Zielgruppe
Die Reklamation kommt als Mail mit Foto, und vor der Fehleranalyse tippt jemand eine Stunde ab.
Ein Automobilzulieferer mit 450 Mitarbeitern, zertifiziert nach IATF 16949: SAP QM für Prüflose, Babtec für Reklamationen und Maßnahmen, roXtra als Dokumentenlenkung für 600 Verfahrensanweisungen und Formblätter, dazu die Kundenportale der drei großen Abnehmer, die jede Reklamation in eigener Struktur melden. Die QS-Abteilung hat sechs Personen. Eine Kundenreklamation kommt als Mail mit drei Fotos, einem Lieferscheinverweis und der Bitte um 8D-Bericht binnen 24 Stunden; die Sachbearbeiterin sucht Charge, Prüflos und Lieferung zusammen, legt den Fall in Babtec an, überträgt die Fotos und beginnt dann erst mit der Frage, was eigentlich passiert ist. Im Monat sind das 40 Fälle. Daneben 2.000 Prüfberichte, die niemand vollständig gegenliest, und ein Normupdate, das 80 Dokumente berührt. KI im Qualitätsmanagement beginnt deshalb beim Erfassen: lesen, zuordnen, anlegen, vorbereiten, und der Qualitätsmanager bewertet.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Qualitätsmanagern und QS-Abteilungen am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Qualitätsmanagern und QS-Abteilungen lohnen
Der Wert der Qualitätssicherung liegt in der Ursachenanalyse und der wirksamen Maßnahme. Die Zeit geht heute in das Erfassen, Übertragen und Nachfassen davor. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Reklamationen erfassen und den 8D-Bericht vorbereiten
Sammelpostfach, Kundenportale, Babtec, SAP QM, SAP SD
40 Kundenreklamationen im Monat kommen als Mail mit Fotos, über drei Kundenportale und per Telefonnotiz. Der Ablauf liest die Meldung, findet Lieferung, Charge und Prüflos im ERP, ordnet den Fehler Ihrem Fehlerkatalog zu, legt den Fall im CAQ-System mit allen Anhängen an und füllt die Schritte D1 bis D3 des 8D-Berichts aus dem Bestand: Team, Problembeschreibung, Sofortmaßnahme nach Ihren Regeln. Markiert wird, was fehlt oder widerspricht, etwa eine Charge, die nie an diesen Kunden ging. Die Ursachenanalyse ab D4 bleibt beim Qualitätsingenieur; er bewertet und gibt jeden Bericht frei.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Lieferantenreklamationen schreiben und Stellungnahmen nachhalten
Babtec, SAP MM, Lieferantenportal, Sammelpostfach
Bei 300 aktiven Lieferanten entstehen im Monat 25 Lieferantenreklamationen aus Wareneingangsprüfung und Fertigung. Der Ablauf schreibt die Reklamation aus Prüfbefund, Fotos und Bestelldaten in Ihrer Vorlage und in der Sprache des Lieferanten, verschickt sie nach Freigabe, liest die eingehende Stellungnahme und prüft sie gegen Ihre Anforderungen: Ursache benannt, Maßnahme terminiert, Wirksamkeitsnachweis zugesagt. Wer nicht fristgerecht antwortet, bekommt nach festen Regeln eine Erinnerung; Maßnahmen ohne Nachweis stehen auf der Liste für die Lieferantenbewertung. Bewertet und abgeschlossen wird vom Qualitätsmanager.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Prüfberichte auf Vollständigkeit und Grenzwerte prüfen
SAP QM, Messmaschinen-Protokolle, Lieferantenzertifikate als PDF, Excel
Im Monat kommen 2.000 Prüfberichte und Messprotokolle an: aus der eigenen Messtechnik als Export, von Lieferanten als PDF-Zertifikat, von Prüflabors als Scan. Der Ablauf liest jedes Dokument, ordnet es Prüflos oder Wareneingang zu, prüft, ob alle geforderten Merkmale enthalten sind, vergleicht jeden Messwert mit der Toleranz aus dem Prüfplan und markiert Überschreitungen, fehlende Merkmale und Werte knapp an der Grenze. Was in Ordnung ist, wird abgelegt und im Prüflos vermerkt. Was markiert ist, geht mit Fundstelle an den Prüfplaner; entschieden wird dort, nicht im Ablauf.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
QM-Dokumente bei Normänderungen überarbeiten
roXtra, ConSense, SharePoint, Normtexte
Ein Managementsystem mit 600 gelenkten Dokumenten, und eine Normrevision oder eine neue Kundenforderung berührt davon 80, die jemand einzeln durchgehen müsste. Der Ablauf liest die geänderten Anforderungen, findet alle Dokumente, in denen die betroffenen Begriffe, Abschnitte oder Verweise vorkommen, schlägt je Dokument die geänderte Fassung vor und hält Änderungsgrund und alte Version fest, wie die Dokumentenlenkung es verlangt. Markiert wird, wo zwei Dokumente nach der Änderung einander widersprechen. Freigegeben wird jedes Dokument durch den Prozesseigner im Lenkungssystem, erst dann ist es gültig.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Interne Audits vorbereiten und Fragebögen ausfüllen
roXtra, Babtec, SAP QM, Kundenportale
Vor jedem internen Audit stellt der Auditor die Nachweise zusammen: welche Verfahrensanweisung welche Normforderung abdeckt, welche Maßnahmen aus dem letzten Audit offen sind, welche Kennzahlen das Kapitel verlangt. Der Ablauf gleicht die Forderungen aus ISO 9001, IATF 16949 oder ISO 13485 mit der aktuellen Dokumentation ab, erstellt die Nachweisliste je Kapitel mit Fundstelle und markiert Lücken und veraltete Verweise. Kundenfragebögen und Lieferantenselbstauskünfte füllt er aus demselben Bestand mit Zertifikaten und Kennzahlen. Der Qualitätsmanager prüft die markierten Stellen und gibt frei.
Texte und Inhalte in MengeLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Qualitätsmanagern und QS-Abteilungen
CAQ-System, ERP, Dokumentenlenkung und Kundenportale halten je einen Teil des Qualitätsgeschehens. Die QS-Abteilung überträgt heute von Hand dazwischen.
- CAQ und ReklamationenBabtec, CAQ AG CAQ.Net, Böhme und Weihs CASQ-it, iqs CAQ, SAP QM
- Dokumentenlenkung und ManagementsystemroXtra, ConSense, Q.wiki, SharePoint
- ERPSAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365, proALPHA, Infor LN
- Messtechnik und PrüfungMessmaschinen-Software mit Export, Prüflabor-Berichte, Lieferantenzertifikate, Excel
- Kundenportale und LieferantenKundenportale der Abnehmer, Lieferantenportale, Sammelpostfächer
- AuswertungPower BI, Excel, Minitab
Einwände
Was bei Qualitätsmanagern und QS-Abteilungen besonders zählt
Die Einwände, die Qualitätsmanager zuerst nennen, und unsere Antwort darauf.
- Gelenkte Dokumente brauchen nachweisbare Verantwortung. Der Ablauf schlägt vor, der Prozesseigner gibt im Lenkungssystem frei; erst dann ist ein Dokument gültig. Änderungsgrund, Vorgängerversion und Freigeber stehen im Protokoll, wie ISO 9001 und IATF 16949 es verlangen. Was der Auditor sieht, ist eine lückenlose Änderungshistorie statt einer Word-Datei mit Namenskürzel im Dateinamen.
- Reklamationsbewertungen müssen revisionssicher sein. Jeder Eintrag, den der Ablauf anlegt, trägt die Quelle: die Mail, das Foto, den Lieferschein, den Messwert. Er bewertet nicht, er erfasst und bereitet vor; die Bewertung trifft der Qualitätsingenieur, und das Protokoll hält fest, wer wann was entschieden hat. Bei Produkthaftungsfragen ist das die Nachweiskette, die heute aus Postfächern rekonstruiert werden müsste.
- Bei Medizinprodukten gelten Vigilanz und Softwarevalidierung. Für Hersteller nach MDR (EU) 2017/745 bauen wir den Ablauf als Zuarbeit zum validierten QM-System, nicht als Teil davon: Er erfasst und bereitet vor, die Meldung an Behörden und die Bewertung bleiben im validierten Prozess beim Menschen. Die Ablaufbeschreibung ist so geschrieben, dass sie in Ihre Validierungsunterlagen passt, und wir liefern Testprotokolle mit.
- Qualitätsnachweise müssen zehn Jahre und länger auffindbar bleiben. Der Ablauf legt nichts in eigenen Speichern ab. Was er liest und erzeugt, landet in Ihrem CAQ-System, ERP oder Archiv unter der Nummer, die dort gilt, mit den Metadaten, die Ihre Aufbewahrungsregel braucht. Fällt der Ablauf eines Tages weg, bleiben die Nachweise, wo sie hingehören.
- Unsere Kunden melden jeder anders, in ihren eigenen Portalen. Für einen Technologie-Distributor mit zwölf Standorten ordnen wir Anfragen aus einem Sammelpostfach nach Markt und Land zu, egal in welcher Form sie kommen. Reklamationen aus drei Kundenportalen, Mail und Telefon sind dasselbe Muster: lesen, auf Ihre Struktur abbilden, anlegen. Die Portale selbst ändern wir nicht, wir lesen sie.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Das Erfassen und Zuordnen von Vorgängen in Menge kennen wir. Für einen europäischen Technologie-Distributor mit rund 2.000 Mitarbeitern und zwölf Standorten ordnet ein Ablauf die Anfragen aus einem Sammelpostfach automatisch nach Markt und Land zu und legt sie in NetSuite an, eine Wissensdatenbank aus der Dokumentation antwortet in fünf Sprachen mit Quellenangabe, und Produktdaten entstehen aus PDF-Datenblättern. Eine Reklamation mit Foto, Lieferscheinverweis und Frist ist dieselbe Aufgabe: unstrukturiert hereinkommen, strukturiert im System landen, mit allem, was dazugehört.
Schiefgegangen ist dort dreierlei: Die Routing-Regeln für Grenzfälle wurden zweimal nachgezogen, die Wissensdatenbank antwortete anfangs zu ausführlich, und aus alten Datenblättern kamen Einheitenfehler, die der Prüfschritt heute abfängt. Für Ihre QS-Abteilung heißt das: Die Zuordnung zum Fehlerkatalog sitzt nach den ersten hundert echten Reklamationen, nicht am ersten Tag, und das Lesen von Messwerten aus Lieferantenzertifikaten bekommt von Anfang an einen Prüfschritt für Einheiten und Dezimaltrennzeichen, weil ein Komma an der falschen Stelle sonst ein Prüflos freigibt.
Preise
Preise für Qualitätsmanager und QS-Abteilung
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Reklamationen erfassen und den 8D-Bericht vorbereiten" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Qualitätsmanagern und QS-Abteilungen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Reklamationsdaten und Kundenzeichnungen durch ein Modell laufen?
Zeichnungen und Reklamationen enthalten Geschäftsgeheimnisse Ihrer Kunden, oft mit Geheimhaltungsvereinbarung. Sie entscheiden je Ablauf, wo das Modell läuft: im Haus, auf EU-Servern oder als Cloud-Modell unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Für Kundenzeichnungen empfehlen wir die Betriebsart im Haus. Die drei Wege stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das Babtec, CAQ.Net oder SAP QM?
Nein, es füllt sie. Das CAQ-System führt Reklamation, Maßnahme und Prüflos, und das bleibt so. Unsere Abläufe arbeiten davor: die Mail mit Foto, die zur Reklamation werden muss, das PDF-Zertifikat, dessen Werte ins Prüflos gehören, die Normänderung, die 80 Dokumente berührt. Das Ergebnis landet im CAQ-System über dessen Schnittstelle oder Import. Wo ein Modul Ihres Systems den Schritt selbst kann, sagen wir das in der Analyse.
Wir haben einen QM-Beauftragten und 60 Mitarbeiter. Lohnt sich das?
Bei fünf Reklamationen im Monat und 100 gelenkten Dokumenten rechnet sich ein Umbau zum Festpreis selten, das sagen wir offen. Ab etwa 20 Reklamationen im Monat, mehreren Kundenportalen oder einem Managementsystem mit mehreren hundert Dokumenten kippt das. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung, und die Analyse sagt auch, wo ein Ablauf nicht lohnt.
Wie viel Zeit kostet der Umbau die QS-Abteilung?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen: der Qualitätsmanager, eine Sachbearbeiterin Reklamationen, ein Prüfplaner. Im Umbau braucht es eine Person, die Fehlerkatalog und Regeln bestätigt und Freigaben erteilt. Zwei Wochen Parallelbetrieb, in denen jede angelegte Reklamation und jeder Prüfbericht nachgeprüft wird, danach nur die markierten Fälle. Die 24-Stunden-Frist für den 8D-Bericht wird als Erstes leichter.
Verweis
Weiterlesen zu KI im Qualitätsmanagement
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.