Zielgruppe
In der Druckerei frisst nicht die Maschine die Marge, sondern das Hin und Her vor dem Auftrag.
Eine Offset- und Digitaldruckerei mit 120 Mitarbeitern, 9.000 Aufträgen im Jahr, Printplus als Branchensystem, Heidelberg Prinect in der Vorstufe, ein Webshop für Standardprodukte und ein Sammelpostfach für alles andere. Dort liegt morgens die Mail "Bitte Angebot für Flyer, Daten anbei": ohne Auflage, ohne Papier, mit einer Word-Datei statt eines PDF. Der Innendienst fragt dreimal nach, tippt dann die Angaben in die Kalkulation, und in der Vorstufe stellt jemand fest, dass die Beschnittzugabe fehlt, und formuliert die Rückfrage zum zehnten Mal an diesem Tag neu. Freigaben kommen per Mail, Telefon und als Screenshot. KI für Druckereien beginnt deshalb bei der Anfrage und den Druckdaten: lesen, prüfen, nachfragen, kalkulieren, und erst dann sieht der Innendienst den Entwurf, den er freigibt.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Druckereien und Medienproduzenten am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Druckereien und Medienproduzenten lohnen
Drucken ist bei Ihnen ausgereift, das Drumherum ist Handarbeit mit kleinen Beträgen in großer Zahl. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Anfragen auslesen und kalkulieren
Sammelpostfach, Webshop, Printplus DRUCK, Hiflex
Von 9.000 Aufträgen im Jahr kommt die Hälfte als formlose Mail: ein Satz, ein Anhang, manchmal eine alte Rechnung als Vorlage. Der Ablauf liest Mail und Anhänge, erkennt Produkt, Format, Seitenzahl, Auflage, Papierwunsch und Veredelung, ergänzt aus den Vorgängeraufträgen des Kunden, was fehlt, und legt die Kalkulationsvorlage im Branchensystem an. Was er nicht sicher weiß, steht als Rückfrage im Antwortentwurf, in einem Satz statt in drei Mails. Der Innendienst prüft Preis und Rückfrage und sendet.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Druckdaten prüfen und Rückfragen formulieren
Enfocus Switch, Heidelberg Prinect, Kodak Prinergy, Kundenportal
Die Vorstufe prüft täglich 40 Datensätze: Auflösung, Farbraum, Beschnitt, Schriften, Seitenformat gegen den Auftrag. Der Preflight findet die Fehler, aber die Erklärung an den Kunden schreibt ein Mensch. Der Ablauf nimmt den Preflight-Bericht, ordnet jeden Fehler einer Kategorie zu, bewertet, ob die Druckerei ihn selbst beheben darf oder der Kunde neue Daten liefern muss, und schreibt die Rückfrage in der Sprache des Kunden, mit Bild der betroffenen Stelle. Der Vorstufenmitarbeiter liest gegen und sendet, oder korrigiert selbst, wenn die Regel das erlaubt.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Freigaben und Korrekturschleifen nachhalten
Kundenportal, Exchange, Printplus DRUCK, Obility
Bei 300 offenen Aufträgen weiß nur der zuständige Sachbearbeiter, welcher Proof beim Kunden liegt, wer per Telefon freigegeben hat und wo die dritte Korrekturrunde hängt. Der Ablauf liest eingehende Freigaben aus Mail, Portal und Telefonnotiz, ordnet sie Auftrag und Version zu, schreibt den Stand in das Branchensystem und erinnert den Kunden nach festen Fristen. Was unklar ist, etwa eine Freigabe auf eine alte Version, legt er dem Sachbearbeiter vor. Die Produktion sieht, was wirklich freigegeben ist.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Lieferantenpreislisten übernehmen
Papierlieferanten-Portale, Excel, Printplus DRUCK, Theurer C3
Fünf Papierhändler und drei Lieferanten für Platten, Farbe und Verbrauchsmaterial schicken Preislisten als PDF und Excel, jede im eigenen Aufbau, mehrmals im Jahr. Der Ablauf liest die Listen, ordnet Artikel den Materialstämmen der Kalkulation zu, zeigt alte und neue Preise nebeneinander und markiert Sprünge über einer Schwelle sowie Artikel, die es nicht mehr gibt. Der Einkauf gibt die Übernahme frei, die Kalkulation rechnet ab dem nächsten Angebot mit aktuellen Preisen statt mit denen vom Frühjahr.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Nachkalkulation mit dem Angebot vergleichen
Heidelberg Prinect, Printplus DRUCK, Maschinendaten, Excel
Die Maschinen melden Laufzeiten, Makulatur und Rüstzeiten, der Materialverbrauch steht im System, aber der Vergleich mit dem Angebot passiert bei 9.000 Aufträgen nur stichprobenartig. Der Ablauf stellt je abgeschlossenem Auftrag Angebot und Ist-Werte gegenüber, gruppiert die Abweichungen nach Ursache, etwa Rüstzeit, Papierverbrauch oder Korrekturschleifen, und legt der Geschäftsführung wöchentlich die Aufträge und Kundengruppen vor, bei denen die Kalkulation regelmäßig danebenliegt. Was daraus für die Kalkulationsgrundlagen folgt, entscheiden Sie.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Druckereien und Medienproduzenten
Das Branchensystem trägt Kalkulation und Auftrag, die Vorstufe hat ihren eigenen Workflow, und zwischen beiden liegen Postfach, Portal und Telefon.
- Branchensoftware und KalkulationPrintplus DRUCK, Hiflex, Theurer C3, Keyline, EFI Pace
- Vorstufe und WorkflowHeidelberg Prinect, Kodak Prinergy, Enfocus Switch, Esko Automation Engine
- Webshop und PortaleObility, Web-to-Print-Shops, Kundenportale für Freigaben
- KommunikationMicrosoft 365, Exchange, Sammelpostfächer, Telefonnotizen
- Versand und BuchhaltungDHL- und UPS-Schnittstellen, DATEV, Lexware, Excel
Einwände
Was bei Druckereien und Medienproduzenten besonders zählt
Die Einwände, die in Druckereien zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Die Margen sind klein, das muss sich schnell rechnen. Deshalb beginnt es mit der Analyse, die auch sagt, wo sich KI nicht lohnt. Bei kleinen Beträgen in großer Zahl rechnet ein Ablauf über die Menge: Wenn das Auslesen einer Anfrage zehn Minuten spart und 4.000 Anfragen im Jahr kommen, steht die Rechnung auf dem Tisch, bevor gebaut wird. Nach jeder Stufe entscheiden Sie neu.
- Kundendaten und Artwork sind vertraulich. Druckdaten bleiben in Ihrem Workflow. Der Ablauf liest Preflight-Berichte und Vorschaubilder, nicht die Produktionsdaten selbst, und wo er Kundeninhalte sieht, läuft das Modell im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag. Keine Ihrer Daten und keine Ihrer Kunden trainieren ein fremdes Modell.
- Ein Fehldruck ist teurer als jede Zeitersparnis. Darum druckt der Ablauf nichts und gibt nichts frei. Er bereitet vor, der Mensch entscheidet, und jede Freigabe trägt Version, Zeitpunkt und Absender. Eine Freigabe, die per Telefon kam und nirgends steht, ist das größere Haftungsrisiko als eine, die der Ablauf protokolliert hat.
- Unser Branchensystem ist alt und hat kaum Schnittstellen. Das ist häufig und kein Ausschlussgrund. Wir arbeiten mit den Import- und Exportwegen, die das System hat, mit Hotfoldern, CSV und Datenbankzugriff nur dort, wo der Hersteller ihn vorsieht. Was das System nicht aufnehmen kann, läuft als Vorbereitung daneben und wird in dem Format eingespielt, das es erwartet.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Das Sortieren und Vorbereiten formloser Anfragen kennen wir aus der Distribution: Für einen europäischen Technologie-Distributor mit rund 2.000 Mitarbeitern und zwölf Standorten ordnet ein Ablauf die Anfragen aus einem Sammelpostfach nach Markt und Land automatisch zu und übergibt sie an NetSuite, eine Wissensdatenbank beantwortet Fragen in fünf Sprachen mit Quellenangabe und übergibt an Menschen, Produktdaten entstehen aus PDF-Datenblättern. Die Anfragen aus der Website stiegen um 400 Prozent. Die Mail "Bitte Angebot, Daten anbei" ist derselbe Fall mit anderen Fachbegriffen.
Was dort schiefging: Die Regeln für Grenzfälle beim Zuordnen mussten zweimal nachgezogen werden, und die Wissensdatenbank antwortete anfangs zu ausführlich. Für eine Druckerei heißt das: Die Regel, welche Anfrage der Ablauf allein vorbereiten darf und welche sofort zum Innendienst geht, entsteht in den ersten zwei Wochen Parallelbetrieb aus echten Mails, nicht am Schreibtisch. Und eine Rückfrage an den Kunden ist dann gut, wenn sie kurz ist.
Preise
Preise für Druckereien und Medienproduktion
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Anfragen auslesen und kalkulieren" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Druckereien und Medienproduzenten
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Was passiert mit den Druckdaten und Mails unserer Kunden?
Sie bleiben in Ihren Systemen. Der Ablauf liest Mails, Preflight-Berichte und Vorschaubilder, um Anfragen und Rückfragen vorzubereiten; die Produktionsdaten laufen weiter durch Ihren Workflow. Wo das Modell Kundeninhalte sieht, bestimmen Sie die Betriebsart: im Haus, auf EU-Servern oder als Cloud-Modell unter Auftragsverarbeitungsvertrag. Die drei Wege stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das den Preflight in Prinect oder Enfocus Switch?
Nein. Der Preflight findet die technischen Fehler, und das macht er zuverlässig. Der Ablauf setzt danach an: Er übersetzt den Bericht in eine Rückfrage, die der Kunde versteht, entscheidet nach Ihren Regeln, was die Druckerei selbst korrigieren darf, und hält nach, ob die neuen Daten kommen. Wo eine Funktion im Workflow reicht, sagen wir das in der Analyse.
Lohnt sich das für eine Druckerei mit 30 Mitarbeitern?
Es kommt auf die Zahl der Aufträge an, nicht nur auf die Mitarbeiter. Eine Online-Druckerei mit 30 Leuten und 20.000 kleinen Aufträgen hat mehr Handarbeit vor dem Auftrag als ein Verpackungsdrucker mit 100 Leuten und 400 Großaufträgen. Unter etwa 50 Mitarbeitern und wenigen Aufträgen rechnet sich ein Umbau zum Festpreis selten; dann lohnt der Blick auf eine Gruppe oder Kooperation. Der Potenzial-Check gibt eine erste Einschätzung.
Wie viel Zeit bindet das intern?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen: jemand aus dem Innendienst, jemand aus der Vorstufe, die Geschäftsführung für die Entscheidung. Im Umbau braucht es einen Ansprechpartner, der Regeln festlegt und Zugänge freigibt. Die ersten zwei Wochen prüft der Innendienst jeden Entwurf, danach nur noch die markierten Fälle. Betrieb und Überwachung übernehmen wir.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Druckereien
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.