Zielgruppe
Im Factoring kommt das Geld pünktlich, nur die Rechnungsnummer fehlt auf hundert Überweisungen.
Eine Factoring-Gesellschaft mit 120 Beschäftigten, 600 Anschlusskunden und 40.000 Debitoren: efcom ef3 als Factoring-System, SAP für die Buchhaltung, Creditreform und Dun & Bradstreet für Bonitäten, Allianz Trade als Kreditversicherer, ein Sammelpostfach für alles, was Debitoren schreiben. Am Monatsende laufen 3.000 Zahlungen ein, und bei hundert davon fehlt der Verwendungszweck oder er nennt eine Rechnungsnummer, die so nicht existiert: Sammelüberweisungen über fünf Rechnungen mit Skonto, Teilzahlungen, Zahlungen des Debitors an den Anschlusskunden statt an Sie. Zwei Sachbearbeiter ordnen von Hand zu, mit Kontoauszug links und Forderungsliste rechts. Nebenan liest eine Kollegin 400 eingereichte Rechnungen und Lieferscheine, um zu prüfen, ob die Forderung so besteht, wie sie angekauft werden soll. KI für Factoring fängt deshalb beim Zahlungsabgleich und beim Ankauf an: lesen, zuordnen, Differenzen auflisten, und der Sachbearbeiter entscheidet.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Factoring-Gesellschaften am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Factoring-Gesellschaften lohnen
Factoring lebt von Menge und Geschwindigkeit; jede Forderung, die liegen bleibt, kostet Zinsen und Vertrauen des Anschlusskunden. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Zahlungseingänge ohne Verwendungszweck zuordnen
efcom ef3, SAP, Electronic Banking, Kontoauszugsimport
Von 3.000 Zahlungseingängen im Monat passen hundert nicht automatisch: fehlender oder falscher Verwendungszweck, Sammelüberweisungen, Teilzahlungen, Skontoabzüge, Zahlung an den falschen Empfänger. Der Ablauf liest Kontoauszug und offene Posten, erkennt den Debitor aus Name, IBAN und Zahlungsmuster, kombiniert Beträge über mehrere Rechnungen und Skontosätze und schlägt je Zahlung die Zuordnung mit Begründung vor. Was nicht aufgeht, steht mit Restbetrag und möglichen Ursachen auf einer Klärliste je Anschlusskunde. Gebucht wird, was der Sachbearbeiter freigibt; der Vorschlag lässt sich mit einem Klick verwerfen.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Forderungen anlegen und auf Veritätsmerkmale prüfen
efcom ef3, Kundenportal, Scanstrecke, Handelsregister
Ein Anschlusskunde reicht wöchentlich 400 Rechnungen mit Lieferscheinen und Abtretungsanzeigen ein, als PDF, Datei oder Portal-Upload. Der Ablauf liest Rechnung, Lieferschein und Bestellbezug, legt die Forderung mit Debitor, Betrag, Fälligkeit und Zahlungsbedingung im System an und prüft die Merkmale, die auf Scheinrechnungen oder Doppeleinreichungen deuten: Rechnungsnummer bereits bekannt, Lieferschein ohne Empfangsbestätigung, Betrag außerhalb des bisherigen Musters, Debitor erst vorige Woche angelegt, Rechnungsadresse weicht vom Register ab. Auffälliges geht mit Begründung an die Veritätsprüfung. Angekauft wird nur, was ein Mensch freigibt.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Debitoren anlegen und für die Limitentscheidung anreichern
efcom ef3, Creditreform, Dun & Bradstreet, Handelsregister, Allianz Trade
Im Monat kommen 300 neue Debitoren hinzu, jeder als Name mit Adresse auf einer Rechnung. Der Ablauf gleicht den Namen gegen Handelsregister, Bonitätsauskünfte und Ihren Bestand ab, erkennt Dubletten und Konzernverbindungen, erfasst Rechtsform, Registernummer, Umsatzsteuer-ID und Bonitätskennzahl und stellt die Limitanfrage an den Kreditversicherer zusammen. Dem Entscheider liegt ein Vorschlag mit Quellen und Datum vor: bestehendes Konzernlimit, Auskunft vom Vortag, Branchenrisiko. Das Limit setzt er. Jede Anreicherung trägt Quelle und Abrufdatum und wird nach festen Regeln aufgefrischt.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Einreden und Reklamationen der Debitoren zuordnen
Sammelpostfach, Exchange, efcom ef3, Microsoft Dynamics 365
Debitoren schreiben an das Sammelpostfach: 500 Mails im Monat mit Mängelrügen, Gutschriftsforderungen, Zahlungsankündigungen, Fragen zur Abtretung und Hinweisen auf Doppelzahlungen. Der Ablauf liest jede Mail, ordnet sie Debitor, Anschlusskunde und Forderung zu, erkennt die Art der Einrede und legt sie als Vorgang mit Frist an. Für den Anschlusskunden steht die Information über die Einrede als Entwurf bereit, für den Debitor die Eingangsbestätigung. Einreden, die den Ankauf berühren, werden hervorgehoben. Gesendet wird nach Freigabe des Sachbearbeiters; der Vorgang bleibt offen, bis er ihn schließt.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Mahnschreiben nach Stufe und im Ton des Anschlusskunden vorbereiten
efcom ef3, Microsoft 365, Vorlagenverwaltung, DocuSign
Ein Mahnlauf trifft 2.000 überfällige Forderungen von 600 Anschlusskunden, und jeder Anschlusskunde will, dass seine Debitoren in seinem Ton angesprochen werden: freundlich beim Stammkunden, knapp beim Dauerzahler. Der Ablauf nimmt Mahnstufe, Forderungsdaten und die Vorgaben des Anschlusskunden und schreibt je Debitor das Schreiben nach Vorlage, in dessen Sprache, mit korrekter Aufstellung von Hauptforderung, Zinsen und Kosten. Debitoren mit offener Einrede oder laufender Ratenvereinbarung werden aus dem Lauf genommen und gemeldet. Die Schreiben gehen nach Freigabe je Anschlusskunde oder je Stapel hinaus.
Texte und Inhalte in MengeLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Factoring-Gesellschaften
Das Factoring-System führt Forderungen und Debitoren, die Buchhaltung läuft im ERP, Bonitäten und Versicherung kommen über Schnittstellen. Die Handarbeit entsteht an den Übergängen.
- Factoring und Forderungenefcom ef3, SAP, Microsoft Dynamics 365
- Bonität und RegisterCreditreform, Dun & Bradstreet, Schufa, Handelsregister
- KreditversicherungAllianz Trade, Atradius, Coface
- ZahlungsverkehrElectronic Banking, Kontoauszugsimport, Zahlungsdateien
- Kommunikation und DokumenteMicrosoft 365, Exchange, DocuSign, Kundenportale, Scanstrecken
Einwände
Was bei Factoring-Gesellschaften besonders zählt
Die Einwände, die bei Factoring-Gesellschaften zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Factoring ist Finanzdienstleistung nach § 1 Absatz 1a KWG mit BaFin-Aufsicht. Ein Ablauf, den wir betreiben, ist eine Auslagerung und wird so dokumentiert: Risikoanalyse, Vertrag mit Prüf- und Informationsrechten, Ausstiegsplan, Beschreibung je Ablauf, welche Daten und Systeme berührt sind. Wir liefern die Unterlagen, die Ihr Auslagerungsmanagement für die MaRisk in der für Factoring geltenden Form braucht, und bauen so, dass ein anderer Dienstleister übernehmen kann.
- Wir sind Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz. Die Sorgfaltspflichten bleiben bei Ihrem Geldwäschebeauftragten. Der Ablauf unterstützt sie: Er stellt bei neuen Anschlusskunden und Debitoren die Registerdaten, wirtschaftlich Berechtigten und Auskünfte zusammen, erkennt ungewöhnliche Zahlungsmuster und legt sie mit Begründung vor. Er entscheidet nichts und meldet nichts selbst; jede Entscheidung trägt Name, Zeitpunkt und Begründung.
- Veritätsprüfung und Betrugsabwehr müssen nachvollziehbar bleiben. Deshalb sortiert der Ablauf nur vor. Er prüft jede eingereichte Forderung gegen feste, dokumentierte Merkmale, nennt bei jedem Treffer das Merkmal und die Quelle und übergibt an Ihre Prüfer. Die Merkmalsliste gehört Ihnen, wird gemeinsam gepflegt und versioniert, so dass Sie Prüfern und Versicherern jederzeit zeigen können, warum eine Forderung angekauft oder zurückgestellt wurde.
- Die Debitorendaten gehören dem Anschlusskunden. Für Abläufe mit Forderungs- und Debitorendaten wählen wir die Betriebsart im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine dieser Daten trainiert ein fremdes Modell. Welcher Ablauf welche Felder liest und wohin Ergebnisse gehen, ist je Ablauf aufgezeichnet, so dass Sie es in den Factoring-Vertrag und die Datenschutzinformation für Anschlusskunden aufnehmen können.
- Der Kreditversicherer stellt Anforderungen an Limitprüfung und Meldewege. Der Ablauf hält die Fristen und Formen des Versicherers ein, weil sie als Regel hinterlegt sind: Limitanfrage mit den geforderten Angaben, Meldung von Zahlungsverzug innerhalb der Frist, Dokumentation der Limitentscheidung. Was die Regel nicht abdeckt, geht an den Sachbearbeiter statt automatisch hinaus. Die Entscheidung über Limit und Meldung bleibt bei Ihnen.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Große Datenbestände nach festen Regeln anreichern, prüfen und mit Rückholbarkeit verändern kennen wir aus einem anderen Fall: Für einen unabhängigen Händler für Industrie-Ersatzteile mit rund 50 Mitarbeitern haben wir Millionen Teile von 2.226 Herstellern in Salesforce bearbeitet. Herstellertexte wurden mit Faktenanker recherchiert, jeder Datensatz lief durch elf Qualitätsprüfungen, jede Änderung war bitgleich rückholbar, der Rollout lief mit zehn Herstellern je Woche, ein Wochenbericht und ein Stoppschalter hielten den Betrieb unter Kontrolle. Dieselben Mechanismen braucht ein Debitorenstamm mit 40.000 Einträgen und ein Zahlungsabgleich, der monatlich 3.000 Buchungen vorschlägt.
Was dort schiefging: Die ersten Texte nannten veraltete Konzernzugehörigkeiten, daraus wurde die Regel, dass jede Angabe nur mit Datum und Quelle in den Bestand kommt. Eine Prüfung auf Umlaute fehlte in der ersten Woche und wurde nachgezogen. Für Factoring heißt das: Jede Bonitätskennzahl und jede Konzernverbindung im Debitorenstamm trägt Abrufdatum und Quelle, und die Prüfliste für Veritätsmerkmale wächst in den ersten Wochen mit jedem Fall, den Ihre Prüfer anders entscheiden als der Vorschlag.
Preise
Preise für Factoring-Gesellschaften
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Zahlungseingänge ohne Verwendungszweck zuordnen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Factoring-Gesellschaften
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Forderungs- und Debitorendaten durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und Auslagerung und Auftragsverarbeitung geregelt sind. Für Zahlungsdaten, Rechnungen und Debitorenstämme bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; keine Daten Ihrer Anschlusskunden trainieren ein fremdes Modell. Der Datenfluss je Ablauf ist aufgezeichnet, so dass er in Factoring-Vertrag und Auslagerungsdokumentation passt. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das efcom ef3 oder unser Factoring-System?
Nein. Das Factoring-System bleibt führend für Forderungen, Debitoren, Limite und Abrechnung. Unsere Abläufe arbeiten an den Rändern, wo heute von Hand gearbeitet wird: Kontoauszüge ohne Verwendungszweck, eingereichte PDF-Rechnungen, Debitorenmails, Mahntexte je Anschlusskunde. Ergebnisse spielen wir über die Schnittstellen und Importformate ein, die das System vorsieht. Wo eine Funktion Ihrer Software reicht, sagen wir das in der Analyse.
Wie schnell lässt sich der Zahlungsabgleich umstellen?
Der Umbau eines Ablaufs dauert vier bis sechs Wochen, die Analyse davor drei Tage mit den Sachbearbeitern, die heute zuordnen. Die Einführung läuft im Parallelbetrieb: Im ersten Monat prüft der Sachbearbeiter jeden Zuordnungsvorschlag und verwirft, was nicht stimmt; aus den Verwerfungen werden Regeln. Ab dem zweiten Monat sieht er nur noch die Klärliste. Intern brauchen wir einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben, keine Projektgruppe.
Wir sind eine Banktochter mit 40 Beschäftigten. Lohnt sich das?
Wenn Sie monatlich tausende Zahlungen und hunderte Einreichungen bearbeiten, kann sich der Zahlungsabgleich auch unter 50 Beschäftigten rechnen, weil die Menge zählt, nicht die Kopfzahl. Ohne solche Mengen sagen wir offen, dass ein Umbau zum Festpreis selten lohnt; dann ist der Weg über die Mutterbank oder den Verband, der denselben Ablauf für mehrere Häuser betreibt. Der Kostenrechner gibt eine erste Einordnung.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Factoring
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.