Zielgruppe
Im Rathaus wird jede Bürgermail dreimal angefasst, bevor das zuständige Amt sie liest.
Eine Stadt mit 40.000 Einwohnern, 450 Beschäftigte in der Kernverwaltung, ALLRIS für Rat und Ausschüsse, d.3ecm als Aktensystem, Formcycle hinter dem Kontaktformular. Montagmorgen liegen im Postfach rathaus@ 80 Mails: Beschwerden über Straßenlaternen, Fragen zur Kita-Gebühr, ein Fraktionsantrag, zwei Anfragen nach dem Informationsfreiheitsgesetz, dazwischen Werbung. Ein Drittel ist an das falsche Amt gerichtet. Das Vorzimmer liest, leitet weiter, das Fachamt leitet zurück, nach drei Tagen fragt der Bürger nach, und der Bürgermeister bekommt die Frage im Stadtrat gestellt. Nebenan tippt die Schriftführung die Niederschrift der letzten Sitzung aus einer Tonaufnahme ab. KI für Bürgermeister beginnt nicht mit einem Chatbot auf der Startseite, sondern an diesem Postfach: lesen, zuordnen, vorbereiten, und das Fachamt gibt frei.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Bürgermeistern und Stadtverwaltungen am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Bürgermeistern und Stadtverwaltungen lohnen
Ein Bürgermeister wird an Entscheidungen gemessen, die Verwaltung an Antwortzeiten. Dazwischen liegt Sortierarbeit, die niemand gewählt hat. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Bürgerpost lesen und dem Fachamt zuordnen
Sammelpostfach, Formcycle, d.3ecm, OK.EWO, Exchange
Im Postfach rathaus@ und im Kontaktformular einer Stadt mit 40.000 Einwohnern kommen am Tag 60 bis 120 Anliegen an. Der Ablauf liest jedes Anliegen, erkennt das Thema, ordnet es nach Ihrem Geschäftsverteilungsplan dem Fachamt zu, legt den Vorgang mit Aktenzeichen im DMS an und bereitet eine Antwort vor, die Zuständigkeit, Ansprechpartner und voraussichtliche Dauer nennt. Unklare Fälle, Beschwerden mit Fristbezug und alles, was an den Bürgermeister persönlich geht, werden markiert. Gesendet wird, was das Vorzimmer oder das Amt freigibt.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Sitzungsvorlagen vereinheitlichen und Beschlussvorschläge prüfen
ALLRIS, Session, Word, d.3ecm
Vor jeder Ratssitzung liefern zwölf Fachämter 30 bis 50 Vorlagen in zwölf Schreibweisen. Der Ablauf bringt jeden Entwurf in die Gliederung Ihrer Vorlagenrichtlinie, prüft, ob Sachverhalt, Beschlussvorschlag, finanzielle Auswirkungen und Haushaltsstelle ausgefüllt sind, und gleicht den Beschlussvorschlag mit früheren Beschlüssen zum selben Vorgang ab. Fehlende Angaben und Widersprüche gehen als Liste an das Fachamt zurück. In das Ratsinformationssystem gelangt nur, was Hauptamt und Fachamt freigegeben haben.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Niederschriften aus Tonaufnahme und Stichworten entwerfen
ALLRIS, Session, Tonaufnahme, Word
Eine Stadtratssitzung dauert vier Stunden, die Niederschrift braucht danach zwei Arbeitstage. Der Ablauf liest Tagesordnung, Vorlagen und Abstimmungsergebnisse aus dem Ratsinformationssystem, übernimmt die Stichworte der Schriftführung und die Tonaufnahme und entwirft die Niederschrift in der Form, die Ihre Hauptsatzung und Geschäftsordnung vorgeben: Beschlusstext wörtlich, Debatte als Ergebnisprotokoll. Stellen, an denen Aufnahme und Stichworte nicht übereinstimmen, sind markiert. Die Schriftführung prüft, der Vorsitzende unterschreibt.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Fraktionsanträge und IFG-Anfragen erfassen und Fristen setzen
ALLRIS, d.3ecm, Fristenliste, Sammelpostfach
Im Jahr gehen in einer Stadt dieser Größe einige hundert Anträge der Fraktionen und einige Dutzend Anfragen nach dem Informationsfreiheitsgesetz des Landes ein, per Mail, Post und Formular. Der Ablauf erfasst jeden Eingang mit Datum, ordnet ihn dem zuständigen Amt zu, berechnet die Frist nach Geschäftsordnung beziehungsweise Landesgesetz, legt eine Wiedervorlage an und erinnert das Amt nach festen Regeln. Für Standardfälle liegt ein Antwortentwurf bei. Was wann beantwortet wurde, steht in einem Protokoll, das der Hauptamtsleiter dem Rat vorlegen kann.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Einwendungen aus Beteiligungen bündeln und gruppieren
Beteiligungsportal, Formcycle, d.3ecm, Excel
Zu einem Bebauungsplan oder einem Verkehrskonzept kommen 400 bis 2.000 Einwendungen und Stellungnahmen, oft wortgleich aus Vorlagen von Initiativen. Der Ablauf liest jeden Eingang, gruppiert nach Thema und Ort, erkennt gleichlautende Texte, zählt sie und schreibt je Gruppe eine Zusammenfassung mit Fundstellen. Das Fachamt erhält eine Tabelle, die es abwägen kann, statt eines Stapels. Einwendungen mit Rechtsmittelbezug oder persönlicher Betroffenheit werden einzeln vorgelegt. Die Abwägung selbst bleibt beim Amt und beim Rat.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Bürgermeistern und Stadtverwaltungen
Ratsinformation, Aktensystem, Fachverfahren und Formularserver stammen von verschiedenen Häusern. Der Weg einer Mail durch alle vier ist Handarbeit.
- RatsinformationALLRIS, Session (Somacos), Mandatos, SD.NET
- Akten und Dokumented.3ecm (d.velop), enaio (Optimal Systems), Regisafe, nscale
- FachverfahrenOK.EWO und OK.FIS (AKDB), VOIS (HSH), KM-Finanzen (Komm.ONE), newsystem (Axians Infoma), SAP
- Portal und FormulareFormcycle (XIMA), Serviceportale der Länder, cit intelliForm, Beteiligungsportale
- KommunikationMicrosoft 365, Exchange, Sammelpostfächer, Telefonanlage
- ÖffentlichkeitTYPO3, Amtsblatt-Satz, Social-Media-Konten, Pressespiegel
Einwände
Was bei Bürgermeistern und Stadtverwaltungen besonders zählt
Was Bürgermeister, Hauptamt und Personalrat zuerst einwenden, und was wir darauf antworten.
- Der Auftrag muss ins Vergaberecht passen. Die Analyse zum Festpreis liegt je nach Landesrecht oft unter der Wertgrenze für den Direktauftrag nach UVgO. Der Umbau eines Ablaufs ist eine abgegrenzte Leistung mit Leistungsbeschreibung, die wir so formulieren, dass Ihre Vergabestelle das passende Verfahren wählen kann, auch eine Verhandlungsvergabe mit mehreren Anbietern.
- Kein Verwaltungsakt ohne Menschen (§ 35a VwVfG). Ein vollautomatischer Verwaltungsakt braucht eine Rechtsvorschrift, die ihn erlaubt. Unsere Abläufe erlassen nichts: Sie lesen, ordnen zu, entwerfen und legen vor. Der Bescheid, die Antwort an den Bürger, der Beschlussvorschlag gehen erst hinaus, wenn ein Sachbearbeiter sie freigegeben hat, und das Protokoll hält fest, wer das war.
- Der Personalrat muss zustimmen. Technische Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung der Beschäftigten überwachen können, sind nach dem Landespersonalvertretungsgesetz mitbestimmungspflichtig. Wir legen offen, welche Daten der Ablauf speichert, und bauen so, dass keine Auswertung je Beschäftigtem entsteht. Die Dienstvereinbarung entwerfen wir mit, bevor der Parallelbetrieb beginnt.
- Barrierefreiheit nach BITV 2.0 gilt auch für erzeugte Texte. Antwortentwürfe, Vorlagen und Beiträge, die der Ablauf schreibt, folgen Ihren Vorgaben zu Gliederung, Sprache und Struktur, einschließlich einer Fassung in Leichter Sprache, wo Sie das vorsehen. Was auf der Webseite landet, prüft der Ablauf auf Überschriftenstruktur und Alternativtexte, bevor die Redaktion freigibt.
- Der EU AI Act verlangt von Behörden eine Grundrechte-Folgenabschätzung. Die Pflicht nach Artikel 27 trifft Hochrisiko-Anwendungen, etwa Entscheidungen über Leistungen. Postsortierung, Vorlagenprüfung und Niederschriften zählen nicht dazu. Trotzdem dokumentieren wir für jeden Ablauf, was er tut und warum er kein Hochrisiko ist, damit Ihr Datenschutzbeauftragter und die Kommunalaufsicht es nachlesen können.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Das Sammelpostfach, aus dem jede Nachricht zum richtigen Empfänger finden muss, kennen wir aus einem Technologie-Distributor mit rund 2.000 Mitarbeitern und zwölf Standorten: Dort ordnet ein Ablauf Anfragen nach Markt und Land automatisch zu, und eine Wissensdatenbank aus der eigenen Dokumentation antwortet in fünf Sprachen mit Quellenangabe und übergibt an Menschen, wenn sie nicht sicher ist. Das Rathaus ersetzt Markt und Land durch Geschäftsverteilungsplan und Aktenzeichen, der Mechanismus bleibt derselbe.
Schiefgegangen ist dort zweierlei: Die Zuordnungsregeln mussten für Grenzfälle zweimal nachgezogen werden, und die Wissensdatenbank antwortete anfangs zu ausführlich. Für ein Rathaus heißt das: Die Zuständigkeiten, die in keinem Plan stehen, weil sie seit Jahren per Zuruf laufen, kommen in den ersten Wochen des Parallelbetriebs ans Licht, und die Antwort an den Bürger wird kürzer, als die Verwaltung gewohnt ist.
Preise
Preise für Bürgermeister und Stadtverwaltungen
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Bürgerpost lesen und dem Fachamt zuordnen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Bürgermeistern und Stadtverwaltungen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Bürgeranliegen überhaupt durch ein KI-Modell laufen?
Ja, wenn Standort und Auftragsverarbeitung geklärt sind. Für Post, Akten und Niederschriften betreiben wir das Modell im Rathaus, im kommunalen Rechenzentrum oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; keine Daten trainieren ein fremdes Modell. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, steht in einem Blatt, das Sie dem Datenschutzbeauftragten geben können, erklärt unter Datensouveränität.
Ersetzt das ALLRIS oder Session?
Nein. Das Ratsinformationssystem bleibt der Ort, an dem Vorlagen, Beschlüsse und Niederschriften liegen und veröffentlicht werden. Unsere Abläufe arbeiten davor: Sie bringen Entwürfe in Form, prüfen Vollständigkeit und bereiten die Niederschrift vor, die Schriftführung legt sie dann wie gewohnt ab. Wo eine Funktion des Systems reicht, sagen wir das in der Analyse.
Was ist mit einer Gemeinde mit 8.000 Einwohnern und 40 Beschäftigten?
Für ein Rathaus dieser Größe rechnet sich ein eigener Umbau selten, das sagen wir offen. Der Weg läuft dann über die Verwaltungsgemeinschaft, den Zweckverband oder das kommunale Rechenzentrum, das denselben Ablauf für mehrere Gemeinden betreibt. Was dort typisch ist, steht auf der Seite KI für Kommunen; die Finanzseite beschreibt KI für Kämmerer.
Braucht das einen Ratsbeschluss?
Für die Analyse in der Regel nicht, sie liegt im Rahmen der laufenden Verwaltung und einer vorhandenen Haushaltsstelle. Für den Umbau hängt es von Ihrer Hauptsatzung und der Wertgrenze ab, ab der der Haupt- oder Finanzausschuss entscheidet. Die Analyse liefert dafür eine Vorlage mit Sachverhalt, Kosten je Stufe und dem Punkt, an dem der Rat wieder entscheiden kann.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Bürgermeister
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.