Zielgruppe
Im Maklerhaus geht der Montagvormittag an 120 Portalanfragen, von denen 30 ernst gemeint sind.
Ein Maklerhaus mit 90 Beschäftigten an sechs Standorten: onOffice als Maklersystem, Inserate auf ImmoScout24, Immowelt und Kleinanzeigen, Microsoft 365, DocuSign für Maklerverträge, Sprengnetter für die Einwertung. Am Montagmorgen liegen 120 Portalanfragen vom Wochenende in den Postfächern der Berater. Etwa 30 davon sind ernst gemeint: mit Finanzierungsbestätigung, passendem Suchprofil, konkretem Terminwunsch. Der Rest sind Mitbewerber, Neugierige, Tippfehler und Interessenten, die dasselbe Objekt zum dritten Mal anfragen. Niemand weiß am Montag, welche 30 es sind. Also schreibt jeder Berater jede Anfrage zurück, legt jeden Kontakt an und sieht die ernsthaften Käufer am Mittwoch, wenn sie beim Wettbewerb schon besichtigt haben. KI für Immobilienmakler beginnt an diesem Posteingang: lesen, einordnen, ins Maklersystem übernehmen, und dem Berater zuerst die vorlegen, die kaufen wollen.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Immobilienmaklern und Maklerhäusern am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Immobilienmaklern und Maklerhäusern lohnen
Das Produkt eines Maklers ist das Gespräch mit dem richtigen Käufer zur richtigen Zeit. Davor liegen Anfragen, Unterlagen und Texte in Menge. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Portalanfragen lesen, einordnen und ins Maklersystem übernehmen
ImmoScout24, Immowelt, Kleinanzeigen, onOffice, Outlook
Ein Haus mit 400 aktiven Objekten bekommt in der Woche 600 Anfragen aus Portalen und über die Website, als Formularmail in zehn Formaten. Der Ablauf liest jede Anfrage, erkennt das Objekt, legt den Kontakt im Maklersystem an oder findet den bestehenden, liest Suchprofil, Zeitrahmen und Finanzierungsstand heraus, soweit genannt, und erkennt Mitbewerber und Doppelanfragen. Nach Ihren Regeln sortiert er: sofort anrufen, Exposé mit Terminvorschlag senden, Standardantwort, keine Reaktion. Die Entwürfe liegen bereit. Der Berater sieht die Liste um neun, entscheidet und sendet.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Exposés aus Objektdaten erstellen und je Kanal anpassen
onOffice, FlowFact, Grundrisse, Portale, Social Media
Für jedes neue Objekt entsteht aus Objektdaten, Fotos, Grundriss und den Notizen der Aufnahme ein Exposé, dann eine Kurzfassung für die Portale, eine für Print und drei Texte für Social Media. Der Ablauf schreibt alle Fassungen in der Hausschrift aus denselben Daten, setzt die Pflichtangaben aus dem Energieausweis nach § 87 GEG an die vorgesehene Stelle, prüft auf unzulässige Formulierungen und fehlende Angaben und markiert Lücken: kein Baujahr, kein Energieausweis, Wohnfläche ohne Quelle. Der Berater liest, korrigiert den Ton und gibt frei. Online geht nur, was er freigegeben hat.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Objektunterlagen auf Vollständigkeit prüfen und Kernaussagen herausziehen
Grundbuchauszug, Teilungserklärung, Energieausweis, Protokolle, DMS
Zu einer Eigentumswohnung gehören zwanzig bis vierzig Dokumente: Grundbuchauszug, Teilungserklärung mit Nachträgen, Wirtschaftsplan, drei Jahre Protokolle, Energieausweis, Flurkarte, Hausgeldabrechnung. Der Ablauf liest den Stapel, prüft gegen Ihre Checkliste, was fehlt oder veraltet ist, und zieht die Kernaussagen heraus, nach denen Käufer fragen: Sondernutzungsrechte, beschlossene Sonderumlagen, Stand der Erhaltungsrücklage, Streit in der Gemeinschaft, Hausgeld. Jede Aussage trägt Dokument und Seite als Quelle. Die Liste der fehlenden Unterlagen geht als Entwurf an den Eigentümer; der Berater prüft die Kernaussagen, bevor sie ins Exposé oder ins Käufergespräch gehen.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Verkäuferanfragen für die Einwertung aufbereiten
Sprengnetter, PriceHubble, Maklersystem, Kaufpreissammlungen, Portale
Wer über die Website eine Bewertung anfragt, nennt Adresse, Wohnfläche, Baujahr und ein paar Sätze. Von 80 Anfragen im Monat ist ein Teil Neugier, ein Teil echte Verkaufsabsicht. Der Ablauf ergänzt Lage- und Objektdaten aus den Quellen, die Sie nutzen, stellt Vergleichsobjekte aus eigenen Verkäufen und Portalen zusammen, holt eine erste Spanne aus Ihrem Bewertungswerkzeug und bereitet das Gesprächsblatt für den Berater vor, mit den offenen Fragen an den Eigentümer. Er bewertet nicht selbst und schickt keine Zahl hinaus. Der Berater ruft an und nennt den Preis, wenn er ihn vertreten kann.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Eigentümerberichte aus Besichtigungsrückmeldungen schreiben
Maklersystem, Kalender, Outlook, Rückmeldeformular
Ein Berater macht in der Woche fünfzehn Besichtigungen und schuldet jedem Eigentümer alle zwei Wochen einen Bericht: wer da war, was gesagt wurde, warum kein Angebot kam. Der Ablauf sammelt Termine aus dem Kalender, Rückmeldungen aus Mails und Formularen, Aufrufzahlen aus den Portalen, fasst sie je Objekt zusammen und schreibt den Bericht in der Hausschrift, mit der Empfehlung, die der Berater hinterlegt hat: Preis halten, Fotos erneuern, Preis anpassen. Der Berater ergänzt seine Einschätzung und gibt frei. Der Eigentümer bekommt einen Bericht, der auf Fakten steht, nicht auf Erinnerung.
Texte und Inhalte in MengeLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Immobilienmaklern und Maklerhäusern
Das Maklersystem führt Objekte und Kontakte, die Portale bringen die Anfragen, daneben Bewertungswerkzeuge, Office und Signatur. Die Übergänge laufen von Hand.
- MaklersystemeonOffice, FlowFact, Propstack, FIO
- PortaleImmoScout24, Immowelt, Kleinanzeigen, eigene Website
- BewertungSprengnetter, PriceHubble, Kaufpreissammlungen der Gutachterausschüsse, eigene Verkaufsdaten
- Dokumente und SignaturDocuSign, Microsoft 365, SharePoint, DMS
- KommunikationOutlook, Teams, Telefonanlage, WhatsApp Business
- IdentifizierungVideo-Ident-Dienste, Transparenzregister, Sanktionslisten
Einwände
Was bei Immobilienmaklern und Maklerhäusern besonders zählt
Die Pflichten und Einwände, die in Maklerhäusern zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Maklervertrag in Textform nach § 656a BGB, Provisionsteilung nach § 656c BGB. Der Ablauf verschickt keinen Maklervertrag von selbst. Er bereitet ihn vor, wenn der Berater den Interessenten dafür vormerkt, legt ihn im Signaturwerkzeug an und hält fest, wann welche Fassung an wen ging. Ob und mit wem ein Vertrag geschlossen wird, entscheidet der Berater, und das Protokoll zeigt es.
- Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz. Makler sind Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz und müssen Käufer und Verkäufer identifizieren. Der Ablauf erinnert daran zum richtigen Zeitpunkt im Vorgang, sammelt die Nachweise ein, prüft sie auf Vollständigkeit und Ablaufdatum und legt sie ab. Die Identifizierung selbst und die Risikobewertung bleiben beim Menschen, dokumentiert im Vorgang.
- Pflichtangaben nach § 87 GEG in jeder Anzeige. Genau das ist ein Fall für einen Ablauf statt für das Gedächtnis: Er übernimmt Art des Energieausweises, Endenergiebedarf oder Endenergieverbrauch, Energieträger, Baujahr und Effizienzklasse in jede Fassung des Exposés und sperrt die Veröffentlichung, wenn eine Angabe fehlt. Ihren Bestand an Inseraten prüft er einmal komplett durch.
- Eine Vorauswahl von Mietinteressenten darf nicht diskriminieren. Deshalb bewertet der Ablauf keine Personen. Er prüft Selbstauskünfte auf Vollständigkeit der Unterlagen, die der Eigentümer verlangt, mahnt fehlende Nachweise an und legt alle vollständigen Bewerbungen in gleicher Form vor. Merkmale, die das AGG schützt, fließen nicht ein, es gibt keine Punktzahl, und die Auswahl trifft der Eigentümer mit dem Berater.
- Bestellerprinzip bei der Vermietung. Bei der Wohnungsvermietung zahlt, wer den Makler beauftragt hat. Der Ablauf hält im Vorgang fest, wer den Auftrag erteilt hat, und sorgt dafür, dass Anschreiben und Vertragsentwürfe an Mietinteressenten keine Provisionsforderung enthalten, wo keine zulässig ist. Entwürfe, die davon abweichen, markiert er, bevor sie jemand sieht.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Was wir mitbringen, ist das Prüfen und Schreiben von Texten in Menge nach festen Regeln. Für einen börsennotierten Hersteller von Brennstoffzellen mit rund 400 Mitarbeitern und zehn Live-Domains liest ein Ablauf den gesamten Textbestand, markiert Umweltaussagen nach der EU-Richtlinie 2024/825 mit Fundort und Einstufung, zeigt je Seite den Handlungsbedarf und formuliert nach Redaktionsleitfaden um; freigegeben wird jede Stelle von einem Menschen. Exposés in Hausschrift mit Pflichtangaben sind dieselbe Aufgabe: ein Regelwerk, ein Bestand, ein Prüfschritt je Text.
Schiefgegangen ist dort zweierlei. Die erste Einstufung war zu streng und lieferte zu viele Treffer, das Regelwerk wurde nachgeschärft; in einem Maklerhaus wäre das die Regel, welche Formulierungen in einem Exposé wirklich unzulässig sind und welche nur Geschmackssache. Und die Übersetzungen brauchten zwei Runden, weil Fachbegriffe doppelt belegt waren; für Exposés in Hausschrift legen wir deshalb die Begriffe für Lage, Zustand und Ausstattung fest, bevor der Ablauf schreibt.
Preise
Preise für Immobilienmakler und Maklerhäuser
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Portalanfragen lesen, einordnen und ins Maklersystem übernehmen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Immobilienmaklern und Maklerhäusern
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Interessentendaten aus den Portalen durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Für Anfragen, Selbstauskünfte und Objektunterlagen bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Die Portale bleiben in ihren bestehenden Verträgen. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, steht unter Datensouveränität.
Ersetzt das onOffice oder FlowFact?
Nein, es arbeitet hinein. Das Maklersystem bleibt der Ort für Objekte, Kontakte und Aktivitäten; die Abläufe lesen, was aus Portalen, Mails und Dokumenten hereinkommt, und legen es dort ab, über die Schnittstellen, die der Hersteller vorsieht. Die eingebauten Funktionen der Systeme für Anfragen und Exposés nutzen wir, wo sie reichen, und sagen in der Analyse, wo das der Fall ist.
Wie viel Zeit kostet das die Berater?
Die Analyse dauert drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen, meist zwei Berater, eine Assistenz und die Geschäftsführung. Danach braucht es einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben, keine Projektgruppe. In den ersten zwei Wochen prüfen die Berater jede Einordnung und jeden Entwurf, danach nur die markierten Fälle. Nach jeder Stufe entscheiden Sie neu.
Was ist mit einem Büro mit fünf Maklern?
Unter etwa 50 Mitarbeitern rechnet sich ein Umbau zum Festpreis selten, das sagen wir offen. Für kleine Büros lohnt sich der Weg über die Franchise-Zentrale, den Verbund oder die Bankentochter, die denselben Ablauf für viele Büros betreibt; dann ist die Menge da. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Immobilienmakler
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.