Zielgruppe
Im Stammdatenmanagement geht die Zeit nicht in Qualität, sondern in die Suche nach dem richtigen Datensatz.
Ein Industriezulieferer mit 900 Mitarbeitern führt 45.000 Artikel, 12.000 Kunden und 3.000 Lieferanten in SAP S/4HANA, dazu Akeneo als PIM für den Shop und eine Excel-Liste, die der Einkauf parallel pflegt. Drei Personen in der IT sind für die Stammdaten zuständig, neben allem anderen. Jede Woche kommen 40 Neuanlageanträge als Formular oder Mail, jeder wird von Hand gegen den Bestand gesucht, und trotzdem steht derselbe Kunde dreimal im System: einmal mit altem Namen, einmal mit Tippfehler, einmal als Tochtergesellschaft. Die Umsatzauswertung des Vertriebs stimmt deshalb nie, der Shop zeigt bei 8.000 Artikeln leere Attribute, und die eCl@ss-Nummer steht bei einem Drittel der Teile. KI im Stammdatenmanagement beginnt beim Antrag und beim Bestand: lesen, vergleichen, vorschlagen, und die Stammdatenpflege entscheidet statt zu suchen.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Stammdatenverantwortlichen und Datenqualitätsteams am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Stammdatenverantwortlichen und Datenqualitätsteams lohnen
Stammdaten sind dann gut, wenn jeder Datensatz einmal existiert und vollständig ist. Der Weg dahin ist Vergleichen, Abtippen und Nachfragen. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Neuanlageanträge prüfen und gegen Dubletten abgleichen
SAP S/4HANA, SAP MDG, Outlook, Antragsformulare
40 Anträge je Woche für neue Artikel, Kunden und Lieferanten, als Formular, als Mail, als Zuruf aus dem Vertrieb. Der Ablauf liest den Antrag, prüft die Pflichtfelder gegen Ihre Regeln je Datenobjekt, sucht im Bestand nach Dubletten auch bei abweichender Schreibweise, anderer Rechtsform oder vertauschter Adresse und prüft die Umsatzsteuer-ID im Bestätigungsverfahren. Dann legt er den Antrag vollständig und mit Dublettenhinweis zur Freigabe vor: anlegen, mit bestehendem Satz zusammenführen oder zurück an den Antragsteller, mit Entwurf der Rückfrage. Angelegt wird nur, was die Stammdatenpflege freigibt, und jede Anlage trägt Antrag und Prüfergebnis.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Bestände auf Dubletten und Pflichtfelder prüfen
SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365, Excel, Talend
12.000 Kunden nach fünfzehn Jahren: Dubletten, ausgeschiedene Ansprechpartner, fehlende Branchen, Zahlungsbedingungen, die niemand mehr nutzt. Der Ablauf liest den gesamten Bestand, findet Dubletten über Name, Adresse, Steuernummer und Bankverbindung, auch wenn nur zwei davon übereinstimmen, prüft Pflichtfelder und Widersprüche zwischen Feldern und erstellt je Fachbereich eine Bereinigungsliste mit Vorschlag und Begründung: welcher Satz führt, was übernommen wird, was gelöscht werden soll. Der Fachbereich entscheidet je Fall oder je Regel; jede Zusammenführung ist protokolliert und bitgleich rückholbar.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Attribute aus Datenblättern und Zeichnungen übertragen
Akeneo, Pimcore, Contentserv, PDF-Datenblätter
8.000 Artikel mit leeren Attributen im PIM, die Information steht im Datenblatt des Lieferanten, oft als PDF, manchmal nur in der Zeichnung. Der Ablauf liest Datenblatt und Zeichnungskopf, ordnet Werte den Attributen Ihres Datenmodells zu, rechnet Einheiten um und schreibt je Wert die Quelle dazu: Dokument, Seite, Datum. Was im Datenblatt fehlt, widersprüchlich ist oder von einem Wert im ERP abweicht, wird markiert statt geraten. Die Stammdatenpflege gibt je Lieferant oder je Attributgruppe frei; im PIM landen nur bestätigte Werte, der Rest bleibt als Vorschlag mit Quelle stehen.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Klassifikationen nach eCl@ss und ETIM bestimmen
Akeneo, SAP S/4HANA, eCl@ss, ETIM
Ein Drittel der 45.000 Artikel hat eine eCl@ss-Nummer, der Rest nicht, und Kunden mit elektronischem Katalog verlangen sie. Der Ablauf liest Artikelbezeichnung, Attribute und Datenblatt, schlägt die Klasse in der von Ihnen genutzten Version vor, nennt die Merkmalleiste, die dazu gehört, und zeigt, welche Merkmale aus vorhandenen Daten befüllt werden können. Bei zwei plausiblen Klassen legt er beide mit Begründung vor. Freigegeben wird je Warengruppe durch einen Menschen, der die Produkte kennt; danach wandert die Klasse mit Merkmalen ins PIM und ins ERP.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Änderungsanträge auf ihre Auswirkungen prüfen
SAP S/4HANA, Stückliste, Shop, PIM
Eine Änderung an einem Artikel, etwa neuer Lieferant, andere Verpackungseinheit oder geänderte Abmessung, wirkt auf Stücklisten, Preise, Shop-Darstellung und Zolltarifnummer. Heute prüft das jemand im Kopf. Der Ablauf liest den Änderungsantrag, sucht alle Stellen, an denen der Artikel vorkommt, listet, was sich mit der Änderung ändern müsste, und markiert Konflikte: ein Stücklistenbestand, der die alte Einheit braucht, ein Shop-Preis, der nicht mehr zur Verpackung passt. Der Antragsteller und die Stammdatenpflege sehen die Folgen, bevor sie freigeben. Geändert wird erst nach Freigabe, an allen Stellen zugleich.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Stammdatenverantwortlichen und Datenqualitätsteams
ERP und PIM halten die Daten, die Arbeit entsteht an den Übergängen: Formulare, Datenblätter, Excel-Listen der Fachbereiche und Klassifikationsstandards.
- ERP und StammdatenverwaltungSAP S/4HANA, SAP MDG, Microsoft Dynamics 365, Informatica MDM
- Produktdaten (PIM)Akeneo, Pimcore, Contentserv, Stibo STEP
- Klassifikation und PrüfdiensteeCl@ss, ETIM, Umsatzsteuer-ID-Bestätigung, Sanktionslisten
- DatenintegrationTalend, SAP Integration Suite, Microsoft Power Query, CSV-Schnittstellen
- FachbereicheMicrosoft Excel, Outlook, SharePoint, Antragsformulare
Einwände
Was bei Stammdatenverantwortlichen und Datenqualitätsteams besonders zählt
Bei Stammdaten wiegen Einwände schwer, weil jeder Fehler überall ankommt: in Rechnung, Zoll, Shop und Auswertung.
- Stammdaten sind Grundlage für Steuer, Zoll und Sanktionsprüfung. Deshalb legt der Ablauf nichts an und ändert nichts ohne Freigabe. Die Umsatzsteuer-ID geht durch das Bestätigungsverfahren nach § 18e UStG, Zolltarifnummern und Sanktionslistentreffer werden als Prüfergebnis mit Quelle und Datum vorgelegt, nicht übernommen. Jede Änderung trägt Antrag, Regel, Freigeber und Zeitpunkt. Das ist mehr Nachweis, als eine Pflege per Hand je hinterlässt.
- Vier-Augen-Prinzip bei Bankdaten von Lieferanten. Bleibt bestehen, der Ablauf ist keines der vier Augen. Eine Änderung der Bankverbindung legt er mit Herkunft des Antrags, Abweichung zum bisherigen Stand und Rückrufhinweis vor; zwei Menschen geben frei, und der Ablauf protokolliert beide. Betrugsmuster, etwa eine neue IBAN per Mail von einer ähnlichen Adresse, markiert er ausdrücklich.
- Ansprechpartner sind personenbezogene Daten. Richtig, deshalb gelten Ihre Löschregeln auch für den Ablauf: Er legt keine Kopien an, markiert Kontakte ohne Aktivität seit dem festgelegten Zeitraum zur Löschung und protokolliert, welche Felder er gelesen hat. Das Modell läuft im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; kein Datensatz trainiert ein fremdes Modell.
- SAP MDG hat schon eine Dublettenprüfung. Ja, nach festen Regeln auf strukturierten Feldern. Der Ablauf ergänzt sie um das, was davor liegt: den Antrag als formlose Mail, das Datenblatt als PDF, den Namen in drei Schreibweisen. Was die vorhandene Prüfung erkennt, lassen wir dort; was sie durchlässt, fängt der Ablauf. Welche Lücke wie groß ist, zeigt die Analyse am Bestand.
- Die Fachbereiche halten sich nicht an die Regeln. Darum sitzt der Ablauf am Eingang: Er nimmt den Antrag, wie er kommt, und macht daraus den vollständigen Satz, den die Regel verlangt, mit Rückfrage, wo etwas fehlt. Der Fachbereich muss nicht das Formular lernen, er muss nur antworten. Die Regelverstöße werden zur Liste, die Sie mit den Bereichsleitern besprechen können.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Stammdaten in Millionenmenge kennen wir aus unseren Projekten. Für einen unabhängigen Händler für Industrie-Ersatzteile mit rund 50 Mitarbeitern haben wir den Bestand von Millionen Teilen von 2.226 Herstellern in Salesforce bearbeitet: Herstellertexte mit Faktenanker recherchiert, elf Qualitätsprüfungen vor jeder Übernahme, bitgleiches Rollback je Hersteller, Rollout mit zehn Herstellern je Woche, ein Wochenbericht und ein Stoppschalter. Am Ende standen 3,3 Millionen Seiten, und die Salesforce-Abfragen sanken um 71 Prozent, weil der Ablauf das Systemlimit kannte und einhielt.
Was dort schiefging: Die ersten Texte nannten veraltete Konzernzugehörigkeiten, seitdem gilt die Regel, dass eine Zugehörigkeit nur mit Datum und Quelle in den Datensatz darf. Und eine Prüfung auf Umlaute fehlte in der ersten Woche. Für Ihre Stammdaten heißt das: Jeder übertragene Wert trägt seine Quelle, und die Prüfliste wächst in den ersten Wochen, statt fertig zu sein.
Preise
Preise für Stammdatenmanagement und Datenqualität
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Neuanlageanträge prüfen und gegen Dubletten abgleichen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Stammdatenverantwortlichen und Datenqualitätsteams
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Kunden- und Lieferantenstammdaten durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie festlegen, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Für Stammdaten mit Ansprechpartnern und Bankverbindungen bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell, und der Ablauf speichert nichts außerhalb Ihres ERP und PIM. Reine Artikeldaten sind weniger heikel, auch dort entscheiden Sie je Ablauf. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das SAP MDG, Akeneo oder ein MDM-System?
Nein. ERP, MDM und PIM bleiben die führenden Systeme, der Ablauf schreibt nur über deren Schnittstellen und nur Freigegebenes. Er übernimmt das, was diese Systeme nicht können: formlose Anträge lesen, Datenblätter auswerten, unscharfe Dubletten finden, Rückfragen formulieren. Wer noch kein MDM hat, braucht für den Anfang keines; wer eines hat, bekommt bessere Eingaben dafür. Was sich wann lohnt, steht auch im Artikel zur Standardsoftware oder Werkzeug nach Maß.
Ab welcher Bestandsgröße lohnt sich das?
Ab einigen tausend Datensätzen mit laufender Veränderung, also 30 Anträgen je Woche oder einem Bestand, den niemand mehr vollständig kennt. Ein Betrieb mit 500 Artikeln und 200 Kunden bereinigt das an zwei Nachmittagen von Hand, da sagen wir das offen. Entscheidend ist die Menge der Daten, nicht die Größe des Stammdatenteams; eine Person mit 45.000 Artikeln ist ein typischer Fall. Der Potenzial-Check gibt eine erste Einschätzung.
Wie viel Zeit kostet das die Stammdatenpflege selbst?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die die Daten pflegen, plus je eine Stunde mit Einkauf, Vertrieb und IT für Regeln und Zugänge. Im Umbau brauchen wir eine Person, die Regeln bestätigt und Freigaben erteilt. Die Bereinigung startet mit einem Fachbereich und einer Datenart, im Parallelbetrieb mit Rollback; erst wenn die Prüfliste zwei Wochen ohne Überraschung läuft, folgt die nächste. Nach jeder Stufe entscheiden Sie neu.
Verweis
Weiterlesen zu KI im Stammdatenmanagement
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.