Zielgruppe
Im technischen Großhandel entschlüsselt der Innendienst Bestellungen, statt zu verkaufen.
Ein Händler für Werkzeuge, Befestigungstechnik und Arbeitsschutz mit 250 Mitarbeitern, 180.000 aktiven Artikeln von 1.200 Lieferanten und 4.000 Industriekunden: eNVenta als ERP, Akeneo für die Produktdaten, ein Shopware-Shop, nexmart für die Herstellerkataloge und eine Faxnummer, die immer noch 40 Bestellungen am Tag bringt. Eine davon lautet: "wie immer, aber 20 Stück mehr". Der Innendienst öffnet die letzten drei Aufträge des Kunden, rät, welcher gemeint ist, ruft im Zweifel an und tippt dann 14 Positionen ab. Nebenan liest eine Kollegin eine Excel-Preisliste mit 9.000 Zeilen und sucht die Spalte, in der dieses Jahr die Herstellernummer steht. KI für technischen Großhandel fängt bei diesen beiden Tischen an: Bestellung und Preisliste lesen, auf den eigenen Stamm abbilden und dem Innendienst den Vorschlag zur Bestätigung vorlegen.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei technischen Großhändlern am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
Lieber gleich einen festen Termin? Gespräch von 30 Minuten direkt buchen
Erst einmal selbst prüfen? Potenzial-Check in zehn Minuten
Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei technischen Großhändlern lohnen
Bei kleinen Margen muss sich jeder Handgriff pro Auftrag rechnen. Die meisten Handgriffe im Großhandel sind Abbilden: Fremddaten auf eigene Daten, Kundenworte auf Artikelnummern. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
-
Lieferantenkataloge und Preislisten auf den Artikelstamm abbilden
nexmart, BMEcat-Dateien, Excel, eNVenta ERP, Akeneo
Von 1.200 Lieferanten kommen im Jahr rund 3.000 Preislisten und Kataloge: als BMEcat über nexmart, als Excel mit wechselnden Spalten, als PDF mit Tabellen über 80 Seiten. Der Ablauf liest jede Datei, erkennt Herstellernummer, EAN, Bezeichnung, Preis und Verpackungseinheit, egal in welcher Spalte sie stehen, ordnet die Zeilen dem eigenen Artikelstamm zu und legt neue Artikel und Preisänderungen als Vorschlag an. Zuordnungen mit schwacher Übereinstimmung, Preissprünge über eine Schwelle und geänderte Einheiten sind markiert. Der Einkauf gibt den Stapel je Lieferant frei, mit Protokoll und Rückweg.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Bestellungen aus Fax, Mail und Portal erfassen und Artikel zuordnen
Faxserver, Microsoft 365, Kundenportale, eNVenta ERP
Täglich kommen 400 Bestellungen außerhalb des Shops: Fax mit Kundenartikelnummern, Mails mit Beschreibung statt Nummer, Bestellungen aus Kundenportalen mit eigenem Format. Der Ablauf liest jede Bestellung, ordnet Positionen über Herstellernummer, Kundenartikelnummer oder Beschreibung dem Artikel zu, prüft Bestand, Kundenpreis und Mindestmenge und legt den Auftrag als Vorschlag im ERP an. Bei "wie immer" zieht er die Bestellhistorie des Kunden und zeigt, welcher Auftrag gemeint sein dürfte. Unsichere Positionen sind markiert. Der Innendienst bestätigt oder korrigiert, gebucht wird danach.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Alternativartikel bei Lieferengpässen vorschlagen
eNVenta ERP, Akeneo, Lieferantenbestände, Microsoft 365
Wenn ein Hersteller 600 Artikel für acht Wochen nicht liefern kann, fragen 200 Kunden nach Ersatz. Der Ablauf liest die Anfrage oder den Fehlbestand, sucht über ETIM-Merkmale, Abmessungen, Norm und Werkstoff gleichwertige Artikel anderer Hersteller, prüft Bestand und Lieferzeit und bereitet die Antwort an den Kunden mit zwei bis drei Alternativen und den Unterschieden vor. Artikel mit Zulassungs- oder Freigabepflicht beim Kunden sind markiert. Der Innendienst prüft die Alternative und sendet die Antwort, nicht der Ablauf.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Produktdaten nach ETIM für Shop und Kundenplattformen anreichern
Akeneo, Pimcore, Shopware, Herstellerdatenblätter
Von 180.000 Artikeln haben 60.000 keine vollständige ETIM-Klassifikation, und Industriekunden mit eigenen Beschaffungsplattformen lehnen Artikel ohne Merkmale ab. Der Ablauf liest Herstellerdatenblätter und Katalogseiten, zieht die Merkmale der ETIM-Klasse heraus, trägt sie mit Quelle in das PIM ein und schreibt die Kurzbeschreibung für Shop und Plattform nach Ihrer Schreibweise. Werte, die sich zwischen Datenblatt und Katalog widersprechen, und Artikel ohne auffindbare Quelle sind markiert. Der Datenmanager gibt je Warengruppe frei, die Plattformexporte laufen erst danach.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Rahmenverträge und Sonderpreise überwachen
eNVenta ERP, Vertragsablage, Microsoft 365, Excel
Mit 300 Industriekunden bestehen Rahmenverträge über Sonderpreise, Abnahmemengen und Laufzeiten, die als PDF in der Ablage liegen und im ERP als Konditionen nachgepflegt wurden. Der Ablauf liest die Verträge, gleicht Preise, Mengen und Fristen mit den Konditionen im ERP ab, meldet Abweichungen, berechnet den Abnahmestand je Kunde und bereitet 90 Tage vor Ablauf die Verlängerung mit aktueller Kalkulation vor. Verträge mit Preisgleitklauseln oder Bonusstaffeln sind gesondert markiert. Der Vertrieb entscheidet über Verlängerung und neue Preise.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei technischen Großhändlern
Das ERP kommt oft von der Verbundgruppe, das PIM vom Haus, die Kataloge von den Herstellern. Dazwischen liegen Excel und der Faxserver.
- ERP und WarenwirtschaftSAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365, GEVIS ERP, eNVenta ERP, Sage
- ProduktdatenAkeneo, Pimcore, ETIM-Klassifikation, Herstellerdatenblätter
- Kataloge und Lieferantennexmart, BMEcat-Dateien, Excel-Preislisten, Lieferantenportale
- Shop und KundenplattformenShopware, Intershop, OCI-Anbindungen, Beschaffungsplattformen der Kunden
- KommunikationMicrosoft 365, Faxserver, Telefonanlage, Kundenportale
Einwände
Was bei technischen Großhändlern besonders zählt
Die Einwände, die im technischen Großhandel zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Händlerpflichten bei Kennzeichnung und Rückrufen. Ob zu einem Artikel Konformitätserklärung, Kennzeichnung und verantwortliche Person hinterlegt sind, ist ein Abgleich über den Bestand, den der Ablauf vollständig macht statt stichprobenweise. Bei einem Rückruf des Herstellers zieht er aus der Auftragshistorie, welche Kunden den Artikel bekommen haben, und bereitet die Information vor. Versand und Sperre entscheiden Sie.
- Lieferkettenfragebögen der Industriekunden. Fragebögen zu Sorgfaltspflichten kommen von jedem Großkunden in anderem Format und fragen weitgehend dasselbe. Der Ablauf liest den Fragebogen, füllt ihn aus Ihren früheren Antworten und Lieferantennachweisen vor und markiert, was neu ist oder eine Entscheidung braucht. Abgegeben wird, was Ihr Haus freigibt.
- Die Marge ist klein, jeder Aufwand muss sich pro Auftrag rechnen. Deshalb beginnt alles mit der Analyse, die je Ablauf Menge, Minuten und Fehlerkosten zählt und auch sagt, wo sich ein Umbau nicht lohnt. Festpreise je Ablauf und monatlich kündbare Begleitung sorgen dafür, dass Sie nach jeder Stufe neu entscheiden, statt in ein Projekt zu wachsen.
- Die Verbundgruppe gibt das ERP vor. Wir arbeiten über die Schnittstellen und Importformate, die GEVIS oder eNVenta ohnehin anbieten, und ändern am System nichts. Der Ablauf liest und bereitet vor, das ERP bucht. Was die Verbundgruppe zentral liefert, etwa Stammdaten oder Kataloge, übernehmen wir als Quelle statt sie neu zu bauen.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Einen Händler mit sehr ähnlichem Problem kennen wir aus unseren Projekten: Ein unabhängiger Händler für Industrie-Ersatzteile mit rund 50 Mitarbeitern führt Millionen Teile von 2.226 Herstellern in Salesforce. Wir haben dort Herstellertexte mit Faktenanker recherchiert, jede Änderung durch elf Qualitätsprüfungen geführt, mit bitgleichem Rollback abgesichert und zehn Hersteller je Woche ausgerollt, überwacht mit Wochenbericht und Stoppschalter. Daraus wurden 3,3 Millionen Seiten, und die Salesforce-Abfragen sanken um 71 Prozent.
Was dort schiefging: Die ersten Texte nannten veraltete Konzernzugehörigkeiten der Hersteller, seitdem gilt die Regel, dass jede Angabe Datum und Quelle trägt; und eine Prüfung auf Umlaute fehlte in der ersten Woche. Für Preislisten aus 1.200 Quellen heißt das: Jeder Preis und jedes Merkmal trägt Lieferant, Datei und Datum, und Zeichensatz, Einheit und Verpackungsmenge werden vor dem ersten Import geprüft, nicht danach.
Preise
Preise für Technischer Großhandel
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Lieferantenkataloge und Preislisten auf den Artikelstamm abbilden" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von technischen Großhändlern
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Kundenpreise und Lieferantenkonditionen durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft. Preise, Rahmenverträge und Einkaufskonditionen sind Geschäftsgeheimnisse, deshalb laufen diese Abläufe im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Für das Lesen öffentlicher Herstellerkataloge kann ein Cloud-Modell genügen. Die Wahl trifft Ihr Haus je Ablauf, beschrieben unter Datensouveränität.
Ersetzt das die Katalogimporte über nexmart oder unser PIM?
Nein. Was als sauberer BMEcat über nexmart kommt, läuft weiter über den vorhandenen Import. Der Ablauf übernimmt den Rest: Excel mit wandernden Spalten, PDF-Preislisten, Hersteller ohne Katalogstandard, und er prüft, was der Import nicht prüft, etwa Preissprünge und Einheitenwechsel. Akeneo oder Pimcore bleiben das führende System für Produktdaten.
Wie viel Zeit kostet das den Innendienst und den Einkauf?
Die Analyse dauert drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen: meist zwei aus dem Innendienst, einer aus dem Einkauf oder Datenmanagement. Der Umbau braucht einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben, keine Projektgruppe. Die Einführung läuft im Parallelbetrieb: zwei Wochen prüft der Innendienst jeden Auftragsvorschlag, danach nur noch die markierten Positionen.
Lohnt sich das bei 30 Mitarbeitern und 20.000 Artikeln?
Zum Festpreis selten, das sagen wir offen. Der Umbau rechnet sich ab etwa 50 Mitarbeitern oder ab einigen hundert Fremdbestellungen am Tag. Für kleinere Händler ist die Verbundgruppe der richtige Rahmen, weil Kataloge, Lieferanten und ERP für viele Mitglieder gleich sind und ein Ablauf für mehrere Häuser laufen kann. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI für technischen Großhandel
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.