Zielgruppe
Das Besprechungsprotokoll entsteht abends, und seine offenen Punkte findet nächste Woche niemand.
Ein Büro für Projektsteuerung und Bauleitung mit 90 Mitarbeitern und 40 laufenden Projekten: thinkproject oder die Plattform des jeweiligen Bauherrn für Pläne und Schriftverkehr, PlanRadar für Mängel, Microsoft Project für Termine, iTWO für Kosten, untermStrich für die eigenen Stunden. Der Bauleiter kommt um 17 Uhr von einer zweistündigen Baubesprechung mit zwölf Firmen und tippt bis 19 Uhr das Protokoll aus seinen Notizen. Im Postfach warten drei Nachträge mit 40 Seiten Anlagen, zwei Abschlagsrechnungen, deren Aufmaß er gegen den Leistungsstand prüfen soll, und 60 Mails von Firmen, Behörden und Bauherr, die jemand dem richtigen Vorgang zuordnen muss. Am Freitag will der Lenkungskreis den Bericht. KI für Projektsteuerer beginnt deshalb beim Protokoll und beim Posteingang: lesen, zuordnen, vorformulieren, Fristen setzen und dem Bauleiter vorlegen, was er entscheiden und unterschreiben muss.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Projektsteuerern und Bauleitungsbüros am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Projektsteuerern und Bauleitungsbüros lohnen
Die Leistung eines Projektsteuerers ist die Entscheidung auf der Baustelle und das Wort gegenüber Bauherr und Firmen. Davor liegen Tippen, Zuordnen und Vergleichen. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Besprechungsprotokolle vorformulieren und offene Punkte nachhalten
Diktat-App, Word-Vorlagen, thinkproject, Microsoft 365
Eine Baubesprechung mit zwölf Firmen dauert zwei Stunden und hinterlässt Notizen, ein Diktat und das Protokoll der Vorwoche mit 70 offenen Punkten. Der Ablauf liest Notizen und Diktat, übernimmt Gliederung und Nummerierung der Vorwoche, schreibt je Punkt Stand, Zuständigkeit und Termin in der Sprache Ihres Büros, schließt erledigte Punkte mit Datum und legt neue an. Markiert wird, was im Diktat unklar blieb: Punkt ohne Zuständigen, Termin ohne Datum, Widerspruch zur Vorwoche. Der Bauleiter liest, ergänzt und gibt frei; verteilt wird über die Projektplattform. Die offenen Punkte stehen danach in einer Liste je Firma mit Frist, nicht nur im PDF.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Nachträge lesen und gegen Vertrag und Leistungsverzeichnis prüfen
iTWO, Orca AVA, thinkproject, Vertragsakte, Excel
Ein Rohbauer reicht einen Nachtrag mit 40 Seiten ein: geänderte Bewehrung, Mehrmengen, Behinderung. Bei 40 Projekten sind das Dutzende Nachträge im Monat. Der Ablauf liest den Nachtrag, ordnet jede Position dem Leistungsverzeichnis, dem Vertrag und den Planständen zu, prüft, ob die Leistung bereits im Hauptauftrag enthalten ist, ob Mengen und Einheitspreise zum Vertrag passen und ob die Anzeige fristgerecht erfolgt ist, und legt eine Gegenüberstellung je Position mit Fundstelle vor. Markiert wird, was eine fachliche Bewertung braucht. Der Projektsteuerer entscheidet über Anerkennung, Kürzung oder Zurückweisung und gibt die Stellungnahme frei.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Abschlagsrechnungen gegen Aufmaß und Leistungsstand prüfen
iTWO, Aufmaßblätter, Bautagesberichte, Zahlungsplan, DATEV-Übergabe
Monatlich kommen je Projekt zehn bis zwanzig Abschlagsrechnungen mit Aufmaßblättern, bei 40 Projekten mehrere hundert. Der Ablauf liest Rechnung und Aufmaß, ordnet jede Position dem Auftrag und dem Leistungsverzeichnis zu, vergleicht die abgerechneten Mengen mit Aufmaß, Bautagesberichten und dem bisher freigegebenen Stand, prüft Sicherheitseinbehalt, Skonto und Abschlagssumme gegen den Zahlungsplan und bereitet den Prüfvermerk mit der freigabefähigen Summe vor. Markiert wird, was nicht belegt ist: Menge über dem Aufmaß, Position ohne Nachtrag, Rechnung ohne Aufmaßblatt. Der Bauleiter prüft die Markierungen und zeichnet den Prüfvermerk; der Bauherr zahlt, was freigegeben ist.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Schriftverkehr zuordnen und Fristen überwachen
Exchange, thinkproject, Bauherrenplattformen, Fristenliste, PlanRadar
60 Mails am Tag je Bauleiter: Behinderungsanzeigen, Bedenkenanmeldungen, Planfreigaben, Behördenschreiben, Rückfragen des Bauherrn. Der Ablauf ordnet jede Mail Projekt, Vorgang und Firma zu, legt sie auf der Projektplattform ab, erkennt Schreiben mit Fristwirkung wie Behinderungsanzeigen, Mängelrügen und Abnahmeanträge, setzt die Frist nach den Regeln Ihres Büros und legt dem Bauleiter eine Aufgabe mit Kurzfassung an. Für Routinefragen, etwa den Stand einer Planfreigabe, bereitet er einen Antwortentwurf vor. Schreiben mit Fristwirkung werden nie automatisch beantwortet; gesendet wird nach Freigabe, und jede Antwort liegt im Vorgang.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Berichte an Bauherren und Lenkungskreise vorformulieren
iTWO, Microsoft Project, PlanRadar, Word-Vorlagen, Excel
Jeden Monat erwartet der Bauherr einen Bericht zu Kosten, Terminen, Qualität und Risiken, der Lenkungskreis eine Fassung auf zwei Seiten. Heute kopiert der Projektsteuerer Zahlen aus iTWO und Project in Tabellen und schreibt den Text des Vormonats um. Der Ablauf zieht Kostenstand, Prognose, Terminabweichungen und offene Mängel aus den Systemen, vergleicht sie mit dem Vormonat, füllt die Berichtsvorlage des Büros und markiert jede Abweichung, die eine Einschätzung braucht: Terminverzug auf dem kritischen Weg, Kostenprognose über Budget, Mängel ohne Frist. Die Einschätzung schreibt der Projektsteuerer; gesendet wird nach seiner Freigabe.
Texte und Inhalte in MengeLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Projektsteuerern und Bauleitungsbüros
Die Plattform gibt meist der Bauherr vor, Termine und Kosten liegen in eigenen Programmen, und das Protokoll entsteht in Word. Zwischen diesen Systemen liegt die Abendarbeit.
- Projektplattformenthinkproject, Autodesk Construction Cloud, Dalux, Capmo, PlanRadar
- TermineMicrosoft Project, Primavera P6, Asta Powerproject
- Kosten und AVARIB iTWO, Orca AVA, California, Excel
- Büro und StundenuntermStrich, Bürobuchhaltung, DATEV, Microsoft 365
- Baustelle und DokumenteBautagesberichte, Foto-Apps, Diktat-Apps, Aufmaßblätter, Pläne als PDF
Einwände
Was bei Projektsteuerern und Bauleitungsbüros besonders zählt
Was Projektsteuerer zuerst einwenden, und was wir darauf antworten.
- Dokumentation ist Beweismittel im Bauprozess. Deshalb erzeugt der Ablauf keine Dokumentation, die ein Mensch nicht gelesen hat. Protokoll, Prüfvermerk und Stellungnahme werden vorformuliert, vom Bauleiter freigegeben und mit Datum, Verfasser und Quelle abgelegt; das Protokoll des Ablaufs zeigt, aus welchem Diktat, Aufmaß oder Schreiben jede Angabe stammt. Vor Gericht ist das belastbarer als ein Protokoll aus der Erinnerung um 19 Uhr.
- Haftung nach AHO-Leistungsbild und HOAI Leistungsphase 8. Die Pflichten bleiben beim Büro, und der Ablauf entscheidet nichts: Er liest, vergleicht, rechnet vor und markiert. Was er leistet, ist Vollständigkeit: Kein Nachtrag bleibt ungeprüft liegen, keine Rechnung ohne Aufmaßabgleich, kein offener Punkt verschwindet aus dem Protokoll. Das deckt die Pflicht besser ab als ein Bauleiter, der an sechs Baustellen zugleich ist.
- VOB/B-Fristen: Formfehler kosten Ansprüche. Fristen aus Behinderungsanzeigen, Mängelrügen und Abnahmen werden vom Ablauf erkannt, nach den Regeln Ihres Büros berechnet und mit Rechenweg vorgelegt; eingetragen und beantwortet wird nach Bestätigung. Ein Schreiben mit Fristwirkung wird hervorgehoben und nie automatisch beantwortet. Welche Fristregeln gelten, legen Ihre Juristen fest, der Ablauf hält sie ein.
- Die Plattform gibt der Bauherr vor. Das ist kein Hindernis, sondern die Regel: Der Ablauf arbeitet neben thinkproject, Dalux oder der Plattform des Bauherrn, liest, was dort abgelegt ist, und legt ab, was freigegeben wurde, über die Wege, die die Plattform vorsieht. Wechselt die Plattform mit dem nächsten Projekt, wechselt die Anbindung, nicht der Ablauf.
- Öffentliche Bauherren und Vertraulichkeit. Projektdaten bleiben in Ihren Systemen und auf der Plattform des Bauherrn; der Ablauf läuft im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Projektdaten trainieren ein fremdes Modell. Für öffentliche Bauherren mit eigenen Vorgaben lässt sich die Betriebsart je Projekt getrennt festlegen und schriftlich zusichern.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Die Mechanik hinter Protokoll, offenen Punkten und Posteingang betreiben wir für uns selbst, dieser Fall sind wir selbst: Bei uns werden Arbeitssitzungen automatisch als Aufgaben erfasst, benannt, geschätzt und für die Abrechnung vorbereitet; Mails werden gelesen, dem Vorgang zugeordnet und mit Antwortentwurf vorgelegt; Anrufe werden in Vorgänge überführt; nächtliche Prüfungen von Kundensystemen melden nur Abweichungen. Auf ein Bauleitungsbüro übertragen ist das die Liste der offenen Punkte, die nach der Besprechung von selbst entsteht, der Posteingang, der sich dem Projekt zuordnet, und der Bericht, der nur nennt, was sich seit dem Vormonat geändert hat.
Was bei uns schiefging: Die automatische Benennung von Aufgaben war anfangs zu technisch für die Rechnung, bis die Regel kam, dass Rechnungstitel in Kundensprache stehen. Und eine nächtliche Prüfung meldete jede Nacht denselben Fehler, bis wir sie auf Änderungen statt Zustände umgestellt haben. Für ein Bauleitungsbüro heißt das: Offene Punkte stehen im Protokoll so, wie die Firma sie versteht, nicht in Positionsnummern, und der Bauherrenbericht meldet den Terminverzug einmal mit Ursache, nicht jeden Monat als denselben Satz.
Preise
Preise für Projektsteuerer und Bauleitungsbüros
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Besprechungsprotokolle vorformulieren und offene Punkte nachhalten" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Projektsteuerern und Bauleitungsbüros
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Bauherrendaten und Verträge durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie und der Bauherr bestimmen, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Für Verträge, Nachträge und Rechnungen bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; keine Projektdaten trainieren ein fremdes Modell. Für Projekte mit besonderen Vorgaben, etwa öffentliche Bauherren, lässt sich die Betriebsart je Projekt festlegen. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, dokumentieren wir vor dem Start; die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das thinkproject, PlanRadar oder iTWO?
Nein. Plattform, Mängelmanagement und AVA bleiben die führenden Systeme, und meist gibt der Bauherr die Plattform ohnehin vor. Unsere Abläufe arbeiten dazwischen: Sie lesen, was in Diktat, Postfach und Anlagen steckt, vergleichen es mit dem, was in den Systemen steht, und legen Entwürfe und Prüfvermerke dort ab, wo sie hingehören. Wo eine Funktion der Plattform reicht, sagen wir das in der Analyse.
Lohnt sich das für ein Büro mit zwölf Mitarbeitern?
Mit zwölf Mitarbeitern rechnet sich ein Umbau zum Festpreis selten, das sagen wir offen; am ehesten noch das Protokoll, wenn jeder Bauleiter täglich eine Stunde daran sitzt. Größer wird der Kreis bei Ingenieur- und Beratungsgruppen, die denselben Ablauf in mehreren Büros betreiben, oder bei Bauherren mit eigener Projektsteuerung. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Was muss der Bauleiter dafür ändern?
Wenig: diktieren statt tippen, und am Ende lesen und freigeben. Die Analyse dauert drei Tage mit zwei Bauleitern und einem Projektsteuerer. Im Umbau braucht es einen Ansprechpartner für Vorlagen, Fristregeln und Freigaben. Die Einführung läuft auf zwei Projekten im Parallelbetrieb: Vier Wochen entsteht das Protokoll doppelt, danach nur noch als Entwurf, den der Bauleiter korrigiert. Aus den Korrekturen werden Regeln.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Projektsteuerer
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.