Zielgruppe
Im Kontraktlager steckt die Arbeit nicht im Kommissionieren, sondern im Nachweis dafür.
Ein Kontraktlogistiker mit 600 Mitarbeitern an vier Standorten, zwölf Kunden mit eigenen Verträgen, SAP EWM an zwei Lagern, ein älteres Körber WMS am dritten, Dynamics 365 für die Rechnung. Am Monatsende zieht eine Mitarbeiterin aus jedem Lager die Bewegungsdaten als Export, legt sie neben die Vertrags-Excel mit den Sätzen je Palette, Pick, Lagertag und Mehrwertdienst und baut daraus zwölf Leistungsnachweise. Drei Tage dauert das, dann kommen die Rückfragen der Kunden, deren eigene Zahlen abweichen. Daneben tippt die Auftragsannahme Aufträge aus Excel-Anhängen ins WMS, weil nur fünf der zwölf Kunden EDI liefern. KI für Kontraktlogistik beginnt deshalb nicht am Regal, sondern an der Stelle, wo Lagerdaten zu Nachweisen, Rechnungen und Berichten werden.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Kontraktlogistikern und Lagerdienstleistern am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Kontraktlogistikern und Lagerdienstleistern lohnen
Das Lager läuft im WMS. Was die Verwaltung beschäftigt, ist das, was zwischen WMS, Vertrag und Kunde von Hand bewegt wird. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Leistungsnachweise aus Lagerbewegungen erzeugen
SAP EWM, Körber WMS, Vertrags-Excel, Microsoft Dynamics 365
Zwölf Kunden, zwölf Verträge mit eigenen Sätzen für Wareneingang, Lagertag, Pick, Umpacken und Retoure. Der Ablauf liest die Bewegungsdaten aller Lager, legt die Vertragsregeln je Kunde darüber, rechnet die Positionen aus und erzeugt den Leistungsnachweis im Format, das der Kunde kennt. Markiert wird, was aus dem Rahmen fällt: Mengen, die um mehr als ein Fünftel vom Vormonat abweichen, Bewegungen ohne passenden Vertragssatz, Mehrwertdienste ohne Auftrag. Die Abrechnung geht erst nach Freigabe durch die Kundenbetreuung an Dynamics 365.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Kundenaufträge aus EDI, Excel und Mail einlesen
Lobster_data, Infor WMS, SAP EWM, Sammelpostfach
Von zwölf Kunden liefern fünf per EDI, der Rest schickt täglich 30 bis 80 Aufträge als Excel, PDF oder Mailtext in wechselnden Formaten. Der Ablauf liest jede Datei, erkennt Kunde, Artikel, Menge, Empfänger und Wunschtermin, gleicht Artikelnummern mit dem Stamm des Kunden ab und legt den Auftrag im WMS an. Markiert wird, was nicht eindeutig ist: unbekannte Artikelnummern, Mengen über dem Bestand, Liefertermine am Wochenende. Die Auftragsannahme sieht morgens eine Liste von Ausnahmen statt eines Postfachs voller Anhänge und gibt frei, bevor etwas ins Lager geht.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Reklamationen mit Lagerdaten prüfen und beantworten
SAP EWM, Ticketsystem, Sammelpostfach, Fotodokumentation
Ein Kunde meldet im Monat 40 bis 60 Fehlmengen und Beschädigungen, oft Wochen nach der Auslieferung. Der Ablauf ordnet die Meldung dem Auftrag zu, holt aus dem WMS Kommissionierprotokoll, Verpackungsfotos, Waage und Verladescan, prüft, ob die Reklamation zu den Daten passt, und legt einen Antwortentwurf mit den Nachweisen vor. Was eindeutig ist, bekommt den Entwurf zur Freigabe; was offen bleibt, geht mit den gesammelten Belegen an den Schichtleiter. Jede Antwort geht erst nach Freigabe an den Kunden.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Kundenberichte aus WMS-Daten zusammenstellen und kommentieren
SAP EWM, Infor WMS, Power BI, Excel
Jeder Kunde erwartet monatlich seinen Bericht: Durchlaufzeiten, Liefertreue, Fehlerquote, Bestandsgenauigkeit, Auslastung. Der Ablauf zieht die Kennzahlen aus den Lagersystemen, baut den Bericht in der Vorlage des Kunden und schreibt die Erklärung dazu, wo sich etwas bewegt hat: ein Peak in Kalenderwoche 42, zwei Tage Inventur, ein Lieferant mit falsch etikettierter Ware. Markiert wird, was der Kundenbetreuer selbst formulieren muss, etwa Verfehlungen vereinbarter Zielwerte. Versendet wird nach seiner Freigabe.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Ausschreibungen auslesen und Kalkulation vorbereiten
Ausschreibungsportale, Excel, Dynamics 365, SharePoint
Ein Verlader schickt eine Ausschreibung mit 80 Seiten Lastenheft und Mengengerüst in Excel: Paletten je Woche, Artikel, Pickzeilen, Saisonkurve, Anforderungen an Temperatur, Zoll, IT. Der Ablauf liest die Unterlagen, bringt die Anforderungen in die hauseigene Checkliste, zieht die Mengen in die Kalkulationsvorlage und sucht aus vergangenen Angeboten vergleichbare Fälle mit den damaligen Sätzen heraus. Markiert wird, was im Lastenheft fehlt oder sich widerspricht. Die Kalkulation selbst bleibt Sache des Vertriebs, der mit vollständigen Zahlen beginnt.
Vertrieb und KommunikationLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Kontraktlogistikern und Lagerdienstleistern
Je Standort oft ein eigenes WMS, dazu EDI-Konverter, Zollsoftware und das ERP für die Rechnung. Die Verträge liegen in Excel, und dort entsteht die Handarbeit.
- LagerverwaltungSAP EWM, Infor WMS, Körber WMS, Ehrhardt + Partner LFS, viadat, PSIwms, Manhattan Active WM
- Datenaustausch und EDILobster_data, SAP PI/PO, Transporeon, Kundenportale
- Abrechnung und ERPMicrosoft Dynamics 365, SAP S/4HANA, Excel, Power BI
- Zoll und GefahrgutAEB, dbh Advantage Customs, Dakosy, Gefahrstoffkataster
- Personal und SchichtATOSS, Zeiterfassungen mit Schnittstelle, Schichtplanungen, Zeitarbeitsportale
- KommunikationMicrosoft 365, Sammelpostfächer, Ticketsysteme, Teams
Einwände
Was bei Kontraktlogistikern und Lagerdienstleistern besonders zählt
Was Kontraktlogistiker zuerst einwenden, und was wir darauf antworten.
- Haftung nach HGB und Lagervertrag; die Nachweise müssen belastbar sein. Der Ablauf verändert keine Lagerdaten, er liest sie. Jeder Leistungsnachweis und jede Reklamationsantwort trägt die Buchungen, Scans und Fotos, aus denen sie entstanden sind, mit Zeitstempel. Im Streitfall ist ein Nachweis mit Quellenkette besser belegt als eine Excel, in die jemand Summen eingetippt hat. Frei gibt die Kundenbetreuung.
- Betriebsrat und Arbeitszeitgesetz bei Schichtplanung und Leistungsauswertung. Eine Vorbereitung der Personalplanung aus der Auftragsvorschau ist mitbestimmungspflichtig nach § 87 Absatz 1 BetrVG, und eine Auswertung je Mitarbeiter bauen wir nicht ohne Vereinbarung mit dem Betriebsrat. Die Abläufe oben arbeiten mit Aufträgen, Bewegungen und Kunden, nicht mit Leistungsdaten einzelner Personen. Wo das anders sein soll, steht der Betriebsrat am Anfang, nicht am Ende.
- Zolllager, Gefahrgut und Gefahrstofflagerung nach TRGS 510. Fachentscheidungen zu Zollstatus, Gefahrgutklasse und Zusammenlagerung bleiben bei den Verantwortlichen. Der Ablauf kann prüfen, ob ein eingehender Auftrag Angaben enthält, die zu einer dieser Regeln führen, und das markieren. Er trifft die Einstufung nicht, und er bucht nichts an der Zollsoftware vorbei.
- Kundendaten mehrerer Auftraggeber müssen strikt getrennt bleiben. Jeder Ablauf läuft je Kunde mit eigener Konfiguration, eigenem Datenzugriff und eigenem Protokoll. Dass ein Bericht für Kunde A Daten von Kunde B sieht, verhindert nicht eine Regel im Modell, sondern die Trennung der Datenquellen davor. Wie das aufgebaut ist, legen wir offen, auch gegenüber dem Kunden, wenn er fragt.
- Jedes Lager hat ein anderes WMS. Das ist der Normalfall nach Zukäufen und Kundenübernahmen, und der Grund, warum die Abrechnung in Excel landet. Der Ablauf liest aus jedem System in seinem Format und führt die Daten in einer Zwischenschicht zusammen; die Lagersysteme bleiben, wie sie sind. Was ein WMS nicht hergibt, benennt die Analyse vor dem Umbau.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Die Mechanik dahinter kennen wir aus einem Bestand mit anderen Zahlen: Für einen unabhängigen Händler für Industrie-Ersatzteile mit rund 50 Mitarbeitern haben wir Millionen Teile von 2.226 Herstellern in Salesforce verarbeitet, mit elf Qualitätsprüfungen vor jedem Schreiben, bitgleichem Rollback, einem Rollout von zehn Herstellern je Woche, einem Wochenbericht und einem Stoppschalter. Die Salesforce-Abfragen sanken dabei um 71 Prozent. Dieselbe Bauweise braucht ein Ablauf, der monatlich die Bewegungen aus drei Lagersystemen gegen zwölf Verträge rechnet: regelbasiert, geprüft, rückholbar, und mit einem Bericht, der Abweichungen zeigt statt alles.
Was dort schiefging: Die ersten Texte nannten veraltete Konzernzugehörigkeiten, weil die Quelle ungeprüft war; seither gilt die Regel, dass solche Angaben nur mit Datum und Quelle in den Bestand kommen. Und eine Prüfung auf Umlaute fehlte in der ersten Woche. Übersetzt auf die Kontraktlogistik heißt das: Jeder Vertragssatz im Ablauf trägt Gültigkeitsdatum und Fundstelle im Vertrag, und die Prüfliste vor dem Leistungsnachweis wird in den ersten Wochen länger, nicht kürzer.
Preise
Preise für Kontraktlogistiker und Lagerdienstleister
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Leistungsnachweise aus Lagerbewegungen erzeugen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Kontraktlogistikern und Lagerdienstleistern
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Lager- und Kundendaten unserer Auftraggeber durch ein Modell laufen?
Das entscheiden Sie je Ablauf, und oft entscheidet es der Kundenvertrag mit. Für Bewegungsdaten und Leistungsnachweise bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Die Datenwege je Ablauf sind dokumentiert, so dass Sie sie Ihrem Auftraggeber vorlegen können. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das die Abrechnungsfunktion in SAP EWM oder ein Billing-Modul?
Nein. Wo ein Lager mit einem System und sauber gepflegten Vertragssätzen arbeitet, reicht das Billing-Modul, und das sagen wir in der Analyse. Der Ablauf lohnt sich dort, wo mehrere Systeme, Excel-Verträge und Kundenvorlagen zusammentreffen und heute ein Mensch die Brücke bildet. Er bereitet auf und prüft; gebucht wird im ERP.
Wie viel Zeit kostet das unsere Leute, während das Lager weiterläuft?
Die Analyse dauert drei Tage mit denen, die die Arbeit heute machen: Kundenbetreuung, Auftragsannahme, ein Standortleiter. Der Umbau braucht einen Ansprechpartner, der Vertragsregeln erklärt und Freigaben erteilt. Im ersten Monat laufen alter und neuer Weg parallel, Ihre Mitarbeiterin vergleicht beide Leistungsnachweise; danach prüft sie nur noch die markierten Abweichungen.
Lohnt sich das bei einem Lagerdienstleister mit 40 Mitarbeitern und drei Kunden?
Selten, und das sagen wir vorher. Unter etwa 50 Mitarbeitern und mit drei Kunden ist die Abrechnung meist an einem Tag erledigt; ein Umbau zum Festpreis holt das nicht herein. Interessant wird es, wenn Sie in einem Verbund oder einer Kooperation denselben Ablauf für mehrere Häuser betreiben. Der Potenzial-Check gibt eine erste Einschätzung in zehn Minuten.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Kontraktlogistik
Verweis
Verwandte Zielgruppen
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.