Zielgruppe
Im Verband geht die Zeit nicht in die Hilfe, sondern in den Nachweis an zwölf Förderer.
Ein Kreisverband mit 1.200 Beschäftigten: zwei Pflegedienste in Vivendi, acht Kitas, eine Schuldner- und eine Migrationsberatung, dazu Jugendhilfe und ein Freiwilligendienst. Die Buchhaltung läuft in Diamant, die Personalabrechnung in P&I LOGA, die Post über Microsoft 365. Jeder Fachbereich hängt an anderen Fördertöpfen: Kommune, Land, Bund, Aktion Mensch, drei Stiftungen. Zum Jahresende sitzen Fachbereichsleitungen und Verwaltung über zwölf Verwendungsnachweisen mit zwölf verschiedenen Formularen und suchen dieselben Buchungen und Projektberichte zwölfmal zusammen. Daneben füllt jede Beraterin die Statistikbögen ihres Förderers aus Gesprächsnotizen, und im Sammelpostfach liegen 80 Anfragen von Hilfesuchenden, die noch niemand einem Dienst zugeordnet hat. KI für Wohlfahrtsverbände beginnt deshalb nicht in der Beratung, sondern in der Verwaltung dahinter: beim Nachweis, bei der Statistik und beim Postfach.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Wohlfahrtsverbänden und sozialen Trägern am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Wohlfahrtsverbänden und sozialen Trägern lohnen
Die Arbeit am Menschen bleibt bei den Fachkräften. Was sich umbauen lässt, ist das Zusammentragen, Übertragen und Beantworten darum herum. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Verwendungsnachweise aus Buchungen und Berichten zusammenstellen
Diamant, SAP, Projektberichte in Word, Förderportale, DMS
Ein Träger mit zwölf Förderern erstellt im Jahr 40 bis 60 Verwendungsnachweise, jeder in der Form des Geldgebers. Der Ablauf liest Bewilligungsbescheid und Kostenplan, zieht die Buchungen der Kostenstelle aus der Finanzbuchhaltung, ordnet sie den Positionen des Formulars zu und holt den Sachbericht aus den Projektberichten des Fachbereichs. Er markiert, was nicht aufgeht: Überschreitungen je Position, Belege ohne Zuordnung, Personalkosten über der Pauschale. Die Verwaltungsleitung prüft den Entwurf und gibt frei, bevor etwas das Haus verlässt.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Beratungsdokumentation in die Statistik des Förderers bringen
Beratungssoftware, Excel, Statistikbögen der Förderer, d.3ecm
Eine Schuldnerberatung mit 900 Fällen im Jahr dokumentiert jedes Gespräch in Notizen und muss zum Quartal die Statistik des Landes füllen: Haushaltstyp, Verschuldungsgrund, Ergebnis, Verweise. Der Ablauf liest die Dokumentation, schlägt je Fall die Einträge der Statistikform vor und markiert, wo die Notizen keine Antwort hergeben. Die Beraterin bestätigt oder korrigiert je Fall, der Bogen wird erst danach erzeugt. Die Fachkraft schreibt weiter in ihren Worten, die Statistik entsteht aus ihnen.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Anfragen von Hilfesuchenden dem richtigen Dienst zuordnen
Microsoft 365, Website-Formular, Vivendi, Terminplanung
Im Sammelpostfach eines Verbands landen am Tag 60 bis 100 Nachrichten: Pflegeplatz gesucht, Kitaplatz, Mahnbescheid, Aufenthaltsfrage, Spende, Praktikum. Der Ablauf liest jede Anfrage, erkennt Anliegen und Region, ordnet sie dem zuständigen Dienst zu, legt dort einen Vorgang an und bereitet eine Erstantwort mit Terminangebot und den nötigen Unterlagen vor. Dringendes, etwa eine Räumung in drei Tagen, wird oben einsortiert und zusätzlich angerufen. Gesendet wird, was die Fachkraft freigibt.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Bewerbungen vorsortieren und beantworten
P&I LOGA, Karriereseite, Jobportale, Outlook
Ein Träger mit 80 offenen Stellen in Pflege, Kita und Jugendhilfe bekommt im Monat 300 Bewerbungen über Portale, Formular und Mail, viele unvollständig. Der Ablauf liest Anschreiben und Lebenslauf, erkennt Qualifikation, Standortwunsch und Verfügbarkeit, ordnet die Bewerbung den passenden Stellen zu und bereitet die Eingangsbestätigung mit Terminvorschlag vor. Fehlende Nachweise, etwa die Anerkennung eines ausländischen Abschlusses, werden benannt. Die Entscheidung über das Gespräch trifft die Einrichtungsleitung, der Ablauf legt ihr nur die Mappe vor.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Jahres- und Wirkungsberichte aus den Fachbereichen zusammenführen
Word, Vivendi, Diamant, d.3ecm, Website
Für den Jahresbericht liefern 15 Fachbereiche Texte in 15 Stilen, Zahlen in 15 Tabellenformen, zum Teil ohne Vorjahresvergleich. Der Ablauf liest die Zulieferungen, bringt Zahlen in eine einheitliche Form, gleicht sie mit Buchhaltung und Belegungsdaten ab, schreibt die Fachbereichstexte nach dem Redaktionsleitfaden des Verbands um und markiert Widersprüche zwischen Text und Zahl. Die Öffentlichkeitsarbeit liest einen Entwurf statt 15 Mails. Jeder Absatz trägt die Quelle, aus der er stammt.
Texte und Inhalte in MengeLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Wohlfahrtsverbänden und sozialen Trägern
Je Fachbereich eine Fachsoftware, darüber Finanzen und Personal, dazwischen Excel und die Formulare der Förderer. Dort liegt die Handarbeit.
- Pflege und BetreuungVivendi, MEDIFOX DAN, Sinfonie, Dienstplanprogramme
- Jugendhilfe und BeratungSoPart, Beratungsdokumentationen, Statistikbögen der Förderer
- FinanzenDiamant, SAP, DATEV, Kostenrechnungen mit Kostenstellen je Projekt
- PersonalP&I LOGA, Dienstplanung, Bewerbungsportale, Karriereseite
- Dokumente und Kommunikationd.3ecm, Microsoft 365, Sammelpostfächer, Teams
- FördererFörderportale von Land und Bund, Aktion Mensch, Stiftungsportale, Zuwendungsbescheide als PDF
Einwände
Was bei Wohlfahrtsverbänden und sozialen Trägern besonders zählt
Die Einwände, die bei Trägern zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Klientendaten sind Sozial- und Gesundheitsdaten. Für Pflege, Beratung und Jugendhilfe gelten Artikel 9 DSGVO, das Sozialgeheimnis nach § 35 SGB I und in der Beratung § 203 StGB; kirchliche Träger arbeiten nach KDG oder DSG-EKD. Deshalb laufen diese Abläufe mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, der Datenfluss ist je Ablauf offengelegt, und die Verschwiegenheitsverpflichtung unterschreiben wir.
- Die Mitarbeitervertretung muss beteiligt werden. Ob MAV nach MAVO oder MVG-EKD oder Betriebsrat bei AWO und Paritätischem: Wir beschreiben je Ablauf, welche Daten er liest, was er protokolliert und was er nicht tut, nämlich Mitarbeitende bewerten. Diese Beschreibung ist die Grundlage für die Vereinbarung, und wir sitzen auf Wunsch mit am Tisch.
- Die Mittel sind zweckgebunden, die Verwaltungsquote wird geprüft. Der Umbau ist eine Verwaltungsausgabe und muss aus freien Mitteln oder einer Pauschale kommen, das sagen wir offen. Dafür senkt er genau die Kosten, die Förderer als Verwaltungsquote sehen. Die Analyse rechnet das je Ablauf vor und sagt auch, wo es sich nicht trägt.
- Der EU AI Act stuft Sozialleistungen als Hochrisiko ein. Hochrisiko sind Systeme, die über den Zugang zu Leistungen entscheiden. Unsere Abläufe entscheiden nichts über Klienten: Sie sortieren Post, füllen Statistiken und stellen Nachweise zusammen, die Entscheidung bleibt bei der Fachkraft. Die Grenze schreiben wir je Ablauf fest und dokumentieren, dass er sie nicht überschreitet.
- Als Zuwendungsempfänger sind wir an Vergaberegeln gebunden. Analyse und Umbau sind Festpreise mit beschriebener Leistung, die Stufen sind einzeln beauftragbar. Damit passen sie in die Wertgrenzen einer Direktvergabe oder in eine Verhandlungsvergabe nach UVgO, je nach Ihrer Satzung. Die Leistungsbeschreibung liefern wir so, dass Ihre Vergabestelle sie verwenden kann.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Die Mechanik dahinter kennen wir aus unserem eigenen Betrieb: Bei uns werden Arbeitssitzungen automatisch als Aufgaben erfasst, benannt, geschätzt und für die Abrechnung vorbereitet, Mails werden gelesen, zugeordnet und mit Antwortentwurf vorgelegt. Dieser Fall sind wir selbst. Ein Verwendungsnachweis ist dasselbe Prinzip in anderer Form: Leistungen und Buchungen werden gesammelt, einem Rahmen zugeordnet und so beschrieben, dass der Empfänger sie versteht.
Was dabei schiefging: Die automatische Benennung der Aufgaben war anfangs zu technisch für die Rechnung, daraus wurde die Regel, dass Rechnungstitel in der Sprache des Kunden stehen. Bei einem Träger heißt das: Der Sachbericht steht in der Sprache des Förderers und seines Formulars, nicht in der Sprache der Kostenstelle. Diese Regel bauen wir von Anfang an ein.
Preise
Preise für Wohlfahrtsverbände und soziale Träger
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Verwendungsnachweise aus Buchungen und Berichten zusammenstellen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Wohlfahrtsverbänden und sozialen Trägern
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Klientendaten aus Pflege und Beratung durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Für Beratungsdokumentation und Anfragen von Hilfesuchenden arbeiten wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; bei kirchlichen Trägern nach den Vorgaben von KDG oder DSG-EKD. Keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Für Verwendungsnachweise reichen meist Buchungen ohne Personenbezug. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das Vivendi, SoPart oder die Beratungssoftware?
Nein. Die Fachsoftware bleibt das führende System für Dokumentation und Abrechnung. Unsere Abläufe arbeiten daneben und dazwischen: Sie lesen aus der Fachsoftware und der Buchhaltung, bringen Daten in die Form des Förderers und legen Ergebnisse dort ab, wo sie hingehören. Wo ein Modul des Herstellers die Aufgabe bereits löst, sagen wir das in der Analyse.
Wie viel Aufwand bedeutet das für einen Verband ohne eigene IT-Abteilung?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die die Nachweise und die Post heute machen, meist Verwaltungsleitung, eine Fachbereichsleitung und eine Sachbearbeiterin. Für den Umbau brauchen wir eine Person, die Zugänge freigibt und Regeln entscheidet. Betrieb und Überwachung übernehmen wir, dokumentiert so, dass Ihr IT-Dienstleister oder der Landesverband es übernehmen kann.
Lohnt sich das für einen Ortsverband mit 40 Beschäftigten?
Selten, und das sagen wir offen. Unter etwa 50 Beschäftigten rechnet sich ein Umbau zum Festpreis nur, wenn ein Ablauf sehr viel Menge hat. Der bessere Weg ist der Kreis- oder Landesverband, der denselben Ablauf für mehrere Ortsverbände betreibt, denn Förderer und Formulare sind dort dieselben. Der Potenzial-Check gibt eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Wohlfahrtsverbände
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.