Zielgruppe
In der Spedition fehlt die Zeit nicht beim Fahren, sondern beim Abtippen des Auftrags.
Eine Spedition mit 280 Mitarbeitern, 120 eigenen Zügen und einem festen Kreis an Frachtführern, CarLo in der Disposition, Transporeon und Timocom für Zuladung, DATEV in der Buchhaltung. Ein Disponent bekommt an einem normalen Tag 80 Transportaufträge: als PDF im Anhang, als Text in der Mail, als Download aus dem Portal eines Verladers, jeder in einem anderen Layout. Er liest Ladestelle, Entladestelle, Zeitfenster, Paletten, Gewicht, Referenznummer und tippt alles in CarLo. Mittags kommen die Ablieferbelege der Fahrer als Foto, abends die Frachtführerrechnungen, die jemand gegen die vereinbarten Preise hält. Die Disposition, für die der Disponent eingestellt wurde, passiert nebenbei. KI für Speditionen fängt deshalb beim Auftragseingang an und endet bei der freigegebenen Rechnung.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Speditionen und Transportunternehmen am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Speditionen und Transportunternehmen lohnen
Ein Transportauftrag wird zwischen Eingang und Rechnung fünf- bis sechsmal angefasst, meistens zum Übertragen. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Transportaufträge aus PDF, Mail und Portalen anlegen
Soloplan CarLo, LIS WinSped, Sammelpostfach, Verladerportale
80 Aufträge am Tag in 30 Layouts. Der Ablauf liest jeden Auftrag, erkennt Auftraggeber, Lade- und Entladestelle mit Zeitfenster, Ladungsträger, Gewicht, Maße, Gefahrgutangaben und Referenzen, gleicht Adressen mit dem Stamm ab und legt den Auftrag im Transportmanagementsystem an. Markiert wird, was unklar ist: eine neue Ladestelle, ein Zeitfenster, das zur Entfernung nicht passt, ein Gewicht ohne Einheit, fehlende UN-Nummer bei Gefahrgut. Der Disponent prüft morgens die markierten Aufträge und gibt den Stapel frei; disponiert wird erst danach.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Frachtanfragen bepreisen und Angebote vorbereiten
Sammelpostfach, Timocom, Tariftabellen, Soloplan CarLo
Rund 150 Spotanfragen in der Woche: Relation, Gewicht, Termin, oft als zwei Zeilen Mail. Der Ablauf liest die Anfrage, ordnet sie der Relation zu, zieht die Haustarife, die letzten gefahrenen Preise auf der Strecke und die aktuelle Auslastung und schlägt einen Preis mit Begründung vor. Markiert wird, was aus dem Raster fällt: Übermaß, Gefahrgut, Sonntagszustellung, ein Kunde mit offenen Rechnungen. Der Angebotsentwurf geht erst nach Blick und Freigabe des Disponenten an den Kunden. Die Preishoheit bleibt im Haus.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Ablieferbelege zuordnen und Abrechnung freigeben
Fahrer-App, Soloplan CarLo, DMS, DATEV
Täglich kommen 200 bis 300 Ablieferbelege und Lieferscheine als Foto aus der Fahrer-App, per Mail vom Frachtführer oder als Papier aus dem Fahrzeug. Der Ablauf liest Referenz, Empfänger, Datum, Unterschrift und Vermerke, ordnet den Beleg dem Auftrag zu, prüft Vollständigkeit und Lesbarkeit und stellt den Auftrag zur Abrechnung. Markiert wird, was fehlt oder abweicht: kein Beleg nach 48 Stunden, Vorbehalt des Empfängers, Mengenabweichung zum Auftrag. Die Rechnung geht nur hinaus, was die Abrechnung freigibt; Vorbehalte landen bei der Schadensbearbeitung.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Standzeiten und Zusatzleistungen dokumentieren und nachberechnen
Fleetboard, Fahrer-App, Soloplan CarLo, Excel
Wartezeiten an der Rampe, zweite Anfahrt, Palettentausch, Hilfe beim Entladen: Leistungen, die vereinbart sind und selten in Rechnung gestellt werden, weil niemand sie zusammenträgt. Der Ablauf liest Fahrermeldungen, Telematikdaten und Zeitstempel aus den Scans, erkennt Standzeiten über der vertraglichen Freizeit und Zusatzleistungen, ordnet sie dem Auftrag und dem Kundenvertrag zu und legt die Nachberechnung mit Nachweis vor. Markiert wird, wo Telematik und Fahrermeldung voneinander abweichen. Berechnet wird nur, was der Kundenbetreuer freigibt.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Frachtführerrechnungen mit Aufträgen und Preisen abgleichen
Sammelpostfach, Soloplan CarLo, DATEV, Frachtführerverträge
Von 60 Frachtführern kommen im Monat rund 1.200 Rechnungen, viele als Sammelrechnung über mehrere Touren. Der Ablauf liest jede Position, ordnet sie dem Auftrag zu, gleicht Preis, Maut, Zuschläge und Standgeld mit dem vereinbarten Satz und dem Ablieferbeleg ab und schlägt vor: zahlen, kürzen, zurückfragen. Markiert wird, was doppelt berechnet, ohne Beleg oder über Vereinbarung ist. Die Buchhaltung gibt Zahlungen stapelweise frei und bearbeitet nur die markierten Positionen; die Rückfrage an den Frachtführer liegt als Entwurf bereit.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Speditionen und Transportunternehmen
Das Transportmanagementsystem ist die Mitte. Aufträge, Belege und Rechnungen kommen aber über Mail, Portale und Fahrer-Apps, und dort beginnt das Übertragen von Hand.
- TransportmanagementSoloplan CarLo, Transdata Komalog, LIS WinSped, Cargosoft, Active Logistics
- Frachtbörsen und PlattformenTimocom, Transporeon, Alpega, Verladerportale
- Telematik und FahrerFleetboard, Fahrer-Apps der TMS-Anbieter, Tachographen-Auslesung, Scanner
- DatenaustauschLobster_data, EDI-Konverter, Sammelpostfächer, DMS
- Buchhaltung und AbrechnungDATEV, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Excel
Einwände
Was bei Speditionen und Transportunternehmen besonders zählt
Die Einwände, die in Speditionen zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Lenk- und Ruhezeiten nach VO (EG) 561/2006; die Disposition bleibt verantwortlich. Richtig, und die Abläufe oben disponieren nicht. Sie bereiten Aufträge, Belege und Rechnungen vor; die Zuordnung von Fahrer und Fahrzeug trifft der Disponent, mit den Lenkzeiten, die er heute im System sieht. Wenn ein Ablauf später Vorschläge zur Tour machen soll, gehört die Lenkzeitprüfung in seine Regeln, und die Entscheidung bleibt trotzdem im Haus.
- Gefahrgut nach ADR bei entsprechenden Ladungen. Der Ablauf erkennt beim Auftragseingang Gefahrgutangaben, UN-Nummer und Klasse und markiert Aufträge, bei denen etwas fehlt oder nicht zusammenpasst. Die Prüfung nach ADR, die Fahrzeugwahl und die Fahrerschulung bleiben Sache des Gefahrgutbeauftragten. Markieren statt entscheiden, damit nichts ohne Blick durchrutscht.
- Haftung nach HGB und CMR; die Belege müssen gerichtsfest sein. Der Ablauf verändert keinen Beleg. Er ordnet das Original dem Auftrag zu, speichert es unverändert im DMS, hält Zeitpunkt und Herkunft fest und protokolliert, wer die Abrechnung freigegeben hat. Vorbehalte des Empfängers werden erkannt und markiert, nicht überlesen. Das ist mehr Nachweiskette, als ein Belegstapel im Fahrzeug je hatte.
- Betriebsrat nach § 87 BetrVG bei Auswertung von Fahrerdaten. Telematikdaten nutzt der Ablauf für die Nachberechnung von Standzeiten je Auftrag, nicht für die Bewertung von Fahrern. Technische Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen könnten, sind mitbestimmungspflichtig; wir legen den Datenfluss vor dem Bau offen und bauen ohne Vereinbarung mit dem Betriebsrat keine personenbezogene Auswertung.
- Die Margen sind klein; das muss in der Disposition laufen, nicht daneben. Deshalb schreibt der Ablauf in das Transportmanagementsystem, das Sie haben, über dessen Schnittstellen und Importformate, und nicht in ein weiteres Werkzeug. Der Disponent sieht eine Liste markierter Aufträge in seinem System, kein zweites Fenster. Und die Analyse sagt vorher, welcher der fünf Abläufe die Marge am ehesten bewegt.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Das Lesen von Dokumenten in wechselnden Formaten und das Zuordnen aus einem Sammelpostfach kennen wir von einem europäischen Technologie-Distributor mit rund 2.000 Mitarbeitern und zwölf Standorten: Anfragen aus einem Sammelpostfach werden dort automatisch nach Markt und Land zugeordnet und in NetSuite angelegt, und Produktdaten werden aus PDF-Datenblättern gelesen, die so unterschiedlich aussehen wie Transportaufträge von 30 Verladern. Die Anfragen aus der Website stiegen um 400 Prozent, ohne dass das Team wuchs.
Was dort schiefging: Die Routing-Regeln für Grenzfälle mussten zweimal nachgezogen werden, und alte Datenblätter enthielten Einheitenfehler, die der Prüfschritt heute abfängt. Übersetzt auf die Spedition: Ein Gewicht ohne Einheit oder eine Palettenzahl, die nicht zum Gewicht passt, ist genau der Fall, den der Ablauf markieren muss statt anzulegen. Und die Regeln, welche Aufträge welchem Disponenten zugehen, werden in den ersten Wochen nachgeschärft, das planen wir ein.
Preise
Preise für Speditionen und Transportunternehmen
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Transportaufträge aus PDF, Mail und Portalen anlegen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Speditionen und Transportunternehmen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Auftragsdaten unserer Verlader und Fahrerdaten durch ein Modell laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag das regelt. Für Aufträge, Belege und Telematik bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern; keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, ist dokumentiert, so dass Sie es Verladern und Betriebsrat vorlegen können. Mehr unter Datensouveränität.
Ersetzt das die Auftragserfassung oder das Dokumentenmodul in CarLo oder WinSped?
Nein, es füllt sie. Die Systeme haben Import- und Erfassungsfunktionen, die saubere Daten erwarten; der Ablauf macht aus dem PDF, der Mail und dem Foto die sauberen Daten und übergibt sie dorthin. Wo Ihr Anbieter bereits eine Dokumentenerkennung anbietet, die bei Ihren Formaten gut genug ist, sagen wir das in der Analyse.
Wie viel Zeit kostet das die Disposition während des Umbaus?
Die Analyse dauert drei Tage mit zwei Disponenten, der Abrechnung und der Buchhaltung, im laufenden Betrieb. Der Umbau eines Ablaufs braucht vier bis sechs Wochen und einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben. Zwei Wochen lang prüft der Disponent jeden angelegten Auftrag, danach nur noch die markierten. Nach jeder Stufe entscheiden Sie neu.
Wir sind eine Spedition mit 25 Mitarbeitern und zwölf Zügen. Lohnt sich das?
Für einen Umbau zum Festpreis selten, und das sagen wir vorher. Mit 15 Aufträgen am Tag schlägt die Erfassung von Hand noch nicht durch. Interessant wird es ab etwa 50 Mitarbeitern oder wenn Sie in einer Kooperation mit anderen Mittelständlern denselben Ablauf teilen. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Speditionen
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.