftraggebers, per Mail an den Objektleiter, per Anruf in der Leitstelle, als Foto in der Gruppe. Der Ablauf liest jede Meldung, erkennt Objekt, Raum, Gewerk und Dringlichkeit, prüft im CAFM, ob die Anlage bekannt ist und ob ein Wartungsvertrag oder eine Garantie greift, und legt das Ticket mit Priorität nach den Reaktionszeiten des jeweiligen Vertrags an. Mehrfachmeldungen zur selben Störung fasst er zusammen. Der Objektleiter sieht eine Liste mit Vorschlägen statt vier Eingangskanäle und gibt frei, bei Routinefällen stapelweise.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Wartungsberichte lesen und Folgeaufträge vorbereiten
Prüfprotokolle als PDF, Planon, IBM Maximo, Nachunternehmerportal
Nachunternehmer liefern im Monat mehrere hundert Prüf- und Wartungsprotokolle: Aufzüge, Brandschutzklappen, RLT-Anlagen, Türen, jedes Protokoll anders aufgebaut, viele handschriftlich ergänzt. Der Ablauf liest jedes Protokoll, erkennt Anlage, Prüfdatum, Ergebnis und festgestellte Mängel, trägt den Prüftermin in die Anlagenakte ein, berechnet die nächste Fälligkeit nach der hinterlegten Prüffrist und legt für jeden Mangel einen Folgeauftrag mit Gewerk, Priorität und Kostenschätzung aus dem Rahmenvertrag als Entwurf an. Protokolle ohne Unterschrift oder mit unklarem Ergebnis markiert er. Der Objektleiter prüft die Entwürfe und beauftragt.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Nachunternehmerrechnungen gegen Auftrag und Leistungsnachweis prüfen
SAP, Rahmenverträge, Leistungsnachweise, DMS
Im Monat kommen 400 Nachunternehmerrechnungen, jede muss gegen Auftrag, Leistungsnachweis und Rahmenvertrag geprüft werden, bevor sie an den Auftraggeber weiterberechnet wird. Der Ablauf liest Rechnung, Ticket, unterschriebenen Leistungsnachweis und die Preisliste des Rahmenvertrags, vergleicht Positionen, Mengen, Stundensätze und Zuschläge, prüft, ob die Leistung zum freigegebenen Auftrag passt, und markiert jede Abweichung mit Betrag und Begründung: doppelt berechnete Anfahrt, Stunden über dem Nachweis, Material ohne Beleg. Was passt, bekommt den Vorschlag zur Freigabe und die Zuordnung zur Weiterberechnung. Freigegeben wird nur, was der Objektleiter bestätigt.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Monatsberichte für Auftraggeber erstellen
Planon, Excel, Power BI, Berichtsvorlagen der Auftraggeber
Jeder Auftraggeber bekommt monatlich seinen Bericht: Störungen nach Gewerk, Einhaltung der Reaktionszeiten, offene Mängel, Kosten gegen Budget, Prüffristen, jeder in eigener Gliederung und Vorlage. Bei fünf Auftraggebern je Objektleiter sind das 200 Berichte im Monat für das Unternehmen. Der Ablauf liest Ticket-, Wartungs- und Kostendaten, rechnet die Kennzahlen nach den Definitionen des jeweiligen Vertrags, schreibt die Erläuterungen zu Abweichungen nach dem Muster der Vormonate vor und füllt die Vorlage des Auftraggebers. Zahlen, die ohne ersichtlichen Grund springen, markiert er. Der Objektleiter prüft und gibt frei.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Begehungsprotokolle aus Fotos und Stichworten erstellen
Smartphone-App, Fotos, Planon, Word-Vorlagen
Bei einer Begehung oder Objektübergabe macht der Objektleiter 80 Fotos und tippt zwanzig Stichworte, der Bericht entsteht abends. Der Ablauf liest Fotos und Stichworte in der Reihenfolge des Rundgangs, erkennt Raum und Anlage aus dem Raumbuch, formuliert je Feststellung einen Satz in der Form des Auftraggebers, ordnet Fotos zu, schlägt Mangelklasse und Zuständigkeit vor und legt den Bericht als Entwurf an, dazu die Folgeaufträge für erkannte Mängel. Fotos, die er nicht zuordnen kann, legt er mit Frage an den Objektleiter zurück. Der Bericht geht nach dessen Freigabe an den Auftraggeber.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Gebäudedienstleistern und Facility-Managern
CAFM, ERP und die Portale der Auftraggeber sind getrennte Welten, und die Haustechniker arbeiten mit dem Handy. Der Objektleiter hält das zusammen.
- CAFMPlanon, IBM Maximo, SAP PM, Spacewell Axxerion, pit-FM, Archibus
- Branchensoftware FMFAMOS (Keßler Solutions), wave Facilities (Loy & Hutz), Nachunternehmerportale
- ERP und RechnungSAP, Microsoft Dynamics 365, DATEV, Rahmenvertragsdatenbanken
- Einsatz und ZeitZeiterfassungen mit Schnittstelle, Einsatzplanungen, Personio
- KommunikationMicrosoft 365, Teams, Auftraggeberportale, WhatsApp-Gruppen
- DokumenteDMS, SharePoint, Prüfprotokolle als PDF, Fotoarchive
Einwände
Was bei Gebäudedienstleistern und Facility-Managern besonders zählt
Die Einwände, die bei Gebäudedienstleistern zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Betreiberverantwortung: Prüffristen müssen nachweisbar bleiben. Prüffristen nach Betriebssicherheitsverordnung und Verkehrssicherungspflicht sind der Grund, warum wir die Anlagenakte ernster nehmen als jede Tabelle. Der Ablauf trägt Prüfdatum, Ergebnis und nächste Fälligkeit aus dem Protokoll ein, mit Fundstelle im Protokoll, und meldet überfällige Prüfungen. Die Verantwortung bleibt beim Betreiber; der Nachweis liegt vollständig vor, statt in Ordnern verteilt.
- Öffentliche Auftraggeber: Vergaberecht, Tariftreue, Mindestlohnnachweise. Für Reinigung und Sicherheit gelten Branchenmindestlöhne, und § 17 MiLoG verlangt Aufzeichnungen, die öffentliche Auftraggeber sehen wollen. Der Ablauf prüft Nachunternehmerrechnungen auch darauf, ob Stundennachweise vorliegen, und markiert Rechnungen ohne. Was wir für Sie bauen, ist ein Festpreis mit Leistungsbeschreibung, der in Ihrer Kalkulation für öffentliche Aufträge sauber steht.
- Einsatzplanung und Zeiterfassung sind Sache des Betriebsrats. Ja, nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 und 6 BetrVG. Unsere Abläufe planen keine Schichten und messen keine Beschäftigten; sie lesen Protokolle, Rechnungen und Meldungen. Wo ein Ablauf Zeitdaten liest, etwa Stundennachweise von Nachunternehmern, legen wir dem Betriebsrat vorher offen, was gelesen wird und wofür. Das ist Teil des Umbaus, nicht ein Nachtrag.
- Gebäudepläne, Zutritt und Schlüssel dürfen nicht in die Cloud. Richtig, deshalb laufen Abläufe mit sicherheitsrelevanten Daten der Auftraggeber im Haus oder auf Servern, die der Auftraggeber freigegeben hat, nie in einem öffentlichen Modell. Welche Daten je Ablauf gelesen werden, steht in der Beschreibung, die Sie dem Auftraggeber vorlegen können. Keine Daten trainieren ein fremdes Modell.
- Nachunternehmer dürfen nicht wie eigene Leute gesteuert werden. Die Abgrenzung zur Arbeitnehmerüberlassung ist eine Vertragsfrage, und unsere Abläufe ändern nichts daran, wer wem Weisungen gibt. Der Ablauf prüft Protokolle und Rechnungen des Nachunternehmers gegen den Werkvertrag; er teilt dessen Leute nicht ein und misst sie nicht. Genau diese Trennung dokumentiert er, was im Zweifel hilft.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Den Betrieb eines Dienstleisters mit vielen Objekten und Meldungen kennen wir aus unserem eigenen Haus. Dieser Fall sind wir selbst: Bei uns werden Arbeitssitzungen automatisch als Aufgaben erfasst, benannt, geschätzt und für die Abrechnung vorbereitet, Mails gelesen, zugeordnet und mit Antwortentwurf vorgelegt, Anrufe in Vorgänge überführt, und nächtliche Prüfungen von Kundensystemen melden nur Abweichungen. Ein Objektleiter mit 300 Objekten hat dasselbe Problem in größerer Zahl: viele Quellen, ein Protokoll, eine Rechnung dahinter.
Was bei uns schiefging: Eine nächtliche Prüfung meldete jede Nacht denselben Fehler, bis wir sie von Zuständen auf Änderungen umgestellt haben; und die automatische Benennung von Aufgaben war zu technisch für die Rechnung und bekam die Regel, dass Rechnungstitel in Kundensprache stehen. Für Gebäudedienstleister heißt das: Störmeldungen zur selben Anlage werden zusammengefasst statt vierfach gemeldet, und der Monatsbericht spricht die Sprache des Auftraggebers, nicht die des CAFM.
Preise
Preise für Facility-Management und Gebäudedienstleister
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Störmeldungen zuordnen und als Ticket anlegen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Gebäudedienstleistern und Facility-Managern
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Wo laufen die Daten unserer Auftraggeber, Gebäudepläne und Zutrittsinformationen?
Dort, wo Ihre Auftraggeber es erlauben: im Haus, auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag oder in der Infrastruktur des Auftraggebers selbst, je Ablauf und je Auftraggeber festgelegt. Pläne, Schlüssellisten und Zutrittsdaten liest ein Ablauf nur, wenn er sie braucht, und das steht in seiner Beschreibung. Keine Daten trainieren ein fremdes Modell. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das Planon, Maximo oder unser CAFM?
Nein. Das CAFM bleibt das führende System für Anlagen, Tickets und Prüffristen. Unsere Abläufe lesen daraus und schreiben Vorschläge dorthin: das Ticket aus der Mail, den Prüftermin aus dem Protokoll, den Folgeauftrag aus dem Mangel. Wo das CAFM eine Funktion schon mitbringt, etwa ein Störungsportal mit Pflichtfeldern, sagen wir das in der Analyse und bauen es nicht nach.
Unsere Objektleiter sitzen nicht am Schreibtisch. Wie läuft die Einführung?
Auf dem Handy, dort, wo heute die Fotos entstehen. Der Objektleiter sieht Vorschläge in der App oder in Teams, bestätigt oder ändert, und der Rest passiert im CAFM. Die Analyse braucht drei Tage mit zwei Objektleitern, der Leitstelle und der Rechnungsprüfung. Die Einführung läuft mit einem Objektleiter und seinen Objekten im Parallelbetrieb, zwei Wochen jede Meldung, dann nur die markierten.
Wir haben 80 Beschäftigte und 30 Objekte. Lohnt sich das?
Bei 30 Objekten und einem Objektleiter rechnet sich ein Umbau zum Festpreis selten, das sagen wir offen. Interessant wird es, wenn ein Ablauf für mehrere Objektleiter oder mehrere Auftraggeber gleich läuft, oder wenn ein Verbund von Dienstleistern dieselbe Rechnungsprüfung teilt. Die Analyse sagt auch, wenn sich nur die Rechnungsprüfung lohnt und der Rest nicht. Der Potenzial-Check gibt eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Facility Management
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.