Zielgruppe
In der Reha-Klinik muss der Entlassungsbericht am Entlasstag fertig sein, und der Stationsarzt schreibt ihn abends.
Eine Klinikgruppe mit vier Reha-Kliniken, 1.100 Betten und 1.400 Beschäftigten: PATFAK für Patienten und Dokumentation, TheOrg für die Therapieplanung, SAP in der zentralen Verwaltung, d.3 als Archiv, Microsoft 365 überall. Jede Woche werden in einer Klinik 80 Patienten entlassen, und für jeden braucht die Deutsche Rentenversicherung am Entlasstag den Entlassungsbericht in ihrer Gliederung: Anamnese, Aufnahmebefund, Therapieverlauf, Abschlussbefund, sozialmedizinische Beurteilung. Die Bausteine stehen in der Dokumentation, aber der Stationsarzt sammelt sie am Abend aus Befunden, Therapeutenberichten und Verlaufsnotizen zusammen. Davor hat das Aufnahmemanagement 80 Patienten erwartet, deren Unterlagen unvollständig kamen, und das Patientenbüro hat zum zwanzigsten Mal erklärt, ob die Begleitperson mit anreisen darf. KI für Reha-Kliniken beginnt deshalb beim Bericht: zusammentragen, vorformulieren, vorlegen, und der Arzt gibt frei.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Reha-Kliniken am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Reha-Kliniken lohnen
Die Arbeit der Klinik ist die Rehabilitation. Berichte, Anträge und Unterlagen für Kostenträger sind die zweite Schicht, die Ärzte und Verwaltung am Abend leisten. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Reha-Entlassungsberichte vorformulieren
PATFAK, NEXUS, medico, Therapeutendokumentation, Berichtsvorlage der Deutschen Rentenversicherung
80 Entlassungen je Woche in einer Klinik, jeder Bericht in der Gliederung des Kostenträgers, bei der Rentenversicherung mit sozialmedizinischer Beurteilung und Leistungsbild. Der Ablauf liest Aufnahmebefund, Anamnese, Therapeutenberichte aus Physiotherapie, Psychologie und Ergotherapie, Verlaufsnotizen, Labor und Abschlussuntersuchung, ordnet alles den Abschnitten der Vorlage zu und schreibt den Entwurf mit Fundstelle je Aussage. Was im System fehlt, etwa die ausstehende Testung, markiert er als offen. Die sozialmedizinische Beurteilung schreibt der Arzt selbst; er liest den Rest, ändert und gibt frei. Der Bericht ist am Entlasstag fertig, am Vormittag.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Aufnahmeunterlagen prüfen und fehlende Befunde anfordern
Aufnahmepostfach, Fax, PATFAK, Portale der Kostenträger, Belegungsplanung
Für 80 Aufnahmen je Woche kommen Bewilligungen der Rentenversicherung, Krankenkassen und Berufsgenossenschaften, Entlassbriefe der Akutkliniken und Befunde, als Fax, Post, Portal und Mail. Der Ablauf liest jeden Eingang, ordnet ihn dem angemeldeten Patienten zu, prüft gegen die Aufnahmeliste je Indikation: Bewilligung vorhanden, Kostenzusage mit Zeitraum, Entlassbrief, aktuelle Medikation, Befunde zu Herz, Niere oder Gelenk je nach Fachabteilung. Fehlendes fordert er bei Akutklinik oder Kostenträger als Entwurf an und schlägt den Aufnahmetermin passend zu Belegung und Anreiseweg vor. Das Aufnahmemanagement gibt frei; der Patient kommt mit vollständiger Akte.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Verlängerungsanträge aus der Verlaufsdokumentation begründen
PATFAK, TheOrg, Therapeutenberichte, Kostenträgerportale, Word
Bei jedem fünften Patienten reichen drei Wochen nicht, und der Verlängerungsantrag braucht eine medizinische Begründung, die der Kostenträger innerhalb weniger Tage vor Ende der Maßnahme sehen will. Der Ablauf erkennt aus Therapieverlauf, Zielerreichung und Befunden, bei welchen Patienten die Reha-Ziele voraussichtlich nicht im Zeitraum erreicht werden, und schreibt den Antragsentwurf mit Begründung aus den Fortschrittsnotizen der Therapeuten, Assessments und dem Vergleich zu den Aufnahmewerten, in der Form, die der jeweilige Kostenträger erwartet. Der Arzt prüft, ergänzt und gibt frei. Der Antrag geht am siebten Tag vor Ende raus, nicht am letzten.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Therapiepläne aus Verordnungen und Kapazität vorbereiten
TheOrg, PATFAK, Therapeutenkalender, Raumplanung, Verordnungen der Ärzte
300 Patienten im Haus, jeder mit zehn bis fünfzehn Therapieeinheiten je Woche, 60 Therapeuten, 25 Räume, Gruppen mit fester Größe. Der Ablauf liest die ärztlichen Verordnungen, gleicht sie mit Qualifikation und Kalender der Therapeuten, Raumbelegung und den Vorgaben der Kostenträger zur Therapiedichte ab und baut den Wochenplan je Patient vor. Konflikte legt er zur Entscheidung vor: Verordnung nicht abdeckbar, Gruppe voll, Patient mit zwei Terminen zur selben Zeit, Pause unter Mindestabstand. Die Therapieplanung prüft den Vorschlag und gibt ihn frei. Geplant wird am Freitagmittag, nicht am Montagmorgen vor der ersten Einheit.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Patientenanfragen zu Anreise, Unterbringung und Kosten beantworten
Patientenbüro-Postfach, Telefonnotizen, PATFAK, Website-Formular, Microsoft 365
Vor jeder Aufnahme fragen Patienten und Angehörige dasselbe: Anreise mit Bahn oder Fahrdienst, Einzelzimmer, Begleitperson, Mitnahme des Hundes, Zuzahlung, Verlängerung des Krankengeldes, WLAN. Das Patientenbüro beantwortet jede Woche hunderte solcher Mails und Anrufe. Der Ablauf liest Mail oder Telefonnotiz, erkennt Anliegen und Patienten, zieht Aufnahmedatum, Kostenträger und gebuchte Unterbringung aus dem System und bereitet die Antwort aus den geprüften Auskünften der Klinik vor, mit den Daten des Falls eingesetzt. Medizinische Fragen leitet er an die Fachabteilung mit Zusammenfassung. Jede Antwort geht nach Freigabe hinaus, am selben Tag.
Vertrieb und KommunikationLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Reha-Kliniken
Patientenverwaltung und Therapieplanung sind getrennte Systeme, die Kostenträger kommen über Fax und Portale, das Archiv liegt daneben. Der Entlassungsbericht wird aus allen von Hand zusammengetragen.
- Patientenverwaltung und DokumentationPATFAK, NEXUS, medico, iMedOne
- TherapieplanungTheOrg, Therapeutenkalender, Raumplanung, Gruppenplanung
- KostenträgerDeutsche Rentenversicherung, Krankenkassen, Berufsgenossenschaften, Portale und Fax, Berichtsvorlagen
- Verwaltung und ArchivSAP, DATEV, d.3, Microsoft 365
- KommunikationAufnahmepostfach, Patientenbüro, Telefonnotizen, Website-Formulare
- QualitätPatientenbefragungen, QS-Reha, Qualitätsberichte, Excel
Einwände
Was bei Reha-Kliniken besonders zählt
Die Einwände, die Klinikleitung, Chefärzte und Verwaltungsleitung in der Reha zuerst nennen, und unsere Antwort darauf.
- Gesundheitsdaten, Schweigepflicht und Sozialgeheimnis bei Daten der Rentenversicherung. Patientendaten bleiben in Ihren Systemen. Das Modell läuft im Rechenzentrum der Klinikgruppe oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, der Ablauf liest je Bericht nur den einen Patienten, nichts trainiert ein fremdes Modell, jeder Zugriff steht im Protokoll. Als Dienstleister verpflichten wir uns nach § 203 Absatz 4 StGB schriftlich zur Verschwiegenheit.
- Der Entlassungsbericht ist ärztliche Verantwortung und Grundlage für Entscheidungen der Rentenversicherung. So bleibt es. Der Ablauf schreibt einen Entwurf, in dem jede Aussage auf ihre Fundstelle zeigt, und markiert, was er nicht belegen kann. Die sozialmedizinische Beurteilung und das Leistungsbild schreibt der Arzt selbst. Erst seine Freigabe macht aus dem Entwurf einen Bericht, und das Protokoll zeigt, was er geändert hat.
- Software mit medizinischem Zweck wäre ein Medizinprodukt. Die Grenze ziehen wir vor dem Bau: Der Ablauf stellt Dokumentation zusammen, formuliert und plant Termine. Er gibt keine diagnostische oder therapeutische Aussage ab und entscheidet nicht über Therapie oder Verlängerung. Was in diese Nähe käme, bauen wir nicht; die Grenze steht schriftlich in der Analyse, damit Ihr Beauftragter sie prüfen kann.
- Die Vergütungssätze der Kostenträger lassen wenig Spielraum. Deshalb rechnet die Analyse mit Ihren Zahlen: Arztstunden je Bericht, verspätete Verlängerungsanträge und ihr Gegenwert, Leerstand durch unvollständige Aufnahmen. Was sich nicht rechnet, steht im Bericht, und wir bauen es nicht. Oft trägt der Entlassungsbericht allein den Umbau, weil dort die teuerste Stunde des Hauses liegt.
- Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung je Träger. Der Ablauf misst keine Leistung einzelner Ärzte oder Therapeuten und vergleicht keine Personen. Was er speichert, wer es sieht und wie Therapiepläne vorgeschlagen werden, legen wir vor dem Bau für Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung nach MAVO oder MVG-EKD offen. Was dort geändert wird, bauen wir ein, bevor der erste Bericht entsteht.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Das Zusammentragen eines großen Textbestands in eine feste Gliederung mit Fundstelle kennen wir aus unseren Projekten: Bei einem börsennotierten Hersteller von Brennstoffzellen mit rund 400 Mitarbeitern liest ein Ablauf den gesamten Textbestand über zehn Live-Domains und elf Sprachen, markiert Umweltaussagen nach einer EU-Richtlinie mit Fundort und Einstufung, liefert ein Werkzeug für den Handlungsbedarf je Seite und formuliert nach Redaktionsleitfaden um; jede Stelle gibt ein Mensch frei. Ein Entlassungsbericht nach der Vorlage der Rentenversicherung ist dieselbe Arbeit: Quellen aus mehreren Systemen, feste Abschnitte, jede Aussage belegt, Freigabe durch den Fachmann.
Was dort schiefging, gehört dazu: Die Übersetzungen brauchten zwei Runden, weil Fachbegriffe doppelt belegt waren, und die erste Einstufung meldete zu viele Treffer. Für eine Reha-Klinik heißt das: Die Fachsprache jeder Abteilung, Orthopädie schreibt anders als Psychosomatik, hinterlegen wir vor dem ersten Bericht als Wörterbuch, und die Regel, ab wann ein Patient für einen Verlängerungsantrag vorgeschlagen wird, kalibrieren wir mit den Oberärzten in den ersten Wochen.
Preise
Preise für Reha-Kliniken
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Reha-Entlassungsberichte vorformulieren" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Reha-Kliniken
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Patientendaten einer Reha-Klinik durch ein KI-Modell laufen?
Ja, wenn das Modell dort läuft, wo Sie es bestimmen, und der Vertrag es regelt. Für Berichte, Anträge und Aufnahmeunterlagen bauen wir mit Modellen im Rechenzentrum der Klinikgruppe oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag. Keine Daten trainieren ein fremdes Modell, der Ablauf sieht je Vorgang einen Patienten, jeder Zugriff ist protokolliert. Die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 Absatz 4 StGB unterschreiben wir. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das PATFAK oder TheOrg?
Nein. Patientenverwaltung und Therapieplanung bleiben führend, und der Ablauf schreibt dorthin nur über die vorgesehenen Schnittstellen und Exportformate. Er arbeitet davor und dazwischen: aus Dokumentation Berichte, aus Fax und Portal geprüfte Akten, aus Verordnungen Planvorschläge. Wo eine Funktion der Fachsoftware reicht, etwa die Berichtsvorlage in der Patientenverwaltung, sagen wir das in der Analyse.
Wie viel Zeit kostet das die Klinik intern?
Die Analyse dauert drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen: ein Stationsarzt, ein Oberarzt für die Berichtsregeln, jemand aus Aufnahmemanagement und Therapieplanung, die IT für Schnittstellen und Datenschutz. Der Umbau braucht einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben. Die Einführung läuft je Abteilung im Parallelbetrieb: Die ersten fünfzig Berichte werden vollständig gegengelesen, danach prüft der Arzt wie bisher seinen Bericht, ohne ihn zusammenzusuchen.
Lohnt sich das für eine einzelne Klinik mit 120 Betten?
Bei 120 Betten entstehen im Jahr über tausend Entlassungsberichte, das ist bereits Menge, und der Bericht allein trägt oft den Umbau. Noch besser rechnet es sich in einer Klinikgruppe mit derselben Patientenverwaltung und zentraler Verwaltung, weil ein Ablauf alle Häuser bedient. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung, der Kostenrechner die Rechnung mit Ihren Zahlen.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Reha-Kliniken
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.