Zielgruppe
An der Berufsschule kostet nicht der Unterricht die Zeit, sondern die Post an 300 Betriebe.
Ein berufliches Schulzentrum mit 180 Lehrkräften, 3.500 Schülerinnen und Schülern in Teilzeit- und Vollzeitklassen, 1.200 Ausbildungsbetrieben und einem Kreis als Träger. Der Stundenplan liegt in WebUntis, die Schülerdaten in der Schulverwaltungssoftware des Landes, der Austausch läuft über IServ, Zeugnisse werden aus einer Word-Vorlage gebaut. Am Monatsende sitzt das Sekretariat zwei Tage an den Fehlzeitenmitteilungen: Fehltage je Auszubildendem aus dem Klassenbuch ziehen, entschuldigt und unentschuldigt trennen, den Betrieb und seinen Ansprechpartner heraussuchen, den Brief schreiben, 300 Stück. Im August kommen 900 Anmeldungen der Betriebe als Formular, Fax und Mail, die in Klassen sortiert werden müssen, bevor der Stundenplan steht. KI für Berufsschulen beginnt bei dieser Post: Daten aus den vorhandenen Systemen lesen, Schreiben vorbereiten, Rückfragen formulieren, und die Schulleitung gibt frei.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Berufsschulen und Berufsbildungszentren am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Berufsschulen und Berufsbildungszentren lohnen
Lehrkräfte sollen unterrichten, nicht Serienbriefe bauen. Die Verwaltung einer Berufsschule besteht aus Meldungen, Listen und Bescheinigungen, die aus Daten entstehen, die längst im System liegen. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Fehlzeiten erfassen und Mitteilungen an die Ausbildungsbetriebe erstellen
WebUntis, Klassenbuch, Schulverwaltungssoftware, Word-Vorlagen, Sammelpostfach
Am Monatsende stehen für 2.400 Auszubildende Fehlzeiten im digitalen Klassenbuch, Entschuldigungen liegen als Mail, Zettel und Attest vor. Der Ablauf liest Fehltage und Entschuldigungen je Auszubildendem, ordnet Zettel und Mails den Fehltagen zu, trennt entschuldigt und unentschuldigt nach den Regeln der Schule, sucht den Ausbildungsbetrieb und seinen gemeldeten Ansprechpartner aus den Stammdaten und erstellt die Mitteilung als Entwurf, nur dort, wo sich seit der letzten Meldung etwas geändert hat. Fälle mit Häufung oder fehlender Entschuldigung legt er der Klassenleitung gesondert vor. Versandt wird, was die Klassenleitung oder das Sekretariat freigibt.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Anmeldungen der Betriebe prüfen und Klassen zuordnen
Anmeldeformulare, Mail und Fax, Schulverwaltungssoftware, Kammerdaten, WebUntis
Im Sommer kommen 900 Anmeldungen zu 35 Ausbildungsberufen, als Online-Formular, gescanntes Fax und Mail mit Anhang. Der Ablauf liest jede Anmeldung, prüft Vollständigkeit, Berufsbezeichnung, Ausbildungsbeginn und Berufsschulpflicht gegen die Regeln der Schule, erkennt Doppelanmeldungen und bereits bekannte Schüler, schlägt die Fachklasse nach Beruf, Ausbildungsjahr und Blockmodell vor und legt den Datensatz für die Schulverwaltungssoftware an. Für unvollständige Anmeldungen formuliert er die Rückfrage an den Betrieb. Die Klassenbildung bestätigt die Abteilungsleitung, Grenzfälle wie Umschüler oder Betriebe ohne Kammereintrag sieht sie zuerst.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Unterrichtsmaterial aus Rahmenlehrplan und Aufgabenpool zusammenstellen
Rahmenlehrpläne, Moodle, ILIAS, IServ, vorhandene Aufgabensammlungen der Fachschaft
Eine Fachschaft mit zwölf Lehrkräften unterrichtet 14 Lernfelder und hat in zwanzig Jahren mehrere tausend Aufgaben, Arbeitsblätter und Prüfungen gesammelt, auf Laufwerken und in der Lernplattform. Der Ablauf liest den Rahmenlehrplan und die Lernsituationen, ordnet den vorhandenen Bestand den Lernfeldern und Kompetenzen zu, findet Lücken und Dubletten und stellt auf Anforderung einer Lehrkraft Material zu einem Lernfeld zusammen: vorhandene Aufgaben zuerst, Varianten nach Niveau und Prüfungsvorbereitung im Format der Kammerprüfung als Vorschlag. Alles trägt Quelle und Entstehungsjahr. Was in den Unterricht geht, entscheidet die Lehrkraft; bewertet wird nichts.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Bescheinigungen und Zeugnisse aus den Stammdaten erzeugen
Schulverwaltungssoftware, Notenmodul, Word-Vorlagen, Schulportal, IServ
Schulbesuchsbestätigungen für Kindergeld, Fahrkarte und Betrieb, Bescheinigungen für die Kammer, Halbjahreszeugnisse für 3.500 Schüler: jedes Dokument entsteht heute aus Stammdaten, die jemand in eine Vorlage überträgt. Der Ablauf nimmt Anfragen aus Schulportal und Postfach an, prüft, ob die Person berechtigt ist, zieht die Daten aus der Schulverwaltungssoftware, befüllt die freigegebene Vorlage und legt das Dokument zur Unterschrift vor. Bei Zeugnissen prüft er Vollständigkeit der Noten, Bemerkungstexte nach der Zeugnisordnung des Landes und Formalien, nicht die Noten selbst. Unterschrieben und ausgegeben wird durch die Schule.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Anfragen der Betriebe zu Blockplänen, Praktika und Kooperation beantworten
Sammelpostfach, Telefonnotizen, WebUntis, Schulhomepage, Microsoft 365
Von 1.200 Betrieben kommen im Jahr einige tausend Anfragen: Wann ist der nächste Block, braucht der Azubi eine Freistellung für die Prüfung, wer ist Klassenleitung, gibt es Plätze für ein Praktikum, kann ein Ausbilder zur Fortbildung kommen. Der Ablauf liest die Anfrage, ordnet sie Klasse, Beruf und Zuständigem zu, holt Blockplan, Termine und Ansprechpartner aus WebUntis und den Stammdaten und bereitet die Antwort als Entwurf vor. Anfragen, die eine Entscheidung brauchen, etwa ein Schulwechsel oder eine Beschwerde, gehen mit Zusammenfassung an die Abteilungsleitung. Gesendet wird nach Freigabe durch das Sekretariat.
Vertrieb und KommunikationLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Berufsschulen und Berufsbildungszentren
Stundenplan, Schulverwaltung, Lernplattform und Kommunikation stammen von vier Anbietern und je nach Bundesland von unterschiedlichen Pflichtsystemen. Der Serienbrief aus Word ist das, was sie verbindet.
- Stundenplan und KlassenbuchUntis, WebUntis, digitales Klassenbuch, Vertretungsplan
- Schulverwaltung der LänderASV (Bayern), SchILD-NRW, ASV-BW, LUSD (Hessen), weitere Landesverfahren
- Lernplattform und KommunikationIServ, Moodle, ILIAS, Microsoft 365, Schulportale der Länder
- Kammern und BetriebeIHK-Portale, Handwerkskammer-Portale, tibros, Anmeldeformulare der Betriebe
- DokumenteWord-Vorlagen, Zeugnisprogramme der Länder, Scanstrecke, Dokumentenmanagement des Trägers
- TrägerHaushaltssoftware des Kreises, Personalverwaltung des Landes, Beschaffungsportal des Trägers
Einwände
Was bei Berufsschulen und Berufsbildungszentren besonders zählt
Was Schulleitungen beruflicher Schulen und ihre Träger zuerst einwenden, und unsere Antwort darauf.
- Noten und Bewertung bleiben Entscheidung der Lehrkraft. Das legen Schulgesetz und Prüfungsordnung fest, und daran rührt kein Ablauf. Keiner der fünf Abläufe bewertet eine Leistung oder schlägt eine Note vor. Sie lesen Daten, die bereits feststehen, und bauen daraus Schreiben, Listen und Dokumente. Bei Zeugnissen prüfen sie Vollständigkeit und Form, nicht den Inhalt.
- EU AI Act: Leistungsbewertung in der Bildung ist Hochrisiko. Richtig, Anhang III nennt Bewertung und Zugang zur Bildung. Deshalb bleiben unsere Abläufe davon fern: Sie bewerten nicht, lassen nicht zu und sortieren niemanden nach Leistung. Die Zuordnung zur Fachklasse folgt Beruf und Ausbildungsjahr, nicht Noten. Welche Pflichten dennoch gelten, steht in EU AI Act im Mittelstand.
- Beschaffung läuft über den Schulträger, der Personalrat muss zustimmen. Deshalb richtet sich diese Seite an Schulleitung und Träger zugleich. Die Analyse liefert dem Träger eine Vorlage mit Umfang, Festpreis, Datenflüssen und Betriebsart, mit der er Beschaffung und Mitbestimmung vorbereiten kann. Für die Beteiligung des Personalrats haben wir einen Leitfaden, der mit Lehrerräten ebenso funktioniert.
- Die Auszubildenden sind oft minderjährig, die Betriebe sind Unternehmen. Beide Datenarten bleiben in der Schulverwaltungssoftware und im Landesnetz. Sie und Ihr Träger entscheiden, wo das Modell läuft; für Schülerdaten raten wir zu Betrieb im Haus oder beim Landesrechenzentrum. Der Ablauf liest nur die Felder, die er für das jeweilige Schreiben braucht, und die Dokumentation nennt sie einzeln für den Datenschutzbeauftragten.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Die Mechanik, aus laufenden Daten Meldungen zu machen, kennen wir aus dem eigenen Betrieb, dieser Fall sind wir selbst: Bei uns werden Arbeitssitzungen automatisch als Aufgaben erfasst, benannt und für die Abrechnung vorbereitet, Mails werden gelesen, zugeordnet und mit Antwortentwurf vorgelegt, und nächtliche Prüfungen von Kundensystemen melden nur Abweichungen. Das Sammelpostfach mit Anfragen von Betrieben und die Fehlzeitenmitteilung folgen denselben Regeln: lesen, zuordnen, vorlegen, freigeben.
Was bei uns schiefging: Eine nächtliche Prüfung meldete jede Nacht denselben Fehler, bis wir sie von Zuständen auf Änderungen umgestellt haben. Für die Fehlzeitenmeldung heißt das: Der Betrieb bekommt nicht jeden Monat dieselbe Liste, sondern nur, was sich seit der letzten Meldung geändert hat, und Häufungen stehen oben. Sonst liest nach drei Monaten niemand mehr den Brief.
Preise
Preise für Berufsschulen und Berufsbildungszentren
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Fehlzeiten erfassen und Mitteilungen an die Ausbildungsbetriebe erstellen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Berufsschulen und Berufsbildungszentren
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Schülerdaten überhaupt durch eine KI laufen?
Nur unter den Regeln Ihres Landes und mit Ihrem Träger. Technisch bedeutet das: Modelle im Haus oder beim Landesrechenzentrum, kein Cloud-Modell für Schülerdaten, und keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Die Dokumentation nennt je Ablauf die gelesenen Felder, damit Datenschutzbeauftragter und Schulaufsicht prüfen können. Die drei Betriebsarten sind unter Datensouveränität erklärt.
Ersetzt das WebUntis oder die Schulverwaltungssoftware des Landes?
Nein, die bleiben führend und sind oft vorgeschrieben. Der Ablauf liest aus ihnen über Export und Schnittstelle, was für ein Schreiben oder eine Liste gebraucht wird, und schreibt zurück nur dort, wo das Landesverfahren einen Import vorsieht. Was Untis oder das Landesverfahren schon selbst können, etwa Serienbriefe mit festen Feldern, sagen wir in der Analyse.
Wir sind eine Schule mit 40 Lehrkräften. Lohnt sich das?
Für eine einzelne kleine Schule selten, das sagen wir offen. Der Umbau rechnet sich, wenn ein Träger denselben Ablauf für mehrere Schulen betreibt, etwa die Fehlzeitenmeldung oder die Bescheinigungen für alle beruflichen Schulen eines Kreises. Deshalb richtet sich die Analyse an den Träger. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Was muss die Schule selbst leisten?
Die Analyse braucht drei Tage mit Sekretariat, einer Abteilungsleitung und dem Schulträger. Im Umbau brauchen wir eine Person, die Regeln entscheidet, etwa ab wie vielen Fehltagen ein Betrieb angeschrieben wird, und Ergebnisse freigibt. Zwei Wochen prüft das Sekretariat jeden Entwurf, danach nur noch die markierten Fälle. Bau, Betrieb und Überwachung übernehmen wir.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Berufsschulen
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.