Zielgruppe
In der PR-Agentur frisst das Clipping den Morgen, bevor die erste Beratung beginnt.
Eine Kommunikationsagentur mit 45 Mitarbeitern und zwölf Etatkunden: Meltwater für die Medienbeobachtung, Zimpel für die Verteiler, Troi für Zeiten und Projekte, Microsoft 365 für alles andere. Um sieben Uhr öffnet eine Beraterin das Clipping, liest 300 Treffer, von denen 240 den Firmennamen nur am Rand erwähnen, und schreibt bis neun zwölf Zusammenfassungen, eine je Kunde, mit Tonalität und Handlungsbedarf. Danach eine Pressemitteilung in drei Varianten für Fach-, Regional- und Wirtschaftspresse, dann der Verteiler, in dem seit dem letzten Redaktionswechsel ein Drittel der Namen nicht mehr stimmt. KI für PR-Agenturen setzt deshalb nicht bei der Botschaft an, sondern beim Lesen, Sortieren und Variieren davor, damit die Beraterin um neun berät statt zusammenfasst.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei PR-Agenturen und Kommunikationsabteilungen am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei PR-Agenturen und Kommunikationsabteilungen lohnen
Beratung, Botschaft und Beziehung zu Redaktionen bleiben Handarbeit. Lesen, Bewerten, Variieren und Nachführen sind es nicht mehr. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Medienbeobachtung lesen und die Tageszusammenfassung erstellen
Meltwater, Cision, Landau Media, ARGUS DATA INSIGHTS, Microsoft 365
Für zwölf Kunden liefert die Medienbeobachtung täglich 300 Treffer aus Print, Online, Radio und Social Media. Der Ablauf liest jeden Treffer, prüft, ob der Kunde Thema oder Randnotiz ist, stuft Tonalität und Reichweite nach Ihrem Bewertungsschema ein und schreibt je Kunde eine Zusammenfassung in der Hausschrift mit Verweis auf die Originalartikel. Treffer, die nach Ihren Regeln kritisch sind, etwa ein Wettbewerbername neben dem Kunden oder ein Begriff aus der Krisenliste, markiert er oben. Die Beraterin liest, ergänzt ihre Einschätzung und gibt frei.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Pressemitteilungen entwerfen und in Varianten anpassen
Kundenbriefing, news aktuell (ots), Business Wire, Microsoft 365, Freigabeworkflow
Aus einem Kundenbriefing mit Produktdaten, Zitaten und Sperrfrist entstehen heute von Hand drei Fassungen für Fach-, Regional- und Publikumsmedien. Der Ablauf liest Briefing, freigegebene Kernbotschaften und frühere Mitteilungen des Kunden, schreibt den Entwurf in der vereinbarten Tonalität und legt die Varianten mit Längen und Pflichtbausteinen je Medienart daneben. Jede Zahl und jedes Zitat ist mit dem Briefing verknüpft; was dort nicht steht, kommt nicht in den Text. Versendet wird erst, wenn Berater und Kunde freigegeben haben.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Journalistenanfragen erfassen und mit freigegebenen Aussagen beantworten
Exchange, Sammelpostfach, Kundenwiki, Zimpel, Troi
Eine Agentur mit zwölf Kunden erhält täglich Dutzende Anfragen von Redaktionen: Interviewwunsch, Faktenfrage, Bildmaterial, Statement zu einer Meldung. Der Ablauf liest die Anfrage, ordnet sie Kunde, Thema und zuständigem Berater zu, legt sie als Vorgang mit Frist an und sucht in den freigegebenen Aussagen, Q-and-A-Dokumenten und früheren Antworten den passenden Stand. Daraus entsteht ein Antwortentwurf mit Quellenangabe je Aussage. Was keine freigegebene Aussage trifft, wird als offene Frage an den Kunden vorbereitet. Gesendet wird nur, was der Berater freigibt.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Verteiler pflegen und Redaktionswechsel nachführen
Zimpel, Cision, Impressen, LinkedIn, Microsoft 365
Ein Verteiler mit 2.500 Kontakten veraltet jeden Monat um einige Dutzend Namen: Ressortwechsel, neue Redaktionsleitung, eingestellte Titel. Der Ablauf liest Impressen, Autorenzeilen aus der Medienbeobachtung und öffentliche Ankündigungen, vergleicht sie mit dem Verteiler und legt Änderungsvorschläge mit Quelle und Datum vor: Name, Medium, Ressort, Themenverantwortung. Dubletten über mehrere Kundenverteiler führt er nach Ihren Regeln zusammen. Jede Änderung ist protokolliert und rückholbar, und was der Ablauf nicht sicher belegen kann, bleibt als Prüfaufgabe stehen. Übernommen wird nach Freigabe.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Monats- und Quartalsberichte für Kunden erstellen
Meltwater, Cision, Excel, PowerPoint, Troi
Zum Monatsende entstehen zwölf Kundenberichte mit Reichweite, Themen, Tonalität und den wichtigsten Veröffentlichungen, heute aus Exporten der Medienbeobachtung in Excel und PowerPoint zusammengebaut. Der Ablauf zieht die Daten des Zeitraums, rechnet die vereinbarten Kennzahlen, schreibt die Einordnung je Thema in der Hausschrift und baut den Bericht in Ihrer Vorlage. Er markiert, was vom Vormonat deutlich abweicht und eine Erklärung der Beraterin braucht. Erst danach geht der Bericht an den Kunden.
Texte und Inhalte in MengeLeistung
Systeme
Typische Systeme bei PR-Agenturen und Kommunikationsabteilungen
Beobachtung, Verteiler, Versand und Zeiterfassung sind in Agenturen getrennte Werkzeuge, verbunden durch Postfach, Excel und PowerPoint. Dort steckt die Handarbeit.
- MedienbeobachtungMeltwater, Cision, Landau Media, ARGUS DATA INSIGHTS, pressrelations
- Verteiler und VersandZimpel, Cision, news aktuell (ots), Business Wire
- AgentursteuerungTroi, Zeiterfassungen mit Schnittstelle, Projektwerkzeuge
- Social MediaBrandwatch, Talkwalker, Hootsuite, LinkedIn
- Kommunikation und DokumenteMicrosoft 365, Exchange, SharePoint, Teams, PowerPoint
Einwände
Was bei PR-Agenturen und Kommunikationsabteilungen besonders zählt
Die Einwände, die in Agenturen und Kommunikationsabteilungen zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Wahrhaftigkeit nach den Kodizes von DPRG und DRPR. Deshalb erfinden die Abläufe nichts. Jede Aussage in Entwurf, Zusammenfassung und Bericht ist mit Briefing, Originalartikel oder freigegebener Botschaft verknüpft, und was keine Quelle hat, erscheint als offene Frage. Ein Text ohne Beleg verlässt den Ablauf nicht, und der Berater liest ihn vor dem Kunden.
- Ad-hoc-Publizität und Insiderrecht bei börsennotierten Kunden. Kursrelevante Entwürfe gehören nicht in ein offenes Cloud-Modell. Für solche Kunden legen wir die Betriebsart je Ablauf fest, im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, mit getrenntem Zugriff je Etat und Protokoll, wer was wann gesehen hat. Was unter Artikel 17 MAR fällt, markiert der Ablauf und sperrt es für Versandvorschläge.
- Geheimhaltungsvereinbarungen schließen Drittwerkzeuge aus. Wir prüfen die Vereinbarungen je Kunde in der Analyse und bauen die Betriebsart danach. Für Krisenkommunikation und vertrauliche Mandate läuft das Modell im Haus, ohne dass Daten das Netz verlassen. Der Datenfluss je Ablauf ist dokumentiert, sodass Sie ihn dem Kunden vorlegen können.
- Journalistendaten im Verteiler brauchen eine Rechtsgrundlage. Der Ablauf ändert daran nichts, er hält sie ein. Er verarbeitet nur Daten aus öffentlichen Impressen und Autorenzeilen, dokumentiert Quelle und Datum je Eintrag und setzt Ihre Löschregeln um. Welche Grundlage Sie für den Verteiler nutzen, legen Sie fest; der Ablauf macht sie nachweisbar.
- Kennzeichnung automatisch erstellter Texte. Jeder Entwurf trägt im Protokoll, dass und wie er vorbereitet wurde und wer ihn geändert und freigegeben hat. Ob und wie Sie gegenüber Kunden und Redaktionen kennzeichnen, entscheiden Sie; die Pflichten nach dem EU AI Act fassen wir unter EU AI Act im Mittelstand zusammen.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Das Lesen und Einstufen großer Textmengen nach einem Regelwerk ist unser Handwerk. Für einen börsennotierten Hersteller von Brennstoffzellen mit rund 400 Mitarbeitern liest ein Ablauf den gesamten Textbestand von zehn Live-Domains in elf Sprachen, markiert Umweltaussagen mit Fundort und Einstufung, formuliert nach Redaktionsleitfaden um und legt jede Stelle einem Menschen zur Freigabe vor. Das ist dieselbe Mechanik wie Clipping bewerten und Varianten nach Tonalität schreiben, nur mit anderem Regelwerk.
Was dort schiefging: Die erste Einstufung war zu streng und lieferte zu viele Treffer, das Regelwerk wurde nachgeschärft; die Übersetzungen brauchten zwei Runden, weil Fachbegriffe doppelt belegt waren. Für eine Agentur heißt das: Das Bewertungsschema für Tonalität wird in den ersten Wochen mit der Beraterin kalibriert, und Kundenbegriffe mit mehreren Bedeutungen bekommen eine eigene Wortliste je Etat.
Preise
Preise für PR-Agenturen und Unternehmenskommunikation
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Medienbeobachtung lesen und die Tageszusammenfassung erstellen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von PR-Agenturen und Kommunikationsabteilungen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Kundenbriefings und unveröffentlichte Mitteilungen durch ein Modell laufen?
Ja, wenn Sie je Kunde und Ablauf bestimmen, wo das Modell läuft. Für Medienbeobachtung aus öffentlichen Quellen reicht meist ein Cloud-Modell unter Auftragsverarbeitungsvertrag; für Briefings mit Sperrfrist, Krisenfälle und börsennotierte Kunden bauen wir im Haus oder auf EU-Servern. Keine Daten Ihrer Kunden trainieren ein fremdes Modell. Die Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das Meltwater, Cision oder Zimpel?
Nein, die Abläufe lesen aus diesen Systemen und schreiben in sie zurück. Die Beobachtung sammelt weiter, der Verteiler bleibt in Zimpel, der Versand läuft über ots. Was die Werkzeuge selbst an Zusammenfassungen oder Bewertungen anbieten, prüfen wir in der Analyse; wo das reicht, sagen wir es.
Wie viel Zeit kostet der Umbau die Agentur intern?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen, meist zwei Berater und jemand aus der Geschäftsführung. Danach braucht der Umbau einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben. Die ersten zwei Wochen läuft jeder Ablauf parallel: Die Beraterin sieht jede Zusammenfassung und jede Zuordnung, dann nur noch die markierten Stellen.
Rechnet sich das für eine Agentur mit 15 Mitarbeitern?
Als Einzelhaus selten, das sagen wir offen. Unter etwa 50 Mitarbeitern trägt die Textmenge den Festpreis nur, wenn sehr viele Kunden mit täglichem Clipping betreut werden. Kleinere Agenturen fahren besser über einen Agenturverbund oder ein Netzwerk, das denselben Ablauf für mehrere Häuser betreibt. Eine erste Einschätzung gibt der Potenzial-Check.
Verweis
Weiterlesen zu KI für PR-Agenturen
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.