Zielgruppe
Der Monatsanfang in der Agentur geht nicht in Beratung, sondern in Zahlen, die in Folien wandern.
Eine Digitalagentur mit 90 Beschäftigten und 60 laufenden Kunden, HubSpot für Kontakte und Angebote, Troi für Projekte und Zeiten, Google Ads, Meta Business Suite, Google Analytics 4 und Matomo je nach Kunde. Am ersten Werktag des Monats öffnet jeder Berater für seine zehn Kunden dieselben Dashboards, kopiert Reichweiten, Klicks, Kosten und Conversions in die Folienvorlage, schreibt drei Sätze Einordnung und schickt den Bericht. Zwei Tage je Berater, jeden Monat. Daneben wartet ein Kunde auf 400 Produkttexte in drei Varianten für Shop, Katalog und Marktplatz, und die Projektleitung vergleicht Stundenzettel mit Angeboten, bevor die Rechnung rausgeht. KI für Marketingagenturen beginnt deshalb nicht bei der Kampagnenidee, sondern beim Reporting, bei Texten in Menge und bei der Abrechnung.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Marketing-, Digital- und Werbeagenturen am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Marketing-, Digital- und Werbeagenturen lohnen
Das Produkt der Agentur ist die Idee und das Urteil des Beraters. Das Reporting, die Textvarianten und die Abrechnung sind Arbeit, die niemand gebucht hat. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Kundenberichte aus Werbe- und Analysedaten erstellen und kommentieren
Google Ads, Meta Business Suite, Google Analytics 4, Matomo, Looker Studio
60 Kunden, 60 Monatsberichte, jeder aus drei bis fünf Datenquellen. Der Ablauf zieht die Kennzahlen je Kunde aus den Werbe- und Analysekonten, baut den Bericht in der Vorlage des Kunden und schreibt die Einordnung dazu: welche Kampagne den Monat getragen hat, wo die Kosten je Abschluss gestiegen sind, welche Änderung der Vorwoche wirkt. Markiert wird, was der Berater selbst formulieren sollte, etwa verfehlte Ziele oder Budgetfragen. Der Berater liest, ändert zwei Sätze und gibt frei; versendet wird erst dann.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Produktdaten und Texte der Kunden in Varianten für Kanäle und Sprachen aufbereiten
Kunden-PIM, Shopware, Amazon Seller Central, Excel, Figma
Ein Händlerkunde liefert 400 Artikel mit Herstellerangaben und will Texte für Shop, Katalog und Marktplatz, dazu Englisch und Französisch, jeweils mit eigenen Längen und Pflichtangaben. Der Ablauf liest die Produktdaten, erzeugt die Varianten nach dem Tonalitätsleitfaden des Kunden und den Regeln je Kanal, prüft jede Variante gegen die Quelle: keine Eigenschaft, die nicht in den Daten steht, keine Werbeaussage ohne Beleg, Pflichtangaben vollständig. Markiert wird, was die Prüfung nicht besteht oder wo die Quelle widersprüchlich ist. Der Texter gibt stapelweise frei; der Kunde bekommt geprüfte Texte in seinem Format.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Stundenzettel und Projektzeiten gegen Angebote prüfen
Troi, easyJOB, HubSpot, DATEV
Zum Monatsende liegen in der Zeiterfassung mehrere tausend Buchungen auf 60 Kunden und 200 Projekten. Der Ablauf liest Buchungen, Angebote und Verträge, ordnet jede Stunde dem Angebotsposten zu, erkennt Überschreitungen, Buchungen auf abgeschlossene Projekte, Pauschalen mit Mehraufwand und Retainer mit Restbudget und legt je Kunde eine Abrechnungsvorschau mit den Abweichungen vor. Markiert wird, was die Projektleitung entscheiden muss: nachberechnen, abschreiben, Angebot erweitern. Die Rechnung geht erst nach ihrer Freigabe in die Buchhaltung.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Briefings lesen, Anforderungen strukturieren und Rückfragen vorbereiten
HubSpot, Sammelpostfach, SharePoint, Projektarchiv
Ein Briefing kommt als Mail mit drei Anhängen, einer Präsentation und einem Link zum Markenportal. Der Ablauf liest alles, bringt Ziele, Zielgruppen, Kanäle, Budget, Termine, Pflichtvorgaben und Ausschlüsse in die hauseigene Checkliste, formuliert die Rückfragen für den Kick-off und sucht im Projektarchiv die drei nächstliegenden Projekte mit damaligem Aufwand und Ergebnis heraus. Markiert wird, was fehlt oder sich widerspricht, etwa ein Launchtermin vor der Lieferung der Produktdaten. Das Konzept schreibt das Team; die Projektleitung beginnt mit einer vollständigen Liste statt mit dem dritten Lesen der Mail.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Freigabeschleifen protokollieren und Änderungswünsche in Aufgaben überführen
Sammelpostfach, Figma, Troi, Microsoft Teams
Ein Kunde kommentiert eine Kampagne in vier Mails, zwei Figma-Kommentaren und einem Anruf, und die dritte Korrekturrunde beginnt. Der Ablauf liest Mails und Kommentare, zieht jeden Änderungswunsch als Aufgabe mit Fundstelle, Anforderer und Datum heraus, erkennt Widersprüche zwischen Ansprechpartnern des Kunden und schreibt das Freigabeprotokoll je Runde. Markiert wird, was über das Angebot hinausgeht und als Mehraufwand gelten könnte. Die Projektleitung prüft die Aufgabenliste, weist zu und entscheidet, was sie dem Kunden als Zusatz nennt. Nichts geht ohne ihren Blick ins Projekt.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Marketing-, Digital- und Werbeagenturen
Jeder Kunde bringt seine Werbe- und Analysekonten mit, die Agentur hält Projekte, Zeiten und Kontakte in eigenen Systemen. Der Monatsbericht entsteht zwischen beiden, in Folien.
- Werbe- und AnalysekontenGoogle Ads, Meta Business Suite, LinkedIn Campaign Manager, Google Analytics 4, Matomo, Looker Studio
- Projekte, Zeiten und AbrechnungTroi, easyJOB, Teambox, Harvest, DATEV
- Kunden und AngeboteHubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics 365
- Gestaltung und ProduktionAdobe Creative Cloud, Figma, Frontify, Kunden-PIM-Systeme
- Kanäle der KundenShopware, Shopify, WordPress, Amazon Seller Central, Newsletter-Systeme
- ZusammenarbeitMicrosoft 365, Slack, Teams, Sammelpostfächer
Einwände
Was bei Marketing-, Digital- und Werbeagenturen besonders zählt
Die Einwände, die in Agenturen zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- KI-erzeugte Bilder und Texte haben keinen urheberrechtlichen Schutz; Kunden erwarten Klarheit im Vertrag. Richtig, und darum gehört die Regelung in Ihren Agenturvertrag, bevor der Ablauf läuft: Was maschinell vorbereitet wird, was ein Mensch bearbeitet und verantwortet, und wie es gekennzeichnet wird. Die Abläufe oben erzeugen Berichte, Varianten aus Kundendaten, Prüflisten und Protokolle, die ein Mensch freigibt. Kampagnenideen und Bilder bleiben Sache Ihres Teams.
- Kundendaten und Kampagnenergebnisse sind vertraulich; viele Verträge schließen Cloud-Werkzeuge aus. Deshalb entscheiden Sie je Kunde und je Ablauf, wo das Modell läuft: im Haus, auf EU-Servern oder als Cloud-Modell unter Auftragsverarbeitungsvertrag. Für Kunden mit Ausschlussklausel läuft der Ablauf im Haus. Keine Kundendaten trainieren ein fremdes Modell, und die Datenwege sind so dokumentiert, dass Sie sie dem Kunden vorlegen können.
- Werberecht und Markenrecht gelten auch für automatisch erzeugte Inhalte. Deshalb prüft der Ablauf jede Textvariante gegen die Quelle und gegen Ihre Regeln: keine Eigenschaft ohne Beleg in den Produktdaten, keine Vergleichsaussage, keine fremde Marke ohne Freigabe, Pflichtangaben vollständig. Was durchfällt, wird markiert, nicht geliefert. Die Verantwortung für den veröffentlichten Text bleibt bei Texter und Kunde, wie heute.
- Tracking und Analyse brauchen Einwilligung nach § 25 TDDDG. Der Berichtsablauf liest aggregierte Kennzahlen aus den Konten, die Sie heute schon nutzen; er setzt kein Tracking und sammelt keine Nutzerdaten. Welche Daten in den Konten liegen dürfen, regelt das Einwilligungsmanagement des Kunden, wie bisher. Der Ablauf ändert daran nichts, er spart das Kopieren.
- Künstlersozialabgabe auf Honorare an freie Kreative. Der Ablauf bei der Abrechnungsprüfung kann Rechnungen von Freien nach Ihren Regeln kennzeichnen und für die Meldung nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz mit Betrag und Projekt sammeln. Ob eine Leistung abgabepflichtig ist, entscheidet Ihre Buchhaltung oder Ihr Steuerberater; der Ablauf sorgt dafür, dass die Liste vollständig ist.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Wir sind seit 1998 selbst eine Agentur: Dieser Fall sind wir selbst. In unserem Betrieb werden Arbeitssitzungen automatisch als Aufgaben erfasst, benannt, geschätzt und für die Abrechnung vorbereitet; Mails werden gelesen, Vorgängen zugeordnet und mit Antwortentwurf vorgelegt; nächtliche Prüfungen von Kundensystemen melden nur Abweichungen. Für einen Händler für Industrie-Ersatzteile haben wir außerdem Produkttexte in Millionenmenge mit elf Prüfschritten und Rollback erzeugt. Beides zusammen ist der Werkzeugkasten für Reporting, Textvarianten und Abrechnung in einer Agentur.
Was bei uns schiefging: Die automatische Benennung der Aufgaben war anfangs zu technisch für die Rechnung und bekam die Regel „Rechnungstitel in Kundensprache“. Für die Abrechnungsvorschau in einer Agentur heißt das: Abweichungen stehen in den Posten des Angebots, das der Kunde unterschrieben hat, nicht in internen Projektcodes. Und beim Ersatzteilhändler nannten die ersten Texte veraltete Konzernzugehörigkeiten; seither gilt, dass Fakten nur mit Datum und Quelle in einen Text kommen, auch in einen Produkttext für einen Kunden.
Preise
Preise für Marketing-, Digital- und Werbeagenturen
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Kundenberichte aus Werbe- und Analysedaten erstellen und kommentieren" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Marketing-, Digital- und Werbeagenturen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Kundendaten und Kampagnenergebnisse überhaupt durch ein Modell laufen?
Ja, wenn Sie je Kunde festlegen, wo das Modell läuft, und Ihr Agenturvertrag es erlaubt. Für Kunden mit Geheimhaltungsklausel bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; keine Daten trainieren ein fremdes Modell. Die Datenwege je Ablauf sind dokumentiert, so dass Sie sie dem Kunden vorlegen können. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das Looker Studio, Troi oder die Werkzeuge der Plattformen?
Nein. Looker Studio zeigt Zahlen, der Ablauf schreibt die Einordnung dazu und bringt sie in die Vorlage des Kunden. Troi bleibt die Zeiterfassung, der Ablauf liest daraus und vergleicht mit dem Angebot. Wo ein Dashboard oder eine Plattformfunktion bereits reicht, sagen wir das in der Analyse; den Umbau machen wir nur dort, wo heute ein Mensch kopiert.
Nutzen unsere Leute nicht sowieso schon Chatfenster für Texte?
Wahrscheinlich, und das ist etwas anderes. Ein Chatfenster hilft einer Person bei einem Text; ein Ablauf macht 400 Texte nach denselben Regeln, prüft jeden gegen die Quelle, protokolliert und liefert im Format des Kunden. Der Unterschied liegt in Menge, Prüfschritt und Nachweis, nicht im Modell. Mehr dazu unter Chatfenster oder Ablauf.
Wir sind eine Agentur mit 20 Leuten. Lohnt sich das?
Selten für einen eigenen Umbau, und das sagen wir vorher. Unter etwa 50 Beschäftigten rechnet sich ein Festpreisprojekt meist nicht; das Reporting für zwölf Kunden ist an einem Tag erledigt. Interessant wird es, wenn Sie Texte in Menge für einen großen Kunden liefern oder mehrere Agenturen eines Netzwerks denselben Ablauf teilen. Der Potenzial-Check gibt eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Marketingagenturen
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.