Zielgruppe
Der Heizungsbauer verliert Aufträge nicht auf der Baustelle, sondern im Posteingang.
Ein Heizungsbauer mit 120 Mitarbeitern, 70 davon Monteure, arbeitet in pds, dokumentiert Baustellen in Craftnote, rechnet Heizlasten mit Hottgenroth und bestellt bei zwei Großhändlern über deren Portale. Seit dem Förderprogramm liegen 200 Anfragen zu Wärmepumpen im Postfach, jede mit anderen Angaben: Baujahr, Wohnfläche, alter Kessel, manchmal ein Foto vom Heizraum, selten der Verbrauch. Die Kundenberaterin schafft am Tag acht Rückrufe, in denen sie dieselben zwölf Fragen stellt. 150 Anfragen bekommen nie eine Antwort, und im Keller wartet die Fachunternehmererklärung für den Förderantrag, den der Kunde seit drei Wochen anmahnt. KI für SHK-Betriebe fängt deshalb bei der Anfrage an: Gebäudedaten abfragen, Förderfähigkeit vorprüfen, Termin vorschlagen, und der Meister entscheidet, welche Baustelle er sich ansieht.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei SHK-Betrieben und Heizungsbauern am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
Lieber gleich einen festen Termin? Gespräch von 30 Minuten direkt buchen
Erst einmal selbst prüfen? Potenzial-Check in zehn Minuten
Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei SHK-Betrieben und Heizungsbauern lohnen
Geld verdient der Betrieb mit Monteurstunden auf der Baustelle. Alles, was im Büro davor und danach passiert, ist Abfragen, Übertragen und Nachhalten. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
-
Wärmepumpenanfragen vorqualifizieren und Gebäudedaten abfragen
Website-Formular, Sammelpostfach, pds, Streit V.1, Outlook
200 Anfragen zu Heizungstausch und Wärmepumpe liegen im Postfach, aus Formular, Mail und Telefonnotiz. Der Ablauf liest jede Anfrage, erkennt, welche Gebäudedaten fehlen, und fragt sie in einer Mail oder einem kurzen Online-Formular nach: Baujahr, beheizte Fläche, Heizkörper oder Fußbodenheizung, Verbrauch der letzten Jahre, Stromanschluss. Aus den Antworten schätzt er grob, ob eine Wärmepumpe infrage kommt, ordnet die Anfrage nach Dringlichkeit und Entfernung und legt den Kunden mit allen Angaben in der Handwerkersoftware an. Der Meister sieht eine sortierte Liste statt eines Postfachs und entscheidet, wen er besucht.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Förderanträge mit Anlagendaten vorbereiten
Förderportale, Angebotsdaten aus pds, Herstellerdatenblätter, Hottgenroth, DMS
Für 150 geförderte Anlagen im Jahr braucht der Betrieb je Anlage dieselben Angaben in anderer Reihenfolge: Gebäudedaten, Jahresarbeitszahl aus dem Datenblatt, Kältemittel, Angebotspositionen, Fachunternehmererklärung mit den Werten aus der Heizlastberechnung. Der Ablauf zieht die Angaben aus Angebot, Datenblatt und Berechnung zusammen, füllt die Formulare des jeweils gültigen Programms aus und legt sie dem Meister zur Durchsicht vor, mit Hinweis, wo ein Wert fehlt oder aus einem älteren Datenblatt stammt. Unterschrieben und eingereicht wird vom Betrieb; der Ablauf hält die Fristen nach und meldet, wenn Unterlagen nachgefordert werden.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Wartungsverträge überwachen und den Wartungsmonat planen
pds, KWP bnWin, Wartungsverträge, Routenplanung, Craftnote
Ein Betrieb mit 3.000 Wartungsverträgen wartet jeden Monat rund 250 Anlagen, und jedes Jahr fallen Verträge durch, weil niemand den Termin angeboten hat. Der Ablauf liest aus der Handwerkersoftware, welche Anlagen im nächsten Monat fällig sind, gruppiert sie nach Ort und Anlagentyp, schlägt Touren für die Wartungsmonteure vor und bereitet die Terminvorschläge an die Kunden als Brief oder Mail vor. Rückmeldungen ordnet er dem Vertrag zu und plant um. Verträge, die seit zwei Jahren nicht gewartet wurden, und Anlagen, deren Alter einen Austausch nahelegt, stehen auf einer Liste für den Vertrieb. Die Tour gibt der Disponent frei.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Notdiensteinsätze protokollieren, Material zuordnen und abrechnen
Craftnote, ToolTime, pds, Fotos vom Handy, Materialentnahme vom Fahrzeug
Im Winter fährt der Notdienst 300 Einsätze im Monat. Der Monteur spricht nach dem Einsatz eine Sprachnotiz, fotografiert Typenschild und ausgetauschte Teile und fährt weiter. Der Ablauf schreibt daraus den Einsatzbericht, erkennt die Teile, ordnet sie dem Fahrzeugbestand und dem Kunden zu, prüft, ob die Anlage unter Wartungsvertrag oder Gewährleistung steht, und legt die Rechnung mit Stunden, Fahrt und Material als Entwurf an. Was unklar ist, etwa ein Teil ohne Nummer oder eine Stunde ohne Beginn, markiert er für den Monteur. Die Rechnung geht nach Freigabe durch das Büro raus, nicht drei Wochen später aus dem Stapel.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Großhandelsrechnungen mit Bestellungen und Lieferscheinen abgleichen
Großhandelsportale, Lieferscheine, pds, Taifun, DATEV
Von zwei Großhändlern kommen im Monat 600 Rechnungen, viele mit Teillieferungen, Rückgaben und Rabattstaffeln. Der Ablauf liest jede Rechnung, sucht Bestellung und Lieferschein, vergleicht Menge, Preis und Rabatt, bucht die Positionen auf den Auftrag oder das Fahrzeuglager und gibt die stimmigen Rechnungen zur Zahlung frei vor. Abweichungen, doppelte Rechnungen für dieselbe Lieferung, Preise über der Konditionsvereinbarung und Material ohne Auftrag kommen mit Begründung zur Buchhaltung. Erst wenn sie bestätigt, wird gebucht und bezahlt; die Nachkalkulation je Baustelle stimmt dann, weil das Material auf dem richtigen Auftrag liegt.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei SHK-Betrieben und Heizungsbauern
Die Handwerkersoftware ist das Rückgrat, daneben laufen Baustellen-Apps, Berechnungsprogramme, Großhandelsportale und Förderportale. Keines spricht von selbst mit dem anderen.
- Handwerkersoftwarepds, Streit V.1, KWP bnWin, Taifun, Label Software, Hero
- Baustelle und MonteureCraftnote, ToolTime, mobile Zeiterfassung, Fotos vom Handy
- Berechnung und PlanungHottgenroth, Heizlastberechnung nach DIN EN 12831, hydraulischer Abgleich, Herstellertools
- Großhandel und HerstellerGroßhandelsportale, Lieferscheine und Rechnungen, Herstellerdatenblätter, Ersatzteilkataloge
- Förderung und BehördenFörderportale, Fachunternehmererklärung, Schornsteinfeger-Bescheinigungen, Netzbetreiber-Anmeldung
- Büro und BuchhaltungMicrosoft 365, Outlook, DATEV, Lexware
Einwände
Was bei SHK-Betrieben und Heizungsbauern besonders zählt
Was Heizungsbauer und SHK-Betriebe zuerst einwenden, und unsere Antwort darauf.
- Förderrichtlinien und Gebäudeenergiegesetz ändern sich dauernd. Deshalb liegen die Regeln des Ablaufs nicht im Code, sondern in einer Tabelle, die Sie oder wir bei jeder Änderung anpassen, mit Datum. Welche Anlage förderfähig ist und ob eine Erklärung stimmt, entscheidet weiter der Meister oder der Energieberater. Der Ablauf füllt aus, sammelt und hält Fristen nach.
- Gewährleistung nach VOB/B oder BGB, Haftung für Trinkwasserhygiene. Daran ändert ein Ablauf nichts, und er soll es nicht. Er sorgt dafür, dass Inbetriebnahmeprotokoll, Spülprotokoll, Wartungsnachweis und Fotos vollständig beim Auftrag liegen und auffindbar sind, wenn in fünf Jahren eine Frage kommt. Der Monteur entscheidet und unterschreibt wie bisher.
- Kundendaten mit Gebäude- und Verbrauchswerten sind Personendaten. Richtig, und sie bleiben in Ihrer Handwerkersoftware. Sie entscheiden je Ablauf, wo das Modell läuft: im Haus, auf EU-Servern oder in der Cloud unter Auftragsverarbeitungsvertrag. Welche Felder der Ablauf liest, steht in der Dokumentation, die Sie Ihrem Datenschutzbeauftragten geben können. Keine Kundendaten trainieren ein fremdes Modell.
- Die Monteure wollen keine zweite App. Bekommen sie nicht. Der Ablauf arbeitet hinter Craftnote, ToolTime oder der App Ihrer Handwerkersoftware: Er liest die Sprachnotiz und die Fotos, die der Monteur sowieso macht, und schreibt das Ergebnis dorthin, wo das Büro es erwartet. Neu ist nur, dass der Bericht fertig ist, wenn der Monteur im Auto sitzt.
- Das Büro hat schon jetzt keine Zeit für ein Projekt. Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen, meist Disponent, Kundenberaterin und Buchhaltung. Danach brauchen wir eine Person für Regeln und Freigaben, ein paar Stunden je Woche. Bau, Betrieb und Überwachung übernehmen wir, dokumentiert so, dass Ihr Softwarehaus es übernehmen könnte.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Das Sortieren und Beantworten von Anfragen in Menge kennen wir von einem europäischen Technologie-Distributor mit rund 2.000 Mitarbeitern und zwölf Standorten: Anfragen aus einem Sammelpostfach werden dort nach Markt und Land automatisch zugeordnet und in NetSuite angelegt, eine Wissensdatenbank aus der Dokumentation antwortet in fünf Sprachen mit Quellenangabe und übergibt an Menschen, Produktdaten kommen aus PDF-Datenblättern. Die Anfragen aus der Website stiegen um 400 Prozent, weil jede eine Antwort bekam. 200 Wärmepumpenanfragen sind kleiner, die Mechanik ist dieselbe.
Was dort schiefging: Die Routing-Regeln für Grenzfälle mussten zweimal nachgezogen werden, weil Anfragen zwischen zwei Märkten lagen. Für einen SHK-Betrieb heißt das: Grenzfälle wie Mehrfamilienhäuser, Denkmalschutz oder Anfragen ohne Gebäudedaten landen nicht in einer Schublade, sondern mit Kennzeichnung beim Meister, und die Regel wird in den ersten Wochen zweimal nachgeschärft, das planen wir ein.
Preise
Preise für SHK-Betriebe und Heizungsbauer
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Wärmepumpenanfragen vorqualifizieren und Gebäudedaten abfragen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von SHK-Betrieben und Heizungsbauern
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Gebäude- und Verbrauchsdaten unserer Kunden durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Für Kundendaten bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Der Kunde erfährt in der Antwort auf seine Anfrage, dass ein Ablauf sie vorbereitet hat. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, steht unter Datensouveränität.
Ersetzt das pds, Streit oder unser Berechnungsprogramm?
Nein, es arbeitet davor und daneben. Angebote, Aufträge, Wartungsverträge und Rechnungen bleiben in der Handwerkersoftware, die Heizlast rechnet weiter Hottgenroth oder das Herstellertool. Der Ablauf liest, was hinein soll, bereitet es vor und schreibt über die Schnittstellen und Importwege, die die Software vorsieht. Wo ein Modul Ihres Softwarehauses dasselbe kann, sagen wir es in der Analyse.
Prüft der Ablauf die Förderfähigkeit verbindlich?
Nein. Er prüft nach den Regeln, die Sie hinterlegen, ob die Angaben des Kunden gegen die aktuellen Programmbedingungen sprechen, und schreibt das Ergebnis mit Begründung dazu, etwa fehlender Nachweis zum Gebäudealter. Die Aussage gegenüber dem Kunden und die Fachunternehmererklärung bleiben beim Meister oder Energieberater, der Ablauf nimmt ihm das Zusammentragen ab und hält Fristen nach.
Wir haben zwölf Monteure und zwei im Büro. Lohnt sich das?
Unter etwa 50 Mitarbeitern rechnet sich ein Umbau zum Festpreis selten, das sagen wir offen. Für kleinere Betriebe lohnt sich der Weg über die Innung, einen Verbund oder eine Kooperation mehrerer Betriebe, die denselben Ablauf teilen, etwa die Vorqualifizierung der Anfragen. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI für SHK-Betriebe
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.