Zielgruppe
In der Steuerkanzlei geht die Zeit nicht in die Beratung, sondern in das Zuordnen.
Eine Kanzlei mit 60 Mitarbeitern und 900 Mandanten: DATEV mit Unternehmen online, ein DMS, ein Sammelpostfach je Team, dazu Belege, die per Mail, Portal und in der Mappe kommen. Jeden Morgen sortieren Sachbearbeiter Post nach Mandant und Vorgang, ordnen Belege Buchungssätzen zu, die zu 80 Prozent so aussehen wie im Vormonat, und tippen Daten aus Bescheiden ab, die als PDF vorliegen. Die Beratung, für die Mandanten zahlen, beginnt am Nachmittag. KI für Steuerberater fängt deshalb nicht beim Chatfenster an, sondern beim Posteingang: lesen, zuordnen, vorbereiten, und erst dann legt der Ablauf dem Sachbearbeiter vor, was er freigeben soll.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Steuerberatern und Steuerkanzleien am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Steuerberatern und Steuerkanzleien lohnen
Das Produkt einer Kanzlei ist das Urteil des Beraters. Alles, was davor passiert, ist Zuordnen, Abtippen und Nachfragen. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Belege lesen und vorkontieren
Unternehmen online, DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, Mandantenportal, Scanstrecke
Ein Mandant mit 300 Belegen im Monat liefert sie als Foto, PDF und Papier. Der Ablauf liest Lieferant, Betrag, Steuersatz und Leistungsdatum, schlägt Konto und Kostenstelle nach dem Buchungsverhalten der letzten zwölf Monate vor und markiert, was vom Muster abweicht: neuer Lieferant, ungewöhnlicher Betrag, fehlende Umsatzsteuer-ID. Die Sachbearbeiterin bestätigt Stapel statt Einzelbelege. Gebucht wird nur, was sie freigibt.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Mandantenpost sortieren und beantworten
Exchange, Sammelpostfächer, DMS, Mandantenportal
In einer Kanzlei mit 900 Mandanten gehen täglich mehrere hundert Mails ein: Belegnachlieferungen, Rückfragen zur Abrechnung, Schreiben vom Finanzamt, Terminwünsche. Der Ablauf ordnet jede Mail Mandant und Vorgang zu, legt sie im DMS ab, legt Aufgaben für den zuständigen Sachbearbeiter an und bereitet Antworten auf Routinefragen als Entwurf vor, etwa den Stand der Umsatzsteuer-Voranmeldung oder die fehlenden Unterlagen. Gesendet wird erst nach Freigabe.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Bescheide prüfen und Fristen erfassen
DATEV Bescheidprüfung, DMS, Fristenkontrolle, Kanzleimanagement
Steuerbescheide kommen als PDF über ELSTER oder Post. Der Ablauf liest Bescheid und eingereichte Erklärung, vergleicht Positionen, hebt Abweichungen hervor und berechnet die Einspruchsfrist nach § 355 AO aus dem Bekanntgabedatum. Was abweicht, landet mit Begründung beim Berater; was stimmt, wird abgelegt und dem Mandanten mit einem Entwurf gemeldet. Die Fristen stehen im Fristenbuch, bevor jemand den Umschlag geöffnet hat.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Jahresabschluss vorbereiten
DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, Anlagenbuchführung, Mandantenportal, Excel
Vor jedem Abschluss fragt die Kanzlei dieselben Unterlagen bei jedem Mandanten ab: Kontoauszüge zum Stichtag, offene Posten, Anlagenzugänge, Darlehensverträge. Der Ablauf prüft, was bereits im System liegt, erstellt die Liste der fehlenden Unterlagen je Mandant, verschickt die Anfrage nach Freigabe und hakt nach festen Regeln nach. Eingehende Unterlagen werden zugeordnet und auf Plausibilität geprüft. Der Berater beginnt mit vollständigen Akten statt mit einer Liste von Rückfragen.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Mandantenstamm und Vollmachten in Ordnung bringen
DATEV Stammdaten, Kanzleimanagement, Vollmachtsdatenbank, DMS
Nach zwanzig Jahren Kanzleigeschichte heißt derselbe Mandant im Stammsatz, im DMS und in der Vollmachtsdatenbank verschieden, Ansprechpartner sind ausgeschieden, Vollmachten laufen auf alte Rechtsformen. Der Ablauf gleicht die Stammdaten über alle Systeme ab, führt Dubletten nach Ihren Regeln zusammen, prüft Vollmachten gegen das Handelsregister und markiert, was der Mandant bestätigen muss. Jede Änderung ist protokolliert und rückholbar.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Steuerberatern und Steuerkanzleien
DATEV ist das Rückgrat, darum herum liegen DMS, Portale, Postfächer und viel Excel. Dazwischen entsteht die Handarbeit.
- Rechnungswesen und SteuernDATEV Kanzlei-Rechnungswesen, Unternehmen online, Addison, Agenda, Simba, Stotax
- KanzleimanagementDATEV Eigenorganisation, Addison Kanzleimanagement, Fristenkontrolle, Zeiterfassung
- DokumenteDATEV DMS, Addison OneClick, Mandantenportale, Scanstrecken
- KommunikationMicrosoft 365, Exchange, Sammelpostfächer, Teams
- BehördenELSTER, Vollmachtsdatenbank, Handelsregister, Transparenzregister
- LohnDATEV Lohn und Gehalt, LODAS, Addison Lohn
Einwände
Was bei Steuerberatern und Steuerkanzleien besonders zählt
Die Einwände, die in Steuerkanzleien zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Verschwiegenheit nach § 57 StBerG und § 203 StGB. Mandantendaten bleiben in Ihren Systemen, der Datenfluss ist je Ablauf offengelegt, und als Dienstleister verpflichten wir uns nach § 203 Absatz 4 StGB schriftlich zur Verschwiegenheit. Wo Mandantendaten im Spiel sind, wählen wir die Betriebsart im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Haftung für Buchungen und Fristen. Der Ablauf schlägt vor, der Sachbearbeiter gibt frei. Jede Buchung, jede Frist und jeder Entwurf trägt den Beleg, aus dem er stammt, und das Protokoll zeigt, wer wann freigegeben hat. Das ist nachvollziehbarer als eine Kontierung aus dem Gedächtnis.
- DATEV lässt sich nicht einfach erweitern. Wir arbeiten über die Schnittstellen, die DATEV vorsieht, über Import- und Exportformate und über Unternehmen online, nicht an der Datenbank vorbei. Was die Schnittstelle nicht hergibt, läuft als Vorbereitung neben dem System und wird dort eingespielt, wo DATEV es erwartet.
- Die Mandanten liefern unordentlich. Genau dort beginnt der Ablauf: Er liest, was kommt, sortiert es, fragt nach festen Regeln nach und meldet, was fehlt. Die Unordnung der Mandanten wird zur Liste, nicht zur Nachtschicht vor dem Abschluss.
- Keine eigene IT. Sie brauchen jemanden, der Zugänge freigibt und Entscheidungen trifft; Bau, Betrieb und Überwachung übernehmen wir, und alles ist so dokumentiert, dass Ihr Systempartner es übernehmen kann.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Die Abläufe einer Kanzlei kennen wir aus zwei Richtungen. Als Dienstleister mit Abrechnung nach Aufwand laufen bei uns selbst Postfach, Aufgabenerfassung und Rechnungsvorbereitung über dieselben Mechanismen, die hier beschrieben sind: lesen, zuordnen, vorlegen, freigeben. Und bei einem Ersatzteilhändler haben wir einen Bestand aus Millionen Datensätzen mit elf Prüfschritten und bitgleichem Rollback bereinigt, derselbe Werkzeugkasten, den ein Mandantenstamm nach zwanzig Jahren braucht.
Was bei uns schiefging: Die automatische Benennung von Aufgaben war anfangs zu technisch für die Rechnung und bekam eine eigene Regel. In einer Kanzlei wäre das die Regel, dass Rückfragen an Mandanten in deren Sprache stehen, nicht in Kontonummern.
Preise
Preise für Steuerberater und Steuerkanzleien
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Belege lesen und vorkontieren" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Steuerberatern und Steuerkanzleien
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Mandantendaten überhaupt durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Für Belege und Mandantenpost bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 Absatz 4 StGB unterschreiben wir. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, steht unter Datensouveränität.
Ersetzt das DATEV Automatisierungsservice oder die Bescheidprüfung?
Nein, es ergänzt sie. Die DATEV-Werkzeuge arbeiten mit festen Regeln innerhalb von DATEV; unsere Abläufe kümmern sich um das, was davor und daneben liegt: unsortierte Post, Belege in schlechter Qualität, Rückfragen an Mandanten, Abgleich über mehrere Systeme. Wo ein DATEV-Werkzeug reicht, sagen wir das in der Analyse.
Wie viel Zeit kostet das die Kanzlei intern?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen, meist zwei Sachbearbeiter und ein Berater. Der Umbau braucht einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben, keine Projektgruppe. Die Einführung läuft im Parallelbetrieb: zwei Wochen prüft die Sachbearbeiterin jeden Vorschlag, dann nur noch die markierten Abweichungen.
Was passiert bei einer Kanzlei mit zwölf Mitarbeitern?
Unter etwa 50 Mitarbeitern und ohne eigene Daten- oder Textbestände rechnet sich ein Umbau zum Festpreis selten, das sagen wir offen. Für kleinere Kanzleien lohnt sich der Weg über einen Kanzleiverbund oder eine gemeinsame Bürogemeinschaft, die denselben Ablauf für mehrere Häuser betreibt. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Steuerberater
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.