Zielgruppe
In der Brauerei tippt morgens um sechs jemand die Fax-Bestellung des Gasthofs ab.
Eine Privatbrauerei mit 220 Mitarbeitern, eigenem Fuhrpark und Vertrieb an 1.400 Gastronomiekunden und den Lebensmittelhandel: Drink-IT als ERP, atrify für die Artikeldaten des Handels, Lobster für den EDI-Verkehr mit den Handelszentralen, DocuWare für die Verträge, Shopware für den Werksverkauf. Morgens um sechs liegen im Innendienst 90 Bestellungen: 40 per Fax vom Gasthof, 30 per Mail, 15 aus dem Handelsportal, fünf vom Anrufbeantworter. Wie immer plus zwei Kisten Weizen, Leergut steht bereit. Eine Mitarbeiterin tippt jede Bestellung ins ERP, sucht den Kunden, schätzt, was wie immer heißt, legt die Leergutbuchung an und ruft bei drei Kunden zurück, weil etwas unklar ist. Um acht beginnt die Tourenplanung, ob sie fertig ist oder nicht. KI für Brauereien fängt bei diesen 90 Bestellungen an: lesen, dem Kunden und seinem Bestellmuster zuordnen, als Auftrag mit Leergut anlegen, und der Mitarbeiterin nur die unklaren vorlegen.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Brauereien und Getränkeherstellern am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Brauereien und Getränkeherstellern lohnen
Das Produkt einer Brauerei steht im Keller und auf dem Lkw. Im Büro dazwischen werden Zettel abgetippt, Kisten gezählt und Tabellen für den Handel gefüllt. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Bestellungen aus Mail, Fax, Telefon und Portal erfassen
Fax-Server, Outlook, Anrufbeantworter, Drink-IT, Handelsportale
90 Bestellungen am Tag in vier Kanälen, viele als Freitext: das Übliche, wie letzte Woche ohne Radler, eine Handschrift auf dem Faxformular. Der Ablauf liest jede Bestellung, erkennt den Kunden an Faxnummer, Absender oder Stimme, löst Formulierungen wie das Übliche über die Bestellhistorie auf, ordnet Artikel und Gebinde zu, legt den Auftrag mit Liefertermin und Leergutbuchung im ERP an und markiert, was unklar ist: unbekannter Artikel, ungewöhnliche Menge, Kunde mit Liefersperre, Datum fehlt. Die Mitarbeiterin sieht um sieben eine Liste mit zehn Rückfragen statt 90 Zetteln. An die Tourenplanung geht, was sie bestätigt hat.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Leergut- und Pfandkonten mit Gastronomie und Handel abstimmen
Drink-IT, CSB-System, Fahrerterminals, Lieferscheine, Excel
1.400 Gastronomiekunden und 60 Handelslager haben je ein Leergutkonto, gespeist aus Lieferscheinen, Fahrerrückmeldungen und den Pfandabrechnungen des Handels, die in dessen eigenem Format kommen. Am Jahresende stehen Differenzen über zehntausende Kisten. Der Ablauf liest Lieferscheine, Rücknahmen und Handelsabrechnungen, bucht sie je Konto, vergleicht laufend Soll und Ist und erkennt Muster: Kunde nimmt seit drei Monaten mehr Vollgut, als er Leergut zurückgibt, Handelsabrechnung weicht von eigenen Rücknahmen ab. Er erzeugt Kontoauszüge und Klärungsschreiben als Entwurf. Was ausgebucht, berechnet oder angemahnt wird, entscheidet die Buchhaltung mit dem Außendienst.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Artikelpässe und Listungsunterlagen für den Handel erzeugen
atrify, Drink-IT, Produktdatenblätter, Etikettendateien, Handelsportale
Jede Neulistung und jede Änderung an Etikett, Gebinde oder Rezept verlangt vom Handel einen Artikelpass: GTIN je Verpackungsebene, Maße, Gewichte, Zutaten, Nährwerte, Allergene, Pfandwerte, Logistikdaten, Bilder, bei jeder Handelskette in eigener Form, dazu der Eintrag im Datenpool. Der Ablauf liest Stammdaten, Etikett und Rezeptur, prüft sie gegeneinander, füllt Artikelpass und Datenpool-Eintrag nach den Regeln des jeweiligen Händlers, prüft die Pflichtangaben nach Lebensmittelinformationsverordnung und markiert Widersprüche: Nährwerte auf Etikett und im Stamm verschieden, Gebindemaß fehlt, Pfandwert falsch. Der Produktmanager prüft und gibt frei; erst dann geht der Pass hinaus.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Gastronomieverträge mit Darlehen und Abnahmemengen überwachen
DocuWare, Drink-IT, Buchhaltung, Kalender, Außendienst-App
600 Gastronomieverträge mit Darlehen, Zuschüssen, Abnahmeverpflichtungen und Laufzeiten liegen als Scan im DMS, die Abnahmemengen laufen im ERP. Der Ablauf liest jeden Vertrag, zieht Laufzeit, Mindestabnahme, Darlehensstand, Tilgung und Kündigungsfrist heraus, vergleicht monatlich mit den tatsächlichen Abnahmen und meldet dem Außendienst: Kunde liegt 30 Prozent unter der Abnahmemenge, Vertrag läuft in sechs Monaten aus, Darlehen getilgt, Inhaberwechsel laut Lieferadresse. Er bereitet Gesprächsunterlage und Erinnerungsschreiben vor. Was der Außendienst mit dem Wirt bespricht und was die Geschäftsführung kündigt oder verlängert, bleibt bei ihnen.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Veranstaltungs- und Sponsoringanfragen sortieren und beantworten
Outlook, Website-Formular, CRM, Kalender, Textvorlagen
Ein Sammelpostfach bekommt im Jahr 1.500 Anfragen von Vereinen, Festwirten, Schulen und Agenturen: Fassbier für das Dorffest, Zelt und Ausschank, Banden- und Trikotwerbung, Spenden. Der Ablauf liest jede Anfrage, ordnet sie Region, Art und Größe zu, prüft gegen Ihre Regeln: Gebietsgrenze, bestehende Kunden in der Nähe, Budgetrahmen, Termin frei, und bereitet die Antwort als Entwurf vor: Zusage mit Konditionen, Rückfrage, freundliche Absage mit Begründung. Anfragen, die Umsatz versprechen, legt er dem Gebietsleiter mit Kundenhistorie vor. Gesendet wird nach Freigabe; nichts wird ohne einen Menschen zugesagt.
Vertrieb und KommunikationLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Brauereien und Getränkeherstellern
ERP mit Leergut, Datenpool für den Handel, EDI, DMS und Fax: wenige Systeme, viele Zettel. Dazwischen sitzt der Innendienst.
- ERP GetränkeCSB-System, Drink-IT, Orgasoft.NET, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365
- Handel und Datenaustauschatrify, Lobster_data, EDI der Handelszentralen, Handelsportale
- BestelleingangFax-Server, Outlook, Telefonanlage, Shopware, Außendienst-App
- Verträge und DokumenteDocuWare, DMS, Buchhaltung, DATEV
- LogistikTourenplanung, Fahrerterminals, Telematik, Lieferscheindruck
- QualitätLaborsoftware, Chargenverfolgung, Abfüllsteuerung
Einwände
Was bei Brauereien und Getränkeherstellern besonders zählt
Die Einwände, die in Brauereien und Getränkebetrieben zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Lebensmittelinformationsverordnung und Biersteuergesetz: Kennzeichnung und Mengenaufzeichnungen müssen stimmen. Der Ablauf schreibt keine Etiketten und keine Steueranmeldung. Er prüft, ob Artikelpass, Etikett und Stamm dieselben Angaben tragen, und markiert Abweichungen mit Fundstelle. Für die Mengenaufzeichnungen liefert er Abgleiche zwischen Abfüllung, Lager und Lieferscheinen; die Anmeldung beim Hauptzollamt bleibt bei Ihrer Buchhaltung.
- Verpackungsgesetz und Pfandsystem mit Meldepflichten. Die Meldungen entstehen aus Daten, die der Ablauf ohnehin ordnet: Gebinde, Mengen, Rücknahmen. Er bereitet die Mengenmeldungen in der verlangten Form vor, prüft sie gegen Lieferscheine und Leergutkonten und legt sie vor. Gemeldet wird nach Freigabe. Die Leergutkonten, die er abstimmt, sind dieselbe Datenbasis.
- Unsere Gastronomiekunden haben keine Zeit für neue Bestellwege. Deshalb ändern wir die Bestellwege nicht. Der Gasthof faxt weiter, mailt weiter, ruft weiter an. Der Ablauf liest, was kommt, in der Form, in der es kommt. Was sich ändert, ist nur, wer abtippt. Wenn ein Kunde irgendwann online bestellen will, kann er das; niemand muss.
- Kleines Büro, langjährige Mitarbeiter, Änderungen brauchen Akzeptanz. Die Analyse beginnt bei den Menschen, die die Arbeit machen, und der Ablauf nimmt ihnen zuerst das Abtippen, nicht das Entscheiden. Zwei Wochen Parallelbetrieb, in denen die Mitarbeiterin jeden Vorschlag prüft, zeigen schnell, was er kann und was nicht. Wer die Kunden seit zwanzig Jahren kennt, wird zur Regelgeberin, nicht ersetzt.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Ein Sammelpostfach mit Anfragen in Menge, die automatisch dem richtigen Markt und Vorgang zugeordnet werden, haben wir für einen europäischen Technologie-Distributor mit rund 2.000 Mitarbeitern und zwölf Standorten gebaut: Anfragen werden nach Markt und Land zugeordnet und in NetSuite angelegt, Produktdaten entstehen aus PDF-Datenblättern, und eine Wissensdatenbank aus der Dokumentation antwortet in fünf Sprachen mit Quellenangabe und übergibt an Menschen, wenn sie nicht weiterweiß. Die Website bringt seitdem 400 Prozent mehr Anfragen. Eine Fax-Bestellung zu lesen, dem Kunden zuzuordnen und als Auftrag anzulegen ist ein kürzerer Weg mit derselben Mechanik.
Schiefgegangen ist dort dreierlei, und wir nehmen es mit. Die Routing-Regeln für Grenzfälle wurden zweimal nachgezogen; bei Bestellungen heißt das: Was das Übliche für einen Kunden bedeutet, lernt der Ablauf aus der Historie, aber die Grenze, ab welcher Abweichung er nachfragt, legen Ihre Leute in den ersten Wochen fest. Die Wissensdatenbank antwortete anfangs zu ausführlich; Antwortentwürfe an Wirte sind deshalb kurz. Und Einheitenfehler aus alten Datenblättern fängt heute ein Prüfschritt ab; bei Kisten, Fässern und Paletten prüft der Ablauf die Einheit, bevor ein Auftrag entsteht.
Preise
Preise für Brauereien und Getränkehersteller
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Bestellungen aus Mail, Fax, Telefon und Portal erfassen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Brauereien und Getränkeherstellern
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Kundendaten und Bestellungen durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft. Für Bestellungen, Verträge und Leergutkonten bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Die Konditionen Ihrer Gastronomieverträge bleiben so im Haus. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, steht unter Datensouveränität.
Ersetzt das Drink-IT oder CSB?
Nein. Das ERP bleibt das führende System für Kunden, Artikel, Aufträge, Leergut und Rechnungen. Der Ablauf liest, was davor liegt, Fax, Mail, Anruf, Portal, und legt Aufträge und Buchungen über die Schnittstellen und Importformate des Herstellers dort an. Was das ERP selbst kann, etwa Bestellvorschläge aus der Historie, nutzen wir; die Analyse sagt, wo eine Funktion des Herstellers reicht.
Wie viel Zeit kostet das den Innendienst?
Die Analyse dauert drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen, meist die Mitarbeiterin aus dem Bestelleingang, jemand aus der Buchhaltung und der Vertriebsleiter. Der Umbau braucht einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben. Die Einführung läuft parallel: Zwei Wochen prüft die Mitarbeiterin jeden Auftrag, den der Ablauf angelegt hat, danach nur die markierten. Nach jeder Stufe entscheiden Sie neu.
Lohnt sich das für eine Brauerei mit 40 Mitarbeitern?
Unter etwa 50 Mitarbeitern rechnet sich ein Umbau zum Festpreis selten, das sagen wir offen; die Bestellmenge entscheidet, nicht die Belegschaft. Eine Brauerei mit 40 Leuten und 800 Gastronomiekunden kann sich lohnen, eine mit 40 Leuten und zwanzig Handelskunden nicht. Für kleinere Häuser passt der Weg über den Getränkefachgroßhandel oder einen Verbund. Der Potenzial-Check gibt eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Brauereien
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.