Zielgruppe
Beim Vermögensverwalter werden am Quartalsende 200 Berichte geschrieben, die sich zu 80 Prozent gleichen.
Ein unabhängiger Vermögensverwalter mit 60 Beschäftigten, 200 Mandaten und 1,5 Milliarden Euro unter Verwaltung: Infront Portfolio Manager für die Depots, Depotauszüge von sechs Depotbanken in sechs Formaten, Bloomberg und Research-Mails für die Märkte, Salesforce für die Mandanten, DocuSign für Verträge und ein Postfach, in dem Steuerfragen und Research nebeneinander liegen. In der ersten Januarwoche schreiben vier Berater und zwei Assistenzen 200 Quartalsberichte: Wertentwicklung, Allokation, Transaktionen, Marktkommentar, Ausblick. 80 Prozent jedes Berichts folgen derselben Struktur mit anderen Zahlen, 20 Prozent sind die Sätze, für die der Mandant den Berater kennt. Parallel gleicht die Assistenz Depotauszüge gegen das Portfoliosystem ab, weil eine Depotbank Dividenden wieder einen Tag später bucht. KI für Vermögensverwalter beginnt deshalb beim Bericht und beim Abgleich: Zahlen lesen, die 80 Prozent schreiben, und der Berater schreibt die 20 Prozent und gibt frei.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Vermögensverwaltern und Family Offices am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Vermögensverwaltern und Family Offices lohnen
Das Produkt eines Vermögensverwalters ist das Urteil über Märkte und Mandate. Alles andere ist Abgleichen, Zusammenfassen und Berichten nach Struktur. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Quartalsberichte aus Portfoliodaten schreiben
Infront Portfolio Manager, QPLIX, Microsoft 365, Berichtsvorlagen
Für 200 Mandate entstehen viermal im Jahr Berichte mit Wertentwicklung, Allokation, Transaktionen, Kosten und Kommentar. Der Ablauf liest die Daten je Mandat aus dem Portfoliosystem, schreibt die Abschnitte nach Ihrer Vorlage und Ihrem Wortlaut, erklärt Abweichungen gegenüber Benchmark und Vorquartal aus den Transaktionen und der Allokation und setzt den Marktkommentar des Hauses ein, den ein Mensch geschrieben hat. Markiert wird, was nicht zusammenpasst: Rendite im Bericht anders als im System, Position ohne Kurs, Kosten ohne Beleg. Der Berater ergänzt die persönlichen Sätze und gibt frei; versendet wird nur, was er freigegeben hat.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Depotauszüge der Depotbanken vereinheitlichen und abgleichen
Depotbank-Schnittstellen, Infront Portfolio Manager, QPLIX, Avaloq, Excel
Sechs Depotbanken liefern täglich Bestände und Transaktionen in sechs Formaten: Datei, PDF, Portal, Schnittstelle. Der Ablauf liest alle Lieferungen, bringt sie in ein einheitliches Format, gleicht Bestände, Kurse, Dividenden, Gebühren und Transaktionen gegen das Portfoliosystem ab und erkennt die typischen Differenzen: Dividende bei der Bank einen Tag später gebucht, Quellensteuer anders berechnet, Kapitalmaßnahme unterschiedlich abgebildet, Position nach Umschichtung doppelt. Was aufgeht, wird bestätigt; was abweicht, steht mit Ursache und Vorschlag auf einer Klärliste je Depotbank. Korrigiert wird im Portfoliosystem nur, was die Assistenz freigibt.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Research und Ad-hoc-Meldungen nach Watchlist zusammenfassen
Bloomberg Terminal, LSEG Workspace, Research-Postfach, Microsoft 365, WM Datenservice
Täglich treffen 80 Research-Berichte, Ad-hoc-Meldungen und Hauptversammlungsunterlagen ein, davon betrifft ein Viertel Titel, die in Ihren Mandaten liegen. Der Ablauf liest jedes Dokument, erkennt die betroffenen Emittenten und gleicht sie gegen Watchlist und Bestände ab, fasst je Dokument in wenigen Sätzen zusammen, was neu ist, mit Quelle und Seitenangabe, und stellt dem zuständigen Analysten am Morgen eine Übersicht nach Relevanz zusammen: Meldungen zu Beständen zuerst, mit Positionsgröße je Mandat. Er bewertet nicht und empfiehlt nicht. Was daraus folgt, entscheidet der Anlageausschuss.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Onboarding-Unterlagen neuer Mandanten prüfen und erfassen
Salesforce, DocuSign, Kundenakte, Handelsregister, Transparenzregister
Ein neues Mandat bringt 20 bis 40 Dokumente mit: Ausweise, Nachweise zur Herkunft der Mittel, Steuerformulare, Vollmachten, bei Gesellschaften Registerauszüge und Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten. Der Ablauf liest die Unterlagen, prüft gegen die Aufnahmeliste des Hauses, was vorliegt, was fehlt und was abgelaufen ist, erfasst Stammdaten, Risikoklasse nach Fragebogen und Legitimationsdaten in die Kundenakte und markiert Widersprüche, etwa eine Adresse, die auf Ausweis und Steuerformular verschieden steht. Die Rückfrage an den Mandanten liegt als Entwurf bereit. Die Aufnahmeentscheidung und die Prüfung nach Geldwäschegesetz bleiben beim Berater und beim Geldwäschebeauftragten.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Mandantenanfragen zu Erträgen und Steuern beantworten
Exchange, Salesforce, Infront Portfolio Manager, Depotbank-Portale
Im Februar und März kommen 300 Anfragen von Mandanten und deren Steuerberatern: Steuerbescheinigung, Erträgnisaufstellung, Anschaffungsdaten einer Position, Begründung einer Transaktion. Der Ablauf liest jede Anfrage, erkennt Mandant und Depot, zieht die passenden Daten aus Portfoliosystem und Depotbank-Portal und schreibt die Antwort mit den Zahlen, den Belegen und der Angabe, woher sie stammen. Fragen zur Anlagestrategie oder mit Beschwerdecharakter gehen ohne Entwurf an den Berater. Gesendet wird nach Freigabe; steuerliche Bewertungen gibt der Ablauf nicht ab.
Vertrieb und KommunikationLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Vermögensverwaltern und Family Offices
Das Portfoliosystem ist das Herz, Depotbanken liefern von außen, Marktdaten kommen vom Terminal, Mandanten liegen im CRM. Die Handarbeit entsteht beim Abgleichen zwischen diesen Quellen und beim Schreiben.
- Portfolio und DepotsInfront Portfolio Manager, QPLIX, Avaloq, Depotbank-Schnittstellen
- Marktdaten und ResearchBloomberg Terminal, LSEG Workspace, WM Datenservice, Research-Postfächer
- Mandanten und VerträgeSalesforce, Microsoft Dynamics 365, DocuSign, Kundenakten
- Compliance und RegisterHandelsregister, Transparenzregister, Compliance-Werkzeuge, Aufzeichnungssysteme für Telefonate
- Kommunikation und BerichteMicrosoft 365, Exchange, Berichtsvorlagen, Mandantenportale
Einwände
Was bei Vermögensverwaltern und Family Offices besonders zählt
Die Einwände, die bei Vermögensverwaltern und Family Offices zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Geeignetheitsprüfung, Aufzeichnungspflicht und Taping. Die Geeignetheit beurteilt der Berater, und die Erklärung unterschreibt er. Der Ablauf macht sie vollständig: Er hält den Entwurf gegen die Pflichtangaben, markiert eine Empfehlung außerhalb der Risikoklasse und verlangt eine Begründung, wo sie fehlt. Aufgezeichnete Telefonate bleiben in Ihrem Aufzeichnungssystem; der Ablauf greift darauf nur zu, wenn Sie es wollen, und protokolliert jeden Zugriff.
- MaComp, Auslagerung und DORA. Ein Ablauf, den wir betreiben, ist eine Auslagerung und wird so dokumentiert: Risikoanalyse, Vertrag mit Prüf- und Informationsrechten, Ausstiegsplan, Eintrag in Ihr Informationsregister nach DORA mit den vertraglichen Mindestinhalten. Wir liefern die Unterlagen, die Ihre Compliance-Funktion und der Wirtschaftsprüfer sehen wollen, und bauen so, dass ein anderer Dienstleister übernehmen kann.
- Verschärfte Sorgfaltspflichten bei hohen Vermögen und exponierten Personen. Die Sorgfaltspflichten nach dem Geldwäschegesetz bleiben bei Ihrem Geldwäschebeauftragten. Der Ablauf stellt beim Onboarding Registerauszüge, wirtschaftlich Berechtigte, Herkunftsnachweise und Listentreffer zusammen und legt sie mit Begründung vor; bei politisch exponierten Personen markiert er den Fall für die verstärkte Prüfung. Er entscheidet nichts und meldet nichts selbst; jede Entscheidung trägt Name, Zeitpunkt und Begründung.
- Daten vermögender Privatkunden sind besonders schützenswert. Mandantennamen, Vermögenswerte und Familienstrukturen gehen in kein offenes Cloud-Modell. Für alle Abläufe mit Mandantendaten wählen wir die Betriebsart im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine dieser Daten trainiert ein fremdes Modell. Für den Quartalsbericht genügt es oft, Namen und Kontonummern vor der Verarbeitung durch Platzhalter zu ersetzen; auch das ist eine Regel im Ablauf.
- Keine automatisierten Anlageempfehlungen nach außen. Richtig, und so ist es gebaut. Der Ablauf fasst Research zusammen und schreibt Berichte über Vergangenes; er erzeugt keine Empfehlung, keine Prognose und keine Anlagestrategieempfehlung, die unter die Marktmissbrauchsverordnung oder § 85 WpHG fiele. Der Marktkommentar und der Ausblick im Bericht stammen aus einem Text, den ein Mensch im Haus geschrieben und freigegeben hat.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Texte in Menge nach festem Regelwerk und mit Freigabe je Stelle kennen wir aus einem anderen Fall: Für einen börsennotierten Hersteller von Brennstoffzellen mit rund 400 Mitarbeitern haben wir den gesamten Textbestand über zehn Live-Domains und Service-Inhalte in elf Sprachen gegen die EU-Richtlinie 2024/825 zu Umweltaussagen geprüft. Der Ablauf markierte jede Aussage mit Fundort und Einstufung, ein Werkzeug zeigte den Handlungsbedarf je Seite, die Umformulierung folgte dem Redaktionsleitfaden, und jede Stelle gab ein Mensch frei. 200 Quartalsberichte nach Vorlage, mit Regeln dafür, was ein Bericht sagen darf und was nicht, folgen demselben Muster.
Was dort schiefging: Die erste Einstufung war zu streng und lieferte zu viele Treffer, das Regelwerk musste nachgeschärft werden; die Übersetzungen brauchten zwei Runden, weil Fachbegriffe doppelt belegt waren. Für einen Vermögensverwalter heißt das: Die Regeln, welche Formulierungen in einem Bericht als Empfehlung gelten könnten und deshalb nicht automatisch entstehen dürfen, werden in den ersten Wochen mit Compliance kalibriert, und Begriffe, die in Portfoliosystem und Depotbank Verschiedenes bedeuten, bekommen vor dem ersten Abgleich eine eigene Zuordnung.
Preise
Preise für Vermögensverwalter und Family Offices
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Quartalsberichte aus Portfoliodaten schreiben" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Vermögensverwaltern und Family Offices
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Depot- und Mandantendaten durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und Auslagerung und Auftragsverarbeitung geregelt sind. Für Depotdaten, Berichte und Onboarding-Unterlagen bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; keine Mandantendaten trainieren ein fremdes Modell, und wo es reicht, ersetzen Platzhalter Namen und Kontonummern vor der Verarbeitung. Der Datenfluss je Ablauf ist aufgezeichnet. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das Infront oder QPLIX?
Nein. Das Portfoliosystem bleibt führend für Bestände, Transaktionen und Wertentwicklung; dort rechnen wir nichts nach. Unsere Abläufe arbeiten an den Rändern: Sie lesen, was Depotbanken, Research-Anbieter und Mandanten liefern, halten es gegen das System und schreiben daraus Berichte und Antworten. Ergebnisse spielen wir über die vorgesehenen Schnittstellen und Importformate ein. Wo eine Berichtsfunktion Ihrer Software ausreicht, sagen wir das in der Analyse.
Wie viel Zeit kostet das Berater und Compliance?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen: zwei Berater, eine Assistenz und die Compliance-Funktion für einen halben Tag. Im Umbau brauchen wir einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben. Die Einführung läuft im Parallelbetrieb über ein Quartalsende: Beim ersten Berichtslauf liest der Berater jeden Entwurf vollständig, beim zweiten nur noch die markierten Stellen und seine eigenen Absätze.
Wir sind ein Family Office mit 25 Beschäftigten. Lohnt sich das?
Unter etwa 50 Beschäftigten rechnet sich ein Umbau zum Festpreis selten, das sagen wir offen. Ausnahmen sind Häuser mit vielen Mandaten und vielen Depotbanken, bei denen Abgleich und Berichte trotz kleiner Belegschaft in Menge anfallen; dann trägt ein einzelner Ablauf. Sonst ist der Weg über einen Verbund oder einen Haftungsdach-Partner, der denselben Ablauf für mehrere Häuser betreibt. Der Potenzial-Check gibt eine erste Einschätzung in zehn Minuten.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Vermögensverwalter
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.