Zielgruppe
Im Architekturbüro geht die Zeit nicht in den Entwurf, sondern in das Abtippen von Angeboten.
Ein Generalplaner mit 120 Mitarbeitern an zwei Standorten, Allplan und Revit in der Planung, Orca AVA für die Ausschreibung, untermStrich für Stunden und Honorare, ein Projektraum je Bauvorhaben. Freitagnachmittag, Submission für die Rohbauarbeiten: drei Bieterangebote liegen als PDF im Postfach, zwei davon ohne GAEB-Datei, jedes mit 400 Positionen. Eine Projektleiterin tippt Einheitspreise in den Preisspiegel, prüft Zwischensummen mit dem Taschenrechner, sucht fehlende Positionen und Bietervermerke im Kleingedruckten. Montag soll die Vergabeempfehlung beim Bauherrn liegen. Daneben warten vier Nachträge, zwölf Abschlagsrechnungen und die Referenzblätter für eine VgV-Bewerbung. KI für Architekten fängt deshalb nicht beim Entwurf an, sondern bei Angebot, Nachtrag und Rechnung: lesen, vergleichen, prüfen, vorlegen.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Architekturbüros am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Architekturbüros lohnen
Entwurf, Planung und Bauleitung sind das Honorar. Was die Leistungsphasen sechs bis acht heute teuer macht, ist Lesen, Übertragen und Vergleichen von Dokumenten, die als PDF ankommen. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Bieterangebote lesen und den Preisspiegel aufbauen
GAEB, PDF-Angebote, Orca AVA, California.pro, Excel
Zu einer Ausschreibung mit 400 Positionen kommen fünf Angebote, zwei als GAEB-Datei, drei als PDF oder Scan. Der Ablauf liest alle fünf, ordnet jede Angebotsposition der Position im Leistungsverzeichnis zu, prüft Rechenwege, Zwischensummen und Nachlässe, erkennt fehlende, geänderte oder zusätzlich angebotene Positionen sowie Bietervermerke im Anschreiben und baut den Preisspiegel in der AVA auf. Was nicht eindeutig zuzuordnen ist, der Ausreißer je Position und jeder Vermerk sind markiert. Die Projektleiterin prüft die Markierungen und schreibt die Vergabeempfehlung mit geprüften Zahlen statt mit abgetippten.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Leistungsverzeichnisse aus Raumbuch und Vorprojekten zusammenstellen
Raumbuch, Orca AVA, STLB-Bau, Herstellertexte, Projektarchiv
Für ein Schulgebäude mit 80 Räumen entsteht ein Leistungsverzeichnis über zwanzig Gewerke mit mehreren tausend Positionen, und die meisten davon gab es in einem früheren Projekt schon einmal. Der Ablauf liest Raumbuch, Planstände und die Leistungsverzeichnisse abgeschlossener Projekte des Büros, schlägt je Gewerk die Positionen vor, übernimmt Mengen aus Raumbuch oder Modell, ergänzt Herstellertexte dort, wo das Büro ein Produkt festgelegt hat, und markiert Positionen ohne Vorbild und Mengen ohne Quelle. Der Projektleiter prüft Gewerk für Gewerk und gibt frei, was in die Ausschreibung geht.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Nachträge prüfen und die Stellungnahme vorformulieren
Nachtragsangebote als PDF, Leistungsverzeichnis, Bauvertrag, Bautagebuch, Projektraum
Ein Bauvorhaben mit zwölf Gewerken bringt im Lauf der Ausführung dreißig bis fünfzig Nachträge, jeder mit Begründung, Kalkulation und Verweis auf Planänderungen. Der Ablauf liest den Nachtrag, sucht die betroffenen Positionen im Leistungsverzeichnis, die Regelungen im Bauvertrag und die Planstände und Bautagebucheinträge zum genannten Zeitraum, prüft Mengen und Einheitspreise gegen das Hauptangebot und formuliert die Stellungnahme an den Bauherrn: dem Grunde nach berechtigt oder nicht, der Höhe nach plausibel oder nicht, mit Fundstellen. Die Bewertung trifft der Architekt; der Ablauf stellt ihm die Akte zusammen.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Abschlagsrechnungen gegen Aufmaß und Zahlungsplan abgleichen
Rechnungen als PDF, Aufmaßblätter, Orca AVA, untermStrich, Buchhaltung des Bauherrn
Zwölf Gewerke stellen monatlich Abschlagsrechnungen, zusammen mit Aufmaßblättern, Stundenlohnzetteln und Fotos, je Rechnung zwanzig bis hundert Seiten. Der Ablauf liest Rechnung und Aufmaß, ordnet die abgerechneten Positionen dem Leistungsverzeichnis und den bisherigen Abschlägen zu, prüft Mengen gegen Aufmaß und Leistungsstand, Einheitspreise gegen den Vertrag, Sicherheitseinbehalt und Nachlass gegen die Vereinbarung und erstellt den Prüfvermerk mit allen Abweichungen. Freigegeben wird der Betrag, den der Bauleiter nach Durchsicht der Markierungen bestätigt, und die Prüfung ist nachvollziehbar dokumentiert.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
VgV-Bewerbungen aus der Projektdatenbank zusammenstellen
Projektdatenbank, untermStrich, Vergabeplattformen, Vorlagen des Büros, InDesign
Ein Büro, das sich zwanzigmal im Jahr auf öffentliche Verfahren bewirbt, baut jedes Mal dieselben Referenzblätter, Nachweise und Formblätter neu, zugeschnitten auf die Eignungskriterien der Bekanntmachung. Der Ablauf liest die Bekanntmachung, zieht die geforderten Kriterien heraus, wählt aus der Projektdatenbank die Referenzen, die Nutzung, Größe, Leistungsphasen und Zeitraum erfüllen, füllt Referenzblätter und Formblätter mit den geprüften Projektdaten und listet, welche Nachweise fehlen oder abgelaufen sind. Die Auswahl der Referenzen bestätigt die Büroleitung, die Gestaltung bleibt beim Büro.
Texte und Inhalte in MengeLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Architekturbüros
CAD und BIM für die Planung, eine AVA für die Ausschreibung, ein Controlling für Stunden und Honorar, dazu Projekträume, Vergabeplattformen und viel PDF. An den Übergängen entsteht die Handarbeit.
- Planung und BIMAllplan, ArchiCAD, Revit, Vectorworks, BIMcollab
- Ausschreibung und VergabeOrca AVA, California.pro, Nevaris, RIB iTWO, GAEB
- Büro und ControllinguntermStrich, Projekt Pro, Excel, DATEV
- Pläne und DokumenteBluebeam Revu, Projekträume, Planserver, SharePoint, Scanstrecke
- AustauschformateGAEB, IFC, DWG, PDF, Vergabeplattformen
- KommunikationMicrosoft 365, Exchange, Teams, Telefonie
Einwände
Was bei Architekturbüros besonders zählt
Was Architekturbüros zuerst einwenden, meist aus Haftung, Urheberrecht und Vergaberecht, und was wir darauf antworten.
- Die Haftung für Massen, Kosten und Prüfvermerke bleibt beim Büro. Ja, und der Ablauf ist so gebaut, dass sie dort bleibt. Jede Menge, jeder Preis und jede Position trägt die Quelle, aus der sie stammt, der Projektleiter prüft die markierten Stellen und gibt frei, und das Protokoll zeigt, was vorgeschlagen und was bestätigt wurde. Das ist nachvollziehbarer als eine Zahl, die am Freitagabend abgetippt wurde.
- Urheberrecht am Entwurf und Vertraulichkeit von Wettbewerbsbeiträgen. Deshalb bestimmen Sie, wo das Modell läuft: im Haus, auf EU-Servern oder bei einem Cloud-Anbieter unter Auftragsverarbeitungsvertrag, der Eingaben nicht weiterverwendet. Keine Pläne, Texte oder Wettbewerbsbeiträge trainieren je ein fremdes Modell, und der Datenfluss jedes Ablaufs ist dokumentiert, damit Sie es dem Bauherrn und dem Preisgericht zeigen können.
- Vergaberecht verlangt Gleichbehandlung und Dokumentation. Der Ablauf behandelt jedes Angebot nach denselben Regeln, und genau das kann er belegen: Der Preisspiegel dokumentiert je Position, was gelesen, wie zugeordnet und was markiert wurde, für alle Bieter gleich. Die Wertung und die Vergabeempfehlung schreibt der Architekt; der Ablauf liefert die Grundlage, die ein Nachprüfungsverfahren sehen will.
- Die Planungsdaten gehören dem Bauherrn. Richtig, und sie bleiben in Ihren Systemen und Projekträumen. Der Ablauf arbeitet dort, wo die Daten liegen, gibt nichts an Dritte weiter und ist je Projekt abschaltbar. Was mit welchen Daten geschieht, legen wir offen, damit Sie es im Planervertrag oder gegenüber dem Bauherrn zusagen können.
- Das muss sich in wenigen Projekten rechnen. Deshalb Festpreis je Ablauf und vorher drei Tage Analyse, die auch sagt, wo sich KI in Ihrem Büro nicht lohnt. Ein Preisspiegel-Ablauf trägt sich über die Zahl der Submissionen im Jahr, nicht über ein einzelnes Projekt, und das rechnen wir mit Ihren Zahlen vor, bevor Sie entscheiden.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Das Prinzip, Texte aus Herstellerangaben mit Faktenanker aufzubauen und einen großen Bestand regelgebunden zu prüfen, kennen wir von einem unabhängigen Händler für Industrie-Ersatzteile mit rund 50 Mitarbeitern: Millionen Teile von 2.226 Herstellern in Salesforce, Herstellertexte mit Faktenanker recherchiert, elf Qualitätsprüfungen vor jeder Übernahme, bitgleiches Rollback, Rollout von zehn Herstellern je Woche mit Wochenbericht und Stoppschalter. 3,3 Millionen Seiten sind so entstanden.
Was dort schiefging: Die ersten Texte nannten veraltete Konzernzugehörigkeiten, bis die Regel galt, dass solche Angaben nur mit Datum und Quelle stehen; und eine Prüfung auf Umlaute fehlte in der ersten Woche. Im Architekturbüro heißt das: Jede Position im Leistungsverzeichnis trägt die Quelle, aus der Text und Menge stammen, mit Projekt und Datum, und die Prüfliste für den Preisspiegel ist vor der ersten Submission vollständig, nicht nach dem ersten Fehler.
Preise
Preise für Architekturbüros
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Bieterangebote lesen und den Preisspiegel aufbauen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Architekturbüros
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Pläne, Angebote und Wettbewerbsbeiträge durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Für Angebote, Nachträge und Rechnungen reicht oft ein EU-Server unter Auftragsverarbeitungsvertrag; für Entwürfe und Wettbewerbsbeiträge bauen wir mit Modellen im Haus. Keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell, und der Datenfluss je Ablauf ist dokumentiert. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das Orca AVA oder California?
Nein. Die AVA bleibt das Werkzeug für Leistungsverzeichnis, Preisspiegel und Abrechnung. Der Ablauf übernimmt, was heute davor von Hand passiert: PDF-Angebote lesen und zuordnen, Positionen aus alten Projekten vorschlagen, Nachträge und Rechnungen gegen Vertrag und Aufmaß halten. Er schreibt über GAEB und die Importwege in die AVA, die Sie schon haben, und nur, was der Projektleiter freigibt.
Lohnt sich das für ein Büro mit zwölf Mitarbeitern?
Als eigener Umbau zum Festpreis selten, das sagen wir offen; ein Büro mit vier Submissionen im Jahr tippt günstiger ab. Der Kreis wird größer über Planungsverbünde, Generalplaner und Bürogemeinschaften mit derselben AVA, die den Preisspiegel-Ablauf gemeinsam betreiben. Eine erste Einschätzung für Ihr Büro gibt der Potenzial-Check in zehn Minuten.
Wie viel Zeit kostet das das Büro intern?
Die Analyse braucht drei Tage mit einem Projektleiter aus der Ausschreibung, einem Bauleiter und der Person, die Ihre AVA betreut. Der Umbau braucht einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben, keine Projektgruppe. Dann läuft der Ablauf über drei Submissionen parallel zum alten Weg: die Projektleiterin vergleicht ihren Preisspiegel mit dem vorbereiteten, danach prüft sie nur noch die Markierungen.
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.