Zielgruppe
In der Geschäftsstelle des Sportverbands geht der Januar an Rückfragen, nicht an den Sport.
Ein Landessportbund mit 110 Beschäftigten, 3.000 Mitgliedsvereinen und 900.000 Mitgliedern: Phoenix II für Vereine und Lizenzen, SEWOBE für die eigene Verwaltung, DATEV für Zuschüsse und Rechnungen, Microsoft 365 für alles andere. Im Januar läuft die Bestandserhebung: 3.000 Vereine melden ihre Mitgliederzahlen nach Alter, Geschlecht und Sportart, über das Portal, als Excel-Datei oder als Ausdruck mit handschriftlicher Korrektur. Jede zehnte Meldung braucht eine Rückfrage, weil die Summe nicht stimmt, eine Abteilung fehlt oder der Verein plötzlich doppelt so viele Jugendliche hat wie im Vorjahr. Vier Mitarbeiterinnen telefonieren sechs Wochen, denn an diesen Zahlen hängen Förderung, Stimmrechte und die Statistik für das Land. Daneben warten 400 Förderanträge für Übungsleiter und Sportstätten. KI für Sportverbände fängt deshalb bei der Bestandserhebung an: Meldungen lesen, prüfen, Rückfragen vorbereiten, und erst dann entscheidet die Sachbearbeiterin.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Sportverbänden und Landessportbünden am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Sportverbänden und Landessportbünden lohnen
Der Auftrag eines Sportverbands ist der Sport in den Vereinen. Was in der Geschäftsstelle davor liegt, ist Prüfen, Nachfragen und Bescheiden. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Bestandsmeldungen prüfen und Rückfragen vorbereiten
Phoenix II, Meldeportal, Excel-Uploads, Vorjahresdaten, Microsoft 365
3.000 Meldungen in sechs Wochen, über Portal, Excel und Papier. Der Ablauf liest jede Meldung, prüft Summen, Altersklassen und Sportarten gegen die Abteilungen des Vereins und gegen das Vorjahr, erkennt Zahlendreher, fehlende Abteilungen und Sprünge, die nicht zum Verein passen, und bereitet je Auffälligkeit eine Rückfrage mit den konkreten Zahlen vor. Plausible Meldungen gehen zur Übernahme vor, die anderen landen mit Begründung bei der Sachbearbeiterin. Übernommen wird nur, was sie freigibt; jede Korrektur ist mit Datum und Quelle protokolliert.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Förderanträge der Vereine prüfen und Bescheide vorbereiten
Förderportal, Antragsformulare, Phoenix II, DATEV, Förderrichtlinien
400 Anträge im Jahr für Übungsleiterzuschüsse, Sportstättenbau, Integrationsprojekte und Vereinsentwicklung, jeder mit Nachweisen: Lizenzen, Kostenvoranschläge, Verwendungsnachweise aus dem Vorjahr. Der Ablauf liest Antrag und Anlagen, prüft gegen Ihre Förderrichtlinie und die Lizenzdatenbank (gültige Lizenz, Verein gemeldet, Frist gewahrt, Eigenanteil korrekt), berechnet den förderfähigen Betrag nach Ihrer Tabelle, fordert fehlende Nachweise mit einem Schreiben an und bereitet den Bescheid vor. Was aus dem Raster fällt, geht an die Referentin. Bewilligt wird nur mit ihrer Unterschrift.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Vereinsanfragen beantworten und dokumentieren
Sammelpostfach, Telefonnotizen, Phoenix II, Merkblätter, Microsoft 365
In der Woche kommen 120 Anfragen aus Vereinen: Wie beantragen wir den Übungsleiterzuschuss? Ist die Trainerin über die Sporthilfe versichert? Was gilt bei Spielverlegung am Feiertag? Der Ablauf ordnet jede Anfrage dem Verein und dem Thema zu, sucht in Merkblättern, Ordnungen und früheren Antworten des Verbands und legt einen Antwortentwurf mit Fundstelle vor. Was der Bestand nicht hergibt, geht an den zuständigen Referenten. Jede Antwort landet beim Verein in der Datenbank. Gesendet wird nach Freigabe durch die Geschäftsstelle.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Lizenzen und Qualifizierungen verwalten
Phoenix II, Seminaranmeldung, Teilnahmelisten, Zertifikatvorlagen
5.000 gültige Übungsleiter- und Trainerlizenzen, 200 Lehrgänge im Jahr, Verlängerungen alle vier Jahre mit Fortbildungsnachweis. Der Ablauf liest Anmeldungen, prüft Voraussetzungen (Vorlizenz, Erste-Hilfe-Nachweis, erweitertes Führungszeugnis, Mindestalter), trägt Teilnahmen aus den Listen der Referenten ein, erzeugt Zertifikate und Lizenzkarten aus den Daten und erinnert Lizenzinhaber und Vereine vor Ablauf mit einem Entwurf. Abweichungen wie ein fehlender Nachweis oder eine abgelaufene Vorlizenz sind markiert. Die Bildungsreferentin gibt Zertifikate und Verlängerungen frei.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Verbandsmagazin und Newsletter aus Ergebnissen zusammenstellen
Ergebnisdienst, Beschlussprotokolle, CleverReach, Verbandswebseite
Monatlich ein Newsletter an 3.000 Vereine, vier Ausgaben Magazin im Jahr, dazu Pressemitteilungen nach Verbandstagen und Meisterschaften. Der Ablauf sammelt, was seit der letzten Ausgabe neu ist (Ergebnisse, Beschlüsse, Förderfristen, Lehrgangstermine, Ehrungen), schreibt je Format einen Entwurf in Länge und Tonlage des Verbands und baut Newsletter und Webbeiträge vor. Ergebnisse und Namen kommen nur aus dem Ergebnisdienst und den Protokollen, nie aus dem Modell. Was aus externen Quellen stammt, trägt die Quelle. Die Pressestelle gibt frei, bevor etwas versandt wird.
Texte und Inhalte in MengeLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Sportverbänden und Landessportbünden
Verbandsverwaltung und Spielbetriebssysteme sind der Kern, dazu Förderportale, Buchhaltung, Versandwerkzeug und ein Postfach, in dem die Vereine fragen. Dort entsteht die Rückfragearbeit.
- Verbands- und VereinsverwaltungPhoenix II, SEWOBE, easyVerein, Fairgate, ClubDesk
- Spielbetrieb und ErgebnisseDFBnet, nuLiga, click-TT, Ergebnisdienste der Fachverbände
- Förderung und FinanzenDATEV, Förderportale der Länder, Zuwendungsverwaltung
- Bildung und LizenzenLizenzverwaltung in Phoenix II, Seminarverwaltungen, Lernplattformen
- KommunikationMicrosoft 365, CleverReach, TYPO3, WordPress
Einwände
Was bei Sportverbänden und Landessportbünden besonders zählt
Die Einwände, die in Sportverbänden zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Daten Minderjähriger und Führungszeugnisse sind besonders geschützt. Deshalb liest der Lizenzablauf nur, ob ein erweitertes Führungszeugnis vorgelegt und geprüft wurde, nicht den Inhalt, und Daten von Kindern und Jugendlichen in der Bestandserhebung bleiben Zahlen je Altersklasse, keine Namen. Das Modell läuft im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell.
- Fördermittel kommen vom Land, der Rechnungshof prüft. Genau dafür ist das Protokoll da: Jeder Bescheid trägt den Antrag, die Nachweise, die angewandte Richtlinie und den Namen der Person, die bewilligt hat. Die Berechnung folgt Ihrer Tabelle und ist je Fall nachvollziehbar. Das ist für eine Prüfung mehr, als heute aus einem Aktenordner und drei Mails hervorgeht.
- Bei uns entscheiden Ehrenamtliche, und das Präsidium tagt selten. Dafür ist die Analyse gemacht: drei Tage, ein Ergebnis mit Abläufen, Aufwand und dem Satz, was sich nicht lohnt, als Vorlage für die nächste Präsidiumssitzung. Nach jeder Stufe entscheiden Sie neu, der Betrieb ist monatlich kündbar. Niemand muss dem Verbandstag eine Mehrjahresbindung vorlegen.
- Sportgerichtsverfahren und Anti-Doping-Fälle sind vertraulich. Diese Vorgänge nehmen wir aus den Abläufen heraus, bis Sie etwas anderes entscheiden. Wo der Spielbetrieb-Ablauf Einsprüche und Verlegungen erfasst, legt er Vorgänge an und bereitet Schreiben vor, bewertet aber nichts; die Entscheidung trifft das Sportgericht nach Ihrer Rechts- und Verfahrensordnung, und jede Weitergabe ist protokolliert.
- Die Vereine melden, wie sie wollen, das ändern wir nicht. Müssen Sie nicht. Der Ablauf nimmt die Meldungen, wie sie kommen: Portal, Excel, Scan vom Ausdruck. Die Vereine müssen sich nicht umstellen, die Geschäftsstelle bekommt trotzdem einheitliche Daten und eine Rückfrage, die schon die richtigen Zahlen nennt. Das senkt die Zahl der Telefonate, nicht die Geduld mit den Vereinen.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Das Prüfen eines großen Bestands nach festen Regeln, mit Prüfschritten, Wochenbericht und Rückholbarkeit, kennen wir von einem unabhängigen Händler für Industrie-Ersatzteile mit rund 50 Mitarbeitern: Millionen Teile von 2.226 Herstellern in Salesforce, Herstellertexte mit Faktenanker recherchiert, elf Qualitätsprüfungen, bitgleiches Rollback, Rollout zehn Hersteller je Woche, dazu ein Stoppschalter. Die Salesforce-Abfragen sanken dabei um 71 Prozent. Dieselbe Mechanik prüft 3.000 Bestandsmeldungen gegen Vorjahr und Abteilungen.
Was dort schiefging: Eine Prüfung auf Umlaute fehlte in der ersten Woche, und die ersten Texte nannten veraltete Konzernzugehörigkeiten, daraus wurde die Regel, Fakten nur mit Datum und Quelle zu übernehmen. Für einen Verband heißt das: Die Prüfregeln für Vereinsnamen mit Sonderzeichen und Abteilungen, die im Vorjahr noch anders hießen, gehören in die erste Woche, und jede Zahl in der Statistik trägt die Meldung, aus der sie stammt.
Preise
Preise für Sportverbände und Landessportbünde
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Bestandsmeldungen prüfen und Rückfragen vorbereiten" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Sportverbänden und Landessportbünden
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Vereins- und Mitgliederdaten, darunter Daten von Kindern, durch eine KI laufen?
Ja, unter Bedingungen, die Sie festlegen. Für Bestandserhebung, Förderung und Lizenzen bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Daten Minderjähriger bleiben Zahlen je Altersklasse, Führungszeugnisse werden nur als geprüft oder nicht geprüft erfasst. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, steht unter Datensouveränität.
Ersetzt das Phoenix II oder DFBnet?
Nein. Vereine, Lizenzen und Spielbetrieb bleiben in den Systemen des Verbands und der Fachverbände. Die Abläufe arbeiten davor und dazwischen: Meldung lesen und prüfen, Antrag gegen Richtlinie halten, Anfrage mit Fundstelle beantworten. Was ein vorhandenes Modul schon kann, bauen wir nicht nach; wo es reicht, sagen wir das in der Analyse.
Unser Fachverband hat acht Beschäftigte. Lohnt sich das?
Allein selten, das sagen wir offen; unter etwa 50 Beschäftigten rechnet sich ein Umbau zum Festpreis nur bei großem Aufkommen. Für Fachverbände lohnt der Weg über den Landessportbund oder den Spitzenverband, der denselben Ablauf für mehrere Verbände betreibt, mit denselben Regeln und einem Protokoll. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Wie viel Zeit kostet das die Geschäftsstelle intern?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen, meist zwei Sachbearbeiterinnen aus Bestandserhebung oder Förderung und die Geschäftsführung. Der Umbau braucht einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben. Die Einführung läuft im Parallelbetrieb, am besten mit der ersten Bestandserhebung: Dort prüft das Team jeden Vorschlag, im Jahr danach nur noch die markierten Meldungen.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Sportverbände
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.