Zielgruppe
Im Wachunternehmen entsteht der Monatsbericht für den Kunden aus 30 handgeschriebenen Wachbuchseiten.
Ein Sicherheitsdienstleister mit 600 Beschäftigten im Objekt-, Werk- und Veranstaltungsschutz, 80 Posten rund um die Uhr: ATOSS für Dienstplan und Zeiterfassung, Dynamics 365 für Kunden und Verträge, Personio für die Bewerber, DATEV für den Lohn, dazu Wachbücher in Papier und Vorfallmeldungen als Formular, Foto oder Sprachnachricht. Anfang des Monats sitzt der Objektleiter eines Industrieparks vor 30 Wachbuchseiten und tippt den Bericht, den der Kunde laut Vertrag bekommt: Rundgänge, Vorkommnisse, Alarme, Besucher, Übergaben. Nebenan prüft die Personalabteilung bei zwölf neuen Bewerbern Sachkunde und Unterrichtungsnachweis für die Anmeldung im Bewacherregister, und im Postfach liegt eine Ausschreibung für den Werkschutz einer Klinik mit Postenplan über 14 Seiten. KI für Sicherheitsdienste fängt deshalb beim Wachbuch an: lesen, ordnen, den Bericht anlegen, und der Objektleiter gibt frei.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Sicherheitsdiensten und Wachunternehmen am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Sicherheitsdiensten und Wachunternehmen lohnen
Sicherheit wird in Stunden verkauft, aber in Berichten, Nachweisen und Dienstplänen verwaltet. Dort steckt die Zeit, die Objektleitern und Einsatzleitung fehlt. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Wachbücher und Vorfallmeldungen in Kundenberichte bringen
Wachbuch-App, Papierwachbuch, Microsoft 365, Microsoft Dynamics 365, Kundenportal
Ein Objekt mit vier Posten erzeugt im Monat 30 Wachbuchseiten, 20 Vorfallmeldungen und 100 Fotos aus Rundgängen, teils handschriftlich, teils aus der App. Der Ablauf liest alles, ordnet Einträge nach Zeit, Posten und Art, trennt Routine von Vorkommnissen, fasst Vorfälle mit Uhrzeit, Beteiligten und Maßnahme nach der Berichtsstruktur des Vertrags zusammen und markiert, was unvollständig ist: Alarm ohne Quittierung, Übergabe ohne Unterschrift, Vorfall ohne Meldung an den Kunden. Personenbezogene Angaben erscheinen nur, wo der Vertrag sie verlangt. Der Objektleiter prüft den Entwurf und gibt ihn frei.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Bewerber erfassen und Registeranmeldung vorbereiten
Personio, Jobportale, Bewacherregister, SharePoint
Ein Wachunternehmen mit hoher Fluktuation prüft im Monat 60 Bewerbungen. Der Ablauf erfasst jede Bewerbung aus Portal, Mail oder Telefonnotiz in der Personalsoftware, liest die beigefügten Nachweise, erkennt Sachkundeprüfung nach § 34a GewO, Unterrichtungsnachweis, Erste-Hilfe-Schein und Führungszeugnis mit Ausstellungsdatum, prüft die Angaben auf Vollständigkeit und Ablauf und stellt die Daten für die Anmeldung im Bewacherregister zusammen. Was fehlt, steht als Rückfrage an den Bewerber bereit. Die Anmeldung selbst und die Einstellungsentscheidung bleiben bei Ihrer Personalabteilung.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Ausschreibungen lesen und Angebote aus Postenplänen vorbereiten
Vergabeplattformen, Microsoft Dynamics 365, Excel, Sammelpostfach
Im Jahr gehen 50 Ausschreibungen und Anfragen ein, jede mit Leistungsbeschreibung, Postenplan, Qualifikationsanforderungen und Nachweisliste in eigenem Aufbau. Der Ablauf liest die Unterlagen, überträgt Posten, Zeiten, Besetzung und geforderte Qualifikationen in Ihre Kalkulationsstruktur, rechnet die Jahresstunden je Posten aus dem Postenplan, prüft gegen Ihre Nachweisablage, welche Eignungsnachweise vorliegen, und formuliert Rückfragen an den Auftraggeber. Stundensätze und Zuschläge setzt Ihre Kalkulation. Das Angebot geht erst nach Freigabe der Geschäftsleitung hinaus.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Dienstpläne gegen Arbeitszeitgesetz und Qualifikationen prüfen
ATOSS, GFOS, Landwehr L2, zvoove, Personio
Ein Dienstplan für 80 Posten und 600 Beschäftigte wird wöchentlich umgebaut: Krankmeldungen, Zusatzschichten für Veranstaltungen, Wunschdienste. Der Ablauf prüft jeden Planstand gegen Arbeitszeitgesetz und Tarif, also Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten, Nachtarbeit und Pausen, und gegen die Anforderungen des Postens: Sachkunde, Waffensachkunde, Brandschutzhelfer, Sprachkenntnis, Kundenfreigabe. Konflikte stehen mit Grund und Vorschlag für eine Alternative auf einer Liste je Einsatzleiter, bevor der Plan veröffentlicht wird. Geändert wird der Plan nur von Menschen.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Stundennachweise mit Kundenbestätigungen abgleichen
ATOSS, Microsoft Dynamics 365, DATEV, Kundenportal
Vor der Abrechnung liegen für 80 Posten die erfassten Zeiten aus der Zeiterfassung, die Dienstpläne und die vom Kunden gegengezeichneten Stundennachweise nebeneinander. Der Ablauf gleicht die drei Quellen je Objekt und Tag ab, erkennt Abweichungen zwischen Plan, Buchung und Kundenbestätigung, Doppelbuchungen und unbestätigte Zusatzstunden und erstellt die Rechnungsgrundlage je Vertrag mit Zuschlägen nach Vereinbarung. Die Abweichungsliste geht an den Objektleiter, der sie klärt. Fakturiert wird, was die Abrechnung freigibt.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Sicherheitsdiensten und Wachunternehmen
Dienstplan und Zeiterfassung sind das Rückgrat, Kunden und Verträge liegen im CRM, der Lohn in DATEV. Das Wachbuch liegt oft noch auf Papier im Pförtnerhaus.
- Dienstplanung und ZeiterfassungATOSS, GFOS, Landwehr L2, zvoove
- Kunden und VerträgeMicrosoft Dynamics 365, SAP, Excel
- Personal und LohnPersonio, DATEV Lohn und Gehalt, zvoove
- Behörden und NachweiseBewacherregister, Vergabeplattformen, Führungszeugnis-Nachweise
- Objekt und KommunikationWachbuch-Apps, Wächterkontrollsysteme, Microsoft 365, Kundenportale
Einwände
Was bei Sicherheitsdiensten und Wachunternehmen besonders zählt
Die Einwände, die bei Wachunternehmen zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Erlaubnis nach § 34a GewO, Bewacherregister, Zuverlässigkeit. Die Zuverlässigkeit Ihrer Beschäftigten prüft die Behörde, und daran ändert ein Ablauf nichts. Er sorgt dafür, dass die Anmeldung vollständig und rechtzeitig vorbereitet ist: Nachweise gelesen, Daten zusammengestellt, Fristen im Blick. Welche Person Sie anmelden und einsetzen, entscheidet Ihre Personalabteilung; das Protokoll zeigt, welche Nachweise zu welchem Zeitpunkt vorlagen.
- Arbeitszeitgesetz, Tarif und Betriebsrat. Dienstpläne berühren § 87 Absatz 1 Nummer 2 BetrVG, und der Betriebsrat fragt zu Recht, was ein Ablauf mit den Plänen tut. Die Antwort ist eine Prüfung gegen Gesetz, Tarif und Qualifikation, keine automatische Planung und keine Leistungsbewertung. Welche Daten gelesen werden und was daraus entsteht, legen wir für die Betriebsvereinbarung offen, bevor der Ablauf läuft.
- Objektunterlagen unserer Kunden sind sicherheitsrelevant. Gebäudepläne, Alarmanlagen, Zutrittsregelungen und Dienstanweisungen gehen in kein offenes Cloud-Modell. Für Abläufe, die Objektunterlagen oder Wachbücher lesen, wählen wir die Betriebsart im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine dieser Daten trainiert ein fremdes Modell. Welcher Ablauf welche Unterlagen liest, steht in einer Dokumentation, die Sie Ihrem Kunden vorlegen können.
- Vorfallberichte mit Personenbezug, Luftsicherheit und kritische Infrastrukturen. Wachbücher und Vorfallmeldungen nennen Personen, manchmal Videoaufzeichnungen. Der Ablauf übernimmt Personenbezug nur dorthin, wo der Vertrag ihn verlangt, und markiert, was zu löschen oder zu schwärzen ist. Für Kunden mit Zusatzanforderungen aus Luftsicherheit oder kritischen Infrastrukturen bauen wir den Ablauf je Objekt getrennt, mit eigener Datenhaltung und eigenem Protokoll.
- Öffentliche Auftraggeber verlangen Vergaberecht und Tariftreue. Eignungsnachweise, Tariftreueerklärung, Referenzen, Registerauszüge: Der Ablauf liest die Nachweisliste der Ausschreibung, prüft gegen Ihre Ablage, was vorliegt und was abgelaufen ist, und listet die Lücken rechtzeitig vor Abgabe. Die Erklärungen unterschreibt Ihre Geschäftsleitung; der Ablauf sorgt dafür, dass nichts an einer fehlenden Seite scheitert.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Berichte aus Rohdaten, Zeiten für die Abrechnung und Prüfungen, die nur Abweichungen melden, kennen wir aus dem eigenen Haus: Dieser Fall sind wir selbst. Bei uns werden Arbeitssitzungen automatisch als Aufgaben erfasst, benannt, geschätzt und für die Abrechnung vorbereitet, Anrufe werden in Vorgänge überführt, und nächtliche Prüfungen von Kundensystemen melden am Morgen nur, was anders ist als in der Nacht davor. Das ist derselbe Mechanismus, der aus 30 Wachbuchseiten einen Kundenbericht macht: alles lesen, Routine von Vorkommnis trennen, nur das Wesentliche vorlegen.
Was bei uns schiefging: Eine nächtliche Prüfung meldete jede Nacht denselben Fehler, bis wir sie von Zuständen auf Änderungen umstellten. Die automatische Benennung der Aufgaben war anfangs zu technisch für die Rechnung und bekam die Regel, dass Rechnungstitel in Kundensprache stehen. Übertragen auf ein Wachunternehmen: Ein defektes Tor erscheint im Monatsbericht einmal mit Meldedatum und Status, nicht dreißigmal als Rundgangseintrag, und der Bericht spricht die Sprache des Facility-Managers, nicht die des Postenplans.
Preise
Preise für Sicherheitsdienste und Wachunternehmen
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Wachbücher und Vorfallmeldungen in Kundenberichte bringen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Sicherheitsdiensten und Wachunternehmen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Wachbücher und Vorfallmeldungen durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Wachbücher, Vorfallmeldungen und Objektunterlagen verarbeiten wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine dieser Daten trainiert ein fremdes Modell. Personenbezug übernimmt der Ablauf nur dorthin, wo der Vertrag ihn verlangt. Für Objekte mit Zusatzanforderungen läuft der Ablauf getrennt. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das ATOSS oder unsere Dienstplanung?
Nein. Dienstplanung und Zeiterfassung bleiben führend; dort entstehen Pläne und Buchungen, und dort bleiben sie. Unsere Abläufe lesen, was in diesen Systemen steht, halten es gegen Gesetz, Tarif, Qualifikation und Kundenbestätigung und legen Konflikte und Abweichungen vor. Ergebnisse spielen wir über die Schnittstellen und Exportformate ein, die Ihre Systeme vorsehen. Wo eine Funktion Ihrer Software ausreicht, sagen wir das in der Analyse.
Was muss unser Haus dafür tun?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen: zwei Objektleiter, die Einsatzleitung und jemand aus Personal oder Abrechnung. Im Umbau brauchen wir einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben, keine Projektgruppe. Die Einführung läuft im Parallelbetrieb: Im ersten Monat prüft der Objektleiter jeden Berichtsentwurf Zeile für Zeile, ab dem zweiten nur noch die markierten Stellen.
Lohnt sich das für ein Wachunternehmen mit 70 Beschäftigten?
Für den Kundenbericht und den Stundenabgleich oft ja, für die anderen Abläufe eher nicht, und die Analyse sagt das offen. Unter etwa 50 Beschäftigten rechnet sich ein Umbau zum Festpreis selten; dort ist der Weg eine Kooperation mehrerer Unternehmen, die denselben Ablauf betreiben. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Sicherheitsdienste
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.