Zielgruppe
Im Pharmagroßhandel entscheidet nicht der Preis über den Tag, sondern der Nachweis.
Ein pharmazeutischer Großhändler mit 400 Mitarbeitern, drei Niederlassungen und 6.000 belieferten Apotheken, Kliniken und Praxen: SAP S/4HANA als Warenwirtschaft, Lauer-Taxe und ABDATA für die Artikeldaten, securPharm für die Verifizierung, DocuWare für Zertifikate und Lieferscheine, dazu ein Sammelpostfach, in das Hersteller, Kunden und Behörden schreiben. Freitag um 14 Uhr meldet ein Hersteller den Rückruf einer Charge. Zwei Mitarbeiter der Qualitätssicherung ziehen bis in den Abend Lieferscheine, suchen Empfänger der Charge über drei Systeme zusammen und telefonieren die Liste ab, während daneben die Temperaturkurven der Woche ungelesen im Datenlogger-Portal liegen. KI für Pharmagroßhandel fängt bei diesem Nachweis an: Chargen, Kühlkette und Lieferantenakten so verknüpfen, dass die Liste in Minuten steht und ein Mensch nur noch entscheidet, wer wie informiert wird.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Pharmagroßhändlern und Medizinprodukte-Händlern am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
Lieber gleich einen festen Termin? Gespräch von 30 Minuten direkt buchen
Erst einmal selbst prüfen? Potenzial-Check in zehn Minuten
Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Pharmagroßhändlern und Medizinprodukte-Händlern lohnen
Der Großhandel verdient an der Verfügbarkeit, haftet aber für den Nachweis. Beides hängt an Daten, die heute in getrennten Systemen liegen und von Hand zusammengesucht werden. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
-
Rückrufe und Chargen zurückverfolgen
SAP S/4HANA, securPharm, DocuWare, Sammelpostfach
Ein Hersteller meldet den Rückruf einer Charge mit 12.000 Packungen, von denen 3.400 über Ihr Lager gegangen sind. Der Ablauf liest die Rückrufmeldung, sucht die Charge in Wareneingang, Kommissionierung und Lieferscheinen, baut die Liste aller Empfänger mit Datum, Menge und Lieferschein auf und bereitet je Empfänger das Informationsschreiben mit den Angaben des Herstellers vor. Was unvollständig dokumentiert ist, etwa eine Umbuchung ohne Chargenbezug, wird markiert. Die Qualitätssicherung gibt die Liste und den Versand frei.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Kühlkettendaten auswerten und Abweichungen dokumentieren
Datenlogger-Portale, SAP S/4HANA, DocuWare, Excel
Bei 80 Kühlsendungen am Tag liefern Datenlogger und Fahrzeugsensoren Temperaturkurven, die heute stichprobenartig gelesen werden. Der Ablauf liest jede Kurve, gleicht sie mit dem Temperaturbereich des Artikels ab, erkennt Ausschläge außerhalb des Bereichs und prüft, ob die Dauer die freigegebene Stabilitätsgrenze überschreitet. Abweichungen bekommen eine vorbereitete Dokumentation mit Sendung, Zeitraum, Messwerten und betroffenen Chargen. Unauffällige Sendungen werden mit Nachweis abgelegt. Die Freigabe oder Sperre der Ware entscheidet die verantwortliche Person.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Lieferanten qualifizieren und Dokumente überwachen
DocuWare, SAP S/4HANA, Lieferantenportal, Behördenregister
Ein Großhändler mit 350 Lieferanten hält je Lieferant Herstellungserlaubnis, Großhandelserlaubnis, GDP-Zertifikat und Qualitätsvereinbarung vor, die alle zu verschiedenen Zeiten ablaufen. Der Ablauf liest eingehende Dokumente, ordnet sie dem Lieferanten zu, trägt Gültigkeit und Umfang in die Lieferantenakte ein und meldet 90 Tage vor Ablauf, was angefordert werden muss. Der Anforderungsentwurf an den Lieferanten steht bereit. Was fehlt oder nicht zusammenpasst, etwa ein Zertifikat auf einen anderen Standort, landet mit Begründung bei der Qualitätssicherung, die die Qualifizierung bestätigt.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Preis- und Produktdaten aus Lauer-Taxe und Herstellerlisten einspielen
Lauer-Taxe, ABDATA, SAP S/4HANA, Herstellerpreislisten
Zu jedem Stichtag ändern sich tausende Preise, Packungsgrößen und Kennzeichen, dazu kommen Preislisten der Hersteller als PDF und Excel, die zum Teil vom Taxenstand abweichen. Der Ablauf liest beide Quellen, gleicht sie mit dem eigenen Artikelstamm ab, legt die Änderungen als Vorschlag an und markiert Widersprüche: Preis beim Hersteller anders als in der Taxe, neue PZN ohne Zuordnung, geändertes Kühlkennzeichen. Der Einkauf gibt den Stapel frei, erst dann wird der Stamm geändert, mit Protokoll und Rückweg je Datensatz.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Ausschreibungen lesen und Angebote vorbereiten
Vergabeplattformen, SAP S/4HANA, Microsoft 365, Angebotsvorlagen
Kliniken, Einkaufsgemeinschaften und Krankenkassen schreiben Versorgungsverträge mit Leistungsverzeichnissen von 40 bis 200 Seiten aus. Der Ablauf liest die Unterlagen, zieht Fristen, Lose, geforderte Nachweise und Lieferbedingungen heraus, ordnet jede Position den eigenen Artikeln und Konditionen zu und legt den Angebotsentwurf mit den Nachweisen aus der Dokumentenablage an. Positionen ohne passenden Artikel oder mit Bedingungen, die Sie bisher nicht erfüllen, sind markiert. Vertrieb und Geschäftsführung entscheiden, ob und mit welchem Preis abgegeben wird.
Vertrieb und KommunikationLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Pharmagroßhändlern und Medizinprodukte-Händlern
SAP oder Dynamics führt die Ware, die Taxe die Artikel, securPharm die Verifizierung, das Dokumentensystem die Nachweise. Der Rückruf braucht alle vier gleichzeitig.
- Warenwirtschaft und ERPSAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365, Infor, Pharmatechnik IXOS
- Artikel- und PreisdatenLauer-Taxe, ABDATA, Herstellerpreislisten, Medizinprodukte-Kataloge
- Verifizierung und RückverfolgungsecurPharm, Chargenverwaltung im ERP, Scanner im Lager
- Dokumente und QualitätDocuWare, Lieferantenakten, Abweichungsmeldungen, Schulungsnachweise
- DatenaustauschLobster_data, EDI mit Herstellern, Bestellportale der Kliniken
- KühlketteDatenlogger-Portale, Fahrzeugtelematik, Temperaturüberwachung im Lager
Einwände
Was bei Pharmagroßhändlern und Medizinprodukte-Händlern besonders zählt
Die Einwände, die im pharmazeutischen Großhandel zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- GDP und Arzneimittelhandelsverordnung verlangen validierte Prozesse. Ein Ablauf von uns ist ein dokumentiertes System mit festen Regeln, Prüfschritt, Protokoll und Versionsstand. Er lässt sich wie jedes andere EDV-System in Ihr Qualitätsmanagement aufnehmen: Anforderungen, Testfälle, Abnahme, Änderungsverfahren. Die Entscheidung über Ware, Lieferant und Rückruf bleibt bei der verantwortlichen Person, der Ablauf bereitet den Nachweis vor.
- securPharm-Verifizierung und Fälschungsschutz. An der Verifizierung ändern wir nichts, sie läuft weiter über securPharm und Ihre Scanner. Der Ablauf nutzt die Ergebnisse und die Chargendaten aus dem ERP, um Rückrufe und Abweichungen schneller zusammenzuführen. Er schreibt nicht in das Verifizierungssystem.
- Betäubungsmittel mit eigenen Dokumentationspflichten. Für Betäubungsmittel legen wir in der Analyse fest, ob ein Ablauf sie überhaupt berührt. Wenn ja, bleibt jede Buchung ein Vorschlag mit Beleg, den die verantwortliche Person bestätigt, und das Protokoll zeigt lückenlos, wer wann freigegeben hat. Nachweisführung wird dadurch vollständiger, nicht lockerer.
- Händlerpflichten nach MDR bei Medizinprodukten. Die Prüfung, ob Kennzeichnung, Konformitätserklärung und Gebrauchsanweisung vorliegen, ist genau die Art von Abgleich, die der Ablauf gut vorbereitet: Er liest die Dokumente des Herstellers, hält sie gegen die Anforderungen Ihrer Prüfliste und markiert, was fehlt. Die Entscheidung, ein Produkt in den Verkehr zu bringen, trifft weiterhin Ihr Haus.
- Rezeptdaten sind Gesundheitsdaten. Wo Rezepte oder Patientenbezug vorkommen, laufen die Modelle im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und der Datenfluss je Ablauf ist offengelegt. Die meisten Abläufe oben brauchen gar keinen Patientenbezug: Chargen, Zertifikate, Temperaturen und Preise sind Betriebsdaten.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Was wir kennen, ist der Handel mit sehr vielen Artikeln von sehr vielen Herstellern: Für einen unabhängigen Händler für Industrie-Ersatzteile mit rund 50 Mitarbeitern haben wir Millionen Teile von 2.226 Herstellern in Salesforce bearbeitet, jede Änderung mit elf Qualitätsprüfungen, bitgleichem Rollback und einem Rollout von zehn Herstellern je Woche, überwacht per Wochenbericht und Stoppschalter. Dieselbe Disziplin braucht ein Artikelstamm, der zu jedem Stichtag aus der Lauer-Taxe und aus Herstellerlisten geändert wird.
Was dort schiefging: Die ersten Texte nannten veraltete Konzernzugehörigkeiten, weil die Quellen unterschiedlich alt waren; seitdem gilt die Regel, dass jede Angabe Datum und Quelle trägt. Für Ihre Lieferantenakten heißt das: Jedes Zertifikat, jede Erlaubnis und jeder Preis steht mit Herkunft und Stand im System, sonst gilt er als nicht nachgewiesen.
Preise
Preise für Pharmagroßhandel und Medizinprodukte-Handel
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Rückrufe und Chargen zurückverfolgen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Pharmagroßhändlern und Medizinprodukte-Händlern
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Lieferdaten und Rezeptdaten durch eine KI laufen?
Lieferscheine, Chargen und Zertifikate sind Betriebsdaten, und die meisten Abläufe kommen ohne Patientenbezug aus. Wo Rezeptdaten oder Namen von Patienten vorkommen, etwa bei Direktbelieferung, läuft das Modell im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, steht unter Datensouveränität und wird vor dem Umbau mit Ihrer Qualitätssicherung festgelegt.
Wie passt ein solcher Ablauf in das Qualitätsmanagement nach GDP?
Als dokumentiertes System. Wir liefern Anforderungen, Regelwerk, Testfälle mit Ergebnissen, Versionsstand und ein Änderungsverfahren, und jede Entscheidung des Ablaufs ist mit Eingangsdaten und Freigabe protokolliert. Ihre verantwortliche Person prüft und nimmt ab wie bei jeder anderen Software, und die Unterlagen liegen so vor, dass ein Inspektor sie nachvollziehen kann.
Ersetzt das die Chargenverwaltung in SAP oder die securPharm-Anbindung?
Nein. SAP führt die Chargen weiter, securPharm verifiziert weiter. Der Ablauf setzt darauf auf und erledigt das, was heute zwischen den Systemen von Hand passiert: Rückrufmeldung lesen, Empfänger zusammensuchen, Schreiben vorbereiten, Temperaturkurven mit Chargen verknüpfen. Wo eine vorhandene Funktion ausreicht, sagen wir das in der Analyse.
Wie viel Aufwand entsteht in Qualitätssicherung und IT?
Die Analyse dauert drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen: meist die verantwortliche Person, eine Fachkraft aus dem Lager und jemand aus dem Einkauf. Für den Umbau braucht es einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben und einen Zugang zu den Systemen, den Ihr IT-Partner einrichtet. Betrieb und Überwachung übernehmen wir, dokumentiert nach Vorgehen und Preisen.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Pharmagroßhandel
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.