Zielgruppe
Vor dem Hilfeplangespräch werden sechs Monate Tagesdokumentation zu einem Bericht, nachts.
Ein freier Träger mit 400 Beschäftigten, zwölf Wohngruppen, ambulanten Hilfen und Schulsozialarbeit in drei Landkreisen: SoPart für Klienten und Dokumentation, DATEV in der Verwaltung, Nextcloud für die Teams, Microsoft 365 in der Geschäftsstelle. Alle sechs Monate steht für jedes Kind ein Hilfeplangespräch an, und davor schreibt die Bezugsbetreuerin den Entwicklungsbericht: 180 Tage Tagesdokumentation durchlesen, Zielvereinbarungen heraussuchen, Schule, Gesundheit, Familie, Verhalten ordnen, acht Seiten in der Gliederung, die das Jugendamt erwartet. Das passiert im Nachtdienst oder am freien Tag. Gleichzeitig fragen drei Jugendämter nach freien Plätzen, und die Abrechnung der Fachleistungsstunden kommt mit Rückfragen zurück. KI für Jugendhilfe beginnt deshalb bei der Dokumentation: lesen, ordnen, vorformulieren, und die Fachkraft entscheidet, was im Bericht steht.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Trägern der Kinder- und Jugendhilfe am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Trägern der Kinder- und Jugendhilfe lohnen
Die Arbeit des Trägers ist die Beziehung zum Kind. Berichte, Anfragen und Abrechnung sind die zweite Schicht, die am Abend beginnt. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Entwicklungs- und Hilfeplanberichte vorformulieren
SoPart, Vivendi, Tagesdokumentation, Berichtsvorlagen der Jugendämter, Word
Ein Träger mit 90 stationären Plätzen schreibt im Jahr rund 180 Entwicklungsberichte, jeder aus sechs Monaten Tagesdokumentation, Zielvereinbarungen aus dem letzten Hilfeplan und Notizen aus Eltern- und Schulgesprächen. Der Ablauf liest den Zeitraum, ordnet Einträge den Zielen und den Abschnitten der Berichtsvorlage des jeweiligen Jugendamts zu, fasst Verläufe mit Datum zusammen und schreibt den Entwurf. Was er nicht belegen kann, bleibt leer und wird als Frage markiert. Bewertungen und Empfehlungen zur Fortführung der Hilfe schreibt die Bezugsbetreuerin selbst; sie liest, ändert und gibt frei.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Tagesdokumentation ordnen und Besonderheiten markieren
SoPart, Vivendi, Tablet in der Wohngruppe, Nextcloud, Dienstübergabe
In zwölf Wohngruppen entstehen jeden Abend Einträge in Stichworten: Schule, Essen, Konflikt, Telefonat mit Mutter, Arzttermin. Der Ablauf bringt die Stichworte in lesbare Sätze in der Ordnung der Dokumentationsvorgabe, behält die Worte der Fachkraft und erfindet nichts dazu. Er markiert, was nach den Regeln des Trägers eine Besonderheit ist: Verletzung, Entweichung, Kontakt mit dem Jugendamt, Hinweis auf Gefährdung, fehlender Eintrag an einem Tag. Die Fachkraft bestätigt den Eintrag vor dem Dienstende; die Leitung sieht morgens die Markierungen statt zwölf Gruppenbücher.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Platzanfragen der Jugendämter prüfen und beantworten
Sammelpostfach, SoPart, Belegungsübersicht, Konzeptionen als PDF, Microsoft 365
Ein Träger mit mehreren Angeboten erhält jede Woche zehn bis zwanzig Platzanfragen aus Jugendämtern, als Mail, Fax oder Anruf, mit Alter, Problemlage und gewünschtem Setting. Der Ablauf liest die Anfrage, vergleicht sie mit Aufnahmekriterien und Konzeption jeder Gruppe, prüft die aktuelle Belegung und bereitet die Antwort vor: Platz frei und passend, Platz frei mit Vorbehalt, kein Platz, mit Hinweis auf das passende Angebot eines anderen Bereichs. Er legt den Vorgang bei der Bereichsleitung an. Ob ein Kind aufgenommen wird, entscheidet sie im Team, aber am selben Tag statt nach einer Woche.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Fachleistungsstunden und Belegtage abrechnen
SoPart, Vivendi, DATEV, Zeiterfassung, Abrechnungsportale der Jugendämter
Monatlich gehen Rechnungen an zwanzig Jugendämter: Belegtage je Kind, Fachleistungsstunden der ambulanten Hilfen, Zusatzleistungen, Abwesenheitstage mit unterschiedlichen Regeln je Vereinbarung. Der Ablauf liest Belegung, Leistungserfassung und die Entgeltvereinbarung des jeweiligen Jugendamts, erstellt die Rechnungsentwürfe, prüft gegen die Bewilligung und markiert, was nicht zusammenpasst: Stunden über der Bewilligung, Belegtage nach Entlassungsdatum, fehlende Verlängerung. Rückfragen der Jugendämter ordnet er dem Fall zu und bereitet die Antwort mit Belegen vor. Die Verwaltung gibt frei und versendet.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Entgeltverhandlungen und Meldepflichten vorbereiten
DATEV, Kostenrechnung in Excel, Vorlagen der Landesjugendämter, DMS, SoPart
Für jedes Angebot verhandelt der Träger Leistungs- und Entgeltvereinbarungen mit dem öffentlichen Träger, und für jede Einrichtung gelten Meldepflichten gegenüber dem Landesjugendamt. Der Ablauf zieht Personalkosten, Sachkosten, Belegung und Fachkraftquote aus Buchhaltung und Dienstplan, füllt die Kalkulationsvorlage, vergleicht mit der letzten Vereinbarung und markiert Positionen, die sich stark geändert haben. Bei Meldungen nach dem Schutzkonzept stellt er die Chronologie aus der Dokumentation zusammen. Entwurf und Begründung schreibt er; verhandeln und melden tun Geschäftsführung und Leitung, mit vollständigen Unterlagen.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Trägern der Kinder- und Jugendhilfe
Die Klientensoftware trägt die Dokumentation, aber Berichte entstehen in Word, Anfragen im Postfach und die Kalkulation in Excel. Die Fachkraft ist die Schnittstelle.
- Klientenverwaltung und DokumentationSoPart, Vivendi, PROSOZ 14plus, LÄMMkom LISSA
- JugendamtsseiteOK.JUG, PROSOZ 14plus, Berichtsvorlagen der Jugendämter, Abrechnungsportale
- Verwaltung und AbrechnungDATEV, Excel, Zeiterfassungen mit Schnittstelle, Dienstplanprogramme
- ZusammenarbeitMicrosoft 365, Nextcloud, Sammelpostfächer, Tablets in den Gruppen
- DokumenteDMS, Konzeptionen und Schutzkonzepte als PDF, Word-Vorlagen
Einwände
Was bei Trägern der Kinder- und Jugendhilfe besonders zählt
Die Einwände, die Geschäftsführungen und Bereichsleitungen in der Jugendhilfe zuerst nennen, und unsere Antwort darauf.
- Daten aus der Jugendhilfe stehen unter besonderem Vertrauensschutz. § 65 SGB VIII und das Sozialgeheimnis setzen den Rahmen, und wir bauen innerhalb davon: Das Modell läuft im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, der Ablauf liest je Bericht nur den einen Fall, nichts trainiert ein fremdes Modell, und das Protokoll zeigt jeden Zugriff. Bei kirchlichen Trägern gelten KDG oder DSG-EKD, die Betriebsart richten wir danach aus.
- Kinderschutz und Betriebserlaubnis dulden keine Fehler in der Dokumentation. Der Ablauf ändert nichts an der Dokumentation, er bringt sie in Form und markiert Auffälligkeiten nach Ihren Regeln. Ein Hinweis auf Gefährdung wird nicht bewertet, sondern sofort der Leitung vorgelegt. Meldungen nach § 47 SGB VIII schreibt er als Chronologie aus den Einträgen; absenden tut die Leitung. Jeder Entwurf trägt die Quelle, aus der er stammt.
- Mitarbeitervertretung und kirchlicher Datenschutz. Wir legen vor dem Bau offen, welche Daten der Ablauf liest, was er schreibt und wer es sieht. Der Ablauf bewertet keine Fachkräfte und misst keine Leistung. Für Mitarbeitervertretung nach MAVO oder MVG-EKD und für den betrieblichen Datenschutzbeauftragten liegt die Beschreibung so vor, dass sie ohne Technikwissen zu prüfen ist.
- Die Entgelte sind verhandelt, Verwaltungskosten müssen sich darin wiederfinden. Deshalb rechnet die Analyse vorher: Stunden je Bericht, Stunden je Abrechnungslauf, Rückfragen je Monat. Was sich nicht rechnet, sagen wir, und bauen es nicht. Was sich rechnet, ist Zeit der Fachkräfte, die heute in Berichte geht statt in die Gruppe, und das ist die Position, die jedes Jugendamt versteht.
- Die Fachkräfte wollen ihre Sprache im Bericht behalten. Der Ablauf schreibt aus ihren Einträgen, nicht statt ihrer. Er behält Formulierungen, ordnet und kürzt, und legt den Entwurf zum Lesen vor. Was die Fachkraft ändert, lernt der Ablauf als Regel für den Träger, nicht als Modell. Nach zwanzig Berichten klingt der Entwurf nach dem Haus, nicht nach einer Maschine.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Das Lesen und Ordnen großer Textbestände nach festen Regeln kennen wir aus unseren Projekten: Bei einem börsennotierten Hersteller von Brennstoffzellen mit rund 400 Mitarbeitern liest ein Ablauf den gesamten Textbestand über zehn Live-Domains und elf Sprachen, markiert Umweltaussagen nach einer EU-Richtlinie mit Fundort und Einstufung und formuliert nach Redaktionsleitfaden um; freigegeben wird jede Stelle von einem Menschen. Das ist dieselbe Arbeit wie sechs Monate Tagesdokumentation nach den Abschnitten eines Hilfeplanberichts zu sortieren: viel Text, feste Gliederung, jede Aussage mit Fundort.
Was dort schiefging, gehört dazu: Die erste Einstufung war zu streng und meldete zu viele Treffer, das Regelwerk wurde nachgeschärft. Für die Jugendhilfe heißt das: Die Regeln, was als Besonderheit markiert wird, legen wir mit Ihren Fachkräften fest und justieren sie in den ersten Wochen, damit die Leitung morgens zehn echte Hinweise sieht und nicht hundert.
Preise
Preise für Träger der Kinder- und Jugendhilfe
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Entwicklungs- und Hilfeplanberichte vorformulieren" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Trägern der Kinder- und Jugendhilfe
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Daten von Kindern und Familien durch ein KI-Modell laufen?
Nur unter Bedingungen, und die legen wir vorher fest: Das Modell läuft im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, der Ablauf sieht je Bericht einen Fall, nichts wird für ein fremdes Modell verwendet, jeder Zugriff ist protokolliert. Bei kirchlichen Trägern richten wir uns nach KDG oder DSG-EKD. Ob die Betriebsart im Haus nötig ist, klären wir in der Analyse mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das SoPart oder Vivendi?
Nein. Die Klientensoftware bleibt das führende System für Fälle, Dokumentation und Leistungserfassung. Der Ablauf liest daraus und schreibt dorthin zurück, über Schnittstellen und Exportformate, nicht an der Datenbank vorbei. Was er dazwischen tut, Berichte formulieren, Anfragen zuordnen, Abrechnungen prüfen, kann die Fachsoftware heute nicht. Wo ein Modul reicht, sagen wir das in der Analyse.
Wie viel Zeit kostet das den Träger intern?
Die Analyse dauert drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen: zwei Bezugsbetreuer, eine Bereichsleitung, jemand aus der Verwaltung. Der Umbau braucht einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben, keine Projektgruppe. Die Einführung läuft im Parallelbetrieb: Die ersten Berichte werden vollständig gegengelesen, die Abrechnung läuft einen Monat doppelt, danach prüft die Verwaltung nur noch die markierten Fälle.
Lohnt sich das für einen Träger mit zwei Wohngruppen?
Selten, das sagen wir offen. Ein Umbau zum Festpreis braucht Menge: viele Berichte im Jahr, viele Jugendämter in der Abrechnung, mehrere Angebote mit Platzanfragen. Für kleine Träger kommt die Menge über den Verband oder eine Trägergemeinschaft, die denselben Ablauf für mehrere Häuser betreibt. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Jugendhilfe
Verweis
Verwandte Zielgruppen
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.