Zielgruppe
In der Autovermietung sucht jemand jeden Tag hundertmal denselben Fahrer im Vertragssystem.
Ein regionaler Vermieter mit 300 Beschäftigten, 25 Stationen und 4.000 Fahrzeugen: Verträge in Thermeon CARS+, Schäden in Audatex Qapter, Rechnungen in Dynamics 365, dazu ein Sammelpostfach je Station und eine Rückgabe-App. Im Backoffice öffnet eine Sachbearbeiterin jeden Morgen rund 100 Anhörungsbögen und Zeugenfragebögen von Bußgeldstellen, liest Kennzeichen und Tatzeit, sucht den Mietvertrag, der zu diesem Zeitpunkt lief, prüft, ob der Zusatzfahrer eingetragen war, und schreibt die Fahrerbenennung mit Bearbeitungsgebühr an die Behörde. Ihre Kollegin legt daneben Rückgabefotos neben Übergabeprotokolle und sucht den Kratzer, der neu ist. KI für Autovermietungen fängt deshalb nicht bei der Buchungsstrecke an, sondern im Backoffice: lesen, dem Vertrag zuordnen, den Vorgang vorbereiten und der Sachbearbeiterin vorlegen, was sie prüfen und freigeben soll.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Autovermietungen und Carsharing-Anbietern am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Autovermietungen und Carsharing-Anbietern lohnen
Das Geschäft wird am Tresen und auf dem Hof gemacht. Im Backoffice entsteht die Handarbeit, weil jeder Vorgang einen Vertrag, ein Fahrzeug und einen Zeitpunkt zusammenbringen muss. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Behördenanfragen lesen und den Fahrer benennen
Thermeon CARS+, Posteingang, Scanstrecke, Dokumentenablage
Bei 4.000 Fahrzeugen kommen täglich rund 100 Anhörungsbögen, Zeugenfragebögen und Halteranfragen, als Brief und zunehmend als PDF. Der Ablauf liest Kennzeichen, Tatzeit, Tatort und Aktenzeichen, findet im Vermietsystem den Vertrag, der zur Tatzeit lief, prüft Haupt- und Zusatzfahrer und bereitet die Fahrerbenennung an die Behörde sowie die Weiterbelastung der Bearbeitungsgebühr an den Kunden vor. Markiert wird, was nicht eindeutig ist: Tatzeit in der Übergabelücke, Fahrzeug im Werkstattaufenthalt, Frist in drei Tagen. Die Sachbearbeiterin gibt Stapel frei und sieht die markierten Fälle einzeln.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Schäden aus Rückgabeprotokollen erfassen und abrechnen
Rückgabe-App, Audatex Qapter, DAT SilverDAT, Microsoft Dynamics 365
Eine Station mit 60 Rückgaben am Tag liefert Protokolle und Fotos, die jemand mit dem Übergabezustand vergleicht. Der Ablauf legt Rückgabe- und Übergabefotos nebeneinander, markiert neue Schäden mit Position und Größe, ordnet sie dem Vertrag und der gewählten Haftungsreduzierung zu und stellt die Schadenakte zusammen: Fotos, Protokoll, Kostenvoranschlag aus dem Kalkulationssystem, Selbstbeteiligung laut Vertrag. Die Abrechnung an Kunde oder Versicherung entsteht als Entwurf mit allen Nachweisen. Ob der Schaden berechnet wird, entscheidet der Stationsleiter, nicht der Ablauf.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Kundenanfragen zu Buchung, Rechnung und Kaution beantworten
Sammelpostfächer, Thermeon CARS+, Zahlungsdienstleister, Microsoft 365
25 Stationen bekommen zusammen mehrere hundert Mails am Tag: Wann kommt die Kaution zurück, warum steht eine Tankgebühr auf der Rechnung, kann ich den Wagen einen Tag länger behalten. Der Ablauf erkennt Kunde und Vertrag, liest Rechnung und Zahlungsstand aus den Systemen und schreibt die Antwort nach Ihren Vorlagen als Entwurf mit den konkreten Beträgen und Daten. Was eine Kulanzentscheidung braucht oder eine Beschwerde ist, legt er der Stationsleitung vor. Gesendet wird nach Freigabe, zu Beginn jede Mail, später nur die markierten.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Firmenkundenanfragen in Angebote überführen
CRM, Tarifwerk, Flottenverfügbarkeit, DocuSign
Ein Pflegedienst fragt zwölf Kleinwagen für ein Jahr an, ein Bauunternehmen drei Transporter für die Baustellensaison, eine Agentur einen Pool für Mitarbeiter. Der Ablauf liest die Anfrage, erkennt Fahrzeugklasse, Laufzeit, Kilometer und Zusatzleistungen, prüft die Verfügbarkeit in der Flottenplanung, zieht Konditionen aus dem Tarifwerk und dem Rahmenvertrag und stellt das Angebot mit Vertragsentwurf zusammen. Markiert werden Anfragen außerhalb des Tarifwerks oder mit Sonderausstattung. Der Vertriebsmitarbeiter prüft Preis und Verfügbarkeit, gibt frei und schickt zur Unterschrift.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Werkstatt- und Reifenrechnungen den Fahrzeugen zuordnen
Rechnungseingang, SAP, Rahmenverträge, Fleetster
Für 4.000 Fahrzeuge kommen im Monat rund 2.000 Rechnungen von Werkstätten, Reifendiensten, Glasern und Abschleppern, mit Kennzeichen, Fahrgestellnummer oder gar nichts davon im Text. Der Ablauf liest jede Rechnung, ordnet sie dem Fahrzeug und dem Werkstattauftrag zu, prüft Positionen gegen Rahmenvertrag, Kilometerstand und Garantiezeitraum und markiert Abweichungen: Preis über Vereinbarung, doppelte Leistung, Reparatur an einem verkauften Fahrzeug. Die Buchhaltung bucht die sauberen Rechnungen als Stapel und klärt nur die markierten mit der Werkstatt.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Autovermietungen und Carsharing-Anbietern
Das Vermietsystem führt den Vertrag, Schäden und Rechnungen laufen in eigenen Systemen, und die Behördenpost kommt auf Papier. Dazwischen liegt die Suche.
- Vermietung und CarsharingThermeon CARS+, Invers, Fleetster, Stationsportale der Markenpartner, Buchungsplattformen
- Schaden und BewertungAudatex Qapter, DAT SilverDAT, Rückgabe-Apps, Fotodokumentation
- Finanzen und CRMSAP, Microsoft Dynamics 365, DATEV, Zahlungsdienstleister
- Prüfung und VertragSchufa, Identitäts- und Führerscheinprüfung, DocuSign, Mietbedingungen
- Flotte und TelematikTelematik-Portale, Leasinggeber-Portale, Werkstattnetz, Tankkarten
- KommunikationMicrosoft 365, Sammelpostfächer, Telefonanlage, Bewertungsportale
Einwände
Was bei Autovermietungen und Carsharing-Anbietern besonders zählt
Die Einwände, die in Autovermietungen zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Halterhaftung und Fahrerermittlung haben Fristen. Deshalb liest der Ablauf die Frist als Erstes und sortiert danach. Bei Halt- und Parkverstößen bleiben die Kosten nach § 25a StVG beim Halter, wenn der Fahrer nicht benannt wird; der Ablauf legt den Vertrag zur Tatzeit vor, und die Sachbearbeiterin benennt. Jede Benennung trägt Vertrag, Zeitstempel und Freigabe im Protokoll.
- Bewegungsdaten und Bonitätsprüfung sind heikel. Der Ablauf trifft keine Entscheidung über einen Kunden, weder zur Bonität noch zur Sperre; solche Entscheidungen bleiben beim Menschen, auch mit Blick auf Artikel 22 der Datenschutz-Grundverordnung. Telematik- und Standortdaten liest er nur, wo ein Vorgang sie braucht, etwa die Tatzeit eines Bescheids, und der Datenfluss je Ablauf ist offengelegt.
- Schadenabrechnung gegenüber Verbrauchern braucht Nachweise. Genau die stellt der Ablauf zusammen: Übergabe- und Rückgabefoto nebeneinander, Protokoll mit Unterschrift, Kostenvoranschlag, die Haftungsregel aus dem Vertrag. Was fehlt, markiert er, bevor jemand eine Rechnung schreibt, die vor Gericht nicht hält. Berechnet wird nach Freigabe des Stationsleiters, und jeder Fall ist mit seinen Belegen abgelegt.
- Der Franchisevertrag regelt, welche Systeme wir nutzen dürfen. Wir arbeiten in den Systemen, die Ihnen zur Verfügung stehen, über deren Schnittstellen und Exportformate, und bauen nichts, was Ihr Markenvertrag ausschließt. Was im Markensystem nicht geht, läuft als Vorbereitung daneben und wird dort eingespielt, wo es erwartet wird. Die Analyse prüft die Vertragsgrenzen, bevor etwas gebaut wird.
- Unsere Saison lässt keine Zeit für Projekte. Der Umbau eines Ablaufs dauert vier bis sechs Wochen und braucht von Ihnen einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben, keine Projektgruppe. Gebaut wird in der Nebensaison, der Parallelbetrieb läuft im ruhigen Monat, und zur Hauptsaison prüft die Sachbearbeiterin nur noch die markierten Fälle statt jeden Brief.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Die Mechanik hinter diesen Abläufen betreiben wir täglich selbst. Dieser Fall sind wir selbst: In unserem Betrieb werden Mails gelesen, dem Vorgang zugeordnet und mit Antwortentwurf vorgelegt, Anrufe werden in Vorgänge überführt, Arbeitssitzungen automatisch als Aufgaben erfasst, benannt, geschätzt und für die Abrechnung vorbereitet, und nächtliche Prüfungen von Kundensystemen melden nur Abweichungen. Ein Dokument lesen, den passenden Vorgang finden, den nächsten Schritt vorbereiten und einem Menschen vorlegen: das ist dieselbe Bewegung wie bei hundert Anhörungsbögen am Morgen.
Was bei uns schiefging: Die automatische Benennung von Aufgaben war anfangs zu technisch für die Rechnung und bekam die Regel, dass Rechnungstitel in Kundensprache stehen. Für eine Vermietung heißt das, dass eine Schadenabrechnung dem Kunden den Kratzer an der Tür erklärt und nicht die Positionsnummer aus dem Kalkulationssystem.
Preise
Preise für Autovermietungen und Carsharing-Anbieter
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Behördenanfragen lesen und den Fahrer benennen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Autovermietungen und Carsharing-Anbietern
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Kunden-, Führerschein- und Bewegungsdaten durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Für Vertragsdaten, Ausweiskopien und Telematikdaten bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Der Ablauf liest je Vorgang nur die Daten, die er für diesen Vorgang braucht, und das Protokoll zeigt, welche. Welche Betriebsart zu welchem Ablauf passt, steht unter Datensouveränität.
Ersetzt das unser Vermietsystem oder das Schadenmanagement des Markenpartners?
Nein, es arbeitet davor und dazwischen. Thermeon, Invers oder das System der Marke bleiben die Quelle für Vertrag und Fahrzeug; der Ablauf liest daraus und schreibt zurück, wo die Schnittstelle es vorsieht. Er übernimmt das, was heute von Hand läuft: Behördenpost lesen, Fotos vergleichen, Rechnungen zuordnen, Antworten entwerfen. Wo ein Werkzeug der Marke reicht, sagen wir das in der Analyse.
Wir haben acht Stationen und 45 Beschäftigte. Lohnt sich das?
Unter etwa 50 Beschäftigten rechnet sich ein Umbau zum Festpreis selten, es sei denn, eine Menge ist groß genug: Wer täglich 50 Bußgeldvorgänge bearbeitet, hat einen Ablauf, der sich auch bei kleinem Team trägt. Sonst lohnt der Weg über den Franchisegeber oder einen Verbund mehrerer Lizenzpartner, die denselben Ablauf betreiben. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Was ist mit Carsharing ohne Station und ohne Übergabeprotokoll?
Dort verschiebt sich die Arbeit vom Tresen in die Daten: Schäden werden aus Fotos der nächsten Nutzer und aus Telematikereignissen rekonstruiert, Bußgelder über Buchungszeiträume zugeordnet, Kundenanfragen kommen fast nur über App und Mail. Die Abläufe sind dieselben, die Quellen andere. Die Analyse zeigt in drei Tagen, welche Daten Sie dafür schon haben und welche Lücke zuerst geschlossen werden muss.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Autovermietungen
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.