Zielgruppe
In der Kämmerei entsteht der Vorbericht zum Haushalt jedes Jahr aus 40 Excel-Tabellen von Hand.
Die Kämmerei einer Stadt mit 35.000 Einwohnern: 28 Beschäftigte in Haushalt, Steueramt, Stadtkasse und Beteiligungsmanagement, newsystem von Axians Infoma als Finanzverfahren, d.3ecm als Aktensystem, Session für die Ratsvorlagen, und dazwischen Excel. Im September schicken 14 Fachämter ihre Haushaltsanmeldungen in 14 Tabellenformaten, die Sachgebietsleiterin überträgt sie in die Haushaltsstruktur und ruft bei jedem zweiten Amt nach, weil Folgekosten oder Produktzuordnung fehlen. Im Oktober schreibt der Kämmerer den Vorbericht, Zahl für Zahl aus den Tabellen abgetippt, während in der Stadtkasse 200 Stundungsbitten zur Grundsteuer liegen und das Steueramt Widersprüche zu Gewerbesteuerbescheiden mit demselben Textbaustein beantwortet. KI für Kämmerer beginnt bei diesen Übertragungen: Der Ablauf liest, rechnet nach, entwirft, und die Kämmerei gibt frei.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Kämmerern und kommunalen Finanzverwaltungen am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Kämmerern und kommunalen Finanzverwaltungen lohnen
Die Kämmerei rechnet nicht falsch, sie überträgt zu viel von Hand. Die Abläufe hier übernehmen das Übertragen, die Zahl bleibt im Finanzverfahren und die Entscheidung beim Kämmerer. Welche sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Haushaltsanmeldungen einsammeln und auf Plausibilität prüfen
newsystem, Excel, Sammelpostfach, SharePoint
Zur Haushaltsaufstellung liefern 14 Fachämter 300 bis 500 Anmeldungen für Aufwendungen, Erträge und Investitionen, als Excel in eigenen Formaten. Der Ablauf liest jede Anmeldung, ordnet sie Produkt, Sachkonto und Teilhaushalt zu, vergleicht mit Ansatz und Ergebnis der letzten drei Jahre und markiert Abweichungen über Ihrer Schwelle, fehlende Folgekosten, fehlende Begründungen und Investitionen ohne Abschreibungsangabe. Jedes Amt bekommt seine offenen Punkte als Liste. In das Finanzverfahren gelangt nur, was die Haushaltssachbearbeitung freigegeben hat.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Vorbericht und Erläuterungen zum Haushaltsplan entwerfen
newsystem, Excel, Word, Session
Der Vorbericht einer Stadt dieser Größe hat 60 bis 120 Seiten, die Erläuterungen zu den Teilhaushalten noch einmal so viel, jedes Jahr neu und zu großen Teilen aus Zahlen, die im Finanzverfahren stehen. Der Ablauf zieht Ansätze, Vorjahreswerte, Kennzahlen und Produktbeschreibungen aus newsystem, schreibt daraus Erläuterungen in der Gliederung Ihres letzten Vorberichts, nennt zu jeder Veränderung die Ursache aus der Haushaltsanmeldung und prüft jede genannte Summe gegen die Quelle. Textstellen ohne Zahlengrundlage sind markiert. Der Kämmerer schreibt den politischen Teil selbst und gibt den Rest frei.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Widersprüche gegen Steuer- und Gebührenbescheide einordnen
Steuerverfahren, d.3ecm, Postfach, Grundsteuer-Messbetragsmitteilungen
Nach dem Versand der Grundsteuerbescheide liegen in einer Stadt mit 35.000 Einwohnern einige hundert Widersprüche und Einwendungen im Steueramt, dazu laufend Widersprüche zu Gewerbesteuer und Gebühren. Der Ablauf liest jedes Schreiben, ordnet es dem Steuerkonto zu, erkennt den Einwand (Messbetrag, Hebesatz, Zurechnung, Fälligkeit, Härtefall), prüft, ob die Gemeinde überhaupt zuständig ist oder das Finanzamt, und entwirft die Antwort mit der passenden Begründung aus Ihrem Textbestand. Fälle mit neuen Argumenten oder Fristfragen gehen einzeln an die Sachbearbeitung. Der Bescheid ergeht nach Prüfung und Unterschrift.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Stundungs- und Ratenzahlungsbitten in der Stadtkasse bearbeiten
KM-Finanzen, Vollstreckungsverfahren, d.3ecm, Postfach
In der Stadtkasse gehen im Jahr einige hundert Bitten um Stundung, Ratenzahlung oder Niederschlagung ein, meist formlos per Mail oder Brief. Der Ablauf liest das Schreiben, ordnet es dem Personenkonto zu, prüft offene Forderungen, bisherige Vereinbarungen und Zahlungsverhalten, legt die Angaben nach Ihrer Stundungsrichtlinie zu einem Vorschlag zusammen und entwirft Vereinbarung oder Ablehnung mit Zinsberechnung. Fälle über der Wertgrenze oder mit laufender Vollstreckung sind markiert. Die Kassenleitung entscheidet, der Ablauf dokumentiert Antrag, Vorschlag und Entscheidung im Akt.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Beteiligungsbericht aus Jahresabschlüssen zusammenstellen
Jahresabschlüsse als PDF, Excel, Word, d.3ecm
Eine Stadt mit zwölf Eigenbetrieben, Gesellschaften und Zweckverbänden erhält zwölf Jahresabschlüsse als PDF in zwölf Gliederungen. Der Ablauf liest Bilanz, Ergebnisrechnung, Lagebericht und Organe, überträgt die Kennzahlen in die Struktur Ihres Beteiligungsberichts, rechnet Summen nach, vergleicht mit dem Vorjahr und schreibt je Beteiligung den Berichtstext mit Zweck, Beteiligungsquote, Ergebnis und Ausblick. Abweichungen zwischen Lagebericht und Zahlenwerk sind markiert, ebenso Leistungsbeziehungen zur Stadt, die für § 2b UStG relevant sein können. Das Beteiligungsmanagement prüft und gibt frei.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Kämmerern und kommunalen Finanzverwaltungen
Das Finanzverfahren hält die Zahlen, das Aktensystem die Schreiben, Excel alles dazwischen. Der Vorbericht, der Widerspruch und der Beteiligungsbericht entstehen aus allen dreien von Hand.
- Finanzverfahrennewsystem (Axians Infoma), KM-Finanzen (Komm.ONE), OK.FIS (AKDB), H&H proDoppik, MACH, SAP PSM
- Steuern und KasseSteuer- und Kassenmodule der Finanzverfahren, Vollstreckungsverfahren, SEPA-Mandatsverwaltung, ELSTER-Übermittlungen
- Planung und BerichteExcel, Haushaltsplanungsmodule, IKVS, Berichtswerkzeuge der Finanzverfahren
- Akten und Ratd.3ecm, enaio, Regisafe, Session (Somacos), ALLRIS
- BeteiligungenJahresabschlüsse als PDF, Beteiligungsmanagement-Module, Bundesanzeiger
- KommunikationMicrosoft 365, Exchange, Sammelpostfächer, Scanstrecke
Einwände
Was bei Kämmerern und kommunalen Finanzverwaltungen besonders zählt
Was Kämmerer, Kassenleitung und Rechnungsprüfungsamt zuerst einwenden, und was wir darauf antworten.
- Steuergeheimnis nach § 30 AO. Gewerbesteuer- und Grundsteuerdaten verlassen Ihre kontrollierten Systeme nicht. Der Ablauf läuft im Rathaus, im kommunalen Rechenzentrum oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, liest nur die Felder, die er für den Einwand braucht, und protokolliert jeden Zugriff. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, steht in einem Blatt für den Datenschutzbeauftragten.
- Rechnungsprüfungsamt und Kommunalaufsicht müssen jeden Schritt nachvollziehen können. Jede Zahl im Vorbericht trägt die Quelle im Finanzverfahren, jeder Vorschlag zur Stundung die Richtlinienstelle, jede Freigabe Name und Zeitpunkt. Das Protokoll ist unveränderbar abgelegt und lesbar ohne Fachwissen. Das Rechnungsprüfungsamt bekommt damit mehr Spur als bei einem Vorbericht aus Excel.
- Ein Sprachmodell rechnet nicht. Richtig, deshalb rechnet es bei uns nicht. Summen, Abweichungen und Zinsen berechnet gewöhnlicher Programmcode aus den Werten des Finanzverfahrens; das Modell liest Schreiben, ordnet zu und formuliert. Jede Zahl im Text wird anschließend gegen die Quelle geprüft, und Abweichungen stoppen die Vorlage.
- § 2b UStG macht Leistungen zwischen Stadt und Beteiligungen steuerlich relevant. Der Ablauf im Beteiligungsbericht markiert Leistungsbeziehungen zwischen Stadt und Beteiligung, die er in Abschlüssen und Verträgen findet, damit Ihr Steueramt oder Ihr Berater sie beurteilt. Er beurteilt nicht selbst, aber er sorgt dafür, dass keine Beziehung übersehen wird, weil sie nur in einem Lagebericht auf Seite 40 steht.
- Vergaberecht und Personalrat gelten wie im ganzen Rathaus. Die Analyse zum Festpreis liegt je nach Landesrecht oft unter der Direktauftragsgrenze, der Umbau bekommt eine Leistungsbeschreibung für das Verfahren nach UVgO. Mit dem Personalrat klären wir vor dem Parallelbetrieb, dass der Ablauf keine Auswertung je Beschäftigtem erzeugt. Wie das für die gesamte Verwaltung aussieht, steht unter KI für Bürgermeister.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Zahlenbestände, bei denen jede Abweichung nachvollziehbar sein muss, kennen wir von einem unabhängigen Händler für Industrie-Ersatzteile mit rund 50 Mitarbeitern: Millionen Teile von 2.226 Herstellern in Salesforce, elf Qualitätsprüfungen vor jeder Änderung, bitgleiches Rollback, ein Stoppschalter und ein Wochenbericht für die Geschäftsführung. Für eine Kämmerei ist das der Werkzeugkasten für Haushaltsanmeldungen und Beteiligungszahlen: prüfen, bevor etwas geschrieben wird, und jede Änderung zurücknehmen können.
Schiefgegangen ist dort zweierlei: Die ersten Texte nannten veraltete Konzernzugehörigkeiten, daraus wurde die Regel, dass jede Angabe Datum und Quelle trägt. Und eine Prüfung auf Umlaute fehlte in der ersten Woche. Für den Vorbericht heißt das: Jede Zahl mit Stand und Fundstelle im Finanzverfahren, und die Prüfliste wächst in den ersten Wochen des Parallelbetriebs um die Fehler, die nur Ihre Kämmerei kennt.
Preise
Preise für Kämmerer und Finanzverwaltung
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Haushaltsanmeldungen einsammeln und auf Plausibilität prüfen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Kämmerern und kommunalen Finanzverwaltungen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Steuer- und Kassendaten durch ein KI-Modell laufen?
Ja, unter den Bedingungen, die auch für Ihr Finanzverfahren gelten: Das Modell läuft im Rathaus, im kommunalen Rechenzentrum oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Daten trainieren ein fremdes Modell. Für Widersprüche und Stundungen liest der Ablauf nur das Schreiben und die Kontodaten des Falls. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das newsystem, KM-Finanzen oder proDoppik?
Nein. Das Finanzverfahren bleibt das führende System für Ansätze, Buchungen, Soll und Ist. Unsere Abläufe lesen daraus und schreiben nur das zurück, was Sie freigegeben haben, über die Import- und Schnittstellenwege des Herstellers. Wo ein Modul des Finanzverfahrens, etwa die Haushaltsplanung, dasselbe leistet, sagen wir das in der Analyse.
Kann der Vorbericht wirklich automatisch entstehen?
Der Zahlenteil ja, der politische Teil nein. Erläuterungen zu Teilhaushalten, Veränderungen gegenüber dem Vorjahr und Kennzahlen folgen festen Mustern und stehen im Finanzverfahren; die schreibt der Ablauf in Ihrer Gliederung vor. Schwerpunkte, Risiken und die Botschaft an den Rat schreibt der Kämmerer, mit vollständigen Zahlen vor sich statt mit 40 Tabellen.
Unsere Kämmerei hat sechs Beschäftigte. Lohnt sich das?
Für eine Kämmerei allein selten, das sagen wir offen. Der Weg führt über die gesamte Verwaltung oder über die Verwaltungsgemeinschaft, die denselben Ablauf für mehrere Gemeinden betreibt; dann sind Vorbericht und Widerspruchsbearbeitung nur zwei von mehreren Abläufen. Die Lage kleiner Rathäuser beschreibt KI für Kommunen, eine erste Einschätzung gibt der Potenzial-Check.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Kämmerer
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.