Zielgruppe
In der Anwaltskanzlei liegt die Zeit zwischen Posteingang und Akte, nicht im Schriftsatz.
Eine überörtliche Kanzlei mit 120 Mitarbeitern an drei Standorten: RA-MICRO, beA, iManage für die Dokumente, beck-online, dazu ein Fax, das es immer noch gibt. Um acht Uhr stehen 80 Eingänge im beA-Postfach: Schriftsätze der Gegenseite, gerichtliche Verfügungen, Fristsetzungen, Mandantenpost. Zwei Rechtsanwaltsfachangestellte lesen jeden Eingang, suchen die Akte, tragen Fristen und Wiedervorlagen ein, drucken für den Anwalt, der noch Papier will, und beantworten nebenbei das Telefon. Der erste Anwalt sitzt um neun am Schreibtisch und hat noch nichts gesehen. Dazu kommen Website-Anfragen, die niemand nach Rechtsgebiet sortiert, und Stundenzettel, die am Monatsende aus dem Kalender rekonstruiert werden. KI für Rechtsanwälte fängt deshalb am beA-Postfach an: lesen, der Akte zuordnen, Fristen erkennen, und dem Menschen vorlegen, was er bestätigen muss.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Rechtsanwälten und Anwaltskanzleien am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Rechtsanwälten und Anwaltskanzleien lohnen
Das Produkt einer Kanzlei ist die Rechtsberatung. Was davor liegt, ist Zuordnen, Fristen rechnen, Suchen und Rekonstruieren. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Posteingang lesen, zuordnen und Fristen erfassen
beA, RA-MICRO, Fristenkalender, Fax-Server, DMS
80 Eingänge am Morgen aus beA, Fax und Mail. Der Ablauf liest jedes Dokument, erkennt Aktenzeichen, Gericht, Parteien und die Art des Schreibens, ordnet es der Akte zu und legt es im DMS ab. Fristsetzungen, Zustellungsdaten und Verhandlungstermine zieht er heraus, berechnet Vorfrist und Frist nach den Regeln der Kanzlei und trägt sie als Vorschlag in den Fristenkalender ein. Die Rechtsanwaltsfachangestellte sieht eine Liste statt eines Stapels und bestätigt jede Frist einzeln; der Anwalt zeichnet ab. Erst dann gilt sie.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Mandatsanfragen vorsortieren und Kollision prüfen
Website-Formular, Sammelpostfach, RA-MICRO, Aktenverwaltung
Über Website, Mail und Telefonnotiz kommen 60 Anfragen in der Woche: Kündigungsschutz, Verkehrsunfall, Erbstreit, Vertragsprüfung, dazu Werbung. Der Ablauf liest die Anfrage, ordnet sie Rechtsgebiet und Dezernat zu, schätzt die Eilbedürftigkeit, etwa die Drei-Wochen-Frist nach einer Kündigung, und stößt die Kollisionsprüfung gegen Mandanten und Gegner in der Aktenverwaltung an. Dem zuständigen Anwalt legt er die Zusammenfassung mit den Treffern der Kollisionsprüfung vor; den Antwortentwurf an den Anfragenden sendet die Kanzlei erst nach Freigabe.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Dokumentenbestände sichten und tabellarisch aufbereiten
iManage, DMS, Datenraum, Excel
In einer Due Diligence oder einem Massenverfahren liegen 4.000 Dokumente im Datenraum: Verträge, Mails, Rechnungen, Protokolle. Der Ablauf liest jedes Dokument, erfasst Parteien, Datum, Vertragsart und die Klauseln, die Sie suchen, Laufzeit, Kündigung, Haftung, Change of Control, und baut daraus eine Tabelle mit Fundstelle je Zelle. Was er nicht sicher zuordnen kann, markiert er. Der Anwalt prüft die Tabelle und springt per Fundstelle ins Dokument, statt 4.000 Dateien zu öffnen. Bewertet wird nichts, was er nicht gesehen hat.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Standardschriftsätze und Schreiben vorformulieren
RA-MICRO, AnNoText, Textbausteine, Word
Mandatsbestätigung, Vollmachtsanforderung, Mahnschreiben, Akteneinsichtsantrag, Fristverlängerungsgesuch: Eine Kanzlei schreibt davon mehrere hundert im Monat, jedes aus Aktendaten und Bausteinen. Der Ablauf füllt den Entwurf aus Akte, Beteiligten und Anlass, übernimmt Aktenzeichen und Streitwert, prüft Anrede und Zustellweg und legt ihn in der Akte ab. In Massenverfahren mit hunderten gleichartigen Mandaten füllt er den Klageentwurf aus Vorlage und Mandantenunterlagen und markiert, wo die Unterlagen nicht zur Vorlage passen. Der Anwalt liest, ändert, zeichnet.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Tätigkeiten erfassen und Abrechnung vorbereiten
Kalender, Exchange, Zeiterfassung der Kanzleisoftware, Aktennotizen
Am Monatsende rekonstruieren Anwälte ihre Zeiten aus Kalender, gesendeten Mails und Aktennotizen. Der Ablauf sammelt je Akte Termine, Schriftsätze, Telefonnotizen und Mails, schlägt daraus Tätigkeitspositionen mit Dauer vor, ordnet sie Stundensatz oder Gebührentatbestand nach RVG zu und markiert Lücken: Tage ohne Eintrag, Akten mit Aufwand ohne Abrechnung. Der Anwalt korrigiert den Vorschlag, die Buchhaltung erstellt die Rechnung. Was nicht bestätigt ist, wird nicht abgerechnet.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Rechtsanwälten und Anwaltskanzleien
Kanzleisoftware und beA sind gesetzt, dazu DMS, Recherchedatenbanken und viel Outlook. Dazwischen liegt die Handarbeit.
- KanzleisoftwareRA-MICRO, AnNoText, Advoware, Advolux, Kleos, DATEV Anwalt
- Elektronischer RechtsverkehrbeA, Fax-Server, Online-Mahnantrag, Schutzschriftenregister
- DokumenteiManage, DMS der Kanzleisoftware, Datenräume, SharePoint
- Recherchebeck-online, juris, Wolters Kluwer Online
- KommunikationMicrosoft 365, Exchange, Sammelpostfächer, Teams, Telefonanlage
- BuchhaltungDATEV, Zeiterfassung der Kanzleisoftware, Fremdgeldkonten
Einwände
Was bei Rechtsanwälten und Anwaltskanzleien besonders zählt
Die Einwände, die in Anwaltskanzleien zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Verschwiegenheit nach § 43a BRAO und § 203 StGB. Nach § 43e BRAO dürfen Sie Dienstleister einbinden, wenn sie schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind; diese Verpflichtung unterschreiben wir, und sie erstreckt sich auf alle, die bei uns Zugang hätten. Akteninhalte verarbeiten wir auf Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, der Datenfluss steht je Ablauf in der Dokumentation.
- Fristversäumnis ist der Haftungsfall. Deshalb schlägt der Ablauf Fristen vor und trägt sie nie allein ein. Jede Frist bekommt die Fundstelle im Schreiben, die Berechnung und zwei Bestätigungen, Fachangestellte und Anwalt, bevor sie gilt. Das Protokoll zeigt, wer wann was gesehen hat. Verglichen mit dem Stapel um acht Uhr ist das ein Vier-Augen-Prinzip, das tatsächlich stattfindet.
- Rechtsberatung ist eigenverantwortlich. Der Ablauf sortiert, fasst zusammen, füllt Vorlagen und findet Klauseln. Er bewertet keine Rechtslage und schreibt keinen Schriftsatz, der ungelesen das Haus verlässt. Die Grenze ziehen wir in der Analyse gemeinsam und schreiben sie in die Regeln jedes Ablaufs; was darüber liegt, bleibt Ihre Arbeit.
- Akten gehören nicht in eine US-Cloud. Sie entscheiden je Ablauf, wo das Modell läuft: auf einem Rechner in der Kanzlei, auf einem EU-Server oder bei einem Cloud-Anbieter unter Auftragsverarbeitungsvertrag. Für Akteninhalte empfehlen wir die ersten beiden Wege, und keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Beschlagnahmeschutz und Verschwiegenheit sind ein Grund mehr, die Daten im Haus zu lassen.
- RA-MICRO und AnNoText lassen sich nicht beliebig erweitern. Wir nutzen die Schnittstellen und Import- und Exportwege, die Ihre Kanzleisoftware anbietet, und arbeiten im Übrigen davor und daneben: im Posteingang, im DMS, in Word und Outlook. Eingespielt wird, was die Software annimmt, und so, dass Ihr Systembetreuer es nachvollziehen kann.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Dieser Fall sind wir selbst: Als Dienstleister mit Abrechnung nach Aufwand laufen bei uns Posteingang, Aufgabenerfassung und Rechnungsvorbereitung über genau die Mechanik, die oben beschrieben ist. Mails werden gelesen, dem Vorgang zugeordnet und mit Antwortentwurf vorgelegt, Anrufe werden in Vorgänge überführt, Arbeitssitzungen werden automatisch als Aufgaben erfasst, benannt, geschätzt und für die Abrechnung vorbereitet. Der Monat endet bei uns mit einer Liste zum Bestätigen, nicht mit einer Rekonstruktion.
Was schiefging: Die automatische Benennung der Aufgaben war anfangs zu technisch für die Rechnung, seither gilt die Regel, dass Rechnungstitel in der Sprache des Kunden stehen. Und eine nächtliche Prüfung meldete jede Nacht denselben Fehler, bis wir sie auf Änderungen statt Zustände umstellten. In einer Kanzlei heißt das: Tätigkeitspositionen, die der Mandant versteht, und eine Fristenliste, die nur meldet, was neu ist.
Preise
Preise für Rechtsanwälte und Anwaltskanzleien
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Posteingang lesen, zuordnen und Fristen erfassen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Rechtsanwälten und Anwaltskanzleien
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Akteninhalte überhaupt durch eine KI laufen?
Ja, unter den Bedingungen des § 43e BRAO: schriftliche Verpflichtung des Dienstleisters zur Verschwiegenheit, Beschränkung auf das Erforderliche, Weisungsgebundenheit. Wir unterschreiben die Verpflichtung, das Modell läuft für Akteninhalte im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, steht unter Datensouveränität.
Ersetzt das die Fristenkontrolle von RA-MICRO oder AnNoText?
Nein, es füttert sie. Der Fristenkalender Ihrer Kanzleisoftware bleibt das führende System; der Ablauf liest die Eingänge, die heute niemand rechtzeitig liest, und legt die Fristen dort als Vorschlag ab, wo Ihre Fachangestellten sie ohnehin bestätigen. Wo ein Modul Ihrer Software die Arbeit bereits erledigt, sagen wir das in der Analyse.
Wie viel Zeit bindet das in der Kanzlei?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen, meist zwei Fachangestellte, ein Anwalt und wer die IT betreut. Der Umbau braucht einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben. Die Einführung läuft im Parallelbetrieb: zwei Wochen prüft die Fachangestellte jeden Vorschlag gegen ihre eigene Arbeit, dann nur noch die markierten Abweichungen.
Wir sind acht Anwälte mit zwölf Mitarbeitern. Lohnt sich das?
Unter etwa 50 Mitarbeitern rechnet sich ein Umbau zum Festpreis selten, es sei denn, Sie führen Massenverfahren mit hunderten gleichartigen Mandaten; dann zählt die Menge, nicht die Kopfzahl. Sonst lohnt sich der Weg über eine Bürogemeinschaft oder ein Kanzleinetzwerk, das denselben Ablauf für mehrere Häuser betreibt. Der Potenzial-Check gibt eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Rechtsanwälte
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.