Zielgruppe
Im Museum geht die Zeit nicht an die Ausstellung, sondern an das Unerfasste im Depot.
Ein städtisches Museum mit 120 Beschäftigten, 250.000 Objekten, MuseumPlus als Objektdatenbank, go~mus für Führungen und Tickets, TYPO3 für die Webseite und SAP beim Träger. Im Depot stehen 40.000 Inventarkarten aus den Jahren 1920 bis 1995, handschriftlich, mit Maßen, Herkunft, Standort und einem Zettel von 1962, auf dem jemand den Vorbesitzer korrigiert hat. In zehn Jahren hat niemand sie erfasst, weil zwei Wissenschaftliche Volontäre im Jahr etwa 3.000 Karten schaffen. Gleichzeitig fragt ein Haus in Lyon Leihgaben an, der Audioguide braucht französische und Leichte-Sprache-Fassungen, und 80 Besucheranfragen zu Gruppen und Barrierefreiheit liegen im Postfach. Theater und Orchester unter demselben Träger kennen das mit Spielplandaten, Programmheften und Abonnentenpost. KI für Museen fängt deshalb im Depot an: Karten lesen, strukturieren, mit Normdaten verknüpfen, und die Sammlungsleitung gibt je Datensatz frei.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Museen, Theatern und Kultureinrichtungen am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Museen, Theatern und Kultureinrichtungen lohnen
Das Produkt eines Museums ist die Sammlung und das, was es über sie erzählt. Was davor liegt, ist Erfassen, Prüfen und Übertragen. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Inventarkarten lesen und in die Objektdatenbank überführen
Scanstrecke, MuseumPlus, Normdaten (GND, Geonames, AAT), Standortverzeichnis
40.000 handschriftliche und maschinengeschriebene Karten, dazu Zettelkataloge und Altbeschreibungen in drei Erfassungsschemata. Der Ablauf liest die Scans, trennt Felder (Inventarnummer, Titel, Datierung, Material, Maße, Herkunft, Standort, Korrekturen), bringt sie in das Datenmodell Ihrer Objektdatenbank und schlägt Verknüpfungen zu Normdaten vor: Person in der GND, Ort in Geonames, Materialbegriff im Thesaurus. Jede Lesung trägt den Kartenscan als Quelle, unsichere Lesungen und Widersprüche zwischen Karte und Zettel sind markiert. Die Sammlungsleitung prüft Stapel und gibt frei; ohne Freigabe entsteht kein Datensatz.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Leihanfragen prüfen und Leihunterlagen vorbereiten
Leihverkehrs-Postfach, MuseumPlus, Zustandsprotokolle, Vertragsvorlagen
Ein Haus mit bedeutender Sammlung bekommt 150 Leihanfragen im Jahr. Der Ablauf liest die Anfrage, findet die Objekte, prüft Standort, Zustand, laufende Leihen, Sperrvermerke und Klimaanforderungen und legt eine Vorlage für den Leihausschuss an: was möglich ist, was dagegensteht, welche Auflagen gelten. Bei Zusage entstehen Leihvertrag, Zustandsprotokoll-Vorlage und Versicherungsliste aus den Objektdaten. Fehlende Angaben wie Klimawerte oder Versicherungswert sind markiert. Über die Leihe entscheiden Direktion und Restaurierung; der Ablauf trägt zusammen.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Objekttexte und Vermittlungsmaterial in mehreren Sprachen erzeugen
MuseumPlus, Audioguide-System, TYPO3, Leichte-Sprache-Regelwerk
Eine Dauerausstellung mit 600 Objekttexten, dazu Audioguide und Saalblätter, alles in Deutsch und Englisch, und die Besucherforschung wünscht Französisch, Türkisch und Leichte Sprache. Der Ablauf schreibt aus dem geprüften Datensatz und dem Kuratorentext die Fassungen je Format und Sprache nach Ihrem Vermittlungsleitfaden, hält Fachbegriffe über ein Glossar einheitlich und erzeugt die Leichte-Sprache-Fassung nach Regelwerk. Kein Text enthält eine Behauptung, die nicht im Datensatz steht. Kuratorin und Vermittlung geben je Text frei; Leichte Sprache wird zusätzlich von der Zielgruppe geprüft.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Besucheranfragen beantworten und Gruppen buchen
Besucherservice-Postfach, Webformular, go~mus, Reservix, Raumbelegung
80 Anfragen in der Woche: Schulklasse mit 28 Kindern am Dienstag, Rollstuhlzugang zum zweiten Obergeschoss, Fotografieren in der Sonderausstellung, Gruppenpreis für den Seniorenverein, Kindergeburtstag. Der Ablauf liest die Anfrage, prüft freie Zeiten und Führungskräfte im Buchungssystem, stellt Preis und Bedingungen aus Ihrer Ordnung zusammen und legt den Antwortentwurf mit Buchungsvorschlag vor. Beschwerden und Presseanfragen gehen direkt an die zuständige Stelle. Theater nutzen denselben Ablauf für Abonnentenpost. Gesendet und gebucht wird nach Freigabe durch den Besucherservice.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Provenienzquellen zusammenfassen und Lücken markieren
Archivscans, Auktionskataloge, Korrespondenzakten, MuseumPlus, Lost-Art-Datenbank
Für 2.000 Objekte mit Erwerb zwischen 1933 und 1945 müssen die Provenienzen geprüft werden. Zu jedem Objekt liegen Erwerbungsakten, Auktionskataloge, Briefe und Karteikarten, verteilt auf Archiv und Datenbank. Der Ablauf liest die Quellen, erstellt je Objekt eine Besitzkette mit Datum, Quelle und Fundstelle, markiert Lücken, Widersprüche und Zeiträume ohne Beleg und gleicht Namen mit Datenbanken wie Lost Art ab. Er schließt keine Lücke durch Vermutung; wo nichts steht, steht nichts. Die Provenienzforscherin bewertet und entscheidet, der Ablauf spart ihr das Zusammentragen.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Museen, Theatern und Kultureinrichtungen
Die Objektdatenbank ist das Gedächtnis des Hauses, darum liegen Ticketing, Webseite, Archiv und der Träger mit seinem Haushalt. Dazwischen wird gelesen, abgetippt und übertragen.
- SammlungMuseumPlus, Axiell Collections, EMu, imdas pro, robotron*Daphne
- Normdaten und ForschungGND, Geonames, Getty AAT, Lost Art, museum-digital
- Besucher und Ticketsgo~mus, Reservix, CTS Eventim, Kassensysteme der Häuser
- Kommunikation und WebTYPO3, Mailchimp, Microsoft 365, Audioguide-Systeme
- Träger und VerwaltungSAP, MACH, kommunale Fachverfahren, Haushaltsplanung
Einwände
Was bei Museen, Theatern und Kultureinrichtungen besonders zählt
Die Einwände, die in Museen und Kulturbetrieben zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Eine KI darf keine Herkunft erfinden. Deshalb gilt für Provenienz und Erfassung die Quellenpflicht: Jede Angabe im Datensatz trägt den Scan, die Akte oder den Katalog, aus dem sie stammt, und wo keine Quelle ist, bleibt das Feld leer und ist als Lücke markiert. Der Ablauf schließt Lücken nicht, er zeigt sie. Das Protokoll hält fest, wer welche Lesung bestätigt hat.
- Urheberrecht und Bildrechte sind je Werk verschieden. Der Ablauf verarbeitet Karten, Akten und Ihre eigenen Texte; Abbildungen von Werken lebender Künstler werden nicht veröffentlicht, ohne dass die Rechte im Datensatz geklärt sind, und dieses Feld prüft der Ablauf vor jeder Ausgabe. Was § 60e UrhG für Erhaltung und Katalogisierung erlaubt, nutzen wir; was darüber hinausgeht, entscheidet Ihre Rechtsabteilung je Fall.
- Wir sind kommunal: Vergabe, Haushalt, Personalrat. Darauf sind die Stufen ausgelegt. Analyse und Umbau je Ablauf sind abgegrenzte Aufträge mit Festpreis, die Ihre Vergabestelle nach den geltenden Schwellen einordnen kann; der Betrieb ist monatlich kündbar und passt in einen Jahreshaushalt. Den Personalrat beziehen wir in der Analyse ein, und kein Ablauf bewertet die Leistung von Beschäftigten.
- Öffentliche Angebote müssen barrierefrei und mehrsprachig sein. Genau dafür ist der Textablauf gebaut: Fassungen in mehreren Sprachen und in Leichter Sprache aus demselben geprüften Datensatz, nach Regelwerk, mit Glossar. Was die BITV 2.0 an Struktur verlangt, kommt aus der Vorlage, nicht aus dem Modell. Die Prüfung durch Menschen aus der Zielgruppe ersetzen wir nicht, wir machen sie schneller möglich.
- Unsere Sammlungsdaten sind das Haus, die geben wir nicht aus der Hand. Sie bleiben in Ihrer Objektdatenbank. Das Modell läuft im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell, und jeder Datensatz ist auf den Stand vor dem Ablauf rückholbar. Das ist mehr Sicherung, als die Karteikarte im Depot heute hat.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Einen Bestand von Millionen Datensätzen nach Regeln anzureichern, mit Faktenanker, Prüfschritten und Rückholbarkeit, kennen wir von einem unabhängigen Händler für Industrie-Ersatzteile mit rund 50 Mitarbeitern: Millionen Teile von 2.226 Herstellern in Salesforce, Herstellertexte mit Faktenanker recherchiert, elf Qualitätsprüfungen, bitgleiches Rollback, Rollout zehn Hersteller je Woche, 3,3 Millionen Seiten, dazu Wochenbericht und Stoppschalter. Die Mehrsprachigkeit kennen wir von einem Brennstoffzellen-Hersteller mit Service-Inhalten in elf Sprachen.
Was dort schiefging: Die ersten Texte nannten veraltete Konzernzugehörigkeiten, daraus wurde die Regel, Fakten nur mit Datum und Quelle zu übernehmen; und eine Prüfung auf Umlaute fehlte in der ersten Woche. Für ein Museum heißt das: Ein Vorbesitzer gilt nur mit Quelle und Datum, und die Prüfungen für Sonderzeichen in Künstlernamen, Maßangaben und Datierungen wie "um 1780" gehören in die erste Woche, nicht in die zweite.
Preise
Preise für Museen und Kultureinrichtungen
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Inventarkarten lesen und in die Objektdatenbank überführen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Museen, Theatern und Kultureinrichtungen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Sammlungsdaten, Leihverträge und Provenienzakten durch eine KI laufen?
Ja, wenn das Haus bestimmt, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Für Erfassung und Provenienz bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell, und vertrauliche Leihkonditionen oder Versicherungswerte bleiben in den Feldern, die Sie freigeben. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, steht unter Datensouveränität.
Ersetzt das MuseumPlus oder Axiell?
Nein. Die Objektdatenbank bleibt das Gedächtnis des Hauses, der Ablauf füllt sie und arbeitet mit ihren Import- und Schnittstellenformaten. Was die Datenbank schon kann, etwa Normdaten-Suche oder Leihverwaltung, bauen wir nicht nach; der Ablauf übernimmt das Lesen, Strukturieren und Vorbereiten davor. Wo ein Modul des Herstellers reicht, sagen wir das in der Analyse.
Unser Haus hat 25 Beschäftigte und 30.000 Objekte. Lohnt sich das?
Allein selten, das sagen wir offen; unter etwa 50 Beschäftigten rechnet sich ein Umbau zum Festpreis nur bei einem großen unerfassten Bestand. Für kleinere Häuser lohnt der Weg über den Träger, einen Museumsverbund oder die Landesstelle, die denselben Erfassungsablauf für mehrere Häuser betreibt. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Was passt davon für Theater und Orchester?
Die Besucher- und Abonnentenpost, Programmhefte und Pressetexte aus Spielplandaten sowie Förderanträge und Berichte an Land und Stiftungen. Spielplan, Besetzung und Termine kommen aus Ihrem Planungssystem, der Ablauf schreibt die Fassungen je Format und legt sie der Dramaturgie vor. Tarifliche Fragen aus NV Bühne oder TVK berührt keiner dieser Abläufe; dort entscheiden weiterhin Menschen.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Museen
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.