Zielgruppe
In der Pressestelle geht die Zeit nicht in die Geschichte, sondern in den Pressespiegel um acht.
Ein Familienunternehmen mit 1.500 Mitarbeitern hat einen Pressesprecher und zwei Mitarbeiterinnen: Meltwater für die Medienbeobachtung, WordPress für die Unternehmensseite, LinkedIn als wichtigster Kanal, SharePoint für die Zuarbeiten der Bereiche. Der Tag beginnt um sieben mit dem Pressespiegel, denn die Geschäftsführung will ihn um acht auf dem Tisch; eine Stunde Sichten, Kürzen, Einordnen, jeden Tag. Danach liegen 40 Pressemitteilungen im Jahr an, jede aus einer Fachzuarbeit, die mit Recht und Geschäftsführung abgestimmt wird, dazu Presseanfragen mit Frist bis 14 Uhr, zwei LinkedIn-Beiträge pro Woche und im Frühjahr der Geschäftsbericht aus vierzehn Zuarbeiten, in denen dieselbe Mitarbeiterzahl dreimal anders steht. KI in der Unternehmenskommunikation beginnt deshalb nicht beim Schreiben der Geschichte, sondern beim Sichten und Prüfen davor: lesen, zusammenstellen, abgleichen, und der Sprecher gibt frei, was das Haus sagt.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Pressestellen und Kommunikationsabteilungen am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
Lieber gleich einen festen Termin? Gespräch von 30 Minuten direkt buchen
Erst einmal selbst prüfen? Potenzial-Check in zehn Minuten
Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Pressestellen und Kommunikationsabteilungen lohnen
Was ein Unternehmen öffentlich sagt, verantwortet ein Mensch mit Namen. Das Sichten, Ableiten und Prüfen davor ist die Arbeit, die den Vormittag frisst. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
-
Pressespiegel aus der Medienbeobachtung zusammenstellen
Meltwater, Cision, Google Alerts, Outlook
Jeden Morgen liefert die Medienbeobachtung 120 Treffer zu Unternehmen, Wettbewerbern und Branche, ein Drittel davon Dubletten, Agenturmeldungen in sechs Fassungen und Treffer auf den Firmennamen in anderer Bedeutung. Der Ablauf liest alle Treffer, entfernt Dubletten, ordnet nach Ihren Rubriken, also Unternehmen, Wettbewerb, Markt, Standortpresse, fasst jeden Beitrag in zwei Sätzen mit Quelle, Reichweite und Tonfall zusammen und markiert, was Reaktion verlangen könnte: eine kritische Nennung, ein Zitat, das falsch wiedergegeben ist. Um 7:30 Uhr liegt der Entwurf vor, der Sprecher streicht, ergänzt die Einordnung und verschickt um acht.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Pressemitteilungen aus Fachzuarbeit entwerfen
Microsoft Word, SharePoint, news aktuell, PresseBox
40 Mitteilungen im Jahr, jede beginnt mit einer Zuarbeit aus dem Fachbereich: drei Seiten Technik, keine Nachricht. Der Ablauf liest die Zuarbeit, Ihre bisherigen Mitteilungen und Ihren Sprachleitfaden, schlägt Kern der Nachricht, Überschrift und Aufbau vor, schreibt den Entwurf in Ihrer Tonlage mit Boilerplate und Ansprechpartner, legt Fassungen für Fachpresse, Regionalpresse und die Website an und markiert jede Aussage, die eine Quelle oder Freigabe braucht: Zahlen, Superlative, Kundennamen, Zukunftsaussagen. Der Sprecher redigiert, Recht und Geschäftsführung geben frei. Versendet wird nichts, was nicht freigegeben ist.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Presseanfragen erfassen und Antworten aus freigegebenen Aussagen vorbereiten
Outlook, SharePoint, Aussagenarchiv, Fristenliste
Eine Journalistin fragt um elf nach Stellungnahme zu einem Lieferantenproblem, Frist 14 Uhr. Der Ablauf erfasst Anfrage, Medium, Frist und Thema, sucht in Ihrem Archiv freigegebener Aussagen, Mitteilungen und Fragen-und-Antworten-Dokumenten nach allem, was das Haus dazu schon gesagt hat, und legt dem Sprecher einen Antwortentwurf aus genau diesen Aussagen vor, mit Fundstelle je Satz und dem Hinweis, wo keine freigegebene Aussage existiert. Die Frist steht in der Liste, bevor jemand die Mail gelesen hat. Was das Haus neu sagt, formuliert der Sprecher; der Ablauf erfindet keine Position.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Beiträge für LinkedIn und Website aus Mitteilungen ableiten
LinkedIn, WordPress, Hootsuite, Canto
Aus jeder Mitteilung, jeder Messe und jeder Mitarbeitergeschichte sollen ein Website-Beitrag und zwei LinkedIn-Posts werden, 100 Stück im Jahr. Der Ablauf liest die freigegebene Quelle, leitet daraus Beiträge in der Länge und Tonlage je Kanal ab, schlägt passende Bilder aus Ihrer Mediendatenbank mit Rechtevermerk vor, legt den Website-Beitrag als Entwurf in WordPress und die Posts im Planungswerkzeug an und markiert, was aus der Quelle nicht hervorgeht und deshalb nicht behauptet werden darf. Veröffentlicht wird nach Freigabe durch die Kommunikation; der Ablauf postet nichts selbst.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Geschäftsbericht und Broschüren auf einheitliche Fakten prüfen
Microsoft Word, Excel, SharePoint, Adobe InDesign
Vierzehn Zuarbeiten für den Geschäftsbericht, 90 Seiten, und die Mitarbeiterzahl steht dreimal anders, der Umsatz im Vorwort passt nicht zur Tabelle, ein Standort heißt im Kapitel Produktion anders als im Impressum. Der Ablauf liest alle Zuarbeiten und den Satzstand, zieht jede Zahl, jeden Namen und jedes Datum heraus, vergleicht sie untereinander und mit Ihrer Faktenliste und erstellt die Abweichungsliste mit Fundstelle und Vorschlag, welche Angabe gilt. Dazu prüft er Schreibweisen gegen den Sprachleitfaden. Die Redaktion entscheidet je Abweichung; geändert wird im Satz erst nach Freigabe.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Pressestellen und Kommunikationsabteilungen
Die Werkzeuge einer Pressestelle sind viele kleine: Beobachtung, Verteiler, Website, Kanäle, Bilddatenbank und ein SharePoint voller Zuarbeiten.
- MedienbeobachtungMeltwater, Cision, Landau Media, Google Alerts
- Verteiler und Versandnews aktuell, PresseBox, Zimpel, Outlook-Verteiler
- Website und KanäleWordPress, TYPO3, LinkedIn, Hootsuite
- Bilder und MedienCanto, Bynder, Adobe InDesign, Bilddatenbanken
- ZusammenarbeitMicrosoft 365, SharePoint, Teams, Word
Einwände
Was bei Pressestellen und Kommunikationsabteilungen besonders zählt
In der Kommunikation geht es um das Wort des Unternehmens, deshalb fallen diese Einwände zuerst.
- Für öffentliche Aussagen haftet das Unternehmen, nicht ein Programm. So bleibt es. Der Ablauf schreibt Entwürfe und Listen, veröffentlicht aber nichts und versendet nichts; jede Aussage, die das Haus macht, hat einen Menschen, der sie freigegeben hat, und das Protokoll zeigt, wer. Zusätzlich markiert er in jedem Entwurf die Stellen, die Quelle oder Freigabe brauchen: Zahlen, Vergleiche mit Wettbewerbern, Aussagen über Personen.
- Vorab-Informationen sind vertraulich, bei Börsennotierung gilt die Ad-hoc-Pflicht. Darum laufen Entwürfe und Zuarbeiten im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, nicht durch ein öffentliches Chatfenster. Wer welchen Entwurf wann gesehen hat, steht im Protokoll, und Sperrfristen sind Teil der Regeln: Ein Beitrag zu einer Mitteilung mit Embargo wird nicht einmal als Entwurf vor der Frist in das Planungswerkzeug gelegt.
- Bildrechte und Kennzeichnungspflicht bei erzeugten Inhalten. Der Ablauf schlägt Bilder aus Ihrer Mediendatenbank mit dem dort hinterlegten Rechtevermerk vor und erzeugt selbst keine Bilder von Personen. Wo Sie erzeugte Bilder einsetzen, gilt Artikel 50 des EU AI Act, und die Kennzeichnung wird Teil des Ablaufs, nicht Ihrer Erinnerung. Texte prüft er auf übernommene Formulierungen aus Fremdquellen und zeigt sie an.
- Das klingt dann nicht mehr nach uns. Es klingt nach Ihrem Sprachleitfaden und Ihren bisherigen Texten, denn daraus lernt der Ablauf die Tonlage, nicht aus dem Internet. Der Sprecher redigiert jeden Entwurf, und was er ändert, fließt als Regel zurück. Nach einigen Wochen ist der Entwurf näher an Ihrem Ton als die Zuarbeit aus dem Fachbereich.
- Unser Team ist klein, niemand kann das betreuen. Sie brauchen jemanden, der Regeln bestätigt und freigibt, das ist der Sprecher selbst. Bau, Betrieb und Überwachung übernehmen wir, und wenn ein Ablauf eine Woche lang auffällig viele Entwürfe zur Nacharbeit erzeugt, sehen wir das vor Ihnen. Alles ist so dokumentiert, dass Ihre IT oder eine Agentur es übernehmen kann.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Unternehmensaussagen in Menge zu prüfen kennen wir aus unseren Projekten. Für einen börsennotierten Hersteller von Brennstoffzellen mit rund 400 Mitarbeitern liest ein Ablauf den gesamten Textbestand von zehn Live-Domains mit Service-Inhalten in elf Sprachen, markiert Umweltaussagen nach der EU-Richtlinie 2024/825 mit Fundort und Einstufung, zeigt je Seite den Handlungsbedarf, formuliert nach dem Redaktionsleitfaden um, und jede Stelle gibt ein Mensch frei. Das ist die Mechanik der Faktenprüfung im Geschäftsbericht und der Aussagenprüfung in einer Mitteilung: alles lesen, gegen Regeln halten, Fundstelle zeigen, Mensch entscheidet.
Was dort schiefging: Die erste Einstufung war zu streng und meldete zu viele Treffer, das Regelwerk wurde nachgeschärft; die Übersetzungen brauchten zwei Runden, weil Fachbegriffe doppelt belegt waren. Für eine Pressestelle heißt das: Die Liste der prüfpflichtigen Aussagen ist in der ersten Woche zu lang und wird mit dem Sprecher kalibriert, und der Sprachleitfaden ist vor dem ersten Entwurf die wichtigste Datei im Projekt.
Preise
Preise für Unternehmenskommunikation und PR
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Pressespiegel aus der Medienbeobachtung zusammenstellen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Pressestellen und Kommunikationsabteilungen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen unveröffentlichte Mitteilungen und Zuarbeiten durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft. Für Entwürfe, Zuarbeiten und alles mit Sperrfrist bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; nichts davon trainiert ein fremdes Modell, und der Ablauf speichert nichts außerhalb Ihrer Systeme. Für den Pressespiegel aus öffentlichen Quellen ist das weniger heikel, auch dort entscheiden Sie. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das Meltwater oder unsere PR-Agentur?
Nein. Die Medienbeobachtung liefert weiter die Treffer, der Ablauf macht daraus den Spiegel, den heute eine Mitarbeiterin von Hand baut. Die Agentur bleibt für Strategie, Kontakte und die Geschichte selbst; der Ablauf nimmt ihr und Ihnen das Sichten, Ableiten und Prüfen ab. Was Meltwater mit seinen eigenen Zusammenfassungen schon leistet, lassen wir dort und sagen das in der Analyse.
Lohnt sich das bei einem Pressesprecher mit einer Mitarbeiterin?
Es hängt an der Menge: Ein täglicher Pressespiegel, 30 Mitteilungen und 100 Beiträge im Jahr sind genug für einen ersten Ablauf, in einem Unternehmen ab etwa 50 Mitarbeitern. Ein Betrieb mit vier Mitteilungen im Jahr und ohne Beobachtung braucht keinen Umbau zum Festpreis, das sagen wir offen; die Analyse nennt auch die Abläufe, bei denen sich KI nicht lohnt. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Wie viel Zeit kostet das die Kommunikation intern?
Die Analyse braucht drei Tage mit dem Sprecher und seinem Team, dazu eine Stunde mit Recht und eine mit der IT. Im Umbau brauchen wir den Sprecher für Sprachleitfaden, Regeln und Freigaben, keine Projektgruppe. Der Pressespiegel läuft zwei Wochen parallel zum bisherigen, dann ersetzt er ihn; bei Mitteilungen bleibt die Freigabekette, wie sie ist. Nach jeder Stufe entscheiden Sie neu.
Verweis
Weiterlesen zu KI in der Unternehmenskommunikation
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.