Zielgruppe
Die Geschäftsführung entscheidet auf Zahlen, die am Freitagnachmittag noch in drei Excel-Dateien liegen.
Ein Zulieferer mit 350 Mitarbeitern, zwei Geschäftsführer, eine Assistenz. Die Buchhaltung arbeitet in Business Central, der Vertrieb in HubSpot, die Produktion meldet ihre Zahlen aus dem Leitstand als Excel, der Steuerberater liefert über DATEV Unternehmen online, und Power BI zeigt davon nur, was jemand von Hand eingespielt hat. Am Freitag liegen drei Tabellen aus drei Bereichen auf dem Tisch, mit drei Definitionen von Umsatz, und niemand fügt sie zu einem Bild zusammen. Dazu ein Postfach mit 120 Mails am Tag, darunter zwei, die wirklich die Geschäftsführung brauchen, und ein Freigabestapel mit Verträgen, die einer lesen muss. KI für Geschäftsführer beginnt deshalb nicht beim Strategiepapier, sondern beim Monatsbericht: zusammentragen, abgleichen, Abweichungen markieren, und erst dann entscheiden.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Geschäftsführern und Inhabern am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Geschäftsführern und Inhabern lohnen
Die Geschäftsführung wird für Entscheidungen bezahlt, nicht für das Zusammentragen der Grundlagen. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Monatsbericht aus den Bereichen zusammenführen und Abweichungen markieren
Business Central, Power BI, LucaNet, Excel, Leitstand
Jeden Monat liefern Buchhaltung, Vertrieb und Produktion ihre Zahlen in eigenen Tabellen: 40 Kennzahlen, drei Formate, zwei Umsatzdefinitionen. Der Ablauf liest die Exporte aus Business Central, HubSpot und dem Leitstand, rechnet sie auf die Definitionen Ihres Berichtswesens um, stellt sie neben Plan und Vorjahr und markiert, was außerhalb der vereinbarten Bandbreite liegt, mit dem Hinweis, aus welcher Quelle die Zahl stammt. Die Geschäftsführung bekommt am ersten Arbeitstag eine Übersicht mit sieben markierten Punkten statt drei Dateien. Freigegeben und kommentiert wird der Bericht von Ihnen.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Verträge und Freigabeanträge vorprüfen
SharePoint, DMS, Microsoft 365, Freigabeworkflow
Im Freigabestapel liegen in einer Woche 25 Dokumente: Lieferverträge, Rahmenvereinbarungen, Investitionsanträge, Nachträge. Der Ablauf liest jedes Dokument, gleicht es mit Ihren Vorgaben ab, etwa Haftungsgrenzen, Zahlungsziele, Laufzeiten, Gerichtsstand, und legt je Dokument eine Seite vor: worum es geht, welche Klauseln von der Vorgabe abweichen, welche Rückfragen an den Fachbereich offen sind. Was innerhalb der Vorgaben liegt, ist mit einem Satz zusammengefasst; was abweicht, steht oben mit Fundstelle. Unterschrieben wird nur, was die Geschäftsführung gelesen und freigegeben hat.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Postfach der Geschäftsführung vorsortieren und vorlegen
Exchange, Outlook, HubSpot, Ticketsystem
120 Mails am Tag, davon betreffen etwa zehn wirklich die Geschäftsführung: ein Großkunde droht mit Abwanderung, ein Lieferant meldet Lieferverzug, ein Schreiben vom Finanzamt oder der Berufsgenossenschaft. Der Ablauf liest jede Mail, erkennt Anliegen und Absender, leitet Routinevorgänge mit Vermerk an die zuständige Stelle weiter und legt den Rest in drei Stapeln vor: heute entscheiden, diese Woche, zur Kenntnis. Zu jedem dringenden Vorgang liegt der Zusammenhang aus CRM und Auftragsdaten bei. Weitergeleitet und beantwortet wird erst nach Ihrer Freigabe.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Protokolle schreiben und Beschlüsse nachhalten
Teams, OneNote, Planner, SharePoint
Führungsrunde, Beirat, Gesellschafterversammlung: in einem Quartal entstehen zwölf Sitzungen mit Beschlüssen, die in Notizen und Chatverläufen liegen. Der Ablauf liest Mitschrift oder Aufzeichnung, schreibt das Protokoll in der Form Ihres Hauses, löst Beschlüsse und Aufgaben mit Verantwortlichem und Termin heraus, legt sie als Aufgaben an und meldet vor der nächsten Sitzung, was offen ist. Der Entwurf geht an den Protokollführer, erst nach seiner Freigabe an die Teilnehmer. Beschlüsse verschwinden nicht mehr zwischen zwei Sitzungen.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Jahresplanung aus den Bereichstabellen konsolidieren
Excel, LucaNet, Business Central, Personio
Zur Planung liefern acht Bereichsleiter acht Excel-Dateien mit eigenem Aufbau, Personalzahlen kommen aus Personio, Ist-Werte aus Business Central. Der Ablauf liest die Tabellen, ordnet die Positionen dem Kontenrahmen zu, meldet Lücken und Doppelzählungen an die Bereiche zurück, führt die Planung in einer Struktur zusammen und stellt jede Position neben Ist und Vorjahresplan. Abweichungen über Ihrer Schwelle sind markiert und mit dem Kommentar des Bereichs versehen, sofern einer vorliegt. Die Planungsrunde beginnt mit einer konsolidierten Tabelle statt mit dem Zusammenkopieren. Verabschiedet wird die Planung von der Geschäftsführung.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Geschäftsführern und Inhabern
Im Mittelstand liegen die Zahlen in ERP, Finanzbuchhaltung, CRM und Personalsystem; verbunden sind sie meist nur durch Excel und eine Assistenz.
- ERP und FinanzenSAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Business Central, DATEV Unternehmen online, proALPHA
- Berichtswesen und PlanungPower BI, LucaNet, Excel, Jedox
- Vertrieb und KundenHubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamics 365 Sales
- PersonalPersonio, DATEV Lohn und Gehalt, SAP SuccessFactors
- Dokumente und VerträgeSharePoint, DMS, DocuSign, Vertragsmanagement
- KommunikationMicrosoft 365, Exchange, Teams, OneNote
Einwände
Was bei Geschäftsführern und Inhabern besonders zählt
Die Einwände, die Geschäftsführer zuerst nennen, und unsere Antwort darauf.
- Die Geschäftsführung haftet für die Organisation nach § 43 GmbHG. Genau deshalb braucht jeder Ablauf schriftliche Regeln, einen benannten Verantwortlichen und ein Protokoll, das zeigt, was gelesen, vorgeschlagen und freigegeben wurde. Das legen wir in der Analyse an, bevor etwas läuft. Ein dokumentierter Ablauf mit Freigabe ist für die Organisationspflicht leichter zu belegen als ein Chatfenster, das jeder Mitarbeiter anders nutzt.
- Der Betriebsrat redet mit. Sobald ein Ablauf Verhalten oder Leistung von Beschäftigten auswerten könnte, gilt § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG. Wir beschreiben je Ablauf, welche Daten gelesen werden und welche nicht, und liefern die Unterlage für die Beteiligung. Berichte über Bereiche sind etwas anderes als Berichte über Personen; diese Grenze ziehen wir im Regelwerk.
- Geschäftsgeheimnisse gehören nicht in fremde Cloud-Dienste. Das Geschäftsgeheimnisgesetz verlangt angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen, und ein offenes Chatfenster ist keine. Für Planung, Verträge und Berichte wählen Sie je Ablauf, wo das Modell läuft: im Haus, auf EU-Servern oder bei einem Anbieter unter Auftragsverarbeitungsvertrag. Keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell, und der Datenfluss steht schriftlich im Ablaufblatt.
- Kein Projekt ohne Ende, keine Abhängigkeit von einem Anbieter. Jede Stufe hat einen Festpreis und ein Ende, nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Die Werkzeuge, Regeln und Protokolle gehören Ihnen und sind so dokumentiert, dass Ihre IT oder ein anderer Dienstleister sie übernehmen kann. Die Begleitung ist monatlich kündbar.
- Ich habe keine Zeit für ein weiteres Projekt. Die Analyse braucht von Ihnen ein Gespräch zu Beginn und eines am Ende, dazwischen arbeiten wir mit Assistenz, Buchhaltung und den Bereichen. Im Umbau brauchen wir einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben. Die ersten Monatsberichte prüfen Sie im Parallelbetrieb, dann nur noch die markierten Abweichungen.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Die Mechanik hinter einem solchen Berichtswesen betreiben wir für uns selbst. Dieser Fall sind wir selbst: Bei uns werden Arbeitssitzungen automatisch als Aufgaben erfasst, benannt, geschätzt und für die Abrechnung vorbereitet, Mails werden gelesen, zugeordnet und mit Antwortentwurf vorgelegt, Anrufe werden in Vorgänge überführt, und nächtliche Prüfungen von Kundensystemen melden nur Abweichungen. Das ist dieselbe Logik wie ein Monatsbericht, der nur die sieben Punkte zeigt, die aus der Bandbreite fallen, und ein Postfach, das die zehn Mails vorlegt, die wirklich die Geschäftsführung brauchen.
Was bei uns schiefging: Eine nächtliche Prüfung meldete jede Nacht denselben Fehler, bis niemand die Meldung mehr las. Wir haben sie auf Änderungen statt Zustände umgestellt. Für einen Monatsbericht heißt das: Der Ablauf darf nicht jeden Monat dieselbe bekannte Abweichung markieren, sondern meldet, was sich gegenüber dem Vormonat bewegt hat, und was Sie bereits kommentiert haben, bleibt als bekannt gekennzeichnet.
Preise
Preise für Geschäftsführer und Inhaber
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Monatsbericht aus den Bereichen zusammenführen und Abweichungen markieren" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Geschäftsführern und Inhabern
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Planzahlen, Verträge und Geschäftsführungspost durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Für Planung, Verträge und das Postfach der Geschäftsführung bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, steht im Ablaufblatt und unter Datensouveränität.
Ersetzt das Power BI oder LucaNet?
Nein, es füttert sie. Power BI und LucaNet zeigen, was sauber angeliefert wird; die Handarbeit liegt davor, beim Einsammeln aus acht Tabellen, beim Umrechnen auf eine Definition und beim Nachfragen bei den Bereichen. Dort setzt der Ablauf an. Wo ein Bericht im vorhandenen Werkzeug reicht, sagen wir das in der Analyse.
Wie viel Zeit kostet das die Geschäftsführung selbst?
Die Analyse dauert drei Tage mit den Menschen, die die Berichte heute bauen: Assistenz, Controlling, ein Bereichsleiter. Von Ihnen braucht sie ein Gespräch am Anfang und die Entscheidung am Ende. Im Umbau brauchen wir einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben, keine Projektgruppe. Die ersten zwei Berichte prüfen Sie neben dem bisherigen Weg, dann nur noch die Abweichungen.
Lohnt sich das für ein Unternehmen mit 30 Mitarbeitern?
Selten als Umbau zum Festpreis, das sagen wir offen. Unter etwa 50 Mitarbeitern ist der Monatsbericht meist eine Tabelle, die der Inhaber selbst versteht, und der Aufwand rechnet sich nicht. Anders liegt es, wenn mehrere Gesellschaften, Standorte oder ein Beteiligungsverbund dieselbe Übersicht brauchen. Der Potenzial-Check gibt eine erste Einschätzung, Vorgehen und Preise die Zahlen dazu.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Geschäftsführer
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.